個(gè)人管理-時(shí)間管理

1、自我管理時(shí)間管理銷(xiāo)售中心2011年6月nWe Pretend to work, You Pretend to Pay.nWe need a lazy morning, a lazy afternoon, and a fun night every dayn下午一點(diǎn)鐘，消消神n兩點(diǎn)鐘，打個(gè)盹唄n三點(diǎn)鐘，喝杯咖啡，聽(tīng)聽(tīng)音樂(lè) Hit FM, Lazy Afternoon每一件我們所做的事情，都必然的耗費(fèi)了一定的時(shí)間。n時(shí)間是無(wú)法管理的。我們所能做到的是，管理好自己與時(shí)間的關(guān)系。 時(shí)間管理專(zhuān)家雷 約瑟夫從時(shí)間習(xí)慣來(lái)說(shuō)，可以把人分成三種：n一是，提早型：什么事物都提前二是，精確型：他希望一分不差，不遲，

2、也不晚。三是，拖延型：什么都遲到。時(shí)間管理的重要性n目標(biāo)管理之前，我們應(yīng)當(dāng)先學(xué)會(huì)時(shí)間管理，因?yàn)槟繕?biāo)管理之前，我們應(yīng)當(dāng)先學(xué)會(huì)時(shí)間管理，因?yàn)椤爸v究效能的人并不講究效能的人并不是從任務(wù)著手，而是把安排自己的時(shí)間作為切入點(diǎn)。是從任務(wù)著手，而是把安排自己的時(shí)間作為切入點(diǎn)。”n時(shí)間管理本質(zhì)是目標(biāo)管理,因?yàn)闆](méi)有達(dá)到目標(biāo),節(jié)省再多的時(shí)間也沒(méi)有用。n時(shí)間管理是舍得的藝術(shù)。n時(shí)間管理是節(jié)省無(wú)謂的浪費(fèi) 。n時(shí)間管理是授權(quán)的藝術(shù) 。n時(shí)間管理是活在當(dāng)下的藝術(shù),人惟有活在當(dāng)下,才能最大的發(fā)揮力量,甚至一個(gè)眼睛盯著目標(biāo),也不算活在當(dāng)下,事情很多,但仍需要一個(gè)個(gè)做,沒(méi)辦法一次做兩件 事,專(zhuān)注=活在當(dāng)下,才能讓事情慢慢解決。

3、n時(shí)間管理是情緒管理,當(dāng)心情卡住了,沒(méi)動(dòng)力、抗拒,是行動(dòng)力最大的敵人,所以懂得與自己對(duì)話,讓自己熱愛(ài)自己的工作,才能有效執(zhí)行。GTD時(shí)間管理 （GETTING THINGS DONE）如果同時(shí)具有下面幾種情形，GTD時(shí)間管理或許適合你:n做事注重條理。n有想法。有目標(biāo)，或是想要有自己的原則。n追求的目標(biāo)：高效無(wú)壓工作，充分享受生活。GTD時(shí)間管理理念n人生最大的不安的來(lái)源是什么？人生最大的不安的來(lái)源是什么？ 不是事情太多，而是有很多事情你該不是事情太多，而是有很多事情你該做卻沒(méi)有做，你跟人說(shuō)了你要做卻沒(méi)有做。做卻沒(méi)有做，你跟人說(shuō)了你要做卻沒(méi)有做。GTD就是要確保你所有該做的事情都做到。就是要確

4、保你所有該做的事情都做到。n壓力來(lái)自于任務(wù)嗎？壓力來(lái)自于任務(wù)嗎？ 壓力不是來(lái)自任務(wù)本身，而是任務(wù)在壓力不是來(lái)自任務(wù)本身，而是任務(wù)在大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵大腦里的混沌塞積，造成心理的焦慮和抵觸。觸。我們要做的是什么？n我們要做的，就是逐一清點(diǎn)大腦里的這些事務(wù)，逐一清點(diǎn)大腦里的這些事務(wù)，將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的將所有未盡事宜通通捕獲并收集在大腦之外的“水桶水桶”中。這個(gè)中。這個(gè)“水桶水桶”可以是可以是文件系統(tǒng)中，比如實(shí)實(shí)在在的工具籃、紙質(zhì)記事簿、電子記事簿和郵箱等。 GTD的理念在于只有將你心中所想的所有的事情理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一

5、步的計(jì)劃，你才能夠心都寫(xiě)下來(lái)并且安排好下一步的計(jì)劃，你才能夠心無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。無(wú)掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。GTD 水桶時(shí)間管理法水桶時(shí)間管理法 三個(gè)核心步驟：n裝水：清空你大腦的內(nèi)存裝水：清空你大腦的內(nèi)存n通常一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)完成多少成反比一件事情在你腦袋里所占的空間大小和你現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)完成多少成反比。n把所有要做的事情分門(mén)別類(lèi)，另外存放在一個(gè)邏輯性強(qiáng)而又可靠邏輯性強(qiáng)而又可靠的系統(tǒng)中去。n大腦是用來(lái)思考的，不是用來(lái)記事的大腦是用來(lái)思考的，不是用來(lái)記事的。n我們的大腦每天耗費(fèi)太多時(shí)間提醒我們?cè)撟鲇譀](méi)做的事情，應(yīng)該把大腦從這種

6、思維中解放出來(lái)。 n分水：衡量取舍的利器：重要與緊急的原則：分水：衡量取舍的利器：重要與緊急的原則：n時(shí)間管理是舍得的藝術(shù),因?yàn)槎贾酪凑罩匾皂樞蚺帕?但實(shí)際上要分辨重要性的順序是挺難的,因?yàn)槿诵员矩?什么事情都想做好,所以難以取舍.n當(dāng)一旦難以取舍,什么都是重點(diǎn),代表什么都不是重點(diǎn).專(zhuān)注于80/20法則,舍去80%的待辦事項(xiàng),舍去80%沒(méi)有利潤(rùn)的客戶,專(zhuān)注在20%有利潤(rùn)的客戶,都可以讓時(shí)間大大節(jié)省,積效大大提升.n喝水：把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成行動(dòng)：喝水：把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成行動(dòng)：n不管是什么任務(wù)項(xiàng)目，我們要問(wèn)的問(wèn)題是下一個(gè)動(dòng)作是什么？ 只有這樣才能把計(jì)劃具體化，才能讓我們隨時(shí)把握該做什

7、么。這樣一來(lái)，在一個(gè)給定時(shí)間具體采取一個(gè)給定行動(dòng)（action）的時(shí)候，我們才能做出最好的選擇，而且對(duì)自己的行動(dòng)選擇有信心。規(guī)劃永遠(yuǎn)不嫌多規(guī)劃永遠(yuǎn)不嫌多偶然的、為滿足某個(gè)特殊目的而進(jìn)行的規(guī)劃是很有偶然的、為滿足某個(gè)特殊目的而進(jìn)行的規(guī)劃是很有價(jià)值的，但也有一定的局限性。在被迫的情況下進(jìn)行的規(guī)劃，很可能并不價(jià)值的，但也有一定的局限性。在被迫的情況下進(jìn)行的規(guī)劃，很可能并不能發(fā)揮出真正價(jià)值。能發(fā)揮出真正價(jià)值。 “要是我能夠要是我能夠的話的話”“要是我能夠像邁克那樣就好了，他似乎總是有時(shí)間要是我能夠像邁克那樣就好了，他似乎總是有時(shí)間來(lái)來(lái) 處理所有的工作，而且還能夠保持放松，保持開(kāi)心。處理所有的工作，而且

8、還能夠保持放松，保持開(kāi)心?！薄耙俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧艘俏夷軌蛉プ瞿切┳约赫嬲胱龅氖虑榫秃昧恕薄耙俏夷軌蚩刂埔俏夷軌蚩刂啤?” 規(guī)劃專(zhuān)業(yè)的攝影師首先會(huì)用掉幾卷膠片去進(jìn)行拍攝。專(zhuān)業(yè)的攝影師首先會(huì)用掉幾卷膠片去進(jìn)行拍攝。膠片沖洗出來(lái)后他會(huì)進(jìn)行仔細(xì)研究，由于拍了很多張膠片沖洗出來(lái)后他會(huì)進(jìn)行仔細(xì)研究，由于拍了很多張，他最終總能找出一些能夠讓自己滿意的照片。接著，他最終總能找出一些能夠讓自己滿意的照片。接著他就會(huì)走進(jìn)暗房，考慮如何改進(jìn)那些效果不錯(cuò)的照片他就會(huì)走進(jìn)暗房，考慮如何改進(jìn)那些效果不錯(cuò)的照片。他會(huì)用很多方法進(jìn)行試驗(yàn)，比如剪輯、暴光等，并。他會(huì)用很多方法進(jìn)行試驗(yàn)，比如剪輯、

9、暴光等，并最終挑選出幾十張令自己特別滿意的照片。接著他會(huì)最終挑選出幾十張令自己特別滿意的照片。接著他會(huì)對(duì)這些照片進(jìn)行進(jìn)一步檢查，并從中挑選出一張能夠?qū)@些照片進(jìn)行進(jìn)一步檢查，并從中挑選出一張能夠讓自己獲獎(jiǎng)的攝影作品。讓自己獲獎(jiǎng)的攝影作品。 認(rèn)真規(guī)劃時(shí)間的人會(huì)反復(fù)斟酌自己的計(jì)劃，逐漸形成認(rèn)真規(guī)劃時(shí)間的人會(huì)反復(fù)斟酌自己的計(jì)劃，逐漸形成 一個(gè)比較集中的目標(biāo)一個(gè)比較集中的目標(biāo) 對(duì)計(jì)劃中的重要部分進(jìn)行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富；對(duì)計(jì)劃中的重要部分進(jìn)行不斷修改，使內(nèi)涵更豐富； 按時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況按時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況 這一過(guò)程中，他們會(huì)主動(dòng)找出其中的問(wèn)題、錯(cuò)誤的假這一過(guò)程中，他們會(huì)主動(dòng)找出其中的問(wèn)題、錯(cuò)誤

10、的假設(shè)及遇到的困難等，并必要時(shí)隨時(shí)修整，越做越好。設(shè)及遇到的困難等，并必要時(shí)隨時(shí)修整，越做越好。 范例向?qū)I(yè)人士學(xué)習(xí)核心步驟（一）核心步驟（一）裝水：清空你大腦的內(nèi)存裝水：清空你大腦的內(nèi)存nGTD分類(lèi)概念：分類(lèi)概念：n待辦事項(xiàng)待辦事項(xiàng)(backlog) 對(duì)于每個(gè)需要你關(guān)注的事項(xiàng)，事無(wú)巨細(xì)列入待辦事項(xiàng)。n下一步行動(dòng)下一步行動(dòng)(Next actions) 例如，如果事項(xiàng)為“寫(xiě)項(xiàng)目報(bào)告”，下一步行動(dòng)可能會(huì)是“給Fred發(fā)郵件開(kāi)個(gè)簡(jiǎn)短會(huì)議”，或者“給Jim打電話問(wèn)報(bào)告的要求”，或者類(lèi)似的事情。雖然要完成這個(gè)事項(xiàng)，可能會(huì)有很多的步驟和行動(dòng)，但是其中一定會(huì)有你需要首先去做的事情，這樣的事情就應(yīng)該被記錄在“

11、下一步行動(dòng)”列表上。n完成環(huán)境（完成環(huán)境（location）較好的做法是把這些事項(xiàng)根據(jù)能夠被完成的“環(huán)境”整理分類(lèi)，例如“在辦公室”,“用電話”,“在商場(chǎng)”. n項(xiàng)目、開(kāi)放式回路項(xiàng)目、開(kāi)放式回路(Projects) - 每個(gè)需要多于一個(gè)實(shí)際的行動(dòng)才能達(dá)到的生活或者工作中的“開(kāi)放式回路”就是一個(gè)“項(xiàng)目”.n委派（委派（delegate/assign）指派了一個(gè)事項(xiàng)給其他人或者在項(xiàng)目進(jìn)行。n等待等待(Waiting for) - 當(dāng)你已經(jīng)指派了一個(gè)事項(xiàng)給其他人或者在項(xiàng)目進(jìn)行下去之前需要等待外部的事件，就應(yīng)當(dāng)在你的系統(tǒng)當(dāng)中跟蹤以及定期檢查是否已經(jīng)可以采取行動(dòng)或者需要發(fā)出一個(gè)提醒（reminder）。

12、 n時(shí)間待定待辦事項(xiàng)（時(shí)間待定待辦事項(xiàng)（Someday，maybe）例如：“學(xué)習(xí)中文”，或者“進(jìn)行一個(gè)潛水假期”. 這些事情你需要在某個(gè)點(diǎn)去做，但是不是馬上。n日程表日程表(schedule) -對(duì)于跟蹤你的預(yù)約（appointment）和委托（assignment），一個(gè)日歷也是重要的；另外，特別推薦日歷應(yīng)該被用在 “硬工程”上：必須在某個(gè)特定的期限之前完成的事情，或者在約定的時(shí)間和地點(diǎn)完成的會(huì)議和約會(huì).n歸檔系統(tǒng)（歸檔系統(tǒng)（filing）GTD的最后一個(gè)關(guān)鍵組織模塊是歸檔系統(tǒng).“Getting Things Done”書(shū)里說(shuō)如果要用一個(gè)歸檔系統(tǒng)，那它必須得是簡(jiǎn)單易用和有趣。即使是一張紙，如

13、果你需要用來(lái)記錄參考信息，如果不屬于你已經(jīng)有的一個(gè)目錄，也要有自己的文件組織方式。建議是你可以維護(hù)一個(gè)按照字母順序組織的歸檔系統(tǒng)，這樣可以比較容易快速的存儲(chǔ)和提取你所想要的信息。裝水裝水n 裝水裝水大水桶大水桶n把任何你需要跟蹤或者記住或者做的事情記在稱之為“大水桶（含工作生活遠(yuǎn)景大水桶（含工作生活遠(yuǎn)景等）等）”的地方。n每星期大水桶都應(yīng)該被排查一次。GTD時(shí)間管理大水桶大水桶事項(xiàng)性質(zhì)：Money業(yè)務(wù)緊急；Development管理工作；Life生活，Vision遠(yuǎn)景；Z其他事項(xiàng)分類(lèi)：Routine習(xí)慣性事項(xiàng)；Project開(kāi)放性回路；One-time-thing一次性完成；Undetermi

14、ned時(shí)間待定；Hard硬工程；Appointment預(yù)約；Trust委托下一步行動(dòng)：下一步行動(dòng)描述或者 委托；等待；提醒；編號(hào)性質(zhì)分類(lèi)進(jìn)入時(shí)間待辦事項(xiàng)重要緊急完成環(huán)境下一步行動(dòng) & 反饋1PI初審聯(lián)審制度2新員工培訓(xùn)3馬賽克產(chǎn)品銷(xiāo)售會(huì)議4督促市場(chǎng)部制作新的一頁(yè)紙精華5督促業(yè)務(wù)員完成定量周報(bào)，配套使用一頁(yè)紙精華6繼續(xù)完善推出銷(xiāo)售中心考核辦法7制定交付時(shí)間倒推預(yù)警表（OI信息表）8翻譯質(zhì)檢部質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)9督促制作加工費(fèi)率表10拋光磚整體策略改變后，督促完成相應(yīng)的換板整改核心步驟（二）分水決策：衡量取舍的利器：核心步驟（二）分水決策：衡量取舍的利器：重要與緊急的原則：重要與緊急的原則：分水n

15、分水分水小水桶小水桶n從大水桶（生活水桶；工作水桶等等）里面舀水到：n小水桶（今日代辦事項(xiàng)）；n周水桶（本周待辦事項(xiàng)）；n月水桶（本月待辦事項(xiàng)）；n年水桶（本年待辦事項(xiàng)）。n等等。CASE STUDY：決策的困難性 馬丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少需要一馬丁先生手頭上積壓了很多工作。要想把這些工作處理完，他至少需要一個(gè)月時(shí)間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過(guò)一個(gè)星期。與此同時(shí)，馬丁想個(gè)月時(shí)間，可管理層卻要求工作積壓量不得超過(guò)一個(gè)星期。與此同時(shí)，馬丁想出了一套更加先進(jìn)的流程，可以使處理工作的時(shí)間縮短一半，可問(wèn)題是，實(shí)施出了一套更加先進(jìn)的流程，可以使處理工作的時(shí)間縮短一半

16、，可問(wèn)題是，實(shí)施這套流程需要花費(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間。他的部門(mén)很可能會(huì)在這兩個(gè)月的時(shí)間里遇到這套流程需要花費(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間。他的部門(mén)很可能會(huì)在這兩個(gè)月的時(shí)間里遇到大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時(shí)間，而且馬丁的上司每天都可以看到工作的進(jìn)大麻煩。新流程不僅可以節(jié)約時(shí)間，而且馬丁的上司每天都可以看到工作的進(jìn)展情況，然而如果馬丁現(xiàn)在就著手實(shí)施新流程的話，他就不可能同時(shí)抽出時(shí)間展情況，然而如果馬丁現(xiàn)在就著手實(shí)施新流程的話，他就不可能同時(shí)抽出時(shí)間像以前那樣每天完成同樣的工作量。像以前那樣每天完成同樣的工作量。 短期目標(biāo)優(yōu)點(diǎn)：保證每天都完成一定優(yōu)點(diǎn)：保證每天都完成一定 的工作量的工作量缺點(diǎn)：犧牲長(zhǎng)期收益缺點(diǎn)：犧牲長(zhǎng)期收益

17、優(yōu)點(diǎn)：從長(zhǎng)期著眼實(shí)施新的優(yōu)點(diǎn)：從長(zhǎng)期著眼實(shí)施新的 工作流程，一勞永逸工作流程，一勞永逸缺點(diǎn)：失去眼前的業(yè)績(jī)?nèi)秉c(diǎn)：失去眼前的業(yè)績(jī)長(zhǎng)期收益（生活愿景）（生活愿景）年水桶；月水年水桶；月水桶；周水桶桶；周水桶（生活）（生活） 年水桶；年水桶；月水桶；月水桶； 周水桶周水桶（工作）（工作） 年水桶；月水年水桶；月水桶；桶； 周水桶周水桶小水桶小水桶大水桶大水桶分水分水委派他人委派他人等待等待核心步驟（三）喝水：把任何任務(wù)和項(xiàng)核心步驟（三）喝水：把任何任務(wù)和項(xiàng)目具體成行動(dòng)：目具體成行動(dòng)：n下一步行動(dòng)（下一步行動(dòng)（Next Move）n如果你把你的時(shí)間都花在組織工作、而不是做它們，那么這樣的系統(tǒng)是不好的。

18、n如果你可以把必須做的事情，讓它變得簡(jiǎn)單、容易、有趣的話，那你就比較不會(huì)拖延、或者被太多的“開(kāi)放性回路”所壓倒。n回顧（回顧（review） n如果你不至少每天或者只要你有時(shí)間就回顧檢查，那么你的行動(dòng)和提醒的列表將會(huì)變的毫無(wú)用處。n以你當(dāng)時(shí)擁有的精力，資源和時(shí)間，決定什么是對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事情，然后做。n如果你傾向于拖延，你可能會(huì)老是做最容易的事情，避免那些難的。為了解決這個(gè)問(wèn)題，你可以一個(gè)接一個(gè)地做列表上的事情，按照它們的順序，就象你處理你的收件箱一樣。n至少以星期為周期，GTD要求你回顧所有你比較主要的“行動(dòng)”,“項(xiàng)目”和“等待”的事項(xiàng)，確保所有的新任務(wù)或者即將到來(lái)的事件都進(jìn)入你的系統(tǒng)，而

19、且所有的事情都更新到符合最新的情況。核心步驟三：“喝水”處理當(dāng)天待辦事項(xiàng)n處理你的當(dāng)天水桶要遵循一個(gè)嚴(yán)格的工作流程：n從最上面開(kāi)始。 n一次處理一項(xiàng)。 n不把任何東西放回水桶。 n委托別人完成，或者 n把它延期。n n否則 n把它放到第二天水桶；n或者存回大水桶， n把它扔掉，或者 n使它成熟以便下一步的處理 n如果任何一項(xiàng)新加入的工作： （兩分鐘原則）任何事情如果花的時(shí)（兩分鐘原則）任何事情如果花的時(shí)間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個(gè)分水嶺，這樣的時(shí)間間少于兩分鐘，那么馬上就去做。兩分鐘是一個(gè)分水嶺，這樣的時(shí)間和正式地推遲一個(gè)動(dòng)作所花的時(shí)間差不多。）和正式地推遲一個(gè)動(dòng)作所花的時(shí)間差不多。） GTD時(shí)間管理小水桶（待辦事項(xiàng)）小水桶 日期 編號(hào)待辦事項(xiàng)重要緊急下一步行動(dòng)