行政專員工作流程

1、行政專員工作流程前臺接待（一）日常接待工作規(guī)范迎接客人（1）認(rèn)識的客人來訪：熱情、親切的招呼客人；（2）陌生客人的接待：熱情招待客人并問清其姓名及公司或單位名稱。 接待客人接待客人要注意以下幾點(diǎn)。（1）若客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及 何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我 方負(fù)責(zé)人到對方單位去。（2）客人到來時，我方負(fù)責(zé)人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等 待理由與等待時間，若客人愿意等待，應(yīng)該向客人提供飲料、雜志。 （不能讓 客人在公司內(nèi)部隨意走動，特別是辦公區(qū)域，告知客人在接待區(qū)等待。（3）及時給客人奉茶水。（二）不速之客的

2、接待 有客人未預(yù)約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在。而要告訴對方：“讓我看看他是否在?！蓖瑫r婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果 對方?jīng)]有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與 同事見面。如果客人要找的人是公司的領(lǐng)導(dǎo)，就更應(yīng)該謹(jǐn)慎處理。（ 三）電話接聽流程（1）電話接聽 目的：當(dāng)我們接聽電話時應(yīng)該熱情，因?yàn)槲覀兇碇镜男蜗蟆?左手持聽筒、右手拿筆。 電話鈴聲響過三聲之內(nèi)接起電話。 說話必須清晰，正對著話筒，發(fā)音準(zhǔn)確。通電話時，不能大吼也不能喃喃 細(xì)語，而應(yīng)該用你正常的聲音并盡量用熱情和友好的語氣。 你還應(yīng)該調(diào) 整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用

3、禮貌用語如“謝謝您” ，“請問 有什么可以幫忙的嗎？”“不用謝?！?接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。 電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止記錄錯誤或者偏 差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。 向他們道謝和祝福。 讓客戶先收線。 當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng) 盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能 馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。（2）電話轉(zhuǎn)接接到外線電話時 使用以下語句：“您好,*?！?問清來電者要找的人，然后幫助其轉(zhuǎn)接分機(jī)號，若找的是公司領(lǐng)導(dǎo)，則應(yīng) 詢問其領(lǐng)導(dǎo)是否接聽，再幫助轉(zhuǎn)接。 如果來電

4、者要找的人不在辦公室，則詢問是否有什么事情需要轉(zhuǎn)告并做記 錄，切記不要在未授權(quán)的情況下說出指定受話人的行蹤或?qū)⑹茉捜说氖謾C(jī)號 碼或家庭電話號碼告訴來電者。 如果來電者不希望和具體某個人或者不確定和誰通話時，通過與他的對話 了解來電者的目的。若是投訴電話，應(yīng)仔細(xì)聆，幫助找到可以幫助的人，但 不能將電話直接轉(zhuǎn)到公司領(lǐng)導(dǎo)那里。如果是一般性的推銷電話，則應(yīng)婉轉(zhuǎn)的 拒絕。如果來電者撥錯了號碼，應(yīng)禮貌的告知對方。 如果一次通話占用了較長時間又有其他電話進(jìn)來時，你必須說：“對不起先生，您能稍等一會，讓我接聽另外一個電話嗎？” 在轉(zhuǎn)接電話的時候，如果你知道的話，告訴領(lǐng)導(dǎo)或同事來電者的姓名。3、電話撥打 打電話

5、應(yīng)該選擇合適的時間；在撥打電話前應(yīng)認(rèn)真整理好需要告之對方的 相關(guān)信息，待電話撥通后首先自報公司名、部門名、身份并說明致電來意； 確認(rèn)對方身份后簡單向?qū)Ψ絾柡茫M(jìn)入正題向?qū)Ψ綔?zhǔn)確傳遞信息，對于重 要信息必須再次確認(rèn)對方是否清楚，留下相關(guān)聯(lián)系方式，以方便對方及時聯(lián) 系； 對于對方不能及時給予回復(fù)的問題應(yīng)禮貌詢問或約定回復(fù)時間，不能催促、 追問對方； 簡單向?qū)Ψ街轮x，確認(rèn)對方收線后掛斷電話。（四）公司內(nèi)部的禮儀和秩序離座和外出 前臺接待人員一般不能超過 10 分鐘。如果是因?yàn)樘厥庠蛐枰?外出時，應(yīng)該先找妥代辦人，并交待清楚接聽電話的方法等。2、嚴(yán)守工作時間 前臺接待人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守作息時間。3、閑

6、談與交談 應(yīng)該區(qū)分閑談與交談。前臺人員應(yīng)該盡量避免長時間的私人 電話占線。更不應(yīng)該出現(xiàn)在前臺與其他同事閑談的場地。庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)每月末，清理庫存（新鐵皮柜庫存、庫房庫存、工作服類庫存管理） ，并記錄 好庫存的最新數(shù)據(jù)。庫房庫存管理流程1）將庫房所有物品分類裝箱，并將箱子編號；2）將對應(yīng)編號箱內(nèi)物品登記、存檔，并貼在箱子上；3）將不宜裝入箱內(nèi)的物品，放在一起，記錄存檔，歸為其他類；4）所有箱子及箱內(nèi)物品的擺放應(yīng)有序、整潔；5）如箱內(nèi)物品有變化， 則應(yīng)及時更新庫存， 除更改存檔， 應(yīng)及時更改編 號箱上的物品內(nèi)容記錄 ;6）庫房的所有物品只能由綜合管理部相關(guān)負(fù)責(zé)人取出或放入， 其余人員 未經(jīng)

7、許可不得隨意進(jìn)入庫房，否則后果自負(fù)。辦公用品庫存管理流程1）辦公用品庫存應(yīng)每月整理，并及時疏理出需要購買的辦公用品；2）辦公用品應(yīng)分類存放管理，做好電腦存檔工作；3）辦公用品購買，應(yīng)向上級申請，并及時購買，放入庫存，更新存檔；4）辦公用品發(fā)放及領(lǐng)用后，應(yīng)及時更新電腦存檔；5）所有辦公用品應(yīng)有購買單價記錄，每月底疏理各部門領(lǐng)用情況；6）辦公用品庫管、 發(fā)放、領(lǐng)取由綜合管理部相關(guān)負(fù)責(zé)人管理， 其余人員 不得私自動用辦公用品，否則后果自負(fù)。工作服類庫存管理1）所有工作服分類存放，錄入電腦存檔；2）每次使用工作服后則需清洗干凈才可放入庫存；3）領(lǐng)用工作服需到綜合管理部申請并簽領(lǐng)用表， 由綜合管理部相關(guān)

8、負(fù)責(zé) 人發(fā)放；4）每月整理工作服類的庫存，及時更新電腦存檔。 （2）將最新的數(shù)據(jù)及時錄入電腦庫存中，保證庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確清晰。（3）信息錄入完畢后，將其發(fā)給行政部門主管。（4）若庫存中的物品即將用完，應(yīng)及時提醒行政主管購買。（二）辦公用品的申請（1）每月 2530 日（若遇節(jié)假日順延），提醒各部門內(nèi)勤人員統(tǒng)計本部門下 月所需要領(lǐng)取的辦公用品，并填好辦公用品領(lǐng)取申請單并由該部門負(fù)責(zé)人簽 字。（2）審核各部門所需領(lǐng)用的辦公用品并做好記錄。（3）統(tǒng)計各部門的辦公用品需求，若庫存已用完或者沒有的商品應(yīng)及時向行 政主管申請購買。注：各類物品、表格、活動用品領(lǐng)用流程相同。（三）辦公用品的發(fā)放（ 1）每月初 1

9、3 日（如遇節(jié)假日順延），根據(jù)各部門提交的辦公用品領(lǐng)用申 請單，發(fā)放辦公用品。（2）各部門的辦公用品發(fā)放至各部門內(nèi)勤人員處，并提醒各部門內(nèi)勤人員發(fā) 放辦公用品時讓領(lǐng)取人簽字。（3）物品發(fā)放后，及時準(zhǔn)確的更新庫存數(shù)量。重點(diǎn)工作的督促1、每月月底，提醒公司全體員工整理下月月度本人重點(diǎn)工作內(nèi)容。2、公司原則上于每月 1 號召開月度重點(diǎn)工作會議（如遇節(jié)假日，會議順延， 以本月第一天上班時間為準(zhǔn)，特殊情況除外） 。3、會議召開時，做好會議記錄，會議記錄時，應(yīng)明確每位員工的重點(diǎn)工作事 項、內(nèi)容及計劃完成時間。4、會議召開三天內(nèi)，將會議記錄的重點(diǎn)工作內(nèi)容梳理清楚，填寫至圈層文 化重點(diǎn)工作督促表內(nèi)。5、將做好

10、的重點(diǎn)工作督促表，上傳至群共享，通知每位員工確認(rèn)，確認(rèn)無誤 后，方可用 A4 的紙打印出來，由責(zé)任人簽字后，張貼至?xí)h室月度重點(diǎn)工作 表的 KT 版上。6、若月中有臨時增加的重點(diǎn)工作事項，可直接在重點(diǎn)工作表上添加。7、重點(diǎn)工作的提醒，于每周例會結(jié)束后，對應(yīng)每人上周工作內(nèi)容和下周工作 安排予以提醒，并及時更新重點(diǎn)工作事項的完成度。8、每月月底，將本月的重點(diǎn)工作完成時間和完成度上交至公司領(lǐng)導(dǎo)，作為工 作考評依據(jù)之一。9、若公司召開了重點(diǎn)會議，應(yīng)做好會議紀(jì)要，明確重點(diǎn)會議涉及到的部門及 人員。10、填寫會議紀(jì)要時，需按照會議紀(jì)要的表格認(rèn)真、仔細(xì)填寫。11、將做好的會議紀(jì)要交給負(fù)責(zé)該項事宜的責(zé)任人簽字

11、，并存檔，作為工作 評定的依據(jù)之一。12、每月月底，應(yīng)將上月的重點(diǎn)工作表格存檔。四、人事工作（一）人員招聘1、各部門根據(jù)的工作需要，可向人事部提出人員招聘需求。2、招聘需求通過后，應(yīng)明確所需招聘職位的名稱、人數(shù)、崗位職責(zé)、崗位要 求等。3、在公司招聘網(wǎng)上（ *，會員名： * ；用戶名： *；密 碼： * ）按照公司 所缺職位發(fā)布招聘信息并每天刷新招聘職位。4、篩選應(yīng)聘者的初步合格簡歷，篩選合格后，需先電話面試，判斷應(yīng)聘者簡 歷信息是否屬實(shí)。電話面試流程為：1）你好，請問你是 *嗎？我是 *公司人事部的，你現(xiàn)在方便接聽電話嗎？ （如 果回答方便可開始下一步。 ）2）我們在 *網(wǎng)站上收到你投遞的簡

12、歷，投遞的職位是 *，請問你投遞我們公 司的職位是你所期望從事的工作崗位嗎？3）你現(xiàn)在是離職還是在職？如果面試通過，最快什么時候能上崗？4）你現(xiàn)在住在哪里的 ?（如果住址較遠(yuǎn)可補(bǔ)充你的住址和公司的距離較遠(yuǎn)，你 是怎么看待這個問題的呢？）5）如果你面試成功，需要回學(xué)校處理的事情還多嗎？什么時候能拿畢業(yè)證書？（針對實(shí)習(xí)生） 。你的大概情況我已有一定的了解，公司的面試時間稍 后通知你。5、電話面試通過后，將該應(yīng)聘人員的簡歷發(fā)給部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后 方可安排面試。6、安排面試時間應(yīng)和人力資源負(fù)責(zé)人、所需招聘的部門負(fù)責(zé)人協(xié)商決定，決 定后打電話通知應(yīng)聘者參加面試的時間、需帶證件及路線。 （地址：

13、*，可 乘坐* ）7、若面試通過， 需通知入職時間和入職時需要帶的個人資料 （身份證復(fù)印件、 畢業(yè)證復(fù)印件、 1 張寸照、職業(yè)資格證復(fù)印件、其余證件復(fù)印件、上份工作的 辭職證明等）。（二）人才庫的管理 將條件優(yōu)異的面試人員加入公司人才庫中；面試表現(xiàn)、態(tài)度等極差的人員加 入公司黑名單；公司的新進(jìn)人員加入公司的在職員工中；離職人員將該工作 人員從在職員工移至離職員工中，并填寫離職原因；人才庫管理應(yīng)做到及時 更新，根據(jù)每位員工的情況認(rèn)真仔細(xì)填寫個人信息，必須做到真實(shí)、準(zhǔn)確、 無誤。（三）員工入職、離職的辦理（1）員工入職1）協(xié)助行政主管辦理好員工入職事項，打印員工的入職手續(xù)單 、試用期 合同等。2）

14、發(fā)放必須辦公用品（黑色簽字筆 1 只，草稿本 1 本，軟抄本 1 本）和馬克 杯并簽字確認(rèn)。3）指紋的錄入指紋錄入步驟：點(diǎn)擊指紋機(jī)的 MENU （菜單鍵）一注冊用戶一0K 用戶一ok 新注冊指紋注冊 Ok 一般每位員工注冊 2 個指紋，再將錄入好的指 紋記錄在指紋本上。4）將該員工加入公司人才庫中的在職員工內(nèi)。（ 2 ）員工離職1）員工離職，協(xié)助行政主管打印離職相應(yīng)資料2）做好離職交接工作，檢查所需要?dú)w還的公司物品、鑰匙、名片夾等公司財 產(chǎn)是否歸還完全，檢查電腦、電話等硬件設(shè)施是否有損壞等。3）將該員工從人才庫的在職員工移至公司離職員工內(nèi)。（四）其它（1）記錄員工的獎懲情況，真實(shí)、仔細(xì)填寫?yīng)剟?/p>

15、、處罰原由，每月月底交給 會計。（2）管理請假單，換休確認(rèn)單、外勤登記表等，每月月末將該月的請假單、 換休確認(rèn)單交給會計匯總。（ 3 ）提供員工調(diào)整、申請表格，并協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。五、行政工作（一）檔案管理 對公司各類文件、公司規(guī)章制度、資料進(jìn)行歸集、整理、入檔，并負(fù)責(zé)日 常借閱及管理。（二）固定資產(chǎn)管理 管理好公司的固定資產(chǎn)（電腦、冰箱、洗衣機(jī)、微波爐等） ，做到不丟失，不 損壞。（三）會議管理（ 1 ）公司例會于每周周一（特殊情況需提前發(fā)布通知）在會議室召開，每周 主講人依次是 * 、*（特殊情況可更換），例會前 5 分鐘提醒各位員工參加會 議，確定例會的到位率；例會過程中做好會議記錄。（

16、2）部門例會、特別會議、培訓(xùn)會議，應(yīng)提前 1 周發(fā)布會議通知，做好會議 前準(zhǔn)備，會議中記錄，會議后的完善工作。（四）公司電話管理 1、熟悉公司各部門人員及通訊電話，隨時更新公司人員通訊錄，負(fù)責(zé)公司外來電話的接聽和轉(zhuǎn)移。 （公司總機(jī)： *），總機(jī)轉(zhuǎn) *或者*，傳真轉(zhuǎn) *，撥 打外線電話需加撥 * ）。2、電話接聽流程 （1）電話接聽的禮儀 接聽電話時應(yīng)該熱情，因?yàn)槲覀兇碇镜男蜗蟆?電話鈴聲響過三聲之內(nèi)接起電話。說話必須清晰，正對著話筒，發(fā)音準(zhǔn)確。通電話時，不能大吼也不能喃喃細(xì) 語，而應(yīng)該用你正常的聲音并盡量用熱情和友好的語氣。 你還應(yīng)該調(diào)整 好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用

17、語如“謝謝您” ，“請問有 什么可以幫忙的嗎？”“不用謝?！彪娫捊勇犕戤呏?，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點(diǎn)，防止記錄錯誤或者偏差 而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。向他們道謝和祝福。 讓客戶先收線。2、電話接聽的流程“您好，歡迎致電* ，請問有什么可以幫您 ?” “請問小姐/先生貴姓？”“您反映的問題/你想了解的信息，稍后我會讓負(fù)責(zé)人與您聯(lián)系，聯(lián)系電話是本 機(jī)嗎?”“請問還有其他問題嗎？”“感謝您的來電，祝您生活愉快，謝謝 !” 周報的管理（1）每周日提醒員工填寫本周報完成，發(fā)至“*”的QQ郵箱里。（ 2）每周一（例會前），將員工的周報整理在一起，并發(fā)給本次會議負(fù)責(zé)人（ 3）會議結(jié)束后，將周報

18、上傳至公司共享文件夾，為績效評估提供依據(jù)。（六）考勤的整理（1 ）每周周五上午，將考勤機(jī)連接在電腦上，并t下.載考勤數(shù)據(jù)?？记跀?shù)據(jù)下 載流程：打開電腦C盤，雙擊，歡迎進(jìn)入考勤系統(tǒng)一一密碼是321 數(shù)據(jù)采集一一連接一一下載考勤數(shù)據(jù)一一下載員工 信息即可。（2）根據(jù)考勤機(jī)上的數(shù)據(jù)顯示，記錄員工的出勤情況（3）將員工的考勤信息真實(shí)的填寫在考勤表上。（5）外勤表、請/休假單的登記，督促員工認(rèn)真填寫，并保存好單據(jù)。并于每 月月底交至部門領(lǐng)導(dǎo)或者會計處。（七）值日的安排（1 ）將公司成員每兩個分為1組，并做好分組記錄。（2）每周周五安排好下周的值日人員，并將人員名單公布在辦公室的小白板 上，提醒下周所需值日的員工。（3 ）每組值日時間為1天/次。（4）每天檢查好公司內(nèi)外環(huán)境，保證辦公環(huán)境干凈、舒適，若發(fā)現(xiàn)有異物， 應(yīng)及時清理干凈。（5） 檢查會議桌、員工辦公桌上是否有垃圾（已吃完的零食袋、礦泉水等）， 若有應(yīng)及時處理，并做好記錄予以一定的處罰。（八）其它每個工作日上午10點(diǎn)至物業(yè)一樓*號信箱取公司信件及報紙（華西都市報、 成都商報），并將報紙放在辦公室的報紙擱置區(qū)。每天登錄*”QQ號，及時更新公司信息，及時回復(fù)留言。4、* ”微博的管理，時常更新公司的微博信息，增加微博粉絲量，盡量和粉絲進(jìn)行互粉。六、后勤工作（一）電話費(fèi)的查詢、繳納需要查