實(shí)例解析百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)

1、實(shí)例解析實(shí)例解析百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)百貨商店業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)一、系統(tǒng)開發(fā)背景與調(diào)查結(jié)果一、系統(tǒng)開發(fā)背景與調(diào)查結(jié)果 1.1.開發(fā)背景開發(fā)背景 某百貨商店是一個(gè)商業(yè)銷售組織，該商店的主要業(yè)務(wù)是某百貨商店是一個(gè)商業(yè)銷售組織，該商店的主要業(yè)務(wù)是從批發(fā)或制造廠商處進(jìn)貨，然后再向顧客銷售。按照有關(guān)規(guī)從批發(fā)或制造廠商處進(jìn)貨，然后再向顧客銷售。按照有關(guān)規(guī)定，該百貨商店在每月需向稅務(wù)機(jī)關(guān)交納一定的稅款。該百定，該百貨商店在每月需向稅務(wù)機(jī)關(guān)交納一定的稅款。該百貨商店的全部數(shù)據(jù)處理都由人工操作。由于經(jīng)營(yíng)的商品品種貨商店的全部數(shù)據(jù)處理都由人工操作。由于經(jīng)營(yíng)的商品品種豐富，每天營(yíng)業(yè)額很大，因此業(yè)務(wù)人員的工作量十分艱

2、巨。豐富，每天營(yíng)業(yè)額很大，因此業(yè)務(wù)人員的工作量十分艱巨。 最近，因百貨商店大樓翻建后，營(yíng)業(yè)面積擴(kuò)大，從而經(jīng)營(yíng)最近，因百貨商店大樓翻建后，營(yíng)業(yè)面積擴(kuò)大，從而經(jīng)營(yíng)品種、范圍和數(shù)據(jù)處理的工作量大大增加，需要建立一個(gè)計(jì)品種、范圍和數(shù)據(jù)處理的工作量大大增加，需要建立一個(gè)計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，以減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高業(yè)務(wù)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，以減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高業(yè)務(wù)管理水平，適應(yīng)新的發(fā)展。管理水平，適應(yīng)新的發(fā)展。2 2系統(tǒng)調(diào)查結(jié)果系統(tǒng)調(diào)查結(jié)果（1 1）現(xiàn)行系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)及工作任）現(xiàn)行系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)及工作任務(wù)務(wù) 現(xiàn)行系統(tǒng)在商店經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)有銷售科、采購(gòu)科和財(cái)現(xiàn)行系統(tǒng)在商店經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，設(shè)有銷售科、

3、采購(gòu)科和財(cái)務(wù)科，如圖務(wù)科，如圖1 1所示。所示。圖圖1 1 現(xiàn)行系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)現(xiàn)行系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu) 銷售科的任務(wù)銷售科的任務(wù)是，接受顧客的訂貨單，并進(jìn)行校驗(yàn)，是，接受顧客的訂貨單，并進(jìn)行校驗(yàn)，將不符合要求的訂貨單退還給顧客。如果是合格的訂貨將不符合要求的訂貨單退還給顧客。如果是合格的訂貨單且倉庫有存貨，那么就給顧客開發(fā)貨票，通知顧客到單且倉庫有存貨，那么就給顧客開發(fā)貨票，通知顧客到財(cái)務(wù)科交貨款，并修改因顧客購(gòu)買而改變的庫存數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)科交貨款，并修改因顧客購(gòu)買而改變的庫存數(shù)據(jù)。如果是合格的訂貨單但是缺貨，那么先留底，然后向采如果是合格的訂貨單但是缺貨，那么先留底，然后向采購(gòu)科發(fā)出缺貨單。當(dāng)采購(gòu)科購(gòu)買到

4、貨后，核對(duì)到貨單和購(gòu)科發(fā)出缺貨單。當(dāng)采購(gòu)科購(gòu)買到貨后，核對(duì)到貨單和缺貨單，再給顧客開出發(fā)貨票。缺貨單，再給顧客開出發(fā)貨票。 采購(gòu)科的任務(wù)是采購(gòu)科的任務(wù)是，將銷售科提供的缺貨單進(jìn)行匯總，根據(jù)，將銷售科提供的缺貨單進(jìn)行匯總，根據(jù)匯總情況和各廠商供貨情況，向有關(guān)廠商發(fā)出訂購(gòu)單。當(dāng)供匯總情況和各廠商供貨情況，向有關(guān)廠商發(fā)出訂購(gòu)單。當(dāng)供貨廠商發(fā)來供貨單時(shí)，對(duì)照留底的訂購(gòu)單加以核對(duì)。如果正貨廠商發(fā)來供貨單時(shí)，對(duì)照留底的訂購(gòu)單加以核對(duì)。如果正確則建立進(jìn)貨帳和應(yīng)付款帳，向銷售科發(fā)到貨通知單并修改確則建立進(jìn)貨帳和應(yīng)付款帳，向銷售科發(fā)到貨通知單并修改庫存記錄；如果供貨單與留底訂購(gòu)單不符，則把供貨單退還庫存記錄；如

5、果供貨單與留底訂購(gòu)單不符，則把供貨單退還給供貨廠商。給供貨廠商。財(cái)務(wù)科（會(huì)計(jì)科）的任務(wù)是財(cái)務(wù)科（會(huì)計(jì)科）的任務(wù)是，接到顧客的貨款時(shí)，給顧，接到顧客的貨款時(shí)，給顧客開出收據(jù)及發(fā)票，通知銷售科付貨；根據(jù)稅務(wù)局發(fā)來客開出收據(jù)及發(fā)票，通知銷售科付貨；根據(jù)稅務(wù)局發(fā)來的稅單建立付款帳，并付稅款；根據(jù)供貨廠商發(fā)來的付的稅單建立付款帳，并付稅款；根據(jù)供貨廠商發(fā)來的付款通知單和采購(gòu)科記錄的應(yīng)付款明細(xì)帳，建立付款明細(xì)款通知單和采購(gòu)科記錄的應(yīng)付款明細(xì)帳，建立付款明細(xì)帳，同時(shí)向供貨廠商付購(gòu)貨款。無論是收款還是付款之帳，同時(shí)向供貨廠商付購(gòu)貨款。無論是收款還是付款之后，都要修改商店的財(cái)務(wù)總帳。財(cái)務(wù)科在完成以上日常后，都要

6、修改商店的財(cái)務(wù)總帳。財(cái)務(wù)科在完成以上日常賬務(wù)工作的同時(shí)，還要定期編制各種報(bào)表向經(jīng)理匯報(bào)，賬務(wù)工作的同時(shí)，還要定期編制各種報(bào)表向經(jīng)理匯報(bào)，以供經(jīng)理了解有關(guān)情況并據(jù)此制定下階段的業(yè)務(wù)計(jì)劃。以供經(jīng)理了解有關(guān)情況并據(jù)此制定下階段的業(yè)務(wù)計(jì)劃。（2 2）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及概況）現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及概況 現(xiàn)行系統(tǒng)的銷售科業(yè)務(wù)流程情況如下圖所示。各現(xiàn)行系統(tǒng)的銷售科業(yè)務(wù)流程情況如下圖所示。各項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、處理、存儲(chǔ)和輸出概況見下表。項(xiàng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、處理、存儲(chǔ)和輸出概況見下表。圖圖2 2：銷售科現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程圖：銷售科現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程圖3 3系統(tǒng)計(jì)劃系統(tǒng)計(jì)劃（1 1）實(shí)現(xiàn)整個(gè)百貨商店業(yè)務(wù)信息流程的計(jì)算機(jī)管理。）實(shí)現(xiàn)

7、整個(gè)百貨商店業(yè)務(wù)信息流程的計(jì)算機(jī)管理。（2 2）銷售子系統(tǒng)的訂貨單處理、缺貨處理全部由計(jì)算機(jī)）銷售子系統(tǒng)的訂貨單處理、缺貨處理全部由計(jì)算機(jī)完成，增加自動(dòng)登記新顧客數(shù)據(jù)的功能；貨物售出后，自完成，增加自動(dòng)登記新顧客數(shù)據(jù)的功能；貨物售出后，自動(dòng)建立售貨歷史記錄和修改庫存記錄。動(dòng)建立售貨歷史記錄和修改庫存記錄。（3 3）采購(gòu)子系統(tǒng)的缺貨單匯總、缺貨貨物統(tǒng)計(jì)和編發(fā)訂）采購(gòu)子系統(tǒng)的缺貨單匯總、缺貨貨物統(tǒng)計(jì)和編發(fā)訂貨單由計(jì)算機(jī)完成，核對(duì)訂貨單和修改庫存也用計(jì)算機(jī)進(jìn)貨單由計(jì)算機(jī)完成，核對(duì)訂貨單和修改庫存也用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。行。（4 4）會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)匯總計(jì)算工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)）會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的全部數(shù)據(jù)匯總計(jì)算工

8、作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，報(bào)表的編制、打印也由計(jì)算機(jī)完成。完成，報(bào)表的編制、打印也由計(jì)算機(jī)完成。二、系統(tǒng)分析二、系統(tǒng)分析 1 1系統(tǒng)目標(biāo)系統(tǒng)目標(biāo)（1 1）實(shí)現(xiàn)登記、整理數(shù)據(jù)，處理核對(duì)顧客訂貨單。）實(shí)現(xiàn)登記、整理數(shù)據(jù)，處理核對(duì)顧客訂貨單。（2 2）向經(jīng)理提供各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。）向經(jīng)理提供各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（3 3）提供各級(jí)查詢。）提供各級(jí)查詢。（4 4）銷售、采購(gòu)、會(huì)計(jì)各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。）銷售、采購(gòu)、會(huì)計(jì)各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。2 2數(shù)據(jù)流程圖數(shù)據(jù)流程圖 百貨商店業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖見圖百貨商店業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的頂層數(shù)據(jù)流程圖見圖3 3所示，所示，該圖表示了百貨商店業(yè)務(wù)信息處

9、理系統(tǒng)與外部實(shí)體之間的該圖表示了百貨商店業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)與外部實(shí)體之間的信息輸入、輸出關(guān)系，即標(biāo)定了系統(tǒng)與外界的界面。信息輸入、輸出關(guān)系，即標(biāo)定了系統(tǒng)與外界的界面。圖圖3 3 新系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程新系統(tǒng)頂層數(shù)據(jù)流程 頂層數(shù)據(jù)流程圖的第一級(jí)分解如圖頂層數(shù)據(jù)流程圖的第一級(jí)分解如圖4 4，該圖實(shí)際上是，該圖實(shí)際上是把圖把圖3 3中中“百貨商店業(yè)務(wù)處理百貨商店業(yè)務(wù)處理”框進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)現(xiàn)行系框進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)現(xiàn)行系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖所列的處理功能，初步分解為銷售處理、統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖所列的處理功能，初步分解為銷售處理、采購(gòu)處理和會(huì)計(jì)處理三個(gè)子系統(tǒng)。在功能分解的同時(shí)，采購(gòu)處理和會(huì)計(jì)處理三個(gè)子系統(tǒng)。在功能分解的同時(shí)，得

10、到了相應(yīng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（如銷售記錄、應(yīng)收款、貨物庫得到了相應(yīng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（如銷售記錄、應(yīng)收款、貨物庫存、進(jìn)貨帳、應(yīng)付款帳）和數(shù)據(jù)流（訂單、發(fā)貨單、缺存、進(jìn)貨帳、應(yīng)付款帳）和數(shù)據(jù)流（訂單、發(fā)貨單、缺貨單、付款單等）。貨單、付款單等）。圖圖4 4 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖一級(jí)分解系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖一級(jí)分解上述三個(gè)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖（即二級(jí)分解）上述三個(gè)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖（即二級(jí)分解）分別如圖分別如圖5 5、圖、圖6 6、圖、圖7 7所示。所示。圖圖5 5 二級(jí)數(shù)據(jù)流程二級(jí)數(shù)據(jù)流程( (銷售處理銷售處理) ) 圖圖5 5是銷售處理功能，實(shí)際上是把是銷售處理功能，實(shí)際上是把“銷售處理銷售處理”（圖（圖4 4；P1.1P1

11、.1框）進(jìn)行細(xì)化。從圖中我們知道系統(tǒng)的外部環(huán)境是框）進(jìn)行細(xì)化。從圖中我們知道系統(tǒng)的外部環(huán)境是“顧客顧客”。首先，由顧客（。首先，由顧客（S1S1）提出訂貨單（提出訂貨單（F1F1）。）。然后然后商店從貨名文件中得到貨名信息（商店從貨名文件中得到貨名信息（F5F5），），從顧客文件中得從顧客文件中得到顧客信息（到顧客信息（F47F47）。）。如果顧客是老主顧，則商店對(duì)訂單如果顧客是老主顧，則商店對(duì)訂單（F1F1），），貨名信息（貨名信息（F5F5），），顧客信息（顧客信息（F47F47）進(jìn)行編輯處理進(jìn)行編輯處理（P1.1.1P1.1.1），），從而生成編輯后的訂單（從而生成編輯后的訂單（F4F4

12、）。）。如果是新主如果是新主顧，除了進(jìn)行上述處理外，要生成新顧客信息（顧，除了進(jìn)行上述處理外，要生成新顧客信息（F2F2），），并并將新顧客信息進(jìn)登錄（將新顧客信息進(jìn)登錄（P1.1.2P1.1.2），），然后登錄入顧客文件。然后登錄入顧客文件。圖圖5 5中的其它數(shù)據(jù)流和處理以及圖中的其它數(shù)據(jù)流和處理以及圖6 6、7 7，均可以自行隨著箭，均可以自行隨著箭頭走一遍，以加深理解。頭走一遍，以加深理解。圖圖6 6 二級(jí)數(shù)據(jù)流程二級(jí)數(shù)據(jù)流程( (采購(gòu)處理采購(gòu)處理) )圖圖7 7 二級(jí)數(shù)據(jù)流程二級(jí)數(shù)據(jù)流程( (會(huì)計(jì)處理會(huì)計(jì)處理) )3 3數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)字典用于進(jìn)一步定義和描述所有數(shù)據(jù)項(xiàng)，包括數(shù)據(jù)

13、流字典數(shù)據(jù)字典用于進(jìn)一步定義和描述所有數(shù)據(jù)項(xiàng)，包括數(shù)據(jù)流字典（如表（如表3 3所示）、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)字典（如表所示）、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)字典（如表4 4所示）、數(shù)據(jù)處理字典（如表所示）、數(shù)據(jù)處理字典（如表5 5所所示）三類。示）三類。表表3 3 數(shù)據(jù)流字典清單數(shù)據(jù)流字典清單( (部部分分) ) 表表3 3為數(shù)據(jù)流字典清單，此處僅對(duì)為數(shù)據(jù)流字典清單，此處僅對(duì)F1F1作如下解釋，數(shù)據(jù)作如下解釋，數(shù)據(jù)流流F1F1（見圖見圖5 5）是顧客）是顧客S1S1提出的訂單，它的去向是編輯處理提出的訂單，它的去向是編輯處理P1.1.1P1.1.1，在，在F1F1中包含如下信息：訂單標(biāo)識(shí)、顧客細(xì)節(jié)（如中包含如下信息：訂單標(biāo)識(shí)、顧

14、客細(xì)節(jié)（如顧客姓名、顧客地址、電話、電傳等）、貨物細(xì)節(jié)（如貨顧客姓名、顧客地址、電話、電傳等）、貨物細(xì)節(jié)（如貨物名稱、貨物產(chǎn)地、貨物數(shù)量等）。物名稱、貨物產(chǎn)地、貨物數(shù)量等）。表表4 4 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)字典清單數(shù)據(jù)存儲(chǔ)字典清單( (部部分分) ) 表表4 4為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)字典清單，均以為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)字典清單，均以D D表示。此處僅對(duì)表示。此處僅對(duì)D9D9進(jìn)行進(jìn)行解釋，其余類推。解釋，其余類推。D9D9（見圖見圖5 5）為應(yīng)帳款明細(xì)帳，它是用來記）為應(yīng)帳款明細(xì)帳，它是用來記銷售收入（應(yīng)收款）的庫文件。通過銷售收入（應(yīng)收款）的庫文件。通過P1.1.5P1.1.5（建立收款明細(xì)建立收款明細(xì)帳）的處理將數(shù)據(jù)流帳）的處

15、理將數(shù)據(jù)流F9F9寫入寫入D9D9（應(yīng)收款明細(xì)帳）。應(yīng)收款明細(xì)帳）。D9D9包含如包含如下信息：標(biāo)識(shí)貨名、數(shù)量、顧客名、應(yīng)收款、日期。從圖下信息：標(biāo)識(shí)貨名、數(shù)量、顧客名、應(yīng)收款、日期。從圖7 7中中D9D9的輸出數(shù)據(jù)流為的輸出數(shù)據(jù)流為F43F43到到P1.3.5P1.3.5（編制報(bào)表處理），其內(nèi)容包編制報(bào)表處理），其內(nèi)容包含標(biāo)識(shí)、貨名、數(shù)量、顧客、應(yīng)收款、日期。含標(biāo)識(shí)、貨名、數(shù)量、顧客、應(yīng)收款、日期。表表5 5 數(shù)據(jù)處理字典清數(shù)據(jù)處理字典清單單 表表5 5為數(shù)據(jù)處理字典清單，它對(duì)數(shù)據(jù)流圖中的所有處理功能作出說明。為數(shù)據(jù)處理字典清單，它對(duì)數(shù)據(jù)流圖中的所有處理功能作出說明。此處僅以此處僅以P1.1

16、.1P1.1.1（編輯訂單）為例（見圖編輯訂單）為例（見圖5 5），商店根據(jù)訂單（），商店根據(jù)訂單（F1F1）、）、顧顧客情況（客情況（F47F47），），判斷是新老主顧編輯成合適的訂單（判斷是新老主顧編輯成合適的訂單（F4F4），），同時(shí)對(duì)于新同時(shí)對(duì)于新主顧，從主顧，從P1.1.1P1.1.1輸出新顧客數(shù)據(jù)（輸出新顧客數(shù)據(jù)（F2F2），），再登記新顧客數(shù)據(jù)處理再登記新顧客數(shù)據(jù)處理（P1.1.2P1.1.2）。）。凡是圖凡是圖5 5中方框都代表處理，以中方框都代表處理，以P P為代表。在數(shù)據(jù)字典處理清為代表。在數(shù)據(jù)字典處理清單中（見表單中（見表5 5）均有詳細(xì)說明，表）均有詳細(xì)說明，表5 5只是一部分。其余以此類推。只是一部分。其余以此類推。表表6 6 數(shù)據(jù)描述數(shù)據(jù)描述( (部部分分) ) 表表6 6列出的數(shù)據(jù)字典中的部分條目，并給出數(shù)據(jù)描述的部分內(nèi)容。它列出的數(shù)據(jù)字典中的部分條目，并給出數(shù)據(jù)描述的部分內(nèi)容。它是對(duì)數(shù)據(jù)流圖中