個人管理-時間管理

1、自我管理時間管理銷售中心2011年6月nWe Pretend to work, You Pretend to Pay.nWe need a lazy morning, a lazy afternoon, and a fun night every dayn下午一點鐘，消消神n兩點鐘，打個盹唄n三點鐘，喝杯咖啡，聽聽音樂 Hit FM, Lazy Afternoon每一件我們所做的事情，都必然的耗費了一定的時間。n時間是無法管理的。我們所能做到的是，管理好自己與時間的關(guān)系。 時間管理專家雷 約瑟夫從時間習慣來說，可以把人分成三種：n一是，提早型：什么事物都提前二是，精確型：他希望一分不差，不遲，

2、也不晚。三是，拖延型：什么都遲到。時間管理的重要性n目標管理之前，我們應(yīng)當先學會時間管理，因為目標管理之前，我們應(yīng)當先學會時間管理，因為“講究效能的人并不講究效能的人并不是從任務(wù)著手，而是把安排自己的時間作為切入點。是從任務(wù)著手，而是把安排自己的時間作為切入點。”n時間管理本質(zhì)是目標管理,因為沒有達到目標,節(jié)省再多的時間也沒有用。n時間管理是舍得的藝術(shù)。n時間管理是節(jié)省無謂的浪費 。n時間管理是授權(quán)的藝術(shù) 。n時間管理是活在當下的藝術(shù),人惟有活在當下,才能最大的發(fā)揮力量,甚至一個眼睛盯著目標,也不算活在當下,事情很多,但仍需要一個個做,沒辦法一次做兩件 事,專注=活在當下,才能讓事情慢慢解決。

3、n時間管理是情緒管理,當心情卡住了,沒動力、抗拒,是行動力最大的敵人,所以懂得與自己對話,讓自己熱愛自己的工作,才能有效執(zhí)行。GTD時間管理 （GETTING THINGS DONE）如果同時具有下面幾種情形，GTD時間管理或許適合你:n做事注重條理。n有想法。有目標，或是想要有自己的原則。n追求的目標：高效無壓工作，充分享受生活。GTD時間管理理念n人生最大的不安的來源是什么？人生最大的不安的來源是什么？ 不是事情太多，而是有很多事情你該不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。做卻沒有做，你跟人說了你要做卻沒有做。GTD就是要確保你所有該做的事情都做到。就是要確

4、保你所有該做的事情都做到。n壓力來自于任務(wù)嗎？壓力來自于任務(wù)嗎？ 壓力不是來自任務(wù)本身，而是任務(wù)在壓力不是來自任務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。觸。我們要做的是什么？n我們要做的，就是逐一清點大腦里的這些事務(wù)，逐一清點大腦里的這些事務(wù)，將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的“水桶水桶”中。這個中。這個“水桶水桶”可以是可以是文件系統(tǒng)中，比如實實在在的工具籃、紙質(zhì)記事簿、電子記事簿和郵箱等。 GTD的理念在于只有將你心中所想的所有的事情理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一

5、步的計劃，你才能夠心都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD 水桶時間管理法水桶時間管理法 三個核心步驟：n裝水：清空你大腦的內(nèi)存裝水：清空你大腦的內(nèi)存n通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實中已經(jīng)完成多少成反比一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實中已經(jīng)完成多少成反比。n把所有要做的事情分門別類，另外存放在一個邏輯性強而又可靠邏輯性強而又可靠的系統(tǒng)中去。n大腦是用來思考的，不是用來記事的大腦是用來思考的，不是用來記事的。n我們的大腦每天耗費太多時間提醒我們該做又沒做的事情，應(yīng)該把大腦從這種

6、思維中解放出來。 n分水：衡量取舍的利器：重要與緊急的原則：分水：衡量取舍的利器：重要與緊急的原則：n時間管理是舍得的藝術(shù),因為都知道要按照重要性順序排列,但實際上要分辨重要性的順序是挺難的,因為人性本貪,什么事情都想做好,所以難以取舍.n當一旦難以取舍,什么都是重點,代表什么都不是重點.專注于80/20法則,舍去80%的待辦事項,舍去80%沒有利潤的客戶,專注在20%有利潤的客戶,都可以讓時間大大節(jié)省,積效大大提升.n喝水：把任何任務(wù)和項目具體成行動：喝水：把任何任務(wù)和項目具體成行動：n不管是什么任務(wù)項目，我們要問的問題是下一個動作是什么？ 只有這樣才能把計劃具體化，才能讓我們隨時把握該做什

7、么。這樣一來，在一個給定時間具體采取一個給定行動（action）的時候，我們才能做出最好的選擇，而且對自己的行動選擇有信心。規(guī)劃永遠不嫌多規(guī)劃永遠不嫌多偶然的、為滿足某個特殊目的而進行的規(guī)劃是很有偶然的、為滿足某個特殊目的而進行的規(guī)劃是很有價值的，但也有一定的局限性。在被迫的情況下進行的規(guī)劃，很可能并不價值的，但也有一定的局限性。在被迫的情況下進行的規(guī)劃，很可能并不能發(fā)揮出真正價值。能發(fā)揮出真正價值。 “要是我能夠要是我能夠的話的話”“要是我能夠像邁克那樣就好了，他似乎總是有時間要是我能夠像邁克那樣就好了，他似乎總是有時間來來 處理所有的工作，而且還能夠保持放松，保持開心。處理所有的工作，而且

8、還能夠保持放松，保持開心?！薄耙俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧艘俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧恕薄耙俏夷軌蚩刂埔俏夷軌蚩刂啤?” 規(guī)劃專業(yè)的攝影師首先會用掉幾卷膠片去進行拍攝。專業(yè)的攝影師首先會用掉幾卷膠片去進行拍攝。膠片沖洗出來后他會進行仔細研究，由于拍了很多張膠片沖洗出來后他會進行仔細研究，由于拍了很多張，他最終總能找出一些能夠讓自己滿意的照片。接著，他最終總能找出一些能夠讓自己滿意的照片。接著他就會走進暗房，考慮如何改進那些效果不錯的照片他就會走進暗房，考慮如何改進那些效果不錯的照片。他會用很多方法進行試驗，比如剪輯、暴光等，并。他會用很多方法進行試驗，比如剪輯、

9、暴光等，并最終挑選出幾十張令自己特別滿意的照片。接著他會最終挑選出幾十張令自己特別滿意的照片。接著他會對這些照片進行進一步檢查，并從中挑選出一張能夠?qū)@些照片進行進一步檢查，并從中挑選出一張能夠讓自己獲獎的攝影作品。讓自己獲獎的攝影作品。 認真規(guī)劃時間的人會反復(fù)斟酌自己的計劃，逐漸形成認真規(guī)劃時間的人會反復(fù)斟酌自己的計劃，逐漸形成 一個比較集中的目標一個比較集中的目標 對計劃中的重要部分進行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富；對計劃中的重要部分進行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富； 按時檢查計劃的執(zhí)行情況按時檢查計劃的執(zhí)行情況 這一過程中，他們會主動找出其中的問題、錯誤的假這一過程中，他們會主動找出其中的問題、錯誤

10、的假設(shè)及遇到的困難等，并必要時隨時修整，越做越好。設(shè)及遇到的困難等，并必要時隨時修整，越做越好。 范例向?qū)I(yè)人士學習核心步驟（一）核心步驟（一）裝水：清空你大腦的內(nèi)存裝水：清空你大腦的內(nèi)存nGTD分類概念：分類概念：n待辦事項待辦事項(backlog) 對于每個需要你關(guān)注的事項，事無巨細列入待辦事項。n下一步行動下一步行動(Next actions) 例如，如果事項為“寫項目報告”，下一步行動可能會是“給Fred發(fā)郵件開個簡短會議”，或者“給Jim打電話問報告的要求”，或者類似的事情。雖然要完成這個事項，可能會有很多的步驟和行動，但是其中一定會有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應(yīng)該被記錄在“

11、下一步行動”列表上。n完成環(huán)境（完成環(huán)境（location）較好的做法是把這些事項根據(jù)能夠被完成的“環(huán)境”整理分類，例如“在辦公室”,“用電話”,“在商場”. n項目、開放式回路項目、開放式回路(Projects) - 每個需要多于一個實際的行動才能達到的生活或者工作中的“開放式回路”就是一個“項目”.n委派（委派（delegate/assign）指派了一個事項給其他人或者在項目進行。n等待等待(Waiting for) - 當你已經(jīng)指派了一個事項給其他人或者在項目進行下去之前需要等待外部的事件，就應(yīng)當在你的系統(tǒng)當中跟蹤以及定期檢查是否已經(jīng)可以采取行動或者需要發(fā)出一個提醒（reminder）。

12、 n時間待定待辦事項（時間待定待辦事項（Someday，maybe）例如：“學習中文”，或者“進行一個潛水假期”. 這些事情你需要在某個點去做，但是不是馬上。n日程表日程表(schedule) -對于跟蹤你的預(yù)約（appointment）和委托（assignment），一個日歷也是重要的；另外，特別推薦日歷應(yīng)該被用在 “硬工程”上：必須在某個特定的期限之前完成的事情，或者在約定的時間和地點完成的會議和約會.n歸檔系統(tǒng)（歸檔系統(tǒng)（filing）GTD的最后一個關(guān)鍵組織模塊是歸檔系統(tǒng).“Getting Things Done”書里說如果要用一個歸檔系統(tǒng)，那它必須得是簡單易用和有趣。即使是一張紙，如

13、果你需要用來記錄參考信息，如果不屬于你已經(jīng)有的一個目錄，也要有自己的文件組織方式。建議是你可以維護一個按照字母順序組織的歸檔系統(tǒng)，這樣可以比較容易快速的存儲和提取你所想要的信息。裝水裝水n 裝水裝水大水桶大水桶n把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在稱之為“大水桶（含工作生活遠景大水桶（含工作生活遠景等）等）”的地方。n每星期大水桶都應(yīng)該被排查一次。GTD時間管理大水桶大水桶事項性質(zhì)：Money業(yè)務(wù)緊急；Development管理工作；Life生活，Vision遠景；Z其他事項分類：Routine習慣性事項；Project開放性回路；One-time-thing一次性完成；Undetermi

14、ned時間待定；Hard硬工程；Appointment預(yù)約；Trust委托下一步行動：下一步行動描述或者 委托；等待；提醒；編號性質(zhì)分類進入時間待辦事項重要緊急完成環(huán)境下一步行動 & 反饋1PI初審聯(lián)審制度2新員工培訓3馬賽克產(chǎn)品銷售會議4督促市場部制作新的一頁紙精華5督促業(yè)務(wù)員完成定量周報，配套使用一頁紙精華6繼續(xù)完善推出銷售中心考核辦法7制定交付時間倒推預(yù)警表（OI信息表）8翻譯質(zhì)檢部質(zhì)控標準9督促制作加工費率表10拋光磚整體策略改變后，督促完成相應(yīng)的換板整改核心步驟（二）分水決策：衡量取舍的利器：核心步驟（二）分水決策：衡量取舍的利器：重要與緊急的原則：重要與緊急的原則：分水n

15、分水分水小水桶小水桶n從大水桶（生活水桶；工作水桶等等）里面舀水到：n小水桶（今日代辦事項）；n周水桶（本周待辦事項）；n月水桶（本月待辦事項）；n年水桶（本年待辦事項）。n等等。CASE STUDY：決策的困難性 馬丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少需要一馬丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少需要一個月時間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過一個星期。與此同時，馬丁想個月時間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過一個星期。與此同時，馬丁想出了一套更加先進的流程，可以使處理工作的時間縮短一半，可問題是，實施出了一套更加先進的流程，可以使處理工作的時間縮短一半

16、，可問題是，實施這套流程需要花費兩個月的時間。他的部門很可能會在這兩個月的時間里遇到這套流程需要花費兩個月的時間。他的部門很可能會在這兩個月的時間里遇到大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時間，而且馬丁的上司每天都可以看到工作的進大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時間，而且馬丁的上司每天都可以看到工作的進展情況，然而如果馬丁現(xiàn)在就著手實施新流程的話，他就不可能同時抽出時間展情況，然而如果馬丁現(xiàn)在就著手實施新流程的話，他就不可能同時抽出時間像以前那樣每天完成同樣的工作量。像以前那樣每天完成同樣的工作量。 短期目標優(yōu)點：保證每天都完成一定優(yōu)點：保證每天都完成一定 的工作量的工作量缺點：犧牲長期收益缺點：犧牲長期收益

17、優(yōu)點：從長期著眼實施新的優(yōu)點：從長期著眼實施新的 工作流程，一勞永逸工作流程，一勞永逸缺點：失去眼前的業(yè)績?nèi)秉c：失去眼前的業(yè)績長期收益（生活愿景）（生活愿景）年水桶；月水年水桶；月水桶；周水桶桶；周水桶（生活）（生活） 年水桶；年水桶；月水桶；月水桶； 周水桶周水桶（工作）（工作） 年水桶；月水年水桶；月水桶；桶； 周水桶周水桶小水桶小水桶大水桶大水桶分水分水委派他人委派他人等待等待核心步驟（三）喝水：把任何任務(wù)和項核心步驟（三）喝水：把任何任務(wù)和項目具體成行動：目具體成行動：n下一步行動（下一步行動（Next Move）n如果你把你的時間都花在組織工作、而不是做它們，那么這樣的系統(tǒng)是不好的。

18、n如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡單、容易、有趣的話，那你就比較不會拖延、或者被太多的“開放性回路”所壓倒。n回顧（回顧（review） n如果你不至少每天或者只要你有時間就回顧檢查，那么你的行動和提醒的列表將會變的毫無用處。n以你當時擁有的精力，資源和時間，決定什么是對你來說最重要的事情，然后做。n如果你傾向于拖延，你可能會老是做最容易的事情，避免那些難的。為了解決這個問題，你可以一個接一個地做列表上的事情，按照它們的順序，就象你處理你的收件箱一樣。n至少以星期為周期，GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動”,“項目”和“等待”的事項，確保所有的新任務(wù)或者即將到來的事件都進入你的系統(tǒng)，而

19、且所有的事情都更新到符合最新的情況。核心步驟三：“喝水”處理當天待辦事項n處理你的當天水桶要遵循一個嚴格的工作流程：n從最上面開始。 n一次處理一項。 n不把任何東西放回水桶。 n委托別人完成，或者 n把它延期。n n否則 n把它放到第二天水桶；n或者存回大水桶， n把它扔掉，或者 n使它成熟以便下一步的處理 n如果任何一項新加入的工作： （兩分鐘原則）任何事情如果花的時（兩分鐘原則）任何事情如果花的時間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個分水嶺，這樣的時間和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。）和正式地推遲一個動作所花的時間差不多。） GTD時間管理小水桶（待辦事項）小水桶 日期 編號待辦事項重要緊急下一步行動