02 惠州提高工程建設的項目檔案歸檔完整率

1、1提高工程建設項目檔案歸檔完整率提高工程建設項目檔案歸檔完整率中國移動廣東惠州分公司中國移動廣東惠州分公司綜合部檔案綜合部檔案qcqc小組小組 2一、小組簡介一、小組簡介把檔案工作做把檔案工作做得更好得更好, ,我能我能! ! 3二、選題理由二、選題理由檔案管理需要檔案管理需要小組選題小組選題存在問題存在問題國家檔案局將歸檔完整率國家檔案局將歸檔完整率95%95%以上以上作為企業(yè)檔案管理水平達到優(yōu)秀的衡量標準之一作為企業(yè)檔案管理水平達到優(yōu)秀的衡量標準之一類別類別應歸檔應歸檔(件/卷)(件/卷)已移交已移交(卷/件)(卷/件)已歸檔已歸檔(件/卷)(件/卷)歸檔完歸檔完整率整率企業(yè)管理類2901

2、29012901100%經(jīng)濟合同類183718371837100%工程項目建設類23531372137258.30%2006年企業(yè)管理類、經(jīng)濟合同類、工程項目檔案歸檔情2006年企業(yè)管理類、經(jīng)濟合同類、工程項目檔案歸檔情況匯總表況匯總表提高工程建設項目檔案歸檔完整率提高工程建設項目檔案歸檔完整率 4名詞解釋名詞解釋 檔案檔案是社會組織或個人在工作生活中采用書寫、繪制、拍照、錄音是社會組織或個人在工作生活中采用書寫、繪制、拍照、錄音、錄像等方式記載，并保存下來供人們查考的原始信息。、錄像等方式記載，并保存下來供人們查考的原始信息。 工程檔案工程檔案-在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文

3、字、在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。圖表、聲像等各種形成的歷史記錄。 工程建設項目檔案歸檔范圍包括五個階段工程建設項目檔案歸檔范圍包括五個階段:前期階段前期階段、招投標階段招投標階段、設設計階段計階段、施工階段施工階段、驗收階段驗收階段。歸檔時間為每階段項目完成后一個月內（歸檔時間為每階段項目完成后一個月內（除跨年度工程項目決算資料）。除跨年度工程項目決算資料）。檔案歸檔完整率檔案歸檔完整率= =已歸檔檔案數(shù)量已歸檔檔案數(shù)量/ /該歸檔檔案數(shù)量該歸檔檔案數(shù)量* *100%100% 5三、現(xiàn)狀調查（一）三、現(xiàn)狀調查（一）2005-20062005

4、-2006年工程建設項目檔案同期歸檔完整率對比圖年工程建設項目檔案同期歸檔完整率對比圖 ( (統(tǒng)計日期統(tǒng)計日期:2006-01-31:2006-01-31、2007-01-31)2007-01-31) 小組總結：小組總結：20052005年與年與20062006年工年工程建設項程建設項目檔案歸目檔案歸檔完整率檔完整率相比較，相比較，0606年歸檔年歸檔完整率較完整率較低，僅有低，僅有58.3%58.3% 6三、現(xiàn)狀調查（二）三、現(xiàn)狀調查（二）20062006與與20052005年工程建設項目檔案部分單項工程歸檔完整率對比圖年工程建設項目檔案部分單項工程歸檔完整率對比圖 對以上對比圖可見：對以上

5、對比圖可見： 20062006年年工程項目資料歸檔不齊工程項目資料歸檔不齊，數(shù)據(jù)說明，數(shù)據(jù)說明 癥結癥結 7三、現(xiàn)狀調查（三）三、現(xiàn)狀調查（三）20062006年各類檔案利用統(tǒng)計圖年各類檔案利用統(tǒng)計圖工工 程程建建 設設項項 目目檔檔 案案利利 用用頻頻 次次最最 多多 8四、設定目標四、設定目標將工程建設項目檔案由將工程建設項目檔案由58.30%58.30%提升到提升到85%85%以上以上58.30%58.30%85%85%0.00%0.00%10.00%10.00%20.00%20.00%30.00%30.00%40.00%40.00%50.00%50.00%60.00%60.00%70.

6、00%70.00%80.00%80.00%90.00%90.00%活動前(1-3月)活動前(1-3月)目標值(4-8月)目標值(4-8月)系列1 9五、原因分析五、原因分析 10六、要因確認（一）六、要因確認（一）序序號號未端原因未端原因確認方法確認方法確認情況確認情況判斷判斷1 1檔案管理員與檔案管理員與項目負責人業(yè)項目負責人業(yè)務交流不夠務交流不夠20072007年年5 5月月1010日任意抽查本公司日任意抽查本公司3 3位工程項目負責人對工程檔案歸位工程項目負責人對工程檔案歸檔要求范圍進行調查檔要求范圍進行調查其中其中2 2位工程項目負責人掌位工程項目負責人掌握省公司工程檔案歸檔范握省公司

7、工程檔案歸檔范圍中圍中50%50%的內容，另一位只的內容，另一位只掌握了掌握了30%30%的內容的內容2 2檔案兼職人員培檔案兼職人員培訓不夠訓不夠小組成員到人力部門統(tǒng)計調查小組成員到人力部門統(tǒng)計調查06-0706-07年上半年培訓記錄表年上半年培訓記錄表公司兼職檔案員（公司兼職檔案員（1919名）名）參加過檔案培訓，其中參加過檔案培訓，其中1313名參加過名參加過2 2次，其余次，其余6 6名參名參加過加過1 1次次3 3辦公設備配置低辦公設備配置低隨機抽查隨機抽查6 6位兼職檔案人員臺式位兼職檔案人員臺式電腦配置及打印機情況電腦配置及打印機情況電腦內存均達到電腦內存均達到80g80g的配的

8、配置且打印機都能正常打印置且打印機都能正常打印4 4檔案移交職責監(jiān)檔案移交職責監(jiān)督制度不完善督制度不完善5 5月月1313日在全球通大廈日在全球通大廈1515樓工程樓工程管理中心分別與工程項目負責人、管理中心分別與工程項目負責人、兼職檔案員交流，訪談與我公司兼職檔案員交流，訪談與我公司合作的合作的3 3家工程監(jiān)理公司的監(jiān)理家工程監(jiān)理公司的監(jiān)理資料員資料員三者之間的職責分工不明三者之間的職責分工不明確，存在確，存在“ “踢皮球踢皮球” ”現(xiàn)象現(xiàn)象 11六、要因確認（二）六、要因確認（二）序序號號未端原因未端原因確認方法確認方法確認情況確認情況判斷判斷5 5缺乏合作方制約缺乏合作方制約條例條例經(jīng)核

9、查經(jīng)核查20062006年工程相關考核辦年工程相關考核辦法細則內容涉及范圍法細則內容涉及范圍20062006年年7 7月工程管理中心月工程管理中心對合作方已下發(fā)具備針對對合作方已下發(fā)具備針對性的考核細則性的考核細則6 6工程項目移交工程項目移交表內容不清晰表內容不清晰統(tǒng)計檢查統(tǒng)計檢查20072007年年1-31-3月任意兩個月任意兩個工項管理部門的移交記錄表工項管理部門的移交記錄表工程部門移交記錄形式多工程部門移交記錄形式多樣，移交目錄的格式不統(tǒng)樣，移交目錄的格式不統(tǒng)一，目錄內容不清晰一，目錄內容不清晰7 7缺少檔案收集保缺少檔案收集保管細則管細則核查核查20062006年檔案管理辦法、制年檔

10、案管理辦法、制度、細則內容涉及范圍度、細則內容涉及范圍檔案管理辦法已列明相關檔案管理辦法已列明相關的收集保管辦法的收集保管辦法8 8工程項目資料工程項目資料收集不齊全收集不齊全抽查抽查20072007年年1 1月份任意月份任意2 2個工程項個工程項目移交記錄表目移交記錄表抽查結果顯示抽查結果顯示20072007年年1 1月項月項目負責人分目負責人分1010批次移交資料，批次移交資料，且每次資料形成時間跨度較且每次資料形成時間跨度較大，沒有針對性地對工程項大，沒有針對性地對工程項目進行階段整理目進行階段整理9 9缺少專門存放空缺少專門存放空間間小組成員王曬君直接到工程管理小組成員王曬君直接到工程

11、管理中心及網(wǎng)絡維護中心進行實地發(fā)中心及網(wǎng)絡維護中心進行實地發(fā)解查看資料存放情況解查看資料存放情況到全球通大廈到全球通大廈1313樓、樓、1515樓樓檢查，各工程部門都有指檢查，各工程部門都有指定專人專柜存放資料定專人專柜存放資料 12七、制定對策（一）七、制定對策（一）序序號號要因要因對策對策目標目標措施措施地點地點時間時間負負責責人人1 1檔案管理檔案管理員與項目員與項目負責人業(yè)負責人業(yè)務交流不務交流不夠夠以檔案研以檔案研討會形式討會形式舉辦檔案舉辦檔案培訓培訓將工程項目負將工程項目負責人工檔案基責人工檔案基礎知識考核合礎知識考核合格率提高到格率提高到100%100%1 1、邀請工程資深人員

12、對、邀請工程資深人員對工程檔案歸檔內容進行工程檔案歸檔內容進行深入講解；深入講解；2 2、加強項目、加強項目負責人工程檔案基礎知負責人工程檔案基礎知識，學習工程檔案移交識，學習工程檔案移交規(guī)范；規(guī)范；3 3、以不定項選擇、以不定項選擇題的問卷方式進行考核題的問卷方式進行考核成效成效全球通全球通大廈十大廈十八樓會八樓會議室議室2007.06.012007.06.01宋繼宋繼東王東王曬君曬君2 2檔案移交檔案移交職責監(jiān)督職責監(jiān)督制度不完制度不完善善通過文件通過文件下發(fā)加強下發(fā)加強對工程管對工程管理部門監(jiān)理部門監(jiān)督督明確工程管理明確工程管理部門項目負責部門項目負責人、兼職檔案人、兼職檔案員、監(jiān)理資料

13、員、監(jiān)理資料員三者之間職員三者之間職責，保障工程責，保障工程項目檔案及時項目檔案及時完整歸檔，將完整歸檔，將檔案移交職責檔案移交職責認知率提高到認知率提高到100%100%1 1、根據(jù)公司部門經(jīng)理人、根據(jù)公司部門經(jīng)理人員調整情況，通過正式員調整情況，通過正式發(fā)文重新對檔案管理領發(fā)文重新對檔案管理領導小組成員進行調整；導小組成員進行調整；2 2、明確領導小組及工作小明確領導小組及工作小組成員工作職責；組成員工作職責；3 3、以、以軟文形式間接明確監(jiān)理軟文形式間接明確監(jiān)理公司資料員職責；公司資料員職責；4 4、通、通過調查問卷方式調查檔過調查問卷方式調查檔案職責認知率。案職責認知率。全球通全球通大

14、廈四大廈四樓檔案樓檔案室室2002007 706061111王曬王曬君君 13七、制定對策（二）七、制定對策（二）序序號號要因要因對策對策目標目標措施措施地點地點時間時間負負責責人人3 3工程項目工程項目移交表內移交表內容不清晰容不清晰通過檔案通過檔案通報及郵通報及郵件形式統(tǒng)件形式統(tǒng)一工程移一工程移交目錄表交目錄表從檔案管理角從檔案管理角度出發(fā)，統(tǒng)一度出發(fā)，統(tǒng)一移交目錄表格移交目錄表格式式, ,增加工程簡增加工程簡介說明，將工介說明，將工程項目檔案移程項目檔案移交完整率提高交完整率提高到到77%77%以上以上1 1、在檔案通報中明確、在檔案通報中明確規(guī)定檔案移交目錄表格規(guī)定檔案移交目錄表格式；

15、式；2 2、輔助以郵件形、輔助以郵件形式加強各兼職檔案員移式加強各兼職檔案員移交規(guī)范交規(guī)范. .全球通全球通大廈四大廈四樓檔案樓檔案室室2007.07.092007.07.09王曬王曬君君4 4工程項目工程項目資料收集資料收集不齊全不齊全對工程項對工程項目資料實目資料實行按階段行按階段性移交性移交暢通檔案工作暢通檔案工作流程，改進移流程，改進移交方法，由以交方法，由以前的分散移交前的分散移交資料轉變?yōu)榘促Y料轉變?yōu)榘措A段性統(tǒng)一收階段性統(tǒng)一收集移交集移交1 1、組織各工程管理部、組織各工程管理部門兼職檔案員及項目經(jīng)門兼職檔案員及項目經(jīng)理人員針對目前移交狀理人員針對目前移交狀況進行探討分析；況進行探

16、討分析；2 2、以會議紀要形式下發(fā)工以會議紀要形式下發(fā)工程移交要求，規(guī)范移交程移交要求，規(guī)范移交時限及范圍，明確職責時限及范圍，明確職責全球通全球通大廈十大廈十八樓會八樓會議室議室2007.08.072007.08.07宋繼宋繼東東 14八、對策實施（一）八、對策實施（一）實施一實施一 舉辦檔案管理培訓舉辦檔案管理培訓檔檔案案知知識識互互動動問問卷卷考考核核邀邀請請專專家家講講課課實施前：工程項目負責人不了實施前：工程項目負責人不了解、不熟悉工程建設項目檔案解、不熟悉工程建設項目檔案基礎知識，對工程項目檔案歸基礎知識，對工程項目檔案歸檔內容僅了解檔內容僅了解50%50%，未達到標準，未達到標準

17、。實施后：實施后：除除2 2名工程項目負責人名工程項目負責人考核為考核為8585分外，其余分外，其余1515名工程項名工程項目負責人均達到了目負責人均達到了9090分的優(yōu)良成分的優(yōu)良成績。通過合格率為績。通過合格率為100%100%，達到培，達到培訓目標。訓目標。 15八、對策實施（一）八、對策實施（一）專家講解專家講解檔案知識互動檔案知識互動 16八、對策實施（二）八、對策實施（二）實施二實施二 重新調整領導重新調整領導成員成員職責分工職責分工 17八、對策實施（二）八、對策實施（二）實施二實施二 重新調整領導成員職責分工重新調整領導成員職責分工實施前實施前實施后實施后s150%100%通過

18、問卷調查通過問卷調查, ,認知率認知率達達到到100%,100%,實現(xiàn)設定目標實現(xiàn)設定目標! ! 18八、對策實施（三）八、對策實施（三） 統(tǒng)一工程移交目錄統(tǒng)一工程移交目錄 實施三實施三 統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明工程文件移交目錄工程文件移交目錄 檔號：檔號：c c1100532110/0011100532110/001案卷案卷題名題名廣東移動惠州分公司廣東移動惠州分公司20052005年度投資計劃初審紀要、本地網(wǎng)六期傳輸工程建設任務書、年中調整投資計年度投資計劃初審紀要、本地網(wǎng)六期傳輸工程建設任務書、年中調整投資計劃任務書、劃任務書、3g3g傳輸配套項目建設通知、可

19、研究評審紀要、工程建設通報傳輸配套項目建設通知、可研究評審紀要、工程建設通報序號序號文件編號文件編號責任者責任者文文 件件 材材 料料 題題 名名日期日期頁頁號號備注備注1廣東移動紀要200537號廣東移動惠州分公司佛山等五公司05年本地傳輸網(wǎng)工程可行性研究報告評審紀要2005.02.0412廣東移動紀要2004339號廣東移動惠州分公司惠州公司2005年度投資計劃初審會議紀要2004.12.2253廣東移動2005357號廣東移動惠州分公司關于下達惠州公司2005年度第一批投資計劃任務書的通知2005.02.0610 19八、對策實施（三）八、對策實施（三） 增加工程簡介說明增加工程簡介說明

20、實施三實施三 統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明工程簡介工程簡介工程概況：工程概況：工程檔號：工程檔號：責任者：責任者：開工時間：開工時間：竣工時間：竣工時間：檔案整理情況：本次移交檔案整理情況：本次移交前期階段從（前期階段從（）卷，共計（）卷）卷，共計（）卷招投標階段從（招投標階段從（）卷，共計（）卷）卷，共計（）卷施工階段階段從（施工階段階段從（）卷，共計（）卷）卷，共計（）卷設計階段從（設計階段從（）卷，共計（）卷）卷，共計（）卷驗收階段從（驗收階段從（）卷，共計（）卷）卷，共計（）卷備注：備注：移交人：接收人：時間：移交人：接收人：時間： 20八、對策實施（三）八、對策實施（三）實施三實施三 統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明統(tǒng)一移交目錄，增加簡介說明改善前改善后58.30%77.69%0.00%20.00%40.00%60.00%80.00%2006年工程檔案歸檔完整率年工程檔案歸檔完整率2006年工程檔案歸檔完整率58.30%77.69%2007年3月累計歸檔完整率