辦公室5S整理整頓標(biāo)準(zhǔn)

1、辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)1辦公室辦公室整理、整理、整頓標(biāo)準(zhǔn)整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)2.活動重點活動重點 - 活動重點：整理/整頓/清掃/可視化 - 清掃對象：辦公桌椅/文件柜/地面/電源網(wǎng)絡(luò)線/電腦 - 整理要求: 徹底根除不必要物品，消除空間浪費和管理浪費 - 整頓要求：必要物品放在指定的位置，讓任何人能容易找到 和方便取用。減少查找浪費，提高工作效率 - 可視化要求：要管理的地方或物品做上標(biāo)示，讓任何人能容 易認(rèn)出、方便使用、容易判斷、容易遵守 - 清掃要求: 地面無污漬/無張貼物殘漬/桌面無灰塵 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)3(a)(a) 椅子椅子 無人座時，將椅子靠進(jìn)桌

2、子內(nèi)(b)(b) 桌子桌子 桌面清潔，下班時無文件擺放 下班后桌子上只能有臺歷、水杯、電話、鼠標(biāo)、鍵 盤、共用文具，( (c c) ) 日歷日歷 放置在桌子中間或按照定位線放置(d)(d) 水杯水杯 放置在電腦旁 只允許放一個( (e e) ) 電話電話 按照定位線放置，建議按照圖示位置放置( (f f) ) 文件文件 做好文件名稱標(biāo)識，并放到制定的位置( (g g) ) 垃圾桶垃圾桶 做好虛線標(biāo)識，將垃圾桶擺放好( (h h) ) 桌子屏風(fēng)桌子屏風(fēng) 桌子高擋板上可以擺放個人目標(biāo)、計劃或照 片（A4紙一樣大?。⒅荒軘[放2張A4紙，短邊 電話上方擺放電話簿； ( (i i) ) 盆景盆景 電腦

3、旁邊整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上C Ca ab bd de ef fg gh h左上角桌面擺放幾情況：h hf f1 1f f2 2f f3 3i i辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)4電話放在矮的擋板一側(cè)：有兩種情況電話放在矮的擋板一側(cè)：有兩種情況(a)(a) 電話擺放（橢圓形）標(biāo)識電話擺放（橢圓形）標(biāo)識（詳見：左圖） 標(biāo)簽張貼距桌面上端邊1010cm， 距離左或右邊緣2525cm;( (b b) ) 電話定位角標(biāo)識電話定位角標(biāo)識（詳見：左圖） 定位角(為藍(lán)色膠帶)：長4cm4cm，寬1.21.2cm 對角左上角和右下角張貼；必須貼在左上角及右下角； 左上角張貼在距離桌子邊0.5cm0.

4、5cm處 右下角張貼在距離桌子上邊24cm24cm，距離桌子左或右邊緣20cm20cm；( (c c) ) 電話緊急聯(lián)絡(luò)方式電話緊急聯(lián)絡(luò)方式 將聯(lián)絡(luò)方式貼在電話手柄上部 將本機(jī)號碼油性筆填寫清楚( (d d) ) 臺歷擺放位置臺歷擺放位置 臺歷標(biāo)簽張貼位置距離桌上邊1cm，距電話 標(biāo)識14.5cm及32cm處張貼； 臺歷標(biāo)簽的尺寸：長：12cm,寬：5cm( (e e) ) 電話簿電話簿 電話簿貼于矮擋板的一側(cè)緊挨著金屬邊張貼； 整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 電話電話a a10cm24cm0.5cmb b20cm25cm38cmb b20cm38cm25cm10cm第第1種情況種情況

5、第第2種情況種情況24cm14.5cm32cm1cm1cmd dc ce e桌邊 辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)5水杯臺歷放在高的擋板一側(cè)：水杯臺歷放在高的擋板一側(cè)：(a)(a) 水杯擺放標(biāo)識水杯擺放標(biāo)識 將藍(lán)色圓圈標(biāo)識（直徑6.0cm）張貼在矮檔板 的一側(cè)，距離桌上邊緣1cm，距離臺歷標(biāo)識16cm處張貼標(biāo)識并擺放；( (b b) ) 筆桶筆桶 放在矮的擋板一側(cè)，與電腦屏幕相平行擺放； 距離水杯標(biāo)識16cm，距離上邊緣3cm；（標(biāo)識用4cm的條交叉成十字張貼）(c)(c)照片，像框照片，像框 相片：可以打印成a4紙大小，貼于高擋板一側(cè) 帶像框的照片：也放于高擋板一側(cè)，距離上邊緣6cm，距離顯示器

6、底座18cm處張貼標(biāo)識（貼一個長4cm的條）；整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 16cm1cm16cm3cm6cm18cmabc辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)6(a)(a) 顯示器顯示器標(biāo)識標(biāo)識 標(biāo)識尺寸：藍(lán)色條長4cm，寬1.2cm 在顯示器的左下角張貼“下班后，請關(guān)閉主機(jī)及顯示器； 整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 顯示器顯示器a辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)7 ( (a a) ) 垃圾桶垃圾桶 只能裝雜物 保持垃圾桶周圍清潔 不能掉剩水，請將剩水倒到洗手間 ( (b b) ) 定位標(biāo)識定位標(biāo)識 定位線使用深蘭色線標(biāo)識 標(biāo)識: 寬：1.5cm 長：2.5cm 圓圈的直徑：20cm

7、張貼間距為1：1的比例 整頓方法整頓方法垃圾桶垃圾桶a a55mm100mma ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)8 ( (a a) ) 文件柜抽屜文件柜抽屜 貼標(biāo)簽在左上方 區(qū)分物品擺放，1層辦公用品，2層文件資 料，3層為個人用品。 ( (b)b) 管理負(fù)責(zé)人標(biāo)簽管理負(fù)責(zé)人標(biāo)簽 推柜筒右上角（距離左邊1cm），填 寫部門名稱，物品名稱以及負(fù)責(zé)人 ( (c c) ) 推柜內(nèi)部推柜內(nèi)部 柜筒內(nèi)擺放整齊 整頓方法整頓方法推柜推柜 標(biāo)識標(biāo)識a ad dc cb b1cm辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)9(a)(a) 姓名標(biāo)識姓名標(biāo)識 椅子背貼使用者姓名,距椅 子頂端1cm處 ，填寫部門、物品名

8、稱、管理 責(zé)任者； 人員不在坐位時，請將椅子推回原位； 整頓方法整頓方法辦公椅子辦公椅子 面上面上a a1cm辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室電線辦公室電線整理辦法整理辦法a.同一辦公區(qū)域的電線捆扎為1束，捆扎方法為：間隔100-150mm捆扎一次，線尾處適當(dāng)保留。b.每個電器線路插頭位置粘貼所屬設(shè)備標(biāo)簽。ab辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)一一. .文件的廢棄和縮減的方法文件的廢棄和縮減的方法 在辦公室，總會有各種各樣的文件，如果不經(jīng)常進(jìn)行管理的話，就會造成空間浪費、查找時間增加、保存文件時間增加、購買文件柜增加等很多的浪費，成為阻礙業(yè)務(wù)效率的白色污染。因此必須對文件及時處理，處理文件一般方法

9、如下：1.1.資料盡量共享資料盡量共享 對個人所有的資料和文件進(jìn)行分類，不必要的文件徹底削減，實行資料的共享化，防止信息的私有 化，最大限度的減少部門文件量；2.2.保管、保存、廢棄的分類保管、保存、廢棄的分類 對部門所有文件的保管（放在辦公室里），保存（放在文件倉庫），把不必要的處理掉（參考QA對文件要求程序 文件或部門內(nèi)區(qū)分時參考下面表格判定基準(zhǔn)）。區(qū)分判斷基準(zhǔn)處理方法備注必要品A一周內(nèi)使用一次以上在作業(yè)區(qū)內(nèi)保管劃區(qū)放置區(qū)域必要品B一周至六個月內(nèi)使用一次辦公室或工程內(nèi)保管搬到文件柜或合適的場所必要品C六個月至一年內(nèi)使用一次部門內(nèi)的倉庫或資料室內(nèi)保管搬到資料室內(nèi)不必要品不必要品A-一年內(nèi)一次

10、都沒使用的B-超過保管期的過期文件C-不可能使用的A-返還倉庫B-廢棄C-返還、廢棄11辦公室文件管理辦公室文件管理3.3.推進(jìn)無紙化推進(jìn)無紙化 推進(jìn)辦公自動化，利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，對簡單的資料利用電子郵件等形式，實現(xiàn)無紙化瀏覽與審批；辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)12二二. .文件的保管方法文件的保管方法 對保管的文件裝訂成夾，并保證對任何人對必要文件對保管的文件裝訂成夾，并保證對任何人對必要文件3030秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進(jìn)行：秒內(nèi)能夠取出，提高工作效率，具體按照如下方法進(jìn)行：1.1.原則：只保管一個文件夾原則：只保管一個文件夾 使公司文件不重復(fù)保留，在指定的場所只保管一本

11、原件，禁止文件夾個人所有（保密文件除外）；2.2.確立分類項目確立分類項目 確立文件進(jìn)行分類，進(jìn)行文件夾管理，文件夾側(cè)面標(biāo)明大分類：所屬部門，文件編號，文件名稱、 文件的管理責(zé)任人，保存期限；3.3.制定目錄制定目錄 制定文件擺放位置的清單目錄，方便任何人查找4.4.可視化管理可視化管理 文件擺放的位置要做到一眼就能看清楚，利用顏色標(biāo)簽對文件擺放后畫一條斜線，進(jìn)行定位；5.5.文件管理體系的運行及維持文件管理體系的運行及維持 明確文件管理責(zé)任，選定資料管理責(zé)任者，尤其對文件的保管（存放在辦公室）和保存（存放在資 料室）進(jìn)行明確區(qū)分，定期進(jìn)行資料整理（及時廢棄過期文件，更換新文件）和維持；4.4

12、.會議資料電腦化會議資料電腦化 會議資料要盡量電腦化，避免會議一結(jié)束就扔掉資料5.5.削減復(fù)印量削減復(fù)印量 復(fù)印會造成時間、人工、紙張的浪費，所以提倡“一個原則”盡量減少復(fù)印文件，通常采用的手段有公告 欄， 傳閱，內(nèi)部電子郵件等方式；辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)13(a)(a) 臨時臨時文件筐文件筐 中間張貼文件的分類，每層屬于哪一類的文件， 用黃色紙打印（如：臨時周轉(zhuǎn)文件等） 1.原則上文件和資料要共同保管，不得個人所有，但臨時文件根據(jù)具體 業(yè)務(wù)的性質(zhì)，允許個人保管，個人保管臨時文件時，在個人辦公桌規(guī)定的臨時保管文件筐內(nèi)保管。 2.所謂的臨時文件是指制定、處理當(dāng)中的文件、日常文件（記錄類，處

13、理當(dāng)中的采購書等），個人臨時參照使用的業(yè)務(wù)指南（業(yè)務(wù)處理手冊等），個人參考的資料等。 標(biāo)識尺寸：長：7cm，寬：1.5cm ( (b b) )文件筐文件筐 文件筐的標(biāo)識按照擺放文件的類型進(jìn)行編寫, 用白色紙打印 標(biāo)識尺寸：寬：6cm，高：5.3cm整頓方法整頓方法辦公桌辦公桌 面上面上 文件筐文件筐(a)(b)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)14 (a) (a)文件文件 ( (標(biāo)簽標(biāo)簽) ) 中文件和大文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部1cm張貼 標(biāo)簽上分別填寫：ALSTOM的司標(biāo)，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共（是大家公共使用的）； ； ( (b b)

14、) 文件文件 ( (定位標(biāo)識定位標(biāo)識) ) 文件定位標(biāo)識采用寬：1cm的斜線進(jìn)行。 從左下角頂端開始往上張貼，標(biāo)識角度以第一個文件夾角度1cm為準(zhǔn)； ( (C C) ) 文件文件夾內(nèi)隔頁紙夾內(nèi)隔頁紙 標(biāo)識標(biāo)識 按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件；整頓方法整頓方法文件夾文件夾小文件夾中文件夾大文件夾公司標(biāo)部門名文件編號文件名稱 管理人 2cm1cm2cma ab b1cm大文件夾小文件夾中文件夾C辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)15 (a) (a)文件文件 ( (標(biāo)簽標(biāo)簽) ) 中文件和大文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼，小文件夾側(cè)面距離頂部1cm張貼 標(biāo)簽上分別填寫：ALS

15、TOM的司標(biāo)，所屬部門，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共（是大家公共使用的）； ； ( (b b) ) 文件文件 ( (定位標(biāo)識定位標(biāo)識) ) 文件定位標(biāo)識采用寬：1cm的斜線進(jìn)行。 從左下角頂端開始往上張貼，標(biāo)識角度以第一個文件夾角度1cm為準(zhǔn)； ( (C C) ) 文件文件夾內(nèi)隔頁紙夾內(nèi)隔頁紙 標(biāo)識標(biāo)識 按文件夾內(nèi)文件類型或著日期自己隔 頁，更加容易方便找到文件；整頓方法整頓方法文件夾文件夾小文件夾中文件夾大文件夾公司標(biāo)部門名文件編號文件名稱 管理人 2cm1cm2cma ab b1cm大文件夾小文件夾中文件夾C辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)16整頓方法整頓方法文件夾文件夾 (a)

16、 (a)文件文件 ( (標(biāo)簽標(biāo)簽) ) 藍(lán)色文件和大白文件夾側(cè)面距離頂部2cm處 張貼； 標(biāo)簽上分別填寫：ALSTOM的司標(biāo)，有部門按項目分就標(biāo)出項目，文件編號，文件名稱、文件的管理責(zé)任人或公共（是大家公共使用的）； 管理人 或公共2cm公司標(biāo)按項目文件編號文件名稱 2cma a藍(lán)文件夾大白文件夾辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)17（a a）文件柜編號：編號張貼在每個框的正中間，六個格的貼1-6的編號，四個格的貼1-4的編號； （b b） 文件柜管理LIST LIST中包括部門、管理責(zé)任人、每個框內(nèi)的文件分類名稱；全部填寫清楚。（c c）文件擺放在文件柜內(nèi)，用不同顏色的線對文件進(jìn)行定位，防止擺放時

17、出錯。 整頓方法整頓方法文件柜文件柜 a ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)18 (a) (a) 4 4門柜子門柜子 每個小柜子張貼管理LIST， 填寫部門、柜子的編號、管理責(zé)任人 物品填寫清楚。 (b) (b) 2 2門柜子門柜子 每個小柜子張貼管理LIST，填寫部門、柜子的編 號、管理責(zé)任人 物品填寫清楚。 整頓方法整頓方法柜子柜子 a ab b辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)19公共文具公共文具 (a)(a) 用一個文具盒，做影子版 ( (b b) ) 將實物對應(yīng)影子版擺放整齊，各規(guī)各位。 ( (C C) ) 并將擺放的盒子做好定位標(biāo)識 （用長4cm，寬1.2cm的藍(lán)色膠帶張貼）。

18、公共文具名稱標(biāo)識：長17cm，寬5.5cm； 整頓方法整頓方法辦公用品公共文具辦公用品公共文具 a ab bc c辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)辦公室整頓標(biāo)準(zhǔn)用品名稱用品名稱規(guī)格規(guī)格私人用私人用公用公用訂書器訂書器大大1 1個個剪刀剪刀得力得力1 1把把鉛筆鉛筆2B2B1 1支支簽字筆簽字筆黑、籃黑、籃1 1支支各各1 1支支20辦公用品管理方法辦公用品管理方法和文件一樣一起混放使用的辦公用品，如果不進(jìn)行管理，會造成尋找的時間或數(shù)量過多等經(jīng)費方面的浪費，我們?nèi)绾喂芾砟兀?.首先要明確管理對象和場所首先要明確管理對象和場所 對象包括：文具、各種用紙、樣品或活動用品； 場所包括：物品倉庫及柜子、個人辦公桌、個人抽屜；2.減少個人抽屜物品減少個人抽屜物品 對不要文具根據(jù)抽屜內(nèi)的輪廓擺放各類文具（如：筆、橡皮等） 3.創(chuàng)建公共文具筐創(chuàng)建公共文具筐 為了減少文具的浪費，可以設(shè)立一個公共文具筐，把