企業(yè)行政秘書的職業(yè)修養(yǎng)和工作職責

1、高職畢業(yè)綜合實踐報告畢業(yè)綜合實踐報告題目：姓 名學 號學 院專 業(yè)指 導 教 師企業(yè)指導教師協(xié)助指導教師年 月 日（宋體小三居中）畢業(yè)設計（論文）封面說明一、畢業(yè)設計（論文）封面格式按照企業(yè)規(guī)定模版填寫，所有頁面的頁邊距設置為上：3cm、下：2.5cm、左：3cm、右：2.5cm，裝訂線在左側。二、封面上的協(xié)助指導教師欄目如果為空，可以不填，但不能將空欄刪去。如果有聯(lián)系教師，將“協(xié)助指導教師”一欄改成“聯(lián)系教師”，并且將寬度調(diào)整為與上一行“指導教師”對齊。三、封面上“北京聯(lián)合大學”字樣圖片居中、尺寸高度為1.5厘米、寬度為6.63厘米；“畢業(yè)設計（論文）”格式為楷體GB2312、48號字、加粗

2、居中；題目格式為宋體小二加粗居中；副標題格式為宋體小二加粗靠右；“北京聯(lián)合大企業(yè)徽”圖片居中、尺寸為高度6厘米、寬度6.05厘米；封面上的日期用阿拉伯數(shù)字填寫，數(shù)字字體為Times New Roman，例如“2005年12月31日”，字號為小三號。四、本填寫說明只供畢業(yè)設計（論文）封面使用時參照，不要裝訂在畢業(yè)設計（論文）中。模版中紅色字是對字體、格式和填寫內(nèi)容的說明，填寫完畢后，應將紅色字刪去。裝訂線摘 要行政秘書作為一項綜合性和專業(yè)性都很強的職業(yè)，行政秘書的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎的文書寫作、檔案管理，熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復

3、印機等，對其從業(yè)人員有很強的能力要求，而且這些能力要求是一個包括秘書各方面素，質(zhì)的龐大體系。總結了行政秘書應具備的一些基本素質(zhì)，從職業(yè)素質(zhì)和崗位職責兩方面對行政秘書應具備的素質(zhì)加說明。同時，也提到了行政秘書的工作的重要性。 關鍵詞：行政秘書 工作職責 職業(yè)素質(zhì) 目 錄引 言11 企業(yè)行政文秘概述21.1 行政文秘概念21.2 行政文秘現(xiàn)狀工作現(xiàn)狀及問題22 企業(yè)行政文秘的重要性22.1協(xié)調(diào)作用22.2參謀作用22.3橋梁和紐帶作用33 企業(yè)行政文秘需要具備的職業(yè)素質(zhì)33.1 認識事物的能力33.2 語言文字運用能力33.3 社交能力33.4 技能操作能力43.5 自省能力43.6 政治敏感性4

4、4 企業(yè)行政文秘工作職責44.1 日常行政工作44.2公文辦理工作54.3會務工作54.4財務報賬工作54.5人力資源工作5參考文獻8高職畢業(yè)綜合實踐報告引 言行政秘書是從事辦公室程序性工作，協(xié)助領導處理政務以及日常事務，并為決策以及實施提高服務的人員，本文詳細闡述了行政秘書在行政管理工作中的工作職責，分析了行政秘書在行政管理工作中的作用和存在的問題。 1 企業(yè)行政文秘概述1.1 行政文秘概念行政秘書的工作內(nèi)容以公司運營保障為主，工作內(nèi)容較多元化，但較基礎的文書寫作、檔案管理，熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等。需要有良好的文字表達能力，有一定英語基礎，具備較強的

5、聽說能力、工作效率高、條理性強、具有較強的應變能力和團隊合作精神。負責辦公用品的保管領用工作，辦公設備的日常維護工作幫助人事行政經(jīng)理完成部門的相關工作，以及其它總裁交辦的工作。1.2 行政文秘現(xiàn)狀工作現(xiàn)狀及問題1、行政秘書工作得不到重視，收入待遇低：很多領導行政工作沒什么難的，不過是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重視甚至看不起行政秘書。近幾年來企業(yè)分配制度的改革向營銷大量傾斜, 在福利和補貼方面對營銷部門有一個很大比例的傾斜, 而行政秘書的收入?yún)s無明顯改善,2、行政秘書職稱評定難，外出培訓機會少：在專業(yè)技術職稱評聘上，企業(yè)行政秘書難于進行職稱評定，而且評聘的比例極低。行政秘書平時大都忙于具

6、體事務,個人學習進修的時間少, 也少有機會外出參觀考察、學習和工作研討, 缺少接受系統(tǒng)性、專業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓的機會。3、行政秘書職業(yè)前景渺茫：行政秘書的培養(yǎng)工作往往不受重視或缺少關愛，缺乏專業(yè)知識的培訓和交流，缺乏工作的職業(yè)規(guī)劃和指導，對于未來不知何去何從，前景渺茫！ 導致行政秘書大多思想不穩(wěn)定，態(tài)度不積極。造成整個行政秘書隊伍不穩(wěn)定，流動性大。4、累積性職業(yè)傷害帶來的健康問題：現(xiàn)代辦公設備的應用, 一方面提高了行政效率, 另一方面也給行政秘書帶來了累積性職業(yè)傷害。行政秘書長時間保持坐姿、雙手頻繁敲打鍵盤,使他們的運動量減少, 改變姿勢、緩解疲勞的機會減少, 增加了他們患腰椎疾病和腕管綜

7、合癥等累積性傷害造成的疾病的幾率。2 企業(yè)行政文秘的重要性2.1協(xié)調(diào)作用行政秘書的協(xié)調(diào)是領導工作的補充和延伸，是輔助領導化解矛盾、理順關系、提高工作效率、保持最優(yōu)化的過程。2.2參謀作用 行政秘書是連接企業(yè)領導和各部門的橋梁，他們企業(yè)運營、管理工作相關的各項政策和要求，熟悉企業(yè)資源的實際配置情況，熟悉企業(yè)行政人員的秉性和各行政管理部門的工作環(huán)節(jié)，要積極收集整理教學管理工作中出現(xiàn)的問題，為領導修改和重新決策提供依據(jù)。2.3橋梁和紐帶作用 行政秘書是高職院校行政管理的中心和樞紐，是學校承上啟下、溝通上下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的橋梁和紐帶，也是各部門的信息的集聚地，成為下情上傳和上情下達的信息中心。這

8、就要求高職院校行政秘書要善于人際溝通，協(xié)調(diào)好各方面的工作關系。3 企業(yè)行政文秘需要具備的職業(yè)素質(zhì)3.1 認識事物的能力具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：a.觀察感知能力。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治經(jīng)濟生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。b.辨別是非能力。秘書人員工作于領導身邊，又介于領導和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調(diào)、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。c.分析綜合能力。秘書人員能否較好地發(fā)揮參謀助手的作用，很大程度上取決與分析綜合能力的強弱。因此，秘書要自覺以科學的理論來指導自己

9、的工作，提高思維能力，善于從多種思路、多種方法來探求同一種事物。d.隨機應變能力。秘書承擔大量事物性工作，常會出現(xiàn)一些意想不到的情況，這就要求秘書人員要有遇事不慌、處事冷靜的應變能力，處理問題既要符合原則，又要機動靈活。3.2 語言文字運用能力秘書部門是上下左右工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，使秘書與語言文字結下了不解之緣，秘書必須具備全面而熟練的語言文字運用能力。主要包括以下方面：a.閱讀能力。秘書人員要經(jīng)常處理大量的文字材料，因此必須善于閱讀。b.視聽能力。就是要聽話并理解別人的話。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，并用清晰簡明精練的語言加以復述。c.言談能力。語言能力是秘書的基

10、本功之一。秘書人員語言能力的基本要求是：鮮明準確，簡練明晰，口吃清楚，語速適中，措辭得體，切合身份。d.寫作能力。文字表達能力是文秘人員非常重要的基本功。秘書從事各種應用文的寫作，要求熟練掌握各種應用文體的寫作要領和技巧，迅速準確地撰寫出各類應用文。3.3 社交能力隨著社會的發(fā)展，人與人之間的交往更加廣泛、頻繁，處在機關中心機構的秘書人員必須具有很強的交際能力，應善于在交際中獲取信息，同時進行工作。行政秘書要懂得社交禮儀，具備協(xié)調(diào)能力，營造出和諧融洽的工作環(huán)境。3.4 技能操作能力秘書人員要提高辦文辦事的效率就必須掌握現(xiàn)代化辦公技術，主要包括熟悉計算機操作技術、復印技術、打字技術、錄音技術、照

11、相攝像等現(xiàn)代辦公手段。3.5 自省能力常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員是腦力勞動者，多數(shù)情況下要靠發(fā)揮聰明才智完成各種任務，這就要不斷反思自己的言行。使智能和才干在不斷的總結中增長起來。3.6 政治敏感性 思想政治素質(zhì)是指政治立場、思想意識、道德品質(zhì)和工作作風，它是行政管理的靈魂。（1） 堅定的政治立場和政治態(tài)度。能否堅持正確的政治立場，對于行政秘書來說是十分重要的。不管在任何情況下，秘書人員都要在政治上、思想上、行動上與黨中央保持高度一致，自覺地貫徹落實黨的路線、方針、政策。（2） 較高的遵守紀律的自覺性。就秘書人員而言，紀律是推動一切工作正常運轉的根本。由于秘書人員貼近領導，

12、輔助領導工作，所以必須高度自覺的嚴格要求和約束自己。（3） 務實的工作作風。行政秘書要具有良好的精神風貌和思想境界，熱愛工作努力鉆研業(yè)務，工作務實，作風正派、為人正直、忠于職守、無私奉獻。此外行政文秘還應該具有一定的政治素質(zhì)，秘書人員的心理素質(zhì)與做好工作很有關系。就一般情況說，秘書人員應具備的良好心理素質(zhì)包括以下幾方面。（1） 堅定的意志。秘書工作是一項繁重的腦力勞動，因此秘書人員要鍛煉和培養(yǎng)自己堅定意志的毅力，想方設法克服困難完成工作，要任勞任怨。秘書應當具有較強的抗壓性和心理承受能力。在復雜的情況下辦文辦事，協(xié)助領導處理問題時，有自信心，當發(fā)現(xiàn)問題時要及時上報，做錯事勇于承擔及時改正。（2

13、）隨和的性格。熱情坦率，具有和諧的人際關系。行政秘書應時刻保持熱情，營造和諧的人際關系，才能在工作中更主動更積極。熱情坦率也可以使人興趣廣泛，對周圍環(huán)境及人際關系有良好的感知，有利于開展工作。（3） 高度的自制力。優(yōu)秀的秘書應自覺克制自己的情緒，清醒把握自己的情緒狀態(tài)，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。適度的情緒、高度的自制力有助于提高行政秘書的心理承受力及對復雜環(huán)境的適應能力，有助于清醒地觀察事物，理智地解決問題。（4）自覺的創(chuàng)新意識。秘書工作涉及面廣，靈活性強，秘書人員另一個重要的心理素質(zhì)就是必須具備大膽創(chuàng)新的精神。對秘書來說，創(chuàng)新意識就是要求他們打破舊觀念，克服“領導咋

14、說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，隨機應變，靈活的處理問題，更好地發(fā)揮他們的主觀能動性。4 企業(yè)行政文秘工作職責4.1 日常行政工作：做好與各部門的日常聯(lián)系；負責傳文、印文、發(fā)文、信件和報刊雜志等工作；負責辦公用品、儀器設備等購置、保管和發(fā)放。4.2公文辦理工作：起草企業(yè)對內(nèi)、對外文稿（如各種通知、請示、報告、會議紀要、信函等）；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦、督辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。4.3會務工作：協(xié)助領導做好會議安排的編制工作， 包括準備相關材料、發(fā)通知、會場會務等；做好公務接待、來人來訪、綜合協(xié)調(diào)等工作，包括食宿、交通等

15、具體安排。4.4財務報賬工作：承擔本部門各項辦公用品、教師培訓、會務接待、集體活動等費用的支出報賬工作。4.5人力資源工作：負責各類津貼、工會福利等待遇的登記造冊、報批、領取、分發(fā)等手續(xù)；制假期值班安排、考勤考核、加班統(tǒng)計工作、職稱評定等；協(xié)助編制行政組織架構，如崗位設置、人才招聘、員工培訓等。結 論秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領導處理政務及日常事務，并為領導決策及其實施提供服務的人員。隨著時代的發(fā)展及新形勢的要求，尤其在深化改革、擴大開放、推進社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的新時期，對秘書的能力提出了更高的要求。因此，研究行政秘書素質(zhì)問題有著重要的現(xiàn)實意義。辦公室秘書是一個企業(yè)領導與員工溝通的紐帶

16、對領導決策與員工工作有著重要的意義。隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的秘書已經(jīng)不能夠勝任現(xiàn)代企業(yè)對秘書工作的要求了，秘書被賦予了更多的工作與職責，必須要是高水平的綜合性人才，是企業(yè)領導的得力助手，為企業(yè)的發(fā)展出謀劃策。致 謝首先非常感謝老師多年辛勤培養(yǎng)，同時對于在論文書寫過程中的各位老師，表示由衷的感謝。參考文獻 1 禹華鋒. 芻議行政秘書的職業(yè)道德J. 福建質(zhì)量管理. 2016(01) 2 馬曉娜. 高職院校二級學院行政秘書工作探討J. 管理觀察. 2015(10) 3 欒伊瑩. 報社行政秘書的基本素養(yǎng)及現(xiàn)代意識培養(yǎng)探討J. 企業(yè)導報. 2013(19) 4 禹華鋒. 行政秘書應具備的素質(zhì)研究J.

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