用友U培訓(xùn) 總賬PPT課件

1、課程大綱一、系統(tǒng)基本信息設(shè)置二、初始數(shù)據(jù)的作業(yè)三、日常會計(jì)核算作業(yè)四、報表種類與帳表六、現(xiàn)金流量表五、出納作業(yè)第1頁/共48頁系系統(tǒng)統(tǒng)主主畫畫面面第2頁/共48頁會計(jì)總帳管理系統(tǒng)基本信息管理憑證控制/打印、期間設(shè)置、預(yù)算控制、帳簿設(shè)置、匯率設(shè)置、排序方式、權(quán)限控制、套打、帳簿清理日常會計(jì)核算憑證創(chuàng)建、復(fù)制、打印、過帳、還原/預(yù)提回轉(zhuǎn)憑證自動生成/月結(jié)/關(guān)帳出納核算項(xiàng)目管理項(xiàng)目名稱創(chuàng)建/項(xiàng)目維護(hù)、管理財務(wù)報表日記帳的形成、票據(jù)管理、未達(dá)帳項(xiàng)/余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳日記帳、序時帳、明細(xì)帳、總帳、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)分析報表、現(xiàn)金流量表第3頁/共48頁總帳系統(tǒng)業(yè)務(wù)基本流程圖第4頁/共48頁與其他系

2、統(tǒng)之關(guān)連第5頁/共48頁會計(jì)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置作業(yè)會計(jì)參數(shù)啟用了現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項(xiàng)目，同時,在基礎(chǔ)檔案會計(jì)科目已指定,則錄入憑證時，只要任意一筆分錄屬于現(xiàn)金流量類科目，則必須指定，否則，不能保存。第6頁/共48頁會計(jì)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置作業(yè)第7頁/共48頁會計(jì)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置作業(yè)要在系統(tǒng)管理的“功能權(quán)限”中設(shè)置科目權(quán)限，再選擇此項(xiàng)，權(quán)限設(shè)置才有效。則在制單時，操作員只能使用具有相應(yīng)制單權(quán)限的科目制單。出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：若要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：若要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬，則選擇對簽字后才能記賬，則選擇 出納憑證必須經(jīng)由出納簽字

3、出納憑證必須經(jīng)由出納簽字 。憑證必須經(jīng)由主管會計(jì)簽字：如要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬，憑證必須經(jīng)由主管會計(jì)簽字：如要求所有憑證必須由主管簽字后才能記賬，則選擇則選擇 憑證必須經(jīng)主管簽字憑證必須經(jīng)主管簽字 。第8頁/共48頁會計(jì)系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置作業(yè)當(dāng)年初建完賬后，發(fā)現(xiàn)賬建得太亂或錯誤太多，此時您可能希望將該賬沖掉， 然后重新建賬，本功能則是滿足您的這種要求。 賬簿清理將沖掉本年各賬戶的余額和明細(xì)賬，并將上年的會計(jì)科目、部門目錄、個人目錄、客戶分類、客戶目錄、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商目錄、項(xiàng)目目錄、憑證類別、常用摘要、常用憑證轉(zhuǎn)入本年。若本年不是賬套啟用年，則沖掉本年各賬戶的余額和明細(xì)賬，只保留會計(jì)

4、科目、部門目錄、客戶目錄、供應(yīng)商目錄、項(xiàng)目目錄、個人目錄、憑證類別、常用摘要、常用憑證。執(zhí)行賬簿清理后, , 您應(yīng)重新調(diào)整科目和余額。第9頁/共48頁會計(jì)系統(tǒng)外幣設(shè)置作業(yè) 若會計(jì)科目涉及到外幣核算時，在設(shè)置外幣科目之前，必須先設(shè)置外幣幣別種類。 每月的第一天和最后一天手工輸入當(dāng)天外幣匯率，若是設(shè)定“浮動匯率”，每天輸入當(dāng)天匯率第10頁/共48頁會計(jì)系統(tǒng)憑證類別設(shè)置 此類別的憑證在制單時對科目有一定限制：共七種 借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無限制、借方必?zé)o、貸方必?zé)o。 已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字。 若選有科目限制，則至少要輸入一個限制科目。若限制類型選 無限制 ，則不

5、能輸入限制科目。若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。表格右側(cè)的表格右側(cè)的上下箭頭按上下箭頭按鈕可以調(diào)整鈕可以調(diào)整憑證類別的憑證類別的前后順序，前后順序，它將決定明它將決定明細(xì)賬中憑證細(xì)賬中憑證的排列順序。的排列順序。在查詢明細(xì)在查詢明細(xì)賬、日記賬賬、日記賬時，同一日時，同一日的憑證，將的憑證，將按照設(shè)定順按照設(shè)定順序進(jìn)行排列。序進(jìn)行排列。第11頁/共48頁會計(jì)科目設(shè)置作業(yè) 您在科目設(shè)置中定義的客戶、供應(yīng)商核算的科目將自動被設(shè)置成應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目，此時您可根據(jù)需要自由修改是否受控。 科目增加下級科目時，自動將原科目的所有賬全部轉(zhuǎn)移到新增的下級第一個科目中，

6、此操作不可逆。同時要求新增加的下級科目所有科目屬性與原上級科目一致。第12頁/共48頁公共部分注意：若部門中有在職人員和未注銷的業(yè)務(wù)員，則不能被撤消。撤消前，提供人員批量轉(zhuǎn)移部門的功能，如果不想使用批量轉(zhuǎn)移，可在人員檔案中將人員或業(yè)務(wù)員手工調(diào)整行政部門和業(yè)務(wù)部門；撤消后，提供客戶檔案、供應(yīng)商檔案、存貨檔案、倉庫檔案等檔案中的所屬部門批量修改功能；如果存貨核算系統(tǒng)的參數(shù)設(shè)置中選擇存貨按部門核算，并且倉庫在存貨明細(xì)賬或總賬（存貨核算系統(tǒng)）中已經(jīng)使用，則此倉庫所屬部門不能注銷?？瓶颇磕坎坎块T門限限制制創(chuàng)創(chuàng)建建作作業(yè)業(yè)第13頁/共48頁在新增會計(jì)科目過程中可能會遇到新增會計(jì)科目的下級科目與一個已設(shè)置好

7、的科目的下級明細(xì)科目類似，在這種情況下如果設(shè)置一批新下級明細(xì)科目，非常浪費(fèi)時間和人力，可以將本賬套或其他賬套中的相似的下級科目復(fù)制給某一科目，減少重復(fù)設(shè)置的工作量，并提高正確率和一致性。如果需要復(fù)制攜帶輔助核算、數(shù)量核算和外幣核算的，在三個輔助核算前打勾即可。 科科目目復(fù)復(fù)制制創(chuàng)創(chuàng)建建作作業(yè)業(yè)注意: :科目復(fù)制到其它賬套時要求是僅能在同一年度賬之間復(fù)制第14頁/共48頁 指定的現(xiàn)金、銀行存款科目供出納管理使用，所以在查詢現(xiàn)金、銀行存款日記賬前，必須指定現(xiàn)金、銀行存款總賬科目。如果本科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能刪除、修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級

8、科目余額清零，再行修改，修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用末級的會計(jì)科目不能再增加下級科目。非末級科目及已使用的末級科目不能再修改科目編碼?？颇靠颇恐付ㄖ付▌?chuàng)建創(chuàng)建作業(yè)作業(yè)第15頁/共48頁會計(jì)科目輔助核算作業(yè)企業(yè)在實(shí)際業(yè)務(wù)處理中會對多種類型的項(xiàng)目進(jìn)行核算和管理，例如在建工程、對外投資、技術(shù)改造項(xiàng)目、項(xiàng)目成本管理、合同等。將具有相同特性的一類項(xiàng)目定義成一個項(xiàng)目大類。一個項(xiàng)目大類可以核算多個項(xiàng)目，為了便于管理，還可以對這些項(xiàng)目進(jìn)行分類管理。使用項(xiàng)目核算與管理的首要步驟是設(shè)置項(xiàng)目檔案，項(xiàng)目檔案設(shè)置包括：增加或修改項(xiàng)目大類，定義項(xiàng)目核算科目、項(xiàng)目分類、項(xiàng)目欄目結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行項(xiàng)目目錄的維護(hù)。第16頁/

9、共48頁 若不是年份中的第一個月時，若不是年份中的第一個月時，表中三個欄目都要填入相應(yīng)的表中三個欄目都要填入相應(yīng)的數(shù)據(jù)，否則，會影響資產(chǎn)負(fù)債數(shù)據(jù)，否則，會影響資產(chǎn)負(fù)債表和損益表的正確。表和損益表的正確。總帳初始余額錄入作業(yè)第17頁/共48頁常用會計(jì)憑證創(chuàng)建作業(yè) 點(diǎn)選”=”鍵鍵，憑證借貸金額自動平衡 點(diǎn)選“F2”鍵調(diào)用參照信息 點(diǎn)選”ESCESC”鍵鍵 清零 點(diǎn)選“F5”鍵增加一張新憑證 點(diǎn)選“SpaceSpace”鍵鍵 切換借貸 點(diǎn)選“F6”鍵保存當(dāng)前憑證 點(diǎn)選“”鍵鍵 紅(負(fù))藍(lán)(正)數(shù)字轉(zhuǎn)換 點(diǎn)選“F8”鍵科目編碼與名稱轉(zhuǎn)換第18頁/共48頁常用會計(jì)憑證創(chuàng)建作業(yè)第19頁/共48頁輔助核算、

10、現(xiàn)金流量會計(jì)憑證創(chuàng)建作業(yè)第20頁/共48頁會計(jì)憑證創(chuàng)建作業(yè)功能鍵使用 通過工具中選項(xiàng)設(shè)置，為錄入憑證提供一些快捷操作。在填制憑證界面，選擇連續(xù)增加憑證時，自動攜帶上一憑證的信息。第21頁/共48頁會計(jì)憑證草稿創(chuàng)建作業(yè)用戶在新增憑證過程中用戶在新增憑證過程中如果有意外情況不能繼如果有意外情況不能繼續(xù)，可以保存這張未完續(xù)，可以保存這張未完成且未保存過的憑證，成且未保存過的憑證，這張憑證是一張草稿憑這張憑證是一張草稿憑證，可以是結(jié)轉(zhuǎn)生成的證，可以是結(jié)轉(zhuǎn)生成的憑證，但不包括其他系憑證，但不包括其他系統(tǒng)生成的憑證。在保存統(tǒng)生成的憑證。在保存時，不做任何合法性校時，不做任何合法性校驗(yàn)，憑證號也不保存。驗(yàn)，

11、憑證號也不保存。等以后要使用或繼續(xù)完等以后要使用或繼續(xù)完成這張草稿憑證時可以成這張草稿憑證時可以按操作員引入。按操作員引入。第22頁/共48頁生成常用會計(jì)憑證作業(yè)調(diào)用方法一：在制單時單擊編輯菜單下的調(diào)用常用憑證，根據(jù)提示輸入常用憑證的編號，即可調(diào)出該常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與您當(dāng)時的業(yè)務(wù)有出入或缺少部分信息，您可直接將其修改成所需的憑證。調(diào)用方法二：在制單時單擊編輯菜單下的調(diào)用常用憑證，在輸入常用憑證的編號處按 或F2鍵，屏幕顯示常用憑證定義窗，將光標(biāo)移到要調(diào)用的常用憑證，點(diǎn)選入按鈕或按F3鍵，可選入要調(diào)用的常用憑證。當(dāng)月，常用憑證被調(diào)用后將顯示已引用標(biāo)記。第23頁/共48頁會計(jì)憑證作廢作業(yè)

12、作廢的憑證選擇后可以取消作廢第24頁/共48頁會計(jì)憑證作廢后清理作業(yè)第25頁/共48頁特殊會計(jì)憑證創(chuàng)建作業(yè) 如果科目設(shè)置了輔助核算自定義項(xiàng)，并且在自定義項(xiàng)的單據(jù)頭中設(shè)置了相關(guān)信息，則可調(diào)用項(xiàng)目信息。第26頁/共48頁特殊會計(jì)憑證創(chuàng)建作業(yè)第27頁/共48頁會計(jì)憑證簽字、審核作業(yè)出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對。系統(tǒng)提供對已審核的憑證進(jìn)行成批簽字的功能，選擇橫向菜單【主管】中的【成批出納簽字】和【成批取消簽字】，可進(jìn)行簽字的成批操作。已簽字的憑證不能再簽字。取消簽字只能由簽字人本人取消。如果沒有授權(quán)給您的憑證，您也不能簽字。簽

13、字人不能與制單人相同，即您自己制作的憑證您不能同時進(jìn)行主管簽字。 會計(jì)參數(shù)設(shè)置了出納憑證必須由出納簽字時，則錄入憑證時，只要任意一筆分錄包含現(xiàn)金類科目，則必須做過出納簽核，之后才能記賬；出納簽核權(quán)限和審核權(quán)限相互獨(dú)立 ，主管簽字類同。第28頁/共48頁審核憑證作業(yè) 審核人和制單人不能是同一個人,憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯。已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先按取消取消標(biāo)錯后才能審核。已審核的憑證不能標(biāo)錯。第29頁/共48頁會計(jì)憑證記帳作業(yè)第30頁/共48頁會計(jì)憑證恢復(fù)記帳作業(yè)在實(shí)際記賬過程中出現(xiàn)以下情況的，需要

14、恢復(fù)記賬前狀態(tài)： 記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用恢復(fù)記賬前狀態(tài)恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后您再重新記賬。在記賬過程中，不得中斷退出。在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。所選范圍內(nèi)的憑證如有不平衡憑證，系統(tǒng)將列出錯誤憑證，并重選記賬范圍。按下Ctrl+H鍵，顯示【憑證】功能中的【恢復(fù)記賬前狀態(tài)】功能，再次按下Ctrl+H鍵隱藏此菜單第31頁/共48頁自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置 自定義轉(zhuǎn)賬功能可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有：1)費(fèi)用分配的結(jié)轉(zhuǎn)。 如：工資分配等2)費(fèi)用分?jǐn)偟慕Y(jié)轉(zhuǎn)。 如：制造費(fèi)用等。3)稅金計(jì)算的結(jié)轉(zhuǎn)。 如：增值稅等。4)提取各項(xiàng)費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)。 如：提取福利費(fèi)等。5)部門核算

15、的結(jié)轉(zhuǎn)。6)項(xiàng)目核算的結(jié)轉(zhuǎn)。7)個人核算的結(jié)轉(zhuǎn)8)客戶核算的結(jié)轉(zhuǎn)9)供應(yīng)商核算的結(jié)轉(zhuǎn)如果客戶和供應(yīng)商使用本公司的應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)管理，那么在總賬系統(tǒng)中，您不能按客戶、供應(yīng)商輔助項(xiàng)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)，只能按科目總數(shù)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。第32頁/共48頁應(yīng)用舉例 第33頁/共48頁自定義轉(zhuǎn)帳憑證作業(yè)第34頁/共48頁轉(zhuǎn)帳生成自定義轉(zhuǎn)帳憑證作業(yè)由于轉(zhuǎn)賬是按照已記賬憑證的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的，所以在進(jìn)行由于轉(zhuǎn)賬是按照已記賬憑證的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的，所以在進(jìn)行月末轉(zhuǎn)賬工作之前，請先將所有未記賬憑證記賬，否則，生月末轉(zhuǎn)賬工作之前，請先將所有未記賬憑證記賬，否則，生成的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)可能有誤。成的轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)可能有誤。如果您使用了應(yīng)收、應(yīng)付

16、系統(tǒng)，那么總賬系統(tǒng)中不能按客戶、如果您使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，那么總賬系統(tǒng)中不能按客戶、供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。供應(yīng)商進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。第35頁/共48頁期間損益作業(yè)用于在一個會計(jì)期間終了將損益類科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤科目中，從而及時反映企業(yè)利潤的盈虧情況。主要是對于管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用、銷售收入、營業(yè)外收支等科目向本年利潤的結(jié)轉(zhuǎn)。 提示:本年利潤科目若有的輔助賬類，則必須與損益科目的輔助賬類一致。只有在選項(xiàng)中選擇了自定義項(xiàng)做為輔助核算，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)才按自定義項(xiàng)展開。請關(guān)注權(quán)限管理的用戶注意：結(jié)轉(zhuǎn)憑證不受金額權(quán)限控制，不受輔助核算及輔助項(xiàng)內(nèi)容的限制。第36頁/共48頁轉(zhuǎn)帳定義損益憑證作業(yè)第37頁/共4

17、8頁會計(jì)月結(jié)作業(yè)第38頁/共48頁帳表種類帳表種類一、科目帳表二、客戶往來帳表三、供應(yīng)商往來帳表四、個 人往來帳表五、部門輔助帳六、項(xiàng)目輔助帳表七、帳表打印八、綜合輔助帳表第39頁/共48頁管理報表一、日記帳二、序時帳三、總帳四、明細(xì)帳五、多欄式明細(xì)帳十、客戶往來余額表十一、客戶往來明細(xì)表十二、供應(yīng)商往來余額表十三、供應(yīng)商往來明細(xì)表十四、個人往來余額表六、綜合多欄帳七、日報表十五、個人往來明細(xì)表八、試算表九、科目余額表十六、部門總帳、明細(xì)帳十七、項(xiàng)目總帳、明細(xì)帳十八、科目輔助帳、表第40頁/共48頁出納作業(yè)設(shè)置本功能用于查詢現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬本功能用于查詢現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬 ， 現(xiàn)金科

18、目、銀行科目必現(xiàn)金科目、銀行科目必須在須在“會計(jì)科目會計(jì)科目”功能下的功能下的“指定科目指定科目”中預(yù)先指定。中預(yù)先指定。可以按月可以按月查詢，也可以按日查詢?nèi)沼泿ぃ瑫r，提供資金日報。查詢，也可以按日查詢?nèi)沼泿ぃ瑫r，提供資金日報。第41頁/共48頁出納作業(yè)初始數(shù)據(jù)為了保證銀行對賬的正確性，為了保證銀行對賬的正確性，在使用在使用【銀行對賬銀行對賬】功能進(jìn)功能進(jìn)行對賬之前，必須在開始對行對賬之前，必須在開始對賬的月初先將日記賬、銀行賬的月初先將日記賬、銀行對賬單未達(dá)項(xiàng)錄入系統(tǒng)中。對賬單未達(dá)項(xiàng)錄入系統(tǒng)中。如果您的科目有外幣核算，如果您的科目有外幣核算，那么，您應(yīng)在這里錄入外幣那么，您應(yīng)在這里錄入

19、外幣余額、外幣未達(dá)項(xiàng)。錄入的余額、外幣未達(dá)項(xiàng)。錄入的銀行對賬單、單位日記賬的銀行對賬單、單位日記賬的期初未達(dá)項(xiàng)的發(fā)生日期不能期初未達(dá)項(xiàng)的發(fā)生日期不能大于等于此銀行科目的啟用大于等于此銀行科目的啟用日期。日期。 銀行對賬期初銀行對賬期初 功能功能是用于第一次使用銀行對賬是用于第一次使用銀行對賬模塊前錄入日記賬及對賬單模塊前錄入日記賬及對賬單未達(dá)項(xiàng)，在開始使用銀行對未達(dá)項(xiàng)，在開始使用銀行對賬之后一般不再使用。賬之后一般不再使用。 第42頁/共48頁本功能用于平時錄入、查詢和引入銀行對賬單。在此功能中顯示的銀行對賬單為啟用日期之后的對賬單。出納作業(yè)與銀行對帳第43頁/共48頁出納作業(yè)查看對帳結(jié)果若在若在【銀行對賬期初銀行對賬期初】中定義中定義 銀行對賬單余額方向銀行對賬單余額方向 為借方，則對賬條件為方為借方，則對賬條件為方向相同、金額相同的日記賬與對賬單進(jìn)行勾對；若在向相同、金額相同的日記賬與對賬單進(jìn)行勾對；若在【銀行對賬期初銀行對賬期初】中定中定義義 銀行對賬單余額方向銀行對賬單余額方向 為貸方，則對賬條件為方向相反、金額相同的日記賬為貸方，則對賬條件為方向相反、金額相同的日記賬與對賬單進(jìn)行勾對。與對賬單進(jìn)行勾對。銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。自動對賬是計(jì)算機(jī)根據(jù)對銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方