第08講有效的會議

1、第八講 有效的會議會議是商務(wù)活動的一個(gè)會議是商務(wù)活動的一個(gè)重要部分，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要部分，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具。重要工具。 為什么開會為什么開會全球每天要舉行數(shù)百萬次會議全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花約花1/41/4的時(shí)間在開會上；的時(shí)間在開會上；中上級的經(jīng)理約中上級的經(jīng)理約1 1周周2 2天；天；資深行政人員則多達(dá)資深行政人員則多達(dá)1 1周周4 4天。天。研究顯示，除了一對一的會研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所議，三人以上的會議平均所占的時(shí)間最多。占的時(shí)間最多。 你會開會嗎？你會開會嗎

2、？只有你重視了開會，只有你重視了開會，你才能開一個(gè)高效的會議你才能開一個(gè)高效的會議 你開會會遲到嗎？你開會會遲到嗎？1 1、 邀請與會者邀請與會者選擇出席者選擇出席者哪些人必須來開會？哪些人必須來開會？會議主持者的技巧會議主持者的技巧提供信息者提供信息者 提供意見者提供意見者提供特殊的專長的人提供特殊的專長的人能夠授權(quán)的人能夠授權(quán)的人通知與會者通知與會者通常需要就會議的時(shí)間和通常需要就會議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會者書面的通知地點(diǎn)給與會者書面的通知 在上一個(gè)會議上宣布；在上一個(gè)會議上宣布；電子郵件；電子郵件；電話；電話；書面通知；書面通知；等等等等 準(zhǔn)備議程準(zhǔn)備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)

3、目會議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然 編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：議程開頭為會議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；議程開頭為會議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。 委員會議議程委員會議議程7月月6日上午日上午11點(diǎn)點(diǎn) 格林飯店格林飯店1、（、（11：00）任命一位會議主席）任命一位會議主席2、（、（11：10）為缺席致謙）為缺席致謙3、（、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（、（11：

4、30）上次會議提出的事項(xiàng)）上次會議提出的事項(xiàng)5、（、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜）討論聯(lián)絡(luò)事宜 （12：00）會間休息）會間休息6、（、（12：15）其他事宜）其他事宜7、（、（12：45）下次會議細(xì)節(jié)）下次會議細(xì)節(jié) 確定地點(diǎn)確定地點(diǎn) 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會者感覺到這這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會者感覺到這個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊

5、外氣氛是合適的。同樣的相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。會議。 你的辦公室你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能會有電話干擾，或者有人打擾。缺點(diǎn)：可能會有電話干擾，或者有人打擾。 下級的辦公室下級的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適單位會議室單位會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公

6、室而引起的公司等級問題。優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題。 缺點(diǎn)：外人可能同與會者接觸而打擾會議。缺點(diǎn)：外人可能同與會者接觸而打擾會議。 外面的會議室外面的會議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。這類會議室很有用。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。 會議中心會議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。支持和安全保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)會。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)

7、會。 安排座位安排座位一對一會議一對一會議 在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在定會議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。式程度。 一對一的會議有三種座位安排：一對一的會議有三種座位安排： 支持性的支持性的如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。 合作性的合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安

8、排提坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。示觀點(diǎn)的相似性。 面對面的面對面的坐在桌子的對面，使自己與另一個(gè)人保持距坐在桌子的對面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。 多人會議多人會議多人會議有四種就坐方式，多人會議有四種就坐方式，如下圖：如下圖： 掌握會議節(jié)奏掌握會議節(jié)奏 準(zhǔn)時(shí)開會準(zhǔn)時(shí)開會 履行議程履行議程 有效的利用時(shí)有效的利用時(shí)間間 規(guī)定休息時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間 控制會議控制會議 讀出消極信號讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中少興趣，

9、注意力不集中 。一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對會議進(jìn)行一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對會議進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。地瞪著眼。 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。身體語言表明一種對抗態(tài)度。 辨別積極的信號辨別積極的信號這個(gè)與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言這個(gè)與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。者，是一種感興趣的表示。 這個(gè)與會者是一種密切注意的姿勢，意味這個(gè)與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。著她對發(fā)言者所講

10、的內(nèi)容感興趣。 評估氣氛評估氣氛 維持秩序維持秩序 達(dá)成決議達(dá)成決議 維持秩序維持秩序若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。 借借 口口會議中還會遇到一些特殊問題會議中還會遇到一些特殊問題 當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會者當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會者會找借口，如會找借口，如“我忘了我忘了”、“這不是這不是我的責(zé)任我的責(zé)任”。作為主席你可以在

11、這位與會者的同事作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作。或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。 設(shè)設(shè) 伏伏 有的與會者會試圖暗中破有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過揭露她的策略來鼓勵她。通過揭露她的策略來鼓勵她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。還可以將發(fā)難者逐出會議。 對對 抗抗有的與會者對會議中有的與會者對會議中所提出的觀

12、點(diǎn)會采取一種不所提出的觀點(diǎn)會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主席，你并挑起爭論。作為主席，你可以以會議目的和達(dá)成一致可以以會議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對者。也可的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵與會者以以緊扣事實(shí)，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咂届o的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況下引在不損害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。入幽默，以緩和局面。 嚴(yán)重混亂嚴(yán)重混亂與會者開始罵人，不與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。你可將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集以休會，而且不確定重新集