畢業(yè)論文Word文檔規(guī)范與操作說明

1、機(jī)電系Word文檔規(guī)范與操作說明機(jī)電系Word文檔規(guī)范與操作說明前 言為了便于教學(xué)時(shí)學(xué)生提交作業(yè)文檔的規(guī)范化，也便于學(xué)生進(jìn)行規(guī)范的文章編輯練習(xí)，特編寫此說明。本系學(xué)生在校過程中的所有文檔應(yīng)基于此規(guī)范提交，如：課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，課程學(xué)習(xí)匯報(bào)，科技制作說明，實(shí)習(xí)報(bào)告。該文基于Word2003編輯而成，所述操作可能與其它Word版本略有出入。但操作結(jié)果應(yīng)符合此規(guī)范要求。建議：格式編輯可在文章完成之后進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)置。本文按照此文檔規(guī)范與操作說明寫成，也可作為編輯范文，供使用參考。目 錄1 文檔基本要求12 文章名稱（或篇名）格式13 目錄格式與生成13.1目錄制作13.1.1 目錄標(biāo)題生成1

2、3.1.2 目錄自動(dòng)生成13.2 目錄修改34 標(biāo)題格式與生成35 插圖格式與生成46 表格格式與生成67 公式格式與生成68 頁碼格式與生成89 頁眉格式與生成99 文檔格式編輯建議991 文檔基本要求 所有文字文檔都必須用Word辦公軟件編輯。所有標(biāo)題與正文段落首行都必須空兩格。所有公式都必須使用公式編輯器編輯。所有正文必須字體為宋體；字號為小四；行距1.5。正文段落首行空兩格，其余行必須頂格。 2 文章名稱（或篇名）格式文章名稱一般應(yīng)在文檔的第一行，2號字，居中，加粗。副標(biāo)題應(yīng)小一號字，居中，不加粗。假若文章有單獨(dú)封面的要求，則文章名稱不應(yīng)再在內(nèi)頁出現(xiàn)。封面則按相關(guān)規(guī)定處理。3 目錄格式

3、與生成目錄為單獨(dú)頁，目錄一般為三級目錄（本節(jié)說明為三級目錄格式示例）。3.1目錄制作3.1.1 目錄標(biāo)題生成當(dāng)文章存在目錄時(shí)，“目錄”二字居中；二號；宋體；加粗。“目錄”二字間應(yīng)加兩個(gè)空格。3.1.2 目錄自動(dòng)生成目錄條目從標(biāo)題中自動(dòng)轉(zhuǎn)出（標(biāo)題的設(shè)置，參考“4 標(biāo)題格式與生成”），不要用手工寫入。其操作如下：一、目錄制作時(shí)選擇菜單“插入引用索引和目錄”。 目錄制作選擇菜單如圖3.1所示。圖3.1 目錄制作選擇菜單二、在彈出的對話框中選擇“目錄”選項(xiàng)卡。通?！澳夸洝边x項(xiàng)卡上顯示三級目錄。若沒有特殊的需要，一般不要在此改動(dòng)格式。選擇“目錄” 選項(xiàng)卡后如圖3.2所示。圖3.2 選擇“目錄” 選項(xiàng)卡三

4、、點(diǎn)擊“確定” 生成目錄。然后再修改成所需格式，目錄的條目格式應(yīng)遵從正文格式。3.2 目錄修改當(dāng)文章修改后有可能產(chǎn)生條目名稱不對或頁碼不對時(shí)，應(yīng)刷新目錄域。具體操作如下：一、選中目錄域，右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中選“更新域”。 彈出的 “更新目錄”對話框如圖3.3所示。圖3.3 “更新目錄”對話框二、若文章中標(biāo)題進(jìn)行了了修改應(yīng)選擇“更新整個(gè)目錄”。若只因?yàn)檎牡男薷闹蛔儎?dòng)了頁碼，可以選擇“只更新頁碼”。4 標(biāo)題格式與生成一般文章設(shè)三級標(biāo)題，標(biāo)題序號與文字間應(yīng)有一空格（如：“4 標(biāo)題格式與生成”）。 標(biāo)題的格式一般不用手工設(shè)置，直接調(diào)用Word中的現(xiàn)成標(biāo)題格式，如本文中“4 標(biāo)題格式與生成”就調(diào)用了

5、Word默認(rèn)格式“標(biāo)題1”。標(biāo)題的設(shè)置操作如表4.1所示。表4.1 標(biāo)題的設(shè)置操作表級標(biāo)題序號形式設(shè)置操作一級標(biāo)題1 （或“第1章”）在工具欄的樣式下拉框中選擇“標(biāo)題1”，如圖4.1所示。居中。二級標(biāo)題1.1在工具欄的樣式下拉框中選擇“標(biāo)題2”?？諆筛?。三級標(biāo)題1.1.1在工具欄的樣式下拉框中選擇“標(biāo)題3”。 空兩格級標(biāo)題序號形式設(shè)置操作其余次級標(biāo)題次序一、（一）（1）1）格式同“正文”。 空兩格。標(biāo)題序號形式為建議形式，也可簡略。但不得用1、2，以免造成標(biāo)題序號混亂。圖4.1 一級標(biāo)題設(shè)置操作標(biāo)題應(yīng)與正文同在一頁，不能孤立成為頁面的最后一行。出現(xiàn)這種情況時(shí)應(yīng)加空行，應(yīng)將標(biāo)題移入下一頁。5 插

6、圖格式與生成 Word文檔中可插入各種格式的圖片。一般建議為*.jpg或*.bmp圖片。這些可在“畫圖” 工具中修改成合適大小后粘貼到Word文檔中。在Word文檔中進(jìn)行縮放時(shí)，圖形不能變形、模糊。對于工程圖形，建議用AutoCAD繪制圖形，為便于修改，一般圖形建議保存為2004版本的*.dwg圖形。粘貼到Word文檔中時(shí)要注意圖線的表達(dá)，不能全是細(xì)線。插圖位置一般應(yīng)“居中”，設(shè)置為“上下型”（位置如插圖4.1所示）。具體操作是右擊插圖，在快捷菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”， 快捷菜單如圖5.1所示。在“設(shè)置圖片格式”對話框中選擇“版式”選項(xiàng)卡，水平對齊方式選擇“居中”。 “版式”選項(xiàng)卡如圖5.2

7、所示。點(diǎn)擊“高級”按鈕。在彈出的“高級版式”對話框中選擇“文字環(huán)繞”選項(xiàng)卡，選擇“上下型”，“確定”退出?！案呒壈媸健睂υ捒蛉鐖D5.3所示。注意圖形的大小與位置應(yīng)適當(dāng)，不得進(jìn)入頁邊。圖5.1 快捷菜單 圖5.2 “版式”選項(xiàng)卡圖5.3 “高級版式”對話框插圖編號一般按每章的順序編號。如第5 章的插圖依次編為：圖5.1、圖5.2。對于較短文章，插圖可全文統(tǒng)一編號，如圖1、圖2。插圖編號與插圖名應(yīng)寫在插圖的下方，必須與插圖在同一頁。文字居中，5號字，插圖編號與圖名之間應(yīng)留一空格。假若插圖中有標(biāo)號說明時(shí)，標(biāo)號說明應(yīng)放置于插圖與插圖名稱之間，標(biāo)號說明為5號字，居中（標(biāo)號說明多于一行寫不下時(shí)可斷開，不要

8、有折行，）。帶有標(biāo)號說明的圖例如圖5.3所示。1 方形 2 圓形 3橢圓形圖5.3 帶有標(biāo)號說明的圖例一般插圖結(jié)構(gòu)要三者呼應(yīng)：正文中寫明圖示，如“帶有標(biāo)號說明的圖例如圖5.3所示”：靠近正文處插入圖片；插圖下方居中放置插圖編號與插圖名，如“圖5.3 帶有標(biāo)號說明的圖例”。若插圖在文字中間（如：、），插圖版式應(yīng)選擇“嵌入型”。6 表格格式與生成Word文檔中有各種表格模板供調(diào)用，若便于統(tǒng)計(jì)計(jì)算也可插入Excel表格。表格放置應(yīng)居中。表格寬度應(yīng)適當(dāng)，不得進(jìn)入頁邊。表格編號一般按每章的順序編號。如第4章的表格依次編為：表4.1、表4.2。對于較短文章，表格可全文統(tǒng)一編號，如表1、表2。表格編號與表格

9、名應(yīng)寫在表格的左上方，5號字，表格編號與表格之間應(yīng)留一空格。表格插入結(jié)構(gòu)要三者呼應(yīng)：正文中寫明，如“標(biāo)題的設(shè)置操作如表4.1所示”：靠近正文處插入表格；表格上方放置表格編號與表格名，如“表4.1 標(biāo)題的設(shè)置操作表”。表格的標(biāo)題行應(yīng)居中，加粗。表格內(nèi)字號一般為5 號。表格內(nèi)文字格式編排時(shí)不要行距太大。表格跨頁時(shí)各頁均應(yīng)有標(biāo)題行（參考表4.1 標(biāo)題的設(shè)置操作表）。7 公式格式與生成公式編輯使用Office軟件中自帶的工具“Microsoft 公式 3.0”。調(diào)用時(shí)選擇菜單“插入對象”，菜單選擇如圖7.1所示。圖7.1 菜單選擇在打開的對話框中選擇“Microsoft 公式 3.0”。公式編輯器調(diào)用

10、如圖7.2所示。圖7.2 公式編輯器調(diào)用調(diào)用的公式編輯器的編輯界面如圖7.3所示。圖7.3公式編輯器的編輯界面編輯后的公式以插圖形式插入在文檔中，格式一般設(shè)置為“嵌入型”。字號與正文應(yīng)一致，不要隨意拖動(dòng)圖框變化大小，防止產(chǎn)生畸變。當(dāng)公式為單獨(dú)行居中放置時(shí)，公式行的最右端應(yīng)有公式編號，如圖7.4所示。 （1）圖7.4 公式居中與公式編號示例8 頁碼格式與生成 頁碼一般在頁面的右下角，頁碼插入時(shí)選擇菜單“插入頁碼”，彈出“頁碼”對話框，“頁碼”對話框如圖8.1所示。一般不要進(jìn)行設(shè)定，直接“確定”便可。若首頁不顯示頁碼，也可去除“首頁顯示頁碼”。若正反打印，頁碼對齊方式可選“居中”。圖8.1 “頁碼

11、”對話框問題是當(dāng)我們文章很長又要求有封面，有目錄時(shí)（如畢業(yè)設(shè)計(jì)、課程設(shè)計(jì)、課程總結(jié)匯報(bào)等），往往最好頁碼從正文開始，這時(shí)應(yīng)在目錄后分節(jié)。選擇菜單“插入分隔符”。 分節(jié)符對話框如圖8.2所示。在彈出的對話框中的分節(jié)符類型中選擇“下一頁”，“確定”退出。圖8.2 分節(jié)符對話框 圖8.3頁碼格式設(shè)置 若看不到分節(jié)符號，可按下常用工具欄上的按鈕“”。這時(shí)在分好的頁中再設(shè)置頁碼，按頁碼對話框（圖8.1）中“格式”按鈕，在頁碼格式對話框中的頁碼編排項(xiàng)寫入“起始頁碼”為“1”。 頁碼格式設(shè)置如圖8.3所示。9 頁眉格式與生成文章一般不需要設(shè)置頁眉，若確需設(shè)置，則操作時(shí)選擇菜單“視圖頁眉和頁角”，寫入內(nèi)容。字

12、號小五，一般“右對齊”。若要求首頁不作頁眉，選擇菜單“文件頁面設(shè)置”，在彈出的對話框中選擇“版式”選項(xiàng)卡，勾選“首頁不同”復(fù)選框。版式設(shè)置如圖8.2所示。圖8.2 版式設(shè)置9 文檔格式編輯建議前面各節(jié)討論了文檔的編輯處理方法，實(shí)際進(jìn)行編輯操作時(shí)建議按以下順序進(jìn)行：一、寫文章。用5號字、單倍行距寫文章，將所要表述的內(nèi)容進(jìn)行完整表述，同時(shí)插圖、表格作為文章內(nèi)容都順序插入完成（圖表應(yīng)在文章編寫時(shí)就設(shè)置好格式），文章修改無誤。這樣做的主要理由是當(dāng)完全根據(jù)文檔格式編排要求寫文章時(shí)，一頁中顯示的文字內(nèi)容可能較少，修改時(shí)翻頁多，文章內(nèi)容顯示不集中，可能影響內(nèi)容表達(dá)的思路。故在內(nèi)容完成后進(jìn)行格式處理，有利于前期集中精力于文章內(nèi)容表達(dá)。二、修改正文格式。將除圖表外的所有文字修改成正文格式。三、修改標(biāo)題。將三級標(biāo)題全部