數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用

1、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用 摘要本文分析了數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足,討論了利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案進行管理的實現(xiàn)和應(yīng)用,提出了有建設(shè)性的對策和建議,提出了自己的思考。 關(guān)鍵詞數(shù)據(jù)庫 檔案管理 應(yīng)用 信息化是當今世界發(fā)展的大趨勢,是推動經(jīng)濟社會發(fā)展和變革的重要力量。隨著我國各單位業(yè)務(wù)的急速發(fā)展,單純的手工記錄方式已無法及時有效地對檔案材料進行收集、整理、立卷、歸檔和管理。而計算機技術(shù)在近十年來的迅猛發(fā)展,使得各單位利用計算機對檔案進行輔助管理成為可能。檔案信息化是在檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行開發(fā)、管理和提供利用等服務(wù),主要包括檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息管理和利用

2、提供的一體化、檔案信息的高度共享等。 全國檔案信息化建設(shè)實施綱要規(guī)定了我國近期檔案工作發(fā)展目標,國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略(2006年2020年)的審議通過,為檔案信息化提供了有力保障。計算機的介入打破了傳統(tǒng)的管理模式,使得原本松散、龐雜的檔案管理邁入了集中統(tǒng)一、信息自動化的新領(lǐng)域。雖然,利用計算機輔助管理檔案能大量減輕管理工作的強度、提高管理工作的效率,并能減少管理工作的失誤,但是由于計算機技術(shù),尤其是數(shù)據(jù)庫的發(fā)展是一個逐步開發(fā)、完善的過程,同時使用該技術(shù)的工作人員也有逐步學(xué)習(xí)、應(yīng)用的階段,因此計算機輔助管理各單位檔案中也存在著不少需要解決的問題。 一、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中應(yīng)用的現(xiàn)狀與不足 隨著各單位

3、業(yè)務(wù)的不斷擴大,傳統(tǒng)的手工管理檔案的方法,已經(jīng)不能適應(yīng)成倍膨脹的檔案數(shù)量,也無法滿足社會對檔案的巨大利用需求,利用檔案管理軟件進行計算機管理是提高各單位檔案服務(wù)水平的必由之路。將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進入網(wǎng)絡(luò),即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài),檔案信息與載體分離,在這個意義上說網(wǎng)絡(luò)傳遞的僅是檔案信息,用戶得到的僅是復(fù)制品,而非檔案原件。使用數(shù)據(jù)庫計算機輔助管理檔案不同于以往對紙質(zhì)文檔進行收集、整理、立卷、歸檔、管理等工作,管理人員除了需要具備檔案管理業(yè)務(wù)素質(zhì)外,還需要對計算機及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用具備一定的認識。有相當多的檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)老化,缺乏計算機技術(shù)知識,不能準確、規(guī)范地錄入基本信息

4、,導(dǎo)致基本信息錯誤、缺失甚至張冠李戴。與此同時,由于一些檔案管理軟件在建立時僅考慮當時的數(shù)據(jù)量和用戶需求,數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)中只有比較有限的幾個數(shù)據(jù)字段,數(shù)據(jù)庫容量較小,不能導(dǎo)出通用格式的數(shù)據(jù)。當數(shù)據(jù)量成倍增加,數(shù)據(jù)庫運行的速度就相應(yīng)減慢,使工作效率被迫降低。 二、數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用建議 要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全水平是個艱難的過程,涉及方面很多,需要管理部門投入人量的人力物力。有些方面,例如,設(shè)備的可靠性,火災(zāi)預(yù)防等方面,主要涉及投入力度的問題:防止人為的有意識破壞方面,如泄密監(jiān)取密碼口令、計算機病毒、黑客等,主要依靠管理制度和計算機安全專項技術(shù)。但在數(shù)據(jù)庫的一致性、完整性問題上,檔案管理

5、部門自身起著決定性作用。主要應(yīng)關(guān)注以下幾點: 1.采用科學(xué)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)方式 早期使用結(jié)構(gòu)化方法開發(fā)的檔案管理軟件,其穩(wěn)定性、可修改性和可重用性都比較差,用戶需求的變化往往造成系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的較大變化,并且需要花費很大代價才能實現(xiàn)這種變化。新的檔案管理軟件可采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計方法,商定一種或多種數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換方式,以便數(shù)據(jù)能夠在不同軟件之間實現(xiàn)信息共享?？紤]到信息網(wǎng)絡(luò)化的需要,檔案管理軟件可具備通過網(wǎng)頁進行數(shù)據(jù)查詢、交換的功能。同時還應(yīng)考慮數(shù)據(jù)量增加的速度和數(shù)據(jù)庫技術(shù)發(fā)展的趨勢,以便今后對數(shù)據(jù)庫進行升級或更新?lián)Q代。對于管理條例的各種文件可采用數(shù)碼照相或者文本方式進行保存整理,通過公文類程序或網(wǎng)頁進行交換

6、及查詢。 2.確保檔案的保密性和安全性 單位檔案的保密性和安全性是十分令人關(guān)注的問題。檔案一旦進入計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),網(wǎng)絡(luò)的安全將直接關(guān)系到檔案的保密性。對于計算機網(wǎng)絡(luò)與電子文件所存在的技術(shù)上的弱點只能靠技術(shù)上的發(fā)展去解決。作為計算機網(wǎng)絡(luò)的使用者,電子文件的形成者和保管者都有責(zé)任關(guān)注信息技術(shù)的最新發(fā)展,也有責(zé)任采用諸如防火墻、密碼技術(shù)、網(wǎng)關(guān)、虛擬保險箱、電子印章、電子水印等最先進信息技術(shù)解決上述問題。同時通過建立符合科研檔案技術(shù)發(fā)展規(guī)律的各種工作規(guī)范來保障電子文件的安全。只要工作規(guī)范,技術(shù)到位,這一科研檔案工作的主要障礙是完全可以解決與克服的。 加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控,及時備份數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)中存在的安全性問題是

7、對檔案管理系統(tǒng)安全性最大的威脅。目前有多種網(wǎng)絡(luò)安全策略,各種安全策略必須相互配合才能真正起到保護作用,其中網(wǎng)絡(luò)的訪問控制可以說是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略,它的主要任務(wù)是保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問,它也是維護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、保護網(wǎng)絡(luò)資源的重要手段。另外,要注意建立計算機檢索查詢和提供檔案信息的主要服務(wù)方式,為使用者提供網(wǎng)狀信息組織結(jié)構(gòu),使用戶可以根據(jù)自己的意志沿著信息之間的關(guān)系鏈進行瀏覽,而不是按照規(guī)定途徑進行檢索和查詢檔案信息。 3.關(guān)注計算機病毒的新變化 當檔案信息系統(tǒng)擴展到局域網(wǎng)甚至互聯(lián)網(wǎng)時,計算機病毒成為不可回避的危害,而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò)時代的新特征,例如,病毒傳播主要通過網(wǎng)

8、絡(luò)途徑擴散,病毒與計算機入侵關(guān)系密切,Windows操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)功能是常見的攻擊點,等等,檔案工作者應(yīng)當時刻注意新的技術(shù)變化,制定針對性策略,并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。 4.加強法制建設(shè) 保障檔案信息安全單純依靠檔案管理部門自身的努力是不夠的,還需要有相關(guān)法律、規(guī)章制度的約束。因此,檔案信息安全與其它社會問題一樣,是一個復(fù)雜的綜合性較強的問題,各個環(huán)節(jié)必須緊密銜接才能發(fā)揮作用。立法在保障檔案信息安全性中的作用是不言而喻的,缺乏法律支持的信息安全保障是紙上談兵。我國已將信息安全列入國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略,遼寧省早在1998年就通過了遼寧省計算機信息系統(tǒng)安全管理條例),這些都將在檔案信息安全保障中發(fā)揮重要作用,但隨著新問題的出現(xiàn)還需要更完善的、更專業(yè)的法律、法規(guī)出臺。 參考文獻: 1張姝,韓振英.計算機在學(xué)籍檔