書面溝通的基本模式

1、書面溝通的基本形式 備忘錄 電子郵件 信函 建議書 報(bào)告 摘要商務(wù)談判備忘錄催款函求職信 XX經(jīng)理： 您好！ 我寫此信應(yīng)聘貴公司招聘的經(jīng)理助理職位。我很高興地在招聘網(wǎng)站得知你們的招聘廣告，并一直期望能有機(jī)會(huì)加盟貴公司。 兩年前我畢業(yè)于首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國(guó)際貿(mào)易專業(yè)，在校期間學(xué)到了許多專業(yè)知識(shí)，如國(guó)際貿(mào)易，國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)，國(guó)際商務(wù)談判，國(guó)際貿(mào)易法，外經(jīng)貿(mào)英語(yǔ)等課程。畢業(yè)后，就職于一家外貿(mào)公司，從事市場(chǎng)助理工作，主要是協(xié)助經(jīng)理制定工作計(jì)劃、一些外聯(lián)工作、以及文件、檔案的管理工作。本人具備一定的管理和策劃能力，熟悉各種辦公軟件的操作，英語(yǔ)熟練，略懂日語(yǔ)。我深信可以勝任貴公司經(jīng)理助理之職。 個(gè)人簡(jiǎn)歷及相關(guān)

2、材料一并附上，希望您能感到我是該職位的有力競(jìng)爭(zhēng)者，并希望能盡快收到面試通知，我的聯(lián)系電話：139* 感謝您閱讀此信并考慮我的應(yīng)聘要求！ 此致敬禮！ 您真誠(chéng)的朋友： XXXX年X月X月 辭職信公司人事部：我因?yàn)橐ッ绹?guó)留學(xué)，故需辭去現(xiàn)在的工作，請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。公司的企業(yè)文化感化了我，我對(duì)公司是深有感情的。我留學(xué)歸來(lái)之后，仍愿意回公司就職。 感謝公司領(lǐng)導(dǎo)和同事在工作中對(duì)我的關(guān)心和支持，并祝公司興隆。市場(chǎng)部 張三豐 X年X月X日回復(fù)投訴函邀請(qǐng)函報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)報(bào)告的基本結(jié)構(gòu)：標(biāo)題概要目錄主體部分(正文)結(jié)論和建議 報(bào)告的特點(diǎn)如下： 報(bào)告是較正式的溝通方式。 報(bào)告能夠傳遞復(fù)雜的信息。 報(bào)告對(duì)文件作永久的

3、記錄。 報(bào)告有助于商務(wù)決策的選擇。 報(bào)告中可以使用圖表等視覺輔助方法，使信息更清楚、更生動(dòng)、更有趣。但是，報(bào)告需要事前的周密計(jì)劃和準(zhǔn)備，需花費(fèi)時(shí)間和精力。 有效書面溝通的標(biāo)準(zhǔn) 清晰(Clear) 完整(Complete) 準(zhǔn)確(Correct) 簡(jiǎn)潔(Concise) 樹立良好信譽(yù) 建立友善關(guān)系 商業(yè)信函中的使用Written Communication書面溝通Presentation of Business Documents商業(yè)通訊文件的樣式商業(yè)通訊文件的范圍 Business Letters 商業(yè)書信 Memorandum 備忘錄 Fax Messages 傳真 E-mail 電子郵件商

4、業(yè)書信組成部分1. Letterhead 信頭2. Reference 參考3. Date 日期4. Inside name & address 收件人姓名及地址5. Salutation 稱謂6. Heading 標(biāo)題商業(yè)書信組成部分7. Body of letter 信文8. Complimentary close 結(jié)尾問候9. Name of sender 寄件人姓名10. Senders designation 寄件人頭銜11. Enclosures 附件12. Copy 副本Letterhead 信頭 信紙質(zhì)量象征著公司的質(zhì)量 信頭通常包含：1. 商標(biāo)2. 公司名稱3. 地址

5、4. 聯(lián)絡(luò)號(hào)碼5. 辦公室登記處和號(hào)碼Reference 參考 過(guò)去以”O(jiān)ur ref” 或 “Your ref”表示 以姓名的首字排列：寫信人/打字者/檔案編號(hào)或部門代號(hào) 范例： GBD/ST GBD/st/Per1 GBD/ST/134Date 日期 英式寫法為日-月-年范例：12 July 2005 美式寫法為月-日-年范例：July 12, 2005 中式寫法為年-月-日范例：X年七月十二日Inside Name & Address收件人姓名和地址 將以下數(shù)據(jù)分行并按順序?qū)懗觯菏占巳胺Q謂頭銜公司名稱地址 范例：Mr James LeightonGeneral Manage

6、rLeighton Engineering Co Ltd12 Bracken HillManchesterM60 8ASUnited KingdomSalutation 稱謂 已知收件人姓名時(shí)：Dear Mr Leighton Dear Douglas 收件地址為一個(gè)機(jī)構(gòu)時(shí)：Dear Sirs 不知收件人的姓名時(shí)：Dear Sir or MadamHeading 標(biāo)題 說(shuō)明信件的主旨 通常全為大寫字母 范例：Dear Mrs JacksonINTERNATIONAL CONFERENCE 24 OCTOBER 2005Body of Letter 信文 段落之間須空一行 (double spa

7、ce) 行與行之間則不空行 (single space)Complimentary Close結(jié)尾問候 在信的結(jié)尾予以問候以結(jié)束信件內(nèi)容 兩種表達(dá)方式：結(jié)尾問候稱 謂Yours faithfullyDear SirDear SirsDear MadamDear Sir or MadamYours sincerelyDear Mr LeightonDear Mrs JacksonDear MelanieSenders Name & Designation 寄件人姓名及頭銜 在結(jié)尾問候下方空4-5行作為簽名之用 以全部大寫打出寄件人姓名 頭銜置于寄件人姓名下一行范例：Yours since

8、relySOPHIE BOLAN (Mrs)ChairmanSenders Name & Designation 寄件人姓名及頭銜 若簽名者是以寄件人之名義發(fā)信時(shí)：Yours faithfullyShirley Johnsonfor GEORGE FREEMANGeneral Manager*或以per pro 或 pp (per procurationem, i.e. “on behalf of”)表示委任、授權(quán)行為Enclosures 附件表達(dá)隨信附上文件的方式有三種： 在信件左下角貼上”enclosure”的標(biāo)簽 在信件內(nèi)容提到附件的那一行文字左邊標(biāo)注三個(gè)點(diǎn) 在信的腳注(即寄件人

9、頭銜下方間隔一行處)打上”Enc”或”Encs”Copy 副本 如果信件副本須交付第三者時(shí)，加注”cc”或”Copy”以及其它收件人的姓名、頭銜 如果同一信件收信人超過(guò)三人以上，則以姓氏的字母順序排列 范例：ccSusan Jones, AccountantDavid Roberts, Company SecretaryNorman Taylor, General Manager 若為“bcc” (blind copy circulated 密件副本)表示寫信人不希望收信者知道第三者Continuation Pages 續(xù)頁(yè) 續(xù)頁(yè)須在信紙上方打上頁(yè)碼、日期、收件人姓名 前頁(yè)無(wú)須注記內(nèi)容尚未結(jié)束的字眼 續(xù)頁(yè)的信文必須包含至少3-4行文字 盡量保持一個(gè)段落在一個(gè)頁(yè)面中Memorandum 備忘錄 提供信息 詢問訊息 行動(dòng)或決定通知 詢問行動(dòng)或決定備忘錄與商業(yè)書信之不同 不需要稱謂 主文必須以條列方式分為數(shù)個(gè)段落 不需要結(jié)尾問候 在簽名處不需要打上寄件人姓名及頭銜傳真與商業(yè)書信之不同 須注明傳真出去的總頁(yè)數(shù) 稱謂可加可不加 不需要結(jié)尾問候 在簽名處不需要打上寄件人姓名及頭銜電子郵件的缺點(diǎn) 時(shí)間系統(tǒng)錯(cuò)誤 標(biāo)題不明確 禮儀被忽略 不講究格式 副本發(fā)送浮濫 語(yǔ)法、拼字、標(biāo)點(diǎn)使用草率網(wǎng)