廣告公司管理流程PPT課件

1、目錄目錄l 序言l Brief流程l 交件流程l 流程步驟m開立工作卡m 創(chuàng)意簡報(bào)m 創(chuàng)意發(fā)展m 報(bào)價(jià)m 完稿m 出片打樣m 媒介/印刷m 開立發(fā)票m 資料儲(chǔ)存l 采購訂單l Freelance 服務(wù)第1頁/共26頁序言 流程管制，即是在廣告公司內(nèi)策劃一個(gè)有系統(tǒng)、有紀(jì)律的制度來執(zhí)行對(duì)品質(zhì)、價(jià)格及時(shí)間的控制。 從工作的開始至終結(jié)，流程管制部與客戶服務(wù)部、創(chuàng)意部及對(duì)外供應(yīng)商都有著緊密聯(lián)系。 本手冊(cè)是設(shè)定正確的工作程序，并介紹每一個(gè)步驟使流程管制的運(yùn)作更流暢。 第2頁/共26頁序言流程管制的職責(zé)正確的開立工作卡號(hào)審核工作卡簽名跟蹤工作進(jìn)度提供第三方報(bào)價(jià)處理第三方付款申請(qǐng)及其它事物作品存檔第3頁/共2

2、6頁Brief流程1.明確工作要求2.備齊相關(guān)資料3.初擬交件時(shí)間1.清楚工作內(nèi)容2.明確創(chuàng)意小組/工作小組視覺中心經(jīng)理應(yīng)該和視覺設(shè)計(jì)人員同時(shí)聽取藝術(shù)指導(dǎo)的工作要求視覺中心經(jīng)理 1.確定工作人員 2.清楚交件時(shí)間視覺設(shè)計(jì)人員 1.清楚工作內(nèi)容 2.同意交件時(shí)間 填寫工作卡或Action MemoBrief各部，并簽字確認(rèn)。各部簽字同意后，交流程管制開工作卡號(hào)或Update工作內(nèi)容。流程管制拷貝副本交相關(guān)各部人員?？蛻舴?wù)部創(chuàng)意總監(jiān)創(chuàng)意小組視覺中心制作部 Print / TVC流程管制None PrintProduction制作部 1.清楚交件時(shí)間 2.安排供應(yīng)商 3.預(yù)估外付成本流程管制部 1

3、.開立工作卡號(hào) 2.跟蹤工作進(jìn)度 3.準(zhǔn)備內(nèi)部成本報(bào)價(jià)單第4頁/共26頁交件流程-1達(dá)到要求可以提案或交給客戶服務(wù)部創(chuàng)意小組檢查文字，排版正確視覺中心經(jīng)理：確保準(zhǔn)時(shí)交件視覺設(shè)計(jì)人員：1.排版準(zhǔn)確 2.準(zhǔn)時(shí)交件創(chuàng)意小組確定完稿文字/畫面準(zhǔn)確簽字視覺中心確定完稿打印稿和文件準(zhǔn)確簽字 LAYOUT FINAL ARTWORK視覺中心Creative Works報(bào)告流程制管外發(fā)費(fèi)用如插圖、拍照、租片等客戶服務(wù)部創(chuàng)意總監(jiān)創(chuàng)意小組制作部 Print / TVC流程管制內(nèi)部成本報(bào)價(jià)單Estimate印刷/出片/打樣費(fèi)用電視廣告制作/拷帶費(fèi)用NonePrintProduction客戶服務(wù)部確定完稿內(nèi)容準(zhǔn)確簽字

4、流程管制提醒交件時(shí)間流程管制確定各部簽字后送交出片第5頁/共26頁交件流程-2創(chuàng)意總監(jiān)：整體品質(zhì)檢查簽字創(chuàng)意小組： 1.檢查文字內(nèi)容簽字 2.檢查色彩、圖片視覺中心：1.檢查尺寸、簽字 呈像精度 2.檢查是否掉字、 掉圖制作部： 1.檢查網(wǎng)片/網(wǎng)線簽字 2.檢查打樣稿質(zhì)量 3.品質(zhì)監(jiān)控 4.掌控外付成本1.品質(zhì)掌控2.控制時(shí)間3.控制成本Film output / Color proofPrinting / TVC 視覺中心各單位確認(rèn)簽字后送交媒介客戶服務(wù)部創(chuàng)意總監(jiān)創(chuàng)意小組制作部 Print / TVC流程管制NonePrintProduction客戶服務(wù)部整體檢查無誤簽字送交媒介部或送印刷創(chuàng)

5、意部：整體品質(zhì)檢查客戶服務(wù)部：內(nèi)容審查確認(rèn)無誤后送交媒介部或送交客戶第6頁/共26頁流程步驟1. 開立“工作卡” 1.1 客戶服務(wù)部收到客戶工作要求。 1.2 客戶服務(wù)部填寫“工作卡*1”。 1.3 客戶服務(wù)部向創(chuàng)意部相關(guān)人員*2簡報(bào)工作，創(chuàng)意部同意并于“工作卡”上 簽名后，交至流程管制部。 1.4 流程管制開出工作編號(hào)并將“工作卡”拷貝副本分派給客戶服務(wù)部、 創(chuàng)意部相關(guān)人員。 1.5 流程管制部建立工作檔案，工作開始。 沒有工作卡，沒有工作！*1注:工作卡（ Job Requisition Brief）請(qǐng)見附本 1。*2注:創(chuàng)意總監(jiān)根據(jù)工作內(nèi)容指定創(chuàng)意小組、視覺中心或制作部接單工作。第7頁/

6、共26頁2. 創(chuàng)意簡報(bào) 2.1 創(chuàng)意工作發(fā)展前，必須有創(chuàng)意策略（Creative Brief）*作為思考方向。 2.2 客戶服務(wù)部同創(chuàng)意總監(jiān)商討后擬定創(chuàng)意策略，并得到客戶同意。 2.3 客戶服務(wù)部持客戶確認(rèn)的創(chuàng)意策略同創(chuàng)意總監(jiān)一起向創(chuàng)意部簡報(bào)。 2.4 客戶服務(wù)部、創(chuàng)意部達(dá)成制作時(shí)間的協(xié)議后在“工作卡”及創(chuàng)意策略上簽字。 （包括內(nèi)部創(chuàng)意復(fù)審時(shí)間）。 2.5 客戶服務(wù)部將同意之“工作卡”及創(chuàng)意策略交給流程管制部，開立出工作編號(hào)。*創(chuàng)意策略 (Creative Brief)請(qǐng)見附本 2。流程步驟第8頁/共26頁3. 創(chuàng)意發(fā)展 3.1 創(chuàng)意部開展工作。 3.2 客戶服務(wù)部與創(chuàng)意部進(jìn)行內(nèi)部創(chuàng)意復(fù)審。（

7、如有必要，制作經(jīng)理也需參加 3.3 創(chuàng)意提案稿須經(jīng)創(chuàng)意總監(jiān)同意后交給客戶服務(wù)部。 （即使是使用電子檔提案亦同） 3.4 客戶服務(wù)部將創(chuàng)意備檔后呈示客戶。 3.5 如創(chuàng)意需要修改，客戶服務(wù)部必須重新填寫Action Memo *1 *2同創(chuàng)意總 監(jiān)一起向創(chuàng)意部簡報(bào)，創(chuàng)意部同意簽字后送流程管制部備檔編號(hào)，并拷貝 副本分派給相關(guān)人員。如創(chuàng)意需要修改，重復(fù) 3.1-3.5*1注：Action Memo請(qǐng)見附本 3。*2注：新工作必須開立“工作卡”，以建立新工作編號(hào)。 而在同一工作號(hào)里發(fā)生的后續(xù)跟進(jìn)工作，則開立 Action Memo。流程步驟第9頁/共26頁4. 報(bào)價(jià) 4.1 客戶服務(wù)部填寫工作卡或A

8、ction Memo交創(chuàng)意部及制作部簽字后 交流程管制部。 4.2 客戶服務(wù)部提供已批準(zhǔn)的創(chuàng)意及所有資料（包括印刷數(shù)量、顏色、 紙質(zhì)、尺寸、媒介刊物）。 4.3 流程管制部根據(jù)已記錄的制作時(shí)間聯(lián)系制作部、創(chuàng)意部，開立 內(nèi)部成本報(bào)價(jià)單 (Estimate) *1 ，并交給客戶服務(wù)部。 客戶部同意簽字后，將內(nèi)部成本報(bào)價(jià)單返還流程管制部。 4.4 客戶服務(wù)部將外部報(bào)價(jià)單 (Quotation) *2呈示給客戶。 4.5 客戶服務(wù)部將客戶已簽署的外部報(bào)價(jià)單交給流程管制部， 流程管制部第一時(shí)間交至財(cái)務(wù)部。 4.6 如工作取消，內(nèi)部成本將按已完成部分的實(shí)際工作時(shí)間計(jì)算。*1內(nèi)部成本報(bào)價(jià)單 (Estimat

9、e)請(qǐng)見附本 4。*2外部報(bào)價(jià)單 (Quotation)請(qǐng)見附本 5。流程步驟第10頁/共26頁5. 完稿 5.1 客戶服務(wù)部填寫工作卡或 Action Memo，由創(chuàng)意部和視覺中心經(jīng)理 同意簽字后，送流程管制部備檔編號(hào)，并拷貝副本分派給相關(guān)人員 進(jìn)行完稿工作，及通知制作部出片打樣準(zhǔn)備。 5.2 創(chuàng)意部安排制作完稿前的準(zhǔn)備工作。（如拍照、租片、電分、修圖等） 5.3 創(chuàng)意部向視覺中心簡報(bào)完稿制作。 5.4 視覺中心將完成的完稿打印，并取得各部門批準(zhǔn)后交客戶服務(wù)部。 （視覺中心 美術(shù)指導(dǎo) 文案 創(chuàng)意總監(jiān) 客戶服務(wù)部） 5.5 客戶服務(wù)部將完稿備檔后呈示給客戶。 如完稿需要修改，重復(fù) 5.1-5.

10、5 5.6 客戶批準(zhǔn)并簽署完稿。 5.7 客戶服務(wù)部將客戶簽署的完稿備檔。如客戶遇有特殊情況不能準(zhǔn)時(shí) 簽署完稿，又必須于時(shí)限內(nèi)出片打樣時(shí)，須由客戶總監(jiān)簽署。 流程步驟第11頁/共26頁6. 出片打樣 6.1 視覺中心人員取得簽署的完稿，連同 M.O Disk 交給流程管制部。 6.2 流程管制部聯(lián)系供應(yīng)商，將完稿送交出片公司輸出分色片及打樣并按時(shí)送回。 6.3 流程管制部收回分色片、打樣及 M.O Disk，確認(rèn)是否齊全。 6.4 流程管制部貼上內(nèi)部審核表格并取得各部門批準(zhǔn)后交二份打樣稿 給客戶服務(wù)部。（制作經(jīng)理 視覺中心 美術(shù)指導(dǎo) 文案 創(chuàng)意總監(jiān) 客戶服務(wù)部） 6.5 客戶服務(wù)部將呈示二份打

11、樣稿給客戶，一份客戶備底，一份簽 署完歸還廣告公司交流程管制部備底。 6.6 如打樣稿需要修改，客戶服務(wù)部需重新填寫 Action Memo 對(duì)創(chuàng) 意部、視覺中心及制作部作出簡報(bào)，并抄送流程管制部。 如打樣稿需要修改，重復(fù) 6.2-6.6流程步驟第12頁/共26頁7. 媒介/印刷 7.1 客戶批準(zhǔn)并簽署打樣稿。 7.2 客戶服務(wù)部將客戶批準(zhǔn)的打樣稿交還流程管制部。 7.3 流程管制部保留一份客戶已批準(zhǔn)的打樣稿存檔。 7.4 流程管制部把客戶已批準(zhǔn)的打樣稿（包括菲林）交給客戶服務(wù)部。 7.5 客戶服務(wù)部將菲林交給媒介部，送至報(bào)館。 7.6 如有印刷品，制作部與流程管制部安排印刷時(shí)間，并通知客戶服

12、務(wù)部。 7.7 制作部按時(shí)完成印刷品，并安排遞送*1 。*1所有印刷品，運(yùn)送前樣本需交給客戶服務(wù)部批核。流程步驟第13頁/共26頁8. 開立發(fā)票 8.1 在每月底 (24日)前，客戶服務(wù)部要負(fù)責(zé)決定本月可結(jié)束的工作并 可向客戶收費(fèi)，流程制管部整理所有供應(yīng)商發(fā)票，如還沒有收到， 應(yīng)提醒有關(guān)人員進(jìn)一步與供應(yīng)商跟進(jìn)。 8.2 月底，客戶服務(wù)部填寫工作結(jié)束單* 。 8.3 流程管制部收到工作結(jié)束單，將集齊的供應(yīng)商發(fā)票、采購訂單及 已簽回的報(bào)價(jià)單一起交給財(cái)務(wù)部。 8.4 財(cái)務(wù)部安排向客戶收費(fèi)及支付供應(yīng)商貨款。 *工作結(jié)束單請(qǐng)見附本 7。流程步驟第14頁/共26頁9. 資料儲(chǔ)存 9.1 工作結(jié)束后，根據(jù)每

13、個(gè)客戶，流程管制部會(huì)把所有客戶已簽署的打樣稿、 報(bào)價(jià)及采購訂單歸檔存放。 9.2 所有底片在工作結(jié)束后交由流程管制部歸類儲(chǔ)存，以備后用。 9.3 視覺中心將已完成的電腦完稿檔案存入磁盤，并備檔存放。 流程步驟第15頁/共26頁1.序言 所有供應(yīng)商的工作指定必須附有本公司的采購訂單* (Purchase Order) 。 (所有Freelance工作亦包括在內(nèi)；如插畫，Interaction創(chuàng)意制作等)。 采購訂單是本公司對(duì)供應(yīng)商所提供的服務(wù)及雙方同意的價(jià)錢作出的確認(rèn)協(xié)議。 公司不會(huì)接受沒有采購訂單的供應(yīng)商發(fā)票。 供應(yīng)商必須在工作結(jié)束后七天內(nèi)將發(fā)票寄至本公司。如客戶部或創(chuàng)意部直接聯(lián) 絡(luò)與供應(yīng)商的

14、工作，必須先至流程管制部處開出采購訂單，才可進(jìn)行工作。 所有由創(chuàng)意部、制作部及客戶服務(wù)部發(fā)出的采購訂單，如采購成本超過原有 給客戶的報(bào)價(jià)，必須得到客戶服務(wù)部總監(jiān)和總經(jīng)理的簽署批準(zhǔn)。 流程管制要掌握工作進(jìn)行中的一切費(fèi)用，并保證每筆費(fèi)用都有收費(fèi)。*采購訂單請(qǐng)見附本 8。采購訂單第16頁/共26頁2. 程序 2.1 創(chuàng)意部、或客戶服務(wù)部向制作部提出外發(fā)采購申請(qǐng)，并清楚簡報(bào)工作要求。2.2 制作部聯(lián)系供應(yīng)商并搜集三家報(bào)價(jià)，填寫“采購訂單”。 2.3 制作部交采購訂單給流程管制部，流程管制部開立“采購訂單編號(hào)”。2.4 所有供應(yīng)商報(bào)價(jià)統(tǒng)一由流程管制部交創(chuàng)意部/客戶服務(wù)部主管及 總經(jīng)理簽核裁定。2.5 流

15、程管制部準(zhǔn)備內(nèi)部成本報(bào)價(jià)給客戶部。2.6 流程管制部將以簽字核定的“采購訂單”傳給供應(yīng)商，并請(qǐng)其簽字確認(rèn)傳回。2.7 流程管制部保留采購訂單原件于檔案內(nèi)。2.8 供應(yīng)商在工作完成后將發(fā)票連同采購訂單寄至流程管制部。 任何沒有“采購訂單編號(hào)”及獲得簽字核定的采購訂單，公司概不付款。采購訂單第17頁/共26頁 2.8 所有發(fā)票應(yīng)連同采購訂單送到流程管制部處。 2.9 流程管制部把發(fā)票核對(duì)于采購訂單，保留復(fù)印一份并在工作結(jié)束后 交給財(cái)務(wù)部付款。 *注：如發(fā)票上未附上采購訂單，廣告公司將會(huì)拒付供應(yīng)商貨款。采購訂單第18頁/共26頁1. 序言 Freelance 服務(wù)會(huì)在公司人手不足情況下才會(huì)聘用。在聘

16、用 Freelance 服務(wù)前，創(chuàng)意部必須填寫“采購訂單”并獲得流程管制部開立的采購訂單編號(hào)后， 交創(chuàng)意總監(jiān)/客戶服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批。 Freelance 發(fā)票，應(yīng)在工作結(jié)束后七天內(nèi)連同采購訂單送至流程管制部。 無發(fā)票者，依規(guī)定必須扣繳稅款。 公司將拒絕支付不通過正確程序聘用的 Freelance 服務(wù)款項(xiàng)。 Freelance 服務(wù)若無法提供三家報(bào)價(jià)，則應(yīng)另行向客戶服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理說明。Freelance 服務(wù)第19頁/共26頁2. 程序 2.1 創(chuàng)意部從流程管制部處取得“采購訂單” 。 2.2 創(chuàng)意部填寫采購訂單，列明工作詳情及金額并獲得流程管制部開立的 “采購訂單編號(hào)” 。 2.3 由

17、流程管制部統(tǒng)一交創(chuàng)意總監(jiān)/客戶服務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理簽署批核。 2.4 流程管制部將采購訂單傳真至 Freelance 處，確定所需服務(wù)并請(qǐng)其傳回。Freelance 服務(wù)第20頁/共26頁出片打樣 要提前把媒體的出片清單給我，我會(huì)按照你們提供媒體清單上的要求填寫輸出公司的出片單據(jù)請(qǐng)?jiān)诮o我之前要確認(rèn)好以下幾點(diǎn)：媒體名稱所需要的顏色（單色、4C）出血尺寸網(wǎng)線（雜志是150-175線、報(bào)紙是80線-133線，主要是根據(jù)投放的媒體而定）要出的數(shù)量完成的時(shí)間提示：以上六點(diǎn)是最主要的，輸出公司在我們公司的附近，五一后國家規(guī)定打樣公司必須搬到5環(huán)以外，給特別急的工作帶來了不便，在這里提醒各位，提前有媒介出片計(jì)劃

18、的最好是能提前出，即使有問題了也可以來的及重新出，我不贊成只出片不打樣，因?yàn)槲覀冏龊玫奈募搅溯敵龉拘枰D(zhuǎn)存，這樣的話中間可能會(huì)出現(xiàn)問題，如果只要片子的話很難查出細(xì)微錯(cuò)誤的地方，而且也無法判斷顏色是否正確，給媒體刊登會(huì)很危險(xiǎn)。第21頁/共26頁平面制作客戶經(jīng)常會(huì)有不同平面制作的工作，我把長出現(xiàn)制作物品的周期及要注意的地方介紹一下：平面印刷品 a 普通4色印刷（3天） b 特種紙4色印刷（7天，也要根據(jù)紙張而定） c 后期制作包括復(fù)膜、刀膜、打籠、壓線、折頁、起凸、壓凹、騎馬釘、燙金、燙銀、平裝、螺旋釘、裱糊、串繩等工藝 （ 7天） d 特殊制作要根據(jù)實(shí)際情況而定2. 光盤印刷刻錄（5天）3.

19、 禮品制作建議：數(shù)量少的話購買現(xiàn)成的禮品，數(shù)量多的話可以制作，因?yàn)楝F(xiàn)在好多禮品需要開模具，一般開模具的時(shí)間較長費(fèi)用較高，如果數(shù)量不多的話開模具成本和時(shí)間都不合算，即使是現(xiàn)成的禮品也要提前一周到10天通知制作部，因?yàn)槎Y品大部分集中在南方，我們需要時(shí)間尋找，而且也需要路上來回的運(yùn)輸時(shí)間。4. 外包裝（15天）5. 噴繪（3天）第22頁/共26頁TVC制作以下是完成工作所需的大約時(shí)間，請(qǐng)參考錄制播出帶數(shù)量在10-40盤 至少需要1-2天時(shí)間錄制播出帶數(shù)量在50-100盤 至少需要2-3天時(shí)間錄制播出帶數(shù)量在100盤以上 至少需要3-4天時(shí)間刻錄普通VCD、DVD1盤（15秒、30秒、60秒廣告）需要1天時(shí)間刻錄分級(jí)菜單DVD1盤（15秒、30秒、60秒廣告）需要2天時(shí)間刻錄普通VCD