建立PMO的兩階段

1、建立pmo的兩階段 建立項(xiàng)目辦公室需要付出許多努力。正如很多富有價(jià)值的設(shè)想一樣，它需要全面思索和周詳支配。項(xiàng)目辦公室無論是對于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員還是顧客，都有其存在的價(jià)值。一個充分發(fā)揮作用的項(xiàng)目辦公室是為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員供應(yīng)支持的無價(jià)源泉。從廣義上講，建立項(xiàng)目辦公室應(yīng)分為兩階段，即宣傳建立項(xiàng)目辦公室的構(gòu)想階段和實(shí)際建立階段。 1、宣傳建立項(xiàng)目辦公室的構(gòu)想 建立項(xiàng)目辦公室是特別值得的，但并非每一個人都會認(rèn)同這一點(diǎn)。有些人會埋怨，在資源緊缺的年月，這是一筆沒有必要花費(fèi)的費(fèi)用且負(fù)擔(dān)不起;有些人可能視之為另一層官僚機(jī)構(gòu)，認(rèn)為它將減緩業(yè)務(wù)運(yùn)營;還有些人甚至于會認(rèn)為，這是一種從他們手中奪權(quán)的企圖，即企圖集權(quán)化。 想

2、建立項(xiàng)目辦公室的人們必需意識到，他們會面對巨大的質(zhì)疑和阻力。在一開頭，項(xiàng)目辦公室計(jì)劃人員就必需采取明確的步驟對同事進(jìn)行關(guān)于項(xiàng)目辦公室需求的教育，這一點(diǎn)是特別重要的。假如想取得組織內(nèi)部的支持，就必需宣傳建立項(xiàng)目辦公室的想法。 一開頭最好先弄清晰同事們會針對項(xiàng)目辦公室提出什么問題。在問題被提出來之前先預(yù)備好答案，這樣會幫助同事們打消很多疑慮，下面列出了經(jīng)常會被問及的三個問題： 項(xiàng)目辦公室對于我們的項(xiàng)目有多大價(jià)值? 建立和運(yùn)營項(xiàng)目辦公室的費(fèi)用有多少? 由于項(xiàng)目辦公室的重點(diǎn)在于制定標(biāo)準(zhǔn)上，那么，它會在多大程度上扼殺員工在項(xiàng)目工作中的敏捷性和創(chuàng)造性? 2、項(xiàng)目辦公室的價(jià)值 項(xiàng)目辦公室可以向團(tuán)隊(duì)成員供應(yīng)顧

3、問、咨詢專家和準(zhǔn)時的培訓(xùn)，供應(yīng)對項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)和提高工作效率的工具。此外，項(xiàng)目辦公室還可保存過去項(xiàng)目管理方案的數(shù)據(jù)，以備將來新項(xiàng)目參考使用。 過去的經(jīng)驗(yàn)顯示，顧客是項(xiàng)目辦公室概念的強(qiáng)有力的支持者。他們認(rèn)為，項(xiàng)目辦公室的建立明顯標(biāo)準(zhǔn)著公司有著追求最佳管理的使命感。項(xiàng)目辦公室的存在增加了顧客對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的信念，因?yàn)樗麄儽澈笥斜匾闹С?，所以具有更?qiáng)的競爭力。 3、維護(hù)費(fèi)用 有些懷疑者會特別緊急地提出，項(xiàng)目辦公室不但不能削減相應(yīng)的費(fèi)用，反而會增加運(yùn)營費(fèi)用。建立和運(yùn)營項(xiàng)目辦公室將不會是一件廉價(jià)的事，特殊是當(dāng)項(xiàng)目辦公室要供應(yīng)全方位服務(wù)的時候。 今日項(xiàng)目管理的境況類似于20世紀(jì)70年月和80年月時的質(zhì)量

4、管理運(yùn)動。那時，持否定態(tài)度的人質(zhì)疑建立質(zhì)量管理計(jì)劃會節(jié)省成本。他們堅(jiān)持認(rèn)為，質(zhì)量管理計(jì)劃所能節(jié)省的成本不可能抵消其自身運(yùn)作所花費(fèi)的費(fèi)用。然而，經(jīng)驗(yàn)證明，考慮周全的質(zhì)量計(jì)劃很快就能消化其自身的成本。真正的問題變成：一個組織能負(fù)擔(dān)得起不建立切實(shí)的質(zhì)量管理計(jì)劃的后果嗎? 近期研究顯示，只有少數(shù)項(xiàng)目能夠在預(yù)算內(nèi)按期、保質(zhì)達(dá)到目標(biāo)(詳見實(shí)例，有standish group 和gartner group所做的研究)。過去單一的項(xiàng)目運(yùn)作方式未能產(chǎn)生值得贊揚(yáng)的結(jié)果。假如質(zhì)量管理運(yùn)動的發(fā)展歷程是一個很有意義的啟示的話，那么，一個主要以項(xiàng)目辦公室為特征的廣泛的項(xiàng)目管理方法將很快顯示其自身的價(jià)值。 實(shí)際建立和運(yùn)營項(xiàng)

5、目辦公室的費(fèi)用沒有想象的那樣驚人，這是由于在大多數(shù)組織中完成項(xiàng)目工作的成本在整個組織中進(jìn)行分?jǐn)?，盡管并不能準(zhǔn)確地知道詳細(xì)數(shù)額，但該費(fèi)用是實(shí)際存在的。維持項(xiàng)目辦公室運(yùn)作的成本可能會少于或等于無項(xiàng)目辦公室狀態(tài)下運(yùn)作項(xiàng)目的累計(jì)成本。若考慮到項(xiàng)目辦公室能夠創(chuàng)造出一種工作環(huán)境，使項(xiàng)目組在這一環(huán)境中能夠正確高效地完成項(xiàng)目，那么，項(xiàng)目成本將大大降低。 4、項(xiàng)目辦公室與員工的創(chuàng)造性和敏捷性 隨著組織的不斷成長，人們會經(jīng)常辯論集權(quán)和分權(quán)的優(yōu) 點(diǎn)。應(yīng)當(dāng)說，各有長短。集權(quán)運(yùn)作趨于產(chǎn)生更高水平的全都性，更好直接掌握;其缺點(diǎn)在于，解決方案可能會與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，且決策過程緩慢。相反，分權(quán)運(yùn)作所產(chǎn)生的方案趨于反映現(xiàn)場實(shí)際，使工

6、人有權(quán)作出快速打算，其缺點(diǎn)在于，有可能失去了全都性，掌握力較弱。 項(xiàng)目辦公室傾向于集權(quán)決策，但這并不意味著在實(shí)際決策過程中丟失了創(chuàng)造性和敏捷性.一個配置良好的項(xiàng)目辦公室的設(shè)立是為了支持項(xiàng)目組更有效的工作，而不是告知他們?nèi)绾稳スぷ?鼓舞項(xiàng)目人員在工作中盡可能地發(fā)揮其創(chuàng)造性和獨(dú)立性，同時他們的獨(dú)立性又將受項(xiàng)目辦公室所制定的程序約束。 倡導(dǎo)建立項(xiàng)目辦公室的人們必需澄清，項(xiàng)目辦公室是為整個團(tuán)體服務(wù)的，是通過維持一個有秩序的環(huán)境來對項(xiàng)目人員的工作供應(yīng)支持，而非對他們進(jìn)行限制。 5、建立交流計(jì)劃 一開頭，項(xiàng)目辦公室的倡導(dǎo)者就應(yīng)當(dāng)建立交流計(jì)劃來實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目辦公室的自覺溝通。一個典型的交流計(jì)劃有幾部分組成，例如，

7、應(yīng)指定一個發(fā)言人來代表項(xiàng)目辦公室發(fā)言，同時應(yīng)建立從同事中收集信息反饋的機(jī)制，比如，走近他們并同他們交談。應(yīng)當(dāng)開發(fā)出一些定期對員工進(jìn)行有關(guān)項(xiàng)目辦公室工作的培訓(xùn)，如發(fā)簡報(bào)等。 6、成立項(xiàng)目辦公室 一旦項(xiàng)目辦公室被批準(zhǔn)成立，在其啟動之前應(yīng)關(guān)注并必需解決的以下幾個問題： 項(xiàng)目辦公室的職能; 項(xiàng)目辦公室的編制; 項(xiàng)目辦公室在組織機(jī)構(gòu)中所處的位置以及實(shí)際工作地點(diǎn)的選擇。 7、項(xiàng)目辦公室的職能 如前所述，項(xiàng)目辦公室可開展廣泛的活動。一般來講，項(xiàng)目辦公室可以建立項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)計(jì)劃編制軟件。更進(jìn)一步講，項(xiàng)目辦公室可以供應(yīng)全方位的服務(wù)，例如咨詢、輔導(dǎo)、培訓(xùn)、維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、維護(hù)計(jì)劃軟件和為項(xiàng)目經(jīng)理供應(yīng)后勤服務(wù)。 當(dāng)

8、項(xiàng)目辦公室建立時，首先要解決的問題是確定項(xiàng)目辦公室應(yīng)當(dāng)做什么。 8、項(xiàng)目辦公室的位置 應(yīng)把項(xiàng)目辦公室建立在合理的位置上。很多金融機(jī)構(gòu)，例如銀行和房地產(chǎn)公司，都把項(xiàng)目辦公室設(shè)在信息部門里，這樣設(shè)置之所以合理是因?yàn)楹芏嘟鹑跈C(jī)構(gòu)的項(xiàng)目需要借助電信系統(tǒng)把人們聯(lián)系起來，而其核心工作就在信息服務(wù)部門。在以工程項(xiàng)目為主的組織里面，項(xiàng)目辦公室常與組織的工程活動聯(lián)系在一起。在其他類型的組織中，一般把項(xiàng)目辦公室看作與合同、銷售和財(cái)務(wù)部門并行的一個獨(dú)立職能部門。 9、項(xiàng)目辦公室的人員配備 項(xiàng)目辦公室人員配備對于兩方面比較敏感：一是，項(xiàng)目辦公室在組織的項(xiàng)目管理中是否起這核心的指導(dǎo)作用，二是，項(xiàng)目辦公室所支持的職能范圍

9、。 假如項(xiàng)目辦公室只是起簡潔的支持和輔助作用，那么，項(xiàng)目辦公室人員配備則是比較簡潔的事，只由幾個人組成便可：一位富有多年項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的主管、一位或兩位富有扎實(shí)項(xiàng)目管理技巧的專業(yè)人員和一位能處理日常事務(wù)的專業(yè)文秘來進(jìn)行文字處理和檔案管理以及組織其他部門進(jìn)行日常聯(lián)系，等?；蛘?，整個項(xiàng)目辦公室只由一位全能的專家組成，由他主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理。這種簡潔配置的主要作用在于，當(dāng)組織內(nèi)部出現(xiàn)項(xiàng)目管理的問題時，則采用詳細(xì)項(xiàng)目詳細(xì)處理的方式運(yùn)作。 假如項(xiàng)目辦公室在組織中起著核心的指導(dǎo)作用，人員配備則較為復(fù)雜。項(xiàng)目辦公室則應(yīng)由一位主管、多位專業(yè)人員和行政管理人員組成。該主管應(yīng)被正式賦予相當(dāng)大的權(quán)利，以顯示上層管理者對項(xiàng)目有效管理的嚴(yán)肅性。該主管在組織機(jī)構(gòu)中的位置應(yīng)等同于高層職能經(jīng)理的位置。 項(xiàng)目辦公室的專業(yè)人員應(yīng)具有廣泛的經(jīng)驗(yàn)和技巧，其中有新手能對基本預(yù)算供應(yīng)技術(shù)支持，支配工作進(jìn)程，配置資源和解決計(jì)算機(jī)軟件問題等，也有專家能解決任何