辦公用品管理辦法

1、行政管理部標(biāo)準(zhǔn)文件版次第二版文件標(biāo)題辦公用品管理辦法（修訂版）文件編號(hào)簽發(fā)部門行政管理部簽發(fā)人簽發(fā)日期目的為規(guī)范各分公司及各部門辦公用品的管理，在滿足分部工作需要、保障各分公司及各部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)穩(wěn)健發(fā)展的同時(shí)，為杜絕辦公用品的浪費(fèi)現(xiàn)象，降低辦公費(fèi)用支出，特制定本管理辦法。范圍適用范圍：中亮電器總部、下屬各分公司、物流及售后（簡(jiǎn)稱公司各部門）發(fā)布范圍：中亮電器總部、下屬各分公司、物流及售后（簡(jiǎn)稱公司各部門）職責(zé)一、 行政管理部負(fù)責(zé)辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費(fèi)用定額，實(shí)施定額管理。二、 行政管理部負(fù)責(zé)購(gòu)置辦公用品的采購(gòu)。三、行政事務(wù)專員負(fù)責(zé)辦公用品綜合采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)、辦公用品采購(gòu)、保

2、管、發(fā)放和費(fèi)用核算等管理工作及部分特殊辦公用品的制作、發(fā)放、建帳、保管。作業(yè)內(nèi)容一、 管理原則(一 )統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)量化管理的原則。公司各部門辦公用品品種具有相同性特點(diǎn)，再加上辦公用品易購(gòu)、易耗特性，為其進(jìn)行量化管理提供了可能。(二 )集中購(gòu)買和分月領(lǐng)用的原則。由于辦公用品價(jià)值低、品種多、使用部門分布范圍廣、計(jì)劃性不強(qiáng)等特點(diǎn)，為了降低采購(gòu)運(yùn)作成本， 獲得價(jià)格優(yōu)勢(shì)可采用 集中采購(gòu)、 分月領(lǐng)用 的原則， 即行政管理部事務(wù)專員集中批量采購(gòu)，各使用部門按照規(guī)定按月領(lǐng)用。(三 )部分耐用辦公用品原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘舊需更換的實(shí)行以舊換新原則。(四 )事務(wù)專員每月中旬以騰訊通方式公布各部門辦公用品領(lǐng)用明細(xì)

3、及金額，提醒各部門勿超預(yù)算。 年底根據(jù)分公司及各部門領(lǐng)用情況，與部門預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，節(jié)省則給予部門獎(jiǎng)勵(lì)200 元，反之則罰款200元。二、 領(lǐng)用要求(一 )辦公用品申購(gòu)實(shí)行費(fèi)用預(yù)算制度，各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前編制辦公用品申領(lǐng)單（附表一）提報(bào)下月辦公用品，部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)行政管理部。(二 )行政事務(wù)專員在核對(duì)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表單與辦公用品臺(tái)賬庫存后，編制辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表(附表二 )，經(jīng)行政經(jīng)理、財(cái)務(wù)預(yù)算主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在預(yù)算額度內(nèi)統(tǒng)一購(gòu)買、管理辦公用品，辦公用品購(gòu)置實(shí)行定點(diǎn)采購(gòu)管理。(三 )各部門指定專人申領(lǐng)辦公用品（各門店申報(bào)到分公司指定專員處匯總）

4、，辦公用品領(lǐng)用必須由部門主管/ 經(jīng)理簽字后方可領(lǐng)用。(四 )領(lǐng)用物品遵循以舊換新原則。若因無法繼續(xù)使用需要報(bào)廢，無法以舊換新的，必須由部門主管/ 經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用 。(五 )各部門指定人根據(jù)公司規(guī)定的辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行申領(lǐng)（詳見附表九）。(六 )辦公用品領(lǐng)用時(shí)間為每月1-3 號(hào)，逢節(jié)假日順延，其他時(shí)間不辦理辦公用品類領(lǐng)用業(yè)務(wù)。三、 辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用(一 )個(gè)人辦公用品的發(fā)放1、 新入職的員工， 由本部門負(fù)責(zé)人以及人力資源部簽字后按照標(biāo)準(zhǔn)一次領(lǐng)用。具體標(biāo)準(zhǔn)為： 文件夾三個(gè)、圓珠筆一支、中性筆一支，筆記本一本，以后按照規(guī)定按需領(lǐng)用。2、 個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單，經(jīng)部門

5、總監(jiān)審核并簽字后，交行政管理部審批同意，由事務(wù)專員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放。（附件： 附表三個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單 ）3、 事務(wù)專員根據(jù)個(gè)人領(lǐng)取情況做出詳實(shí)登記，負(fù)責(zé)建立個(gè)人用品領(lǐng)取檔案，根據(jù)申請(qǐng)單對(duì)應(yīng)詳實(shí)填寫 個(gè)人物品領(lǐng)取登記表 。（附表四個(gè)人物品領(lǐng)取登記表）(二 )部門辦公用品的發(fā)放1、剪刀、固體膠、橡皮擦、回形針、直尺、訂書機(jī)、涂改液、美工刀按區(qū)域分配，每分公司辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套） 。2、計(jì)算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。3、 事務(wù)專員根據(jù)各部門已編制簽批的 部門辦公用品申領(lǐng)單 建立檔案，制部門辦公用品領(lǐng)取登記表 ，據(jù)表單如實(shí)發(fā)放所列物品， 部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后需簽字確認(rèn)。 （附件：附表

6、五部門辦公用品領(lǐng)取登記表 ）(三 )會(huì)議期間辦公用品管理規(guī)定1、公司會(huì)議期間會(huì)務(wù)組按需填寫會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單，由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人審核簽字后交行政經(jīng)理審批同意后方可進(jìn)行領(lǐng)用。 （附表六會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單）2、事務(wù)專員認(rèn)真核實(shí)申領(lǐng)單后方可發(fā)放物品，同時(shí)要做好會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表，注明會(huì)議主題、時(shí)間、各會(huì)務(wù)組名稱、負(fù)責(zé)人、所領(lǐng)物品品名等等。以備核查。 （附表七會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表 ）四、 辦公用品購(gòu)置(一 )行政管理部事務(wù)專員根據(jù)審批簽字后的辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃表實(shí)施購(gòu)買，并于月底完成。(二 )事務(wù)專員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格，保證最優(yōu)性價(jià)比和質(zhì)量。(三 )臨時(shí)急需的辦公用品，由部門辦公用品負(fù)

7、責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)行政部經(jīng)理確認(rèn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。五、 管理要求(一 )行政管理部設(shè)事務(wù)管理專人負(fù)責(zé)辦公用品統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)、入庫、分發(fā)、結(jié)算工作，采購(gòu)和入庫應(yīng)分別由兩個(gè)人負(fù)責(zé)。辦公用品入庫需根據(jù)入庫單嚴(yán)格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)是否相符，按手續(xù)驗(yàn)收入庫，登記上帳。凡質(zhì)量不合格的辦公用品不得接收，數(shù)量與送貨單不符的按照實(shí)際數(shù)量入庫。(二 )各類用品的入庫驗(yàn)收，行政事務(wù)專員應(yīng)仔細(xì)嚴(yán)格地核對(duì)質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行檢查，(三 )辦公用品的庫房管理要做到帳目齊、數(shù)量清、擺放整齊，帳實(shí)相符，并且要日清月結(jié)。(四 )各部門指定專人每月對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并對(duì)辦公費(fèi)用使用情況進(jìn)行綜合考評(píng)。(五 )分公司要設(shè)專

8、人負(fù)責(zé)本區(qū)域各門店的辦公用品統(tǒng)計(jì)、領(lǐng)取、發(fā)放工作， 并按規(guī)定建立各門店辦公用品領(lǐng)用登記制度，對(duì)領(lǐng)回的辦公用品尤其是耐用辦公用品建立檔案卡， 領(lǐng)取辦公用品者要簽字。 耐用辦公用品若非正常損壞或人為丟失，當(dāng)事人要按價(jià)賠償。(六 )各分公司以及物流、售后采用當(dāng)月領(lǐng)用，當(dāng)月消耗的模式。目前現(xiàn)有的庫存，各部門按需領(lǐng)用，直到領(lǐng)用完為止，不再保留庫存，各部門指定保管員做好后續(xù)工作。(七 )調(diào)離人員在離職前，要辦理物品交接手續(xù)(附表八 辦公用品交接登記表)，行政管理部要負(fù)責(zé)收回離職人員的辦公用品并簽字確認(rèn)，人力資源管理中心在得到行政管理部的簽字確認(rèn)后方可辦理調(diào)離人員的離職手續(xù)。(八 )行政管理部及各部門指定人

9、員須定期或不定期盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。(九 )事務(wù)專員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。(十 )事務(wù)專員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況， 確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量， 以減少資金占用和保證正常使用。六、 管理實(shí)施辦法分類管理：根據(jù)本公司辦公用品實(shí)際使用情況，及辦公用品的使用和收回方式不同，分為六大類，對(duì)不同類別采取差異管理。(一 )小辦公用品包括：筆、膠帶、復(fù)寫紙、印泥/ 油、文件夾、訂書針、三聯(lián)收據(jù)、訂書機(jī)、回形針、軟面抄、皮筋、牙膏、風(fēng)油精、紙杯、計(jì)算器、垃圾袋、 POP 筆、補(bǔ)充液、報(bào)銷單、氣球、毛巾、拖把、掃帚、紙簍、衛(wèi)生紙、洗潔精等。(

10、二 )辦公用紙，A4 紙、 A3 紙、電腦打印紙、 （傳真紙）熱敏紙等。(三 )辦公耗材：色帶、墨盒、添加粉等。(四 )印刷品：廣告紙海報(bào)、以舊換新押金單/ 簽收單、銷售單、公出單、驚爆價(jià)等。(五 )工服：總部及分公司職能部門工裝、營(yíng)業(yè)員（促銷員）工裝、駐店人員（保安、庫工）工裝、配送車隊(duì)及售后安裝隊(duì)工裝、保潔人員工裝等。關(guān)于工服的管理參照公司關(guān)于工服管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；(六 )辦公家具：辦公桌、辦公椅、五節(jié)柜、更衣柜、憑證柜、排椅、上下床等，由行政管理部固定資產(chǎn)專員進(jìn)行建帳管理，并對(duì)各類家具進(jìn)行編號(hào)造冊(cè)，由其領(lǐng)用人保管使用。七、 辦公用品的使用與保管(一 )使用辦公用品應(yīng)以室為家，牢固樹立節(jié)

11、約光榮、浪費(fèi)可恥的思想，在日常工作中，處處精打細(xì)算，提倡節(jié)省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢，努力降低辦公成本。(二 )辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢置。(三 )精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，及時(shí)關(guān)閉電源。定期維護(hù)保養(yǎng)，最大限度的延長(zhǎng)辦公設(shè)備、用品使用壽命。(四 )辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復(fù)使用；紙張可雙面利用，修改校對(duì)稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。(五 )印制文件材料要有科學(xué)性和計(jì)劃性，并

12、力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余富，避免不必要的浪費(fèi)。(六 )電話、計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、美工刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤等耐用辦公用品，已按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放的，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。(七 )對(duì)于高檔耐用辦公用品，部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復(fù)購(gòu)置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購(gòu)人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、保修、維修、配件事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠償責(zé)任。流程圖時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)關(guān)鍵流程動(dòng)作標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任人監(jiān)督/ 審核根據(jù)門店上報(bào)情況填寫辦公各部門指定 分公司經(jīng)理/

13、部申請(qǐng)時(shí)上報(bào)辦公用品采購(gòu)計(jì)劃用品申報(bào)計(jì)劃，并經(jīng)本部門領(lǐng)專人門負(fù)責(zé)人導(dǎo)簽字同意，上報(bào)行政管理部受理時(shí)匯總各分公司上報(bào)情況審核時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理審批發(fā)放時(shí)準(zhǔn)確配發(fā)發(fā)放時(shí)內(nèi)容審核入庫、入帳建立臺(tái)帳統(tǒng)計(jì)并保管保管領(lǐng)用單結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)記帳財(cái)務(wù)入帳成長(zhǎng)贊助根據(jù)各分公司上報(bào)情況匯總事務(wù)專員行政副經(jīng)理后制定采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)庫存，合理制定辦公用品行政副經(jīng)理財(cái)務(wù)預(yù)算審核/采購(gòu)統(tǒng)一購(gòu)買總經(jīng)理簽字根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃配發(fā)至各分公司（按申報(bào)計(jì)劃定期發(fā)放各部事務(wù)專員直接上級(jí)門）文字工整，表述準(zhǔn)確、詳細(xì)，領(lǐng)用人直接上級(jí)以部門為單位遞交物資入庫，登記入帳（差異協(xié)事務(wù)專員直接上級(jí)調(diào)調(diào)整）統(tǒng)計(jì)并保管領(lǐng)用單，以備查詢事務(wù)專員直接上級(jí)（外發(fā)或修正出庫單

14、）結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)記入各分公司、各部事務(wù)專員直接上級(jí)門辦公費(fèi)科目一、 事務(wù)專員每月10號(hào)前未及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)預(yù)算部，成長(zhǎng)贊助10元。二、 事務(wù)專員每月15號(hào)前未及時(shí)向各部門通報(bào)的，成長(zhǎng)贊助10元。三、 各部門指定人未按要求申領(lǐng)辦公用品，成長(zhǎng)贊助20 元。四、 年終對(duì)各部門進(jìn)行考核，超標(biāo)部門按照超標(biāo)比例的10% ，作為成長(zhǎng)贊助。附件附表一 辦公用品申領(lǐng)單附表二 辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單附表三：個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單附表四：個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表附表五：部門辦公用品領(lǐng)取登記表附表六：會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單附表七：會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表附表八：辦公用品交接登記表附表九：辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)附表一辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門：年月日編

15、號(hào)名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo)行政經(jīng)理簽字簽字注：部門人員填寫部門領(lǐng)導(dǎo)審核行政管理部簽批事務(wù)專員建檔后如實(shí)發(fā)放附表二：辦公用品申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃單日期：年月日申請(qǐng)部門預(yù)計(jì)購(gòu)置時(shí)間編號(hào) 品名規(guī)格單預(yù)算實(shí)際備注數(shù)量額度金額位事務(wù)專員簽字行政經(jīng)理簽字財(cái)務(wù)管理部預(yù)算總經(jīng)理簽批員簽字注：事務(wù)專員編制購(gòu)買清單行政經(jīng)理簽字財(cái)務(wù)預(yù)算員簽字總經(jīng)理簽批采購(gòu)。附表三：個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單日期：年月日所在部門申請(qǐng)人編號(hào) 申請(qǐng)物品規(guī)格單是否備注數(shù)量領(lǐng)取位部門領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)取時(shí)間簽字注：部門人員填寫部門領(lǐng)導(dǎo)審核事務(wù)專員建檔后如實(shí)發(fā)放。附表四：個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱單數(shù)單總金規(guī)格量?jī)r(jià)額備注位注：此表由辦

16、公用品事管專員負(fù)責(zé)登記、建檔。附表五：部門辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱單數(shù)單備注 / 使用人規(guī)格量總價(jià)位價(jià)注：此表由辦公用品事務(wù)專員負(fù)責(zé)登記、建檔。附表六：會(huì)務(wù)組用品申領(lǐng)單會(huì)議主題：會(huì)議時(shí)間：申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：編號(hào)物品名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)到備注部門領(lǐng)導(dǎo)行政總監(jiān)簽字簽字注：會(huì)務(wù)組人員按需申請(qǐng)會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)人審核行政管理部經(jīng)理簽批事務(wù)專員發(fā)放。附表七：會(huì)議期間物品領(lǐng)取登記表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間領(lǐng)取人 / 日期物品名稱單數(shù)單總規(guī)格量?jī)r(jià)備注位價(jià)附表八：辦公用品交接登記表年月日日單數(shù)所 在所 在備注物品名稱位移交人接收人部門期量部門注：此表由事務(wù)專員登記，如若辦公用品回收，則事務(wù)專員為

17、接收人，并負(fù)責(zé)登記入庫附表九：辦公用品配發(fā)標(biāo)準(zhǔn)類別品名單位領(lǐng)有標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)量最低使用壽命備注文件夾（雙夾）個(gè)所有人員3永久入職發(fā)放、按需發(fā)放中性筆（黑）支所有人員1一月入職發(fā)放、按需發(fā)放筆記本本所有人員1一月入職發(fā)放、按需發(fā)放水性筆 /水性筆芯支所有人員1兩個(gè)月入職發(fā)放、按需發(fā)放圓珠筆 /圓珠筆芯支所有人員1兩個(gè)月入職發(fā)放、按需發(fā)放工作牌個(gè)所有人員1永久入職發(fā)放個(gè)人辦長(zhǎng)尾夾個(gè)所有人員3永久按需求發(fā)放筆筒個(gè)所有人員1永久按需求發(fā)放公用品電話機(jī)個(gè)所有人員13 年以上允許以舊換新按需求發(fā)放鉛筆支所有人員1三個(gè)月按需求發(fā)放名片盒所有人員1三個(gè)月按需求發(fā)放紅水筆支所有人員1一個(gè)月按需求發(fā)放水筆芯（ 0.38

18、 ）支所有人員1一個(gè)月按需求發(fā)放鐵票夾個(gè)所有人員3永久按需求發(fā)放直尺根所有人員1永久按需求發(fā)放剪刀把部門13 年以上允許以舊換新按需求發(fā)放紙簍個(gè)部門13 年以上允許以舊換新按需求發(fā)放紙杯包部門1兩個(gè)月按需求發(fā)放衛(wèi)生紙捆部門1一個(gè)月行政管理部放置垃圾袋卷部門1一個(gè)月按需求發(fā)放回形針、大頭針盒部門1一個(gè)月根據(jù)實(shí)際需求訂書機(jī)個(gè)部門13 年以上允許以舊換新按需求發(fā)放訂書針盒部門1一個(gè)月根據(jù)實(shí)際需求固體膠支部門2一個(gè)月根據(jù)實(shí)際需求部門公雙面膠卷部門1一個(gè)月根據(jù)實(shí)際需求用辦公光敏油瓶部門1一個(gè)月根據(jù)實(shí)際需求用品插線板塊部門1永久根據(jù)實(shí)際需求計(jì)算器個(gè)部門1永久以舊換新A4 紙包部門實(shí)際消耗一個(gè)月按實(shí)際需求發(fā)放墨盒個(gè)部門實(shí)際消耗實(shí)際消耗按實(shí)際需求發(fā)放碳粉次部門實(shí)際消耗實(shí)際消耗按實(shí)際需求發(fā)放色帶條部門實(shí)際消耗實(shí)際消耗按實(shí)際需求發(fā)放復(fù)寫紙盒部門16 個(gè)月按實(shí)際需求發(fā)放會(huì)計(jì)憑證類本部門實(shí)際消耗實(shí)際消耗按實(shí)際需求發(fā)放日記帳