ＥＲＰ系統(tǒng)下的審計風險防范

1、系統(tǒng)下的審計風險防范摘要 ERP是指建立在信息技術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是對企業(yè)物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件系統(tǒng)，其核心管理思想就是實現(xiàn)對“供應鏈（Supply Chain）”的管理。本文結(jié)合ERP系統(tǒng)下的審計風險的特點，提出了幾點防范的建議。 關鍵詞 ERP系統(tǒng) 審計風險 防范 ERP系統(tǒng)是以計算機為核心的較為成熟的企業(yè)管理系統(tǒng)，實行動態(tài)監(jiān)控產(chǎn)、供、銷的全部生產(chǎn)過程，具有存貨管理、生產(chǎn)中心、財務預測、生產(chǎn)能力、資源調(diào)度等方面的功能。它配合企業(yè)實現(xiàn)質(zhì)量管理和生產(chǎn)資源調(diào)度管理及輔助決策，成為企業(yè)進行生產(chǎn)管理及決策的平臺工具。目前，

2、國際上普遍被采用的ERP系統(tǒng)軟件有SAP、Baan、JDE、Oracle、PeopleSoft、QAD等。盡管國內(nèi)外各ERP軟件產(chǎn)品在適用企業(yè)規(guī)模、軟件功能、技術架構(gòu)等方面不盡相同，但它們對于ERP核心業(yè)務的功能基本相同，包括：財務會計、管理會計、銷售、采購、庫存管理、物流管理、生產(chǎn)計劃、設備管理。一個典型的ERP系統(tǒng)除了上述功能外，通常還包括項目管理、投資管理、資金管理等輔助功能。ERP系統(tǒng)的應用，使得企業(yè)提高了運行效率，但同時又產(chǎn)生了新的審計風險。 一、ERP系統(tǒng)下的審計風險 ERP審計與傳統(tǒng)會計審計相比，其主要的特有風險就在于企業(yè)的ERP系統(tǒng)是否能夠真實地反映企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務。 1.固

3、有風險 手工系統(tǒng)中，紙面上的信息易于辨認、追溯。而在ERP系統(tǒng)中，由于存儲介質(zhì)的改變，一旦非法用戶透過計算機系統(tǒng)的“防護墻”，那就極易破壞和修改電子數(shù)據(jù)且不留痕跡；計算機病毒、電源故障、操作失誤、數(shù)據(jù)處理錯誤和網(wǎng)絡傳輸錯誤也會造成實際數(shù)據(jù)和電子賬面數(shù)據(jù)不相符，存在會計數(shù)據(jù)被濫用、篡改和丟失的可能，增加了固有的審計風險。 2.控制風險 在手工條件下，內(nèi)部控制一般表現(xiàn)為對人的控制，強調(diào)職責分清，相互牽制，采用的手段主要是利用紙面信息，進行手工核對和檢查，責任容易明確，結(jié)果也比較直觀。但是在ERP系統(tǒng)中，內(nèi)部控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ撕蜋C器兩方面的控制，而且主要是對機器的控制為主。 ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了從采購到付款

4、、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務處理。在這種情況下，ERP系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結(jié)果是，用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在ERP系統(tǒng)的引入后消失了。同時，企業(yè)過去基于文件審批的內(nèi)部控制機制，也無法適應ERP基于流程的管理需要。更重要的是，由于企業(yè)的業(yè)務運作更加依賴于ERP系統(tǒng)，這種依賴和信息系統(tǒng)本身特點所導致的脆弱性，形成了企業(yè)新的業(yè)務風險。例如，在ERP系統(tǒng)中，通過對手工流程的機器處理，比如審批處理自動化等，進一步增強了完成各種業(yè)務流程的效率。但是，在新的業(yè)務執(zhí)行環(huán)境中，這些審批處理的自動化方法將改變企業(yè)內(nèi)部原有的一

5、些風險特征，這時相應的內(nèi)部控制體系就需要重新評估和設計。 (1)電子數(shù)據(jù)存在使審計線索減少或消失的可能性。傳統(tǒng)會計處理的每一步都有文字記錄和經(jīng)手人的簽名，審計線索清晰。但在ERP系統(tǒng)中，從原始數(shù)據(jù)的錄入到報表的自動生成，幾乎不需要人工干預，傳統(tǒng)的審計線索不復存在，為追查審計線索帶來了極大的困難。 (2)原始數(shù)據(jù)的錄入存在錯漏的可能性。ERP系統(tǒng)下，大量的記賬憑證仍靠人工錄入，如果輸入了錯誤的數(shù)據(jù)，表面上的機制憑證、賬簿、報表還是互相平衡，這就掩蓋了人工錄入的錯誤。如果漏輸了數(shù)據(jù)，更是無法察覺。 (3)有意或無意使設置權限密碼，實行職責分工的約束機制有失效的可能性。在ERP系統(tǒng)中，一是通過劃分操

6、作員的責任范圍，設置權限和密碼實現(xiàn)人員分工，二是通過軟件設計劃分若干子系統(tǒng)或功能模塊設置不同的責任中心。由于權限設置的重疊或跨責任中心越權設置，使這一控制措施有可能形同虛設。 3.檢查風險 (1)會計軟件的更新?lián)Q代，使歷史文件難以提取。對賬戶或交易的實質(zhì)性測試往往離不開企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)，由于軟件版本的更新、平臺的遷移，難以從往年的賬簿中提取這些歷史數(shù)據(jù)，使得審計不得不從大量的文檔中收集整理歷史數(shù)據(jù)。這不僅降低了審計效率，而且?guī)砹烁嗟臋z查風險。 (2)內(nèi)部控制主要依賴軟件本身，增加了難以全面檢查測試的可能性。在ERP系統(tǒng)中，內(nèi)部控制融于軟件中，肉眼無法察覺，這就需要設計測試數(shù)據(jù)來測試軟件的控制

7、能力。而要在有效的時間內(nèi)設計出面面俱到的測試數(shù)據(jù)是不現(xiàn)實的，因而增加了檢查風險。 (3)反映經(jīng)濟業(yè)務的真實性。 由于ERP系統(tǒng)中的財務(FIS)模塊與其他功能模塊之間信息高度共享，因此企業(yè)各項經(jīng)濟活動所產(chǎn)生的對企業(yè)財務狀況的影響幾乎可以實時地得到反映。而系統(tǒng)中如果存在程序錯誤，則系統(tǒng)是不可信的，不能正確反映企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務，使得企業(yè)資產(chǎn)、負債及損益的核算結(jié)果失真。如不能及時發(fā)現(xiàn)該類錯誤，則將帶來極大的審計風險。 二、防范ERP系統(tǒng)下的審計風險的對策 為了有效地降低審計風險，實行無紙化商業(yè)活動以及無紙化數(shù)據(jù)庫環(huán)境下的審計,ERP系統(tǒng)審計將更依賴于對電子數(shù)據(jù)信息流程的評價證據(jù),而不是繞過計算機審計，

8、我們可以采用以下對策： 1.關注ERP會計信息系統(tǒng)對檢查方法的影響 (1)檢查線索的改變。檢查線索指在業(yè)務處理中對文件更新情況的記錄。它留下的有關文件的所有操作痕跡，是審計人員把握每一項會計數(shù)據(jù)的來龍去脈,并進一步對其進行審查的有效途徑。在手工方式下,憑證、賬簿和報表等各種檢查線索，都是嚴格按照一定的標準填寫與登記的,是可見性的文字和數(shù)字記錄。審計人員可以從原始憑證開始，對會計業(yè)務進行追蹤,一直到會計報表為止(順查法);也可以從最后的會計報表開始,追根溯源,一直追溯到原始憑證(逆查法)。在ERP系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)的存儲介質(zhì)和存儲方式發(fā)生了變化，會計數(shù)據(jù)的生成方式、傳遞方式也發(fā)生了變化，原有的檢查

9、線索改變了形式或干脆消失了。如聯(lián)機實時系統(tǒng)中許多數(shù)據(jù)來自外部系統(tǒng)的直接轉(zhuǎn)入，失去了原始的文字記錄。磁性介質(zhì)中存儲的資料必須要借助于一定的計算機硬件和軟件才能讀取。磁性介質(zhì)上保存的數(shù)據(jù)可能被篡改而不會留下痕跡。由于更新頻率快，有些資料還可能是暫存的，很快要被覆蓋掉。同時，很多內(nèi)部的運算可能不留痕跡和線索。 (2)會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的改變。在ERP系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的重點由會計人員和會計業(yè)務部門轉(zhuǎn)移到電子數(shù)據(jù)處理部門，財會人員對交易活動的直接監(jiān)督減少了，原內(nèi)部控制體系難以適應這種變化。計算機數(shù)據(jù)處理的集中性、連貫性，使大部分職權分割的控制作用近于消失，數(shù)據(jù)存儲載體的改變及其共享程度的提高，又使手工會計

10、中的賬簿控制體系失去原有的作用。在這種情況下，內(nèi)部控制一方面要加強，另一方面要采用新的方式。電算化方式下，內(nèi)部控制按實施環(huán)境可分為一般控制和應用控制。一般控制是普遍適用于計算機數(shù)據(jù)處理的控制，包括組織控制、操作控制、系統(tǒng)安全控制等。應用控制是在運用計算機進行會計數(shù)據(jù)處理過程中所實施的內(nèi)部控制，包括輸入控制、處理控制及輸出控制。 (3)檢查內(nèi)容的改變。在ERP系統(tǒng)中，因為計算機處理的一貫性和穩(wěn)定性，大大減少了手工處理下的某些錯誤。但如果系統(tǒng)的應用程序中存在錯誤或被人非法篡改，則會引起嚴重問題。因此，除了要對內(nèi)部控制及數(shù)據(jù)文件的檢查外，還要對計算機系統(tǒng)中的程序文件進行審查，即對系統(tǒng)的可靠性進行測試

11、。另外，新的信息技術的涌現(xiàn)也不斷帶來新問題，針對這些新的課題，審計人員也必須研究對策。(4)檢查技術的改變。手工情況下的檢查可進行順查、逆查或抽查,審查一般采用審閱、核對、分析、比較、調(diào)查和證實等方法。對ERP會計信息系統(tǒng)審計,這些方法依然有效，但是計算機輔助檢查已經(jīng)必不可少。 (5)對審計人員要求的提高。面對ERP會計信息系統(tǒng)，審計人員僅僅依靠會計和檢查的相關知識已經(jīng)無法全面了解被檢查單位情況。審計人員必須不斷學習，較為熟練地掌握一定的計算機知識和技能。 2.注重對被審計單位的了解 (1)了解企業(yè)情況。由于在ERP的引入過程中存在誤區(qū)，許多使用ERP的企業(yè)經(jīng)常存在兩種情況:一是和原有的系統(tǒng)并

12、行，一是全面取代舊的系統(tǒng)。因此在前期階段，審計人員應充分了解企業(yè)情況，通過與企業(yè)管理層和各業(yè)務主管部門的溝通、詢問，了解企業(yè)的ERP項目是否真正上線成功，運行過程中是否出現(xiàn)過重大問題。處于并行階段的，很多情況下ERP系統(tǒng)和舊的賬務系統(tǒng)之間會存在一個差額，要了解這個差額的形成原因，以及企業(yè)如何處置；如果是后者則了解新的系統(tǒng)是否正常運行，以便在不同的情況下，制定不同的審計計劃。要熟悉和理解被審計企業(yè)ERP軟件中所包含的管理思想。要注重與企業(yè)的信息主管溝通，必要時可與企業(yè)的軟件供應商溝通，以充分利用軟件本身的統(tǒng)計、分析比較功能，獲得豐富的分析性復核資料。 (2)了解主要業(yè)務流程。包括材料采購流程、產(chǎn)

13、品制造流程、商品銷售流程等。要了解企業(yè)系統(tǒng)的整體框架和各個模塊的大致框架，對業(yè)務流程在ERP中的反映，即從接受訂單，到采購、收貨、驗貨、庫存管理、生產(chǎn)直至出貨銷售，從數(shù)據(jù)流方面有個大致印象。 3.注重對被審計單位ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的審計 加強對ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制的審計，應考慮計算機條件下內(nèi)部控制的以下特征: (1)缺乏交易軌跡。 (2)同類交易處理的一致性。 (3)缺乏職責分工。 (4)在特定方面發(fā)生錯誤與舞弊行為的可能性較大。 (5)交易授權、執(zhí)行與手工處理存在差異。 (6)其他內(nèi)部控制依賴于計算機處理。 ERP系統(tǒng)下的內(nèi)部控制包括一般控制和應用控制，在研究評價一般控制時應考慮組織與管理控制

14、,應用系統(tǒng)開發(fā)和系統(tǒng)控制,計算機操作控制,系統(tǒng)軟件控制,數(shù)據(jù)和程序控制。在研究和評價應用控制時應考慮輸入控制,計算機處理與數(shù)據(jù)文件控制,輸出控制。 4.運用計算機輔助審計時應注意的控制 (1)文件備份。文件備份工作應定期進行，在審計完成后，審計資料的軟盤至少應備份兩到三份,而且應作好軟盤的保管工作。 (2)資料的保密與安全。應制定制度，規(guī)定只有經(jīng)過授權的人員才可以接觸審計資料，應使用密碼或口令控制審計軟件系統(tǒng)的進入。 (3)保存必要的書面資料。企業(yè)在使用系統(tǒng)時，未必會書面保存計算機里的資料，審計人員在審計中應要求企業(yè)打印出審計所需要的文件并保存。 (4)軟件測試。審計人員在使用審計軟件前必須檢

15、測，還需檢查測試版本同審計軟件是否兼容。如果使用不當?shù)能浖菀讓е滦碌膶徲嬶L險。另外如果使用企業(yè)的拷貝文件，審計人員應確定拷貝文件與原文件完全一致。 (5)檢查程序變更控制。審計人員在信賴被審計單位程序前應檢測該控制，被審計單位的計算機程序控制不是一成不變的，舊程序不斷被覆蓋，年終的程序未必能代表本年的程序控制情況。因此，需要測試被審計單位的程序控制情況。 (6)數(shù)據(jù)測試。數(shù)據(jù)測試包括“活數(shù)據(jù)”測試、“死數(shù)據(jù)”測試以及在特殊運作中使用“死數(shù)據(jù)”進行測試。審計人員應考慮數(shù)據(jù)測試的成本，包括構(gòu)建模擬交易的成本、預期測試結(jié)果的成本和確定控制的成本等。 (7)計算機輔助審計與職業(yè)判斷相結(jié)合。職業(yè)判斷是審計人員進行審計決策時對各相關方面進行綜合考慮的過程，審計人員應將計算機輔助審計與職業(yè)判斷有機結(jié)合，才能有效地控制與降低審計風險。 審計人員在評估被審計單位ERP系統(tǒng)下的風險時,首先要識別內(nèi)部控