采購控制流程

1、流程文件編號：JBXS/SP-05 版次：A/2采購控制流程編制： 日期：審核： 日期：批準： 日期：淅川縣金博橡塑有限公司1. 目的通過對采購過程實施控制,確保采購的原材料、輔助材料、外協(xié)件、外購件、外購工裝符合本公司規(guī)定的要求，提高產(chǎn)品競爭能力。2. 使用范圍本程序適用于所有原材料、輔助材料、外協(xié)件、外購件、外購工裝的采購控制。3. 術(shù)語銷售訂單：指客戶下達至我司的需求計劃。生產(chǎn)計劃：指結(jié)合成品庫存及安全庫存后計算出應生產(chǎn)的需求數(shù)量。采購計劃：指結(jié)合原材料庫存及安全庫存后計算應采購的需求數(shù)量。4. 職位及職責本程序由商務二部負責管理及改進。4.1商務二部經(jīng)理：負責審批采購訂單和對流程指標的

2、完成負責。負責處理或組織評審采購計劃實施中的異常。4.2銷售計劃員：負責下達生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)計劃評審。4.3生產(chǎn)計劃員：負責確認物料的交付日期，按照交付日期編排生產(chǎn)計劃。4.4采購員：負責物料訂單下達、評審、傳遞、跟蹤、報檢、入庫，及時評審上報異常交付的物料。4.5質(zhì)保部經(jīng)理：負責安排檢驗人員及時對外購物料進行檢驗。4.6保管員：負責入庫物資登記、收發(fā)、標識，并按照物資管理要求對外購物資進行管理。5. 程序及過程描述5.1流程責任部門（人）流程圖輸出文件備注銷售計劃員物料需求部門采購員商務二部經(jīng)理采購員供應商05需求部門確認交付日期物料需求部門06訂單跟蹤到貨采購員07物料檢驗采購員外購件檢

3、驗員倉庫保管員采購員采購員采購員采購員01采購需求02訂單生成 03采購訂單下達 04供應商反饋訂單交期按計劃控制流程評審 N Y N Y不合格品控制流程 N按計劃控制流程評審 Y 08物料入庫09通知供方開票入賬10結(jié)付貨款原材料安全庫存調(diào)整11訂單執(zhí)行分析 N Y12記錄存檔物料需求計劃材料申購單 各車間零星物料安全庫存表初始采購訂單 供應商份額表簽批后的采購訂單供方回復交期的采購訂單計劃評審記錄表 采購訂單跟蹤表供應商索賠單 計劃異常溝通單外購件檢驗報告物料退貨單供方整改報告計劃評審記錄表物料入庫單供應商開票明細供應商入賬明細供應商應付款明細收款收據(jù)訂單執(zhí)行異常改進措施計劃異常分析供應商

4、業(yè)績表原材料安全庫存表采購計劃數(shù)據(jù)5.2過程描述序號工作名稱輸入活動內(nèi)容輸出責任部門（人）01采購需求生產(chǎn)計劃原材料安全庫存表材料申購單1、 采購需求分為生產(chǎn)計劃需求物料及零星采購需求。2、 零星采購需求以材料申購單的方式提出，并經(jīng)執(zhí)行總裁或董事長批準。3、 每月固定使用的零星采購需求由各使用車間編制維護各車間零星物料安全庫存表，經(jīng)董事長簽批后傳遞于采購員，采購員結(jié)合安全庫存及實際庫存計算出應下達的采購物料數(shù)量經(jīng)材料會計審核，董事長審批后進行采購。4、 SAP系統(tǒng)根據(jù)評審后的生產(chǎn)計劃，結(jié)合物料庫存及設定的安全庫存計算出應下達的采購物料數(shù)量，并經(jīng)材料會計審核，商務二部經(jīng)理批準后下達。5、 采購員

5、接收各單位審批后的零星材料申購單6、 分析采購需求，變更安全庫存，經(jīng)執(zhí)行總裁批準后變更。物料需求計劃材料申購單各車間零星物料安全庫存表采購員02訂單生成供應商份額表合格供方清單供應商業(yè)績表1、 根據(jù)供應商業(yè)績表編制供應商份額表2、 依據(jù)供應商份額表進行選擇供應商并進行份額分配。3、 供應商份額表必須經(jīng)執(zhí)行總裁批準后方可生效。4、 按照供應商份額表分配SAP計算出的應采購數(shù)量生成初始采購訂單。初始采購訂單供應商份額表采購員03采購訂單下達初始采購訂單1、采購員每天下班前必須將SAP系統(tǒng)生成的采購計劃進行審批、下達完成，并以郵件或傳真形式傳遞與供應商簽批后的采購訂單采購員04供應商反饋日期采購訂單

6、1、 采購員督促供應商在24小時內(nèi)反饋采購訂單內(nèi)物料的交付日期，簽字蓋章后回傳。2、 采購員將供應商反饋的采購訂單交付日期維護在SAP采購訂單跟蹤報表“供應商反饋”一欄內(nèi)。分批交付的物料按照最先一次的交付日期進行依次更新。供應商反饋后的采購訂單采購員05需求部門確認交付日期采購訂單物料交付日期1、 采購員在供方反饋日期后的2小時內(nèi)將供應商反饋的交付日期加上3天檢驗日期（輔助材料除外，特急件1天檢驗日期）反饋于需求部門確認，經(jīng)確認后雙方在計劃評審記錄上簽字確認。經(jīng)確認后的交付日期維護在SAP采購訂單跟蹤報表“反饋內(nèi)部”一欄。2、 若交期不能滿足需求部門要求，采購員應立即通知供方提前交付日期，如不

7、能提前或提前后仍無法滿足需求部門，則升級為部門經(jīng)理級計劃評審。如交期仍不能滿足，則升級至副總級評審進行處理；計劃評審記錄表采購訂單跟蹤表采購員06訂單跟蹤到貨采購訂單跟蹤表1、 每天按照采購訂單跟蹤報表內(nèi)的供方反饋日期進行咨詢了解3天內(nèi)各供方的供貨計劃是否異常，如異常及時提醒供方。2、 每天按照采購訂單跟蹤報表的反饋內(nèi)部日期進行排查3天內(nèi)采購計劃完成情況，出現(xiàn)異常第一時間進入計劃異常評審。3、 物料到貨后在1小時進行報檢，并在SAP系統(tǒng)內(nèi)對應采購計劃編號數(shù)量辦理入庫申請。供應商索賠單計劃異常溝通單采購員07物料檢驗物料報檢通知1、 外購件檢驗員在接收到報檢通知后按照檢驗卡對物料進行檢驗,出具外

8、購件檢驗報告，正常物料3天內(nèi)出具判定結(jié)果，特急件產(chǎn)品1天內(nèi)出具判定結(jié)果。2、 判定結(jié)果出現(xiàn)不合格時，進入不合格控制流程，開具物料退貨單通知供方及時退貨，并要求供方提交供方整改報告3、 如因物料不合格可能導致需求計劃延誤時，應及時按照計劃控制流程操作執(zhí)行外購件檢驗報告物料退貨單供方整改報告計劃評審記錄表外購件檢驗員采購員08物料入庫外購件檢驗報告物料入庫申請1、庫房保管員在收到合格的外購件檢驗報告的3小時內(nèi)確認物料入庫申請，辦理物料入庫單并完成SAP數(shù)據(jù)錄入。物料入庫單庫房保管員09通知供方開票入賬采購合同依照采購合同約定日期與供應商核對供應商開票明細，并通知供方在每月25日前將票據(jù)傳遞我司辦理

9、入賬。供應商開票明細供應商入賬明細材料會計采購員10結(jié)付貨款供應商入賬明細每月20日召集財務部評審當月的供應商應付款明細經(jīng)董事長簽批后通知供方，承兌票及時通知供方承兌票號，及時將收款收據(jù)傳遞至財務部出納。出納辦理貨款結(jié)付。供應商應付款明細收款收據(jù)商務二部經(jīng)理采購員出納11訂單執(zhí)行分析采購訂單跟蹤表1、對計劃數(shù)量的上升或下降趨勢、交付日期的提前或延后趨勢進行分析，如出現(xiàn)異常結(jié)合商務一部及銷售計劃員及時調(diào)整原材料安全庫存，原材料安全庫存表調(diào)整需經(jīng)過執(zhí)行總裁或董事長簽批；2、對訂單數(shù)量、實際交付數(shù)量進行分析，如出現(xiàn)異常及時調(diào)整產(chǎn)成品物料安全庫存，通知商務一部及銷售計劃員；3、按供應商份額表核對供應商

10、實際供貨量與份額是否相符。4、計劃異常分析表必須經(jīng)執(zhí)行總裁批準，并由商務二部經(jīng)理、商務一部經(jīng)理會簽，同時針對異常出具訂單執(zhí)行異常改進措施；5、將各類異常統(tǒng)計在供應商業(yè)績表內(nèi)，對不達標的供應商按要求進行處理。原材料安全庫存表訂單執(zhí)行異常改進措施計劃異常分析供應商業(yè)績表采購員業(yè)務經(jīng)理銷售計劃員12記錄存檔采購計劃執(zhí)行數(shù)據(jù)針對從接單到入賬的各類單據(jù)，按照日期、供應商進行分類并存檔。采購計劃數(shù)據(jù)采購員6. 相關(guān)文件計劃控制程序 編號：JBXS/COP-03不合格品控制程序 編號：JBXS/SP-01供方開發(fā)和評價控制程序 編號：JBXS/SP-067. 記錄序號記錄名稱記錄編碼保存期記錄保存部門1材料

11、申購單2年商務二部2各車間零星物料安全庫存表2年商務二部3采購訂單1年商務二部4供應商份額表3年商務二部5計劃評審記錄表2年商務二部6采購訂單跟蹤表1年商務二部7供應商索賠單3年商務二部8計劃異常溝通單1年商務二部9外購件檢驗報告3年質(zhì)保部10物料退貨單3年商務二部11供方整改報告3年商務二部12物料入庫單3年資源控制部13供應商開票明細3年商務二部14供應商入賬明細3年財務部15供應商應付款明細3年財務部16收款收據(jù)5年財務部17原材料安全庫存表3年商務二部18訂單執(zhí)行異常改進措施3年商務二部19計劃異常分析2年商務二部20供應商業(yè)績表3年商務二部8. 評估本過程有效性和效率的指標序號指標量化方法好處監(jiān)控頻度指標評價部門1及時入庫率按反饋需求部門的入庫日期。及時交付的次數(shù)/總的入庫次數(shù)。保證生產(chǎn)計劃按時上線生產(chǎn)每月生產(chǎn)計