公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度

1、公司人事檔案管理 辦法 規(guī) 章制度 篇一：人事檔案管理制度人事檔案管理制度第一章、 總則第一條： 為規(guī) 范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企 業(yè)經(jīng)營 活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地 為怡通集 團 各項工作服 務(wù)，特制定本管理制度。第二條：人事檔案工作是集 團組織 人事工作的重要 組成部分，也是集 團檔案工作的重要 組 成部分。它是 為貫徹執(zhí) 行集團戰(zhàn)略、方針、政策服 務(wù)的，是 選賢舉能，知人善任， 歷史地 全面地考察了解和正確 選拔使用 員工的重要依據(jù)。第三條：本制度適用于怡通集 團總 部及其各子公司。第二章、管理 職責(zé)第四條：集

2、團 企業(yè)管理部人事檔案管理的 職責(zé)a、 負責(zé)制訂、修改和完善集 團人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與 實施細則等規(guī)范；b、 負責(zé)本制度在各子公司 實施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；c、 負責(zé)怡通集團戰(zhàn)略決策委員會成員的人事檔案管理工作；d、 負責(zé)怡通集團各子公司、部 門的員工人事檔案管理工作；e、 負責(zé)對各子公司的員工人事檔案管理工作 進行檢查與督導(dǎo)。第五條：集 團企業(yè)管理部人事檔案管理的 義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立 規(guī)范的檔 案管理程序、 規(guī)范檔案管理行 為 。第六條：各子公司行政部 門 人事檔案管理的 職責(zé) 就是 負責(zé)執(zhí) 行本制度，按其要求建立 規(guī)范 的人事檔案管理； 負責(zé)管理企 業(yè)管理

3、部所有 員工人事檔案管理工作。第三章、人事檔案內(nèi)容第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集 團人事部統(tǒng)一管 理），是由 歷史地、全面地反映 員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾 類：a、履歷材料（包括個人的 簡歷資料、學(xué)歷、資格證等）；b、考核、考察材料；C、獎勵及處分材料；d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議 等材料；e、勞動合同、保密 協(xié)議、錄用、任免、聘用、離 職材料；f、 其他可供企 業(yè)用人參考的 資料。第四章、檔案 編號管理第八條：各子公司行政部 門必須按照OA管理系統(tǒng)中的員工編號（即：工號）進行編號，每100個檔案做一個 標記 ，方便 查 找。由其他單位轉(zhuǎn)入的員工檔案，按照

4、 轉(zhuǎn)入單位的編號更換編號（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。第五章、人事檔案的收集與整理第九條：日常收集 員工履歷表、 試用期考評表、各種 獎勵、 職務(wù)任免、 崗位/待遇調(diào)整表、 續(xù)簽 合同等材料。各子公司人事檔案管理人 員必須在每次招聘 結(jié)束后的七日之內(nèi)（ 試崗期結(jié)束），必 須將新 進員 工的人事檔案收集、整理并 進行歸檔。日常新進人員的人事檔案必 須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新 進員工的人事檔案收集、 整理并 進行歸 檔。第十條：各子公司行政部 門的人事專員在以下幾個 時段特別需要做好人事檔案 資料的歸檔 工作。1、新員工報到時新員工報到后，收 齊新入職員工的所有手 續(xù)、 證件、 資料后， 統(tǒng)一裝

5、入新建的檔案袋內(nèi)， 并在檔案袋封面右上方 書寫上檔案袋 編號（口取 紙）、 員工姓名、性 別。 結(jié)束試崗 期后的 三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、 證件和資料進行再次 歸檔： 許昌怡通集 團應(yīng)聘人員求職表（必 須要有面試評價表及審批人意見簽署） ； 身份證（雙面都印在同一 頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān) 資質(zhì)證件的復(fù)印 件；2、員工辦理正式入 職手續(xù)時員工結(jié)束七天 試用期后的三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、 證件和資料進行再次歸檔：1） 許昌怡通集 團應(yīng)聘人員求職表（必 須要有面試評價表及審批人意見簽署） ； 身份證（雙面都印在同一 頁上，A4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印 件

6、3、員工辦理轉(zhuǎn)正手 續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各 級人力資源部門人事專員必須將以下 資料收集 齊后， 歸入該員工 的檔案袋： 該員工的應(yīng)聘求職表、 試用期考評表； 勞動合同、保密 協(xié)議；4、 員工辦理調(diào)動 手 續(xù)時各級人力資源部門，在完成 員工調(diào)動手續(xù)的三個工作日內(nèi)將 員工調(diào)動手續(xù)資料裝入該員工 的檔案內(nèi)，具體的 資料有： 崗位/待遇調(diào)整表；、 工作交接表；、文件檔案 資料移交明細表、物品 資產(chǎn)移交明細表、客戶資料移交明細表、 待 辦工作（事宜）移交明 細表；5、 員工辦理離 職手 續(xù)時各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，將離 職相關(guān)資料裝入 該員 工的檔案內(nèi)，必 須裝入

7、的 資料有： 該員 工的 書面離 職申請書 ； 離職清算表、離職申批表；、員工離職工作移交表；、文件檔案 資料移交明細表、物品 資產(chǎn)移交明細表、客戶資料移交明細表、 待 辦工作（事宜）移交明 細表。第十一條：每年一季度按公司檔案管理 辦法對上一年的人事檔案 進行整理、 組卷。人事檔 案的收集范 圍 ：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。第十二條：在整理 過程中,不得私自涂改、抽取或 偽造檔案材料。第六章、人事檔案的借 閱與移交 第十三條：凡借用人事檔案，必 須填寫人事檔案借 閱登記 表，由人力 資源部門的負責(zé) 人核實理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必 須在7天內(nèi)歸

8、還，如確 因工作需要，可 辦續(xù)借手 續(xù)。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得 遺失、泄密和 污損，不準抽 換、折卷和轉(zhuǎn)換， 不得復(fù)印。第十四條： 人事檔案的移交分 為人事檔案移交和人事檔案管理人 員工作 變動移交兩種。第七章、其他 規(guī)定第十五條：凡是公司的 員工（正式 員工、試用員工和臨時員 工）都必 須建立檔案正本，是 否建立副本，根據(jù)工作需要由人力 資 源部自行確定。第十六條：檔案管理人 員應(yīng) 具有良好的思想素養(yǎng)，按受 過正 規(guī)的檔案管理培 訓(xùn)，在工作中 須嚴 格遵守保密制度。第十七條：不得擅自 處理或 銷毀檔案材料， 應(yīng)按公司檔案管理制度 進行檔案保管和檔案 銷 毀。 第十八條：集 團

9、人事部定期或不定期地 對各子公司的人事檔案管理工作 進行檢查 與督 導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上 規(guī)定予以 辦理執(zhí)行的， 視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理 員50200元，其所屬各子公司 領(lǐng)導(dǎo)負連帶責(zé) 任， 處罰100200元。第十九條：各子公司人事檔案管理人 員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人 員的變動 （包 括換崗、離職、增減其他工作量）的，必 須報經(jīng)集團企業(yè)管理部，批準后方可 執(zhí)行，否 則直接 處罰當事人50200元，各子公司相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)承擔連帶責(zé)任，處罰50200元。第二十條： 獎懲 投訴員工對本人或他人的 獎懲在以事 實為依據(jù)的前提下可以越 級投訴，也可以直接投 訴到集團 人事部。受到投訴的

10、獎懲在抽查時可暫停，待 調(diào)查清楚后再予以 處置。1、投訴調(diào)查結(jié) 果屬實的，撤消原 獎懲決定，可以 對員工投訴他人獎懲的進行表 揚獎勵。2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實的，維持原獎懲決定，并 對投訴員工進行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事 實；若純屬造謠生事的，可以 對投訴員工予以行政 記過處 罰。第二十一條：本制度最 終解釋權(quán)歸 集團企業(yè)管理部 第二十二條：本制度從下 發(fā)之起 實施。篇二：企 業(yè)人事檔案管理 辦 法企業(yè) 人事檔案管理 辦法第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)中 華人民共和國檔案法和企 業(yè)職 工檔案管 理工作 規(guī)定及干部檔案工作條例，制定本 細則 。第二條 中層以上管理人 員檔案由黨委

11、辦公室負責(zé)管理，派 專人負責(zé);其余員工的檔案均由 人力資源部檔案管-理-員負責(zé) 管理。檔案管理人 員不能保管本人的檔案。黨委 辦公室和人 力資源部的檔案管理人 員的檔案 實行交叉管理。第三條 員工失蹤或死亡后 滿三年，其檔案 應(yīng)移交當?shù)?勞動行政部門保存。對國家和企 業(yè)有 特殊 貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī) 定向有關(guān)檔案 館移交。第四條 人事檔案管-理-員的 職責(zé)（一）、保管 員 工檔案;（二）、及時索要、收集、 鑒別和整理 員工檔案材料;（三）、辦理員工檔案的 查閱、借 閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù);（四）、登 記員工工作、工 資、獎懲情況;（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部 門提供員工的情況

12、;（六）、做好 員工檔案的安全、保密、保 護 工作;（七）、定期向檔案室等部 門 移交檔案;（八）、 辦 理其它有關(guān)事 項。第五條 人事檔案的內(nèi)容及分 類歸 檔（一）、本人 歷年填寫的個人 簡歷 、履歷、登記表;（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成 長歷史等自 傳材料;（三）、本人自我 鑒定，組織鑒 定材料;對員工的考察、考核、 評價材料;（四）、政治 歷史審查 及甄別復(fù)查材料;（五）、員工參入黨、 團材料;（六）、獎勵（包括科技和 業(yè)務(wù)）及各種先 進事跡材料;（七）、入伍、退伍、辭退 職 、出國等材料;（八）、 處 分、取消 處分的材料;（九）、任免、工 資 、職稱等材料;（十）、學(xué) 歷

13、和 評定的技能等材料;（十一）、其他有 較大價 值的可供參考的材料。第六條 人事檔案材料的分 類嚴格按干部檔案工作條例、企 業(yè)職 工檔案管理工作 規(guī)定 的規(guī) 定辦理。第七條 人事檔案的收集、保管和 銷毀一、調(diào)動和錄用入公司的 員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其 報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào) 入或新建立的檔案都 應(yīng)造冊登 記。二、對員工進行考察、考核、培 訓(xùn)、獎懲等形成的材料要及 時 收集、整理立卷、保持檔案的完整。三、立卷 歸檔的材料必 須認真鑒別，保證材料的真 實、文字清楚、手 續(xù)齊備。四、人事檔案材料 統(tǒng)一使用十六開 規(guī)格的辦公用紙，不得使用 圓珠筆、 鉛筆、紅色墨水及 復(fù)寫 紙書寫。五、按規(guī)定

14、需要銷毀檔案材料 時，必須經(jīng)部門負責(zé)人、分管 領(lǐng)導(dǎo)批準，并 編制銷毀清冊。六、人事檔案存放 應(yīng)配備檔案 庫房、檔案櫥窗等 設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防 潮、防光、防 塵、防 污染。七、人事檔案材料 應(yīng)分類，整理裝 訂 成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要 對檔案 進行一次整理、校 對工作。八、檔案 應(yīng)分 類編 號后存放， 編號應(yīng) 與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓 員工材料入檔交叉， 制檢索目錄，以便 查找。第八條 人事檔案的利用和 傳遞一、外 單位來公司 查閱檔案 時，必須持蓋有公章的 單位介紹信，經(jīng)分管 領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可 查閱。二、本公司各部 門因工作需要 查閱員 工檔案時，應(yīng)由部門

15、出具證明，由人力 資源部 負責(zé)人 批準后方可 查閱 。三、公司 級領(lǐng)導(dǎo) 、黨委 辦公室、人力 資源部可不 經(jīng)審批查閱員 工檔案。四、建立檔案 查閱登記制度，對查閱職 工檔案的情況做好 記錄 五、檔案一般不借出 查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管 領(lǐng)導(dǎo)批準，嚴格履行登 記手續(xù)。六、任何人不得 查閱 或借用本人及 親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。七、查閱檔案必 須嚴格遵守保密制度和 閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤 換檔案。八、員工被任免中 層以上職務(wù)，應(yīng)在任免 職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已 辦理離公司手 續(xù)者，應(yīng)在一個

16、月內(nèi)將其檔案移交新 單位或 戶口所在地的街道 辦事處。十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通 訊或派專人送取，并履行登 記手續(xù)，不準郵寄或交本人自 帶。 十一、 對轉(zhuǎn)出的檔案，必 須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案 轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和 經(jīng)辦 人印章。第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后， 應(yīng)將基本檔案 資 料錄入計 算機內(nèi)。 員工調(diào)出，檔案材料 轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注 銷員 工基本檔案情況。第十條 本細則未盡事宜按企 業(yè)職 工檔案管理工作 規(guī)定和干部檔案工作條例 辦理。 第十一條 本管理 細則由公司人力 資源部 負責(zé) 解釋。篇三： 員 工檔案管理制度員工檔案管理制度一、

17、目 的為了規(guī)范公司人事檔案管理，加 強檔案管理的完整性、真 實性、及 時性和保密性。同 時為 了維護 人事檔案的完整，防止材料 損壞，便于高效、有序的利用檔案 資料，特制定本管理 辦法。二、適用范 圍適用于公司 員工紙質(zhì)檔案和 電子檔案的管理工作。三、職 責(zé)公司行政人事部 門為本公司員工人事檔案的 歸口管理部 門。四、原 則 分類標 準、 歸 檔及 時、排列有序、 層次清楚、整理 規(guī)范。五、檔案管理內(nèi)容1、員工入職檔案：個人 簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面 試記錄及待遇核定 事項審批、筆 試試題、身份證復(fù)印件、學(xué) 歷學(xué)位證復(fù)印件、 轉(zhuǎn)正及晉級表、離職證明、各 類合同及協(xié)議。2、員工培

18、訓(xùn)檔案：培 訓(xùn)通知、培 訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培 訓(xùn)合同、外出培 訓(xùn)反饋表（證書原件）、 員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。3、績效管理檔案：將 員工績效考核相關(guān) 資料按月 歸類 整理。4、員工離職檔案： 員工離崗包括員工與公司解除（ 終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。六、程序1、新員工報到后，收 齊新入職員工的所有手 續(xù)、證件、資料后， 統(tǒng)一裝入新建的檔案袋 內(nèi)，并在檔案袋封面左上方 書寫上檔案袋 編號、員工姓名、性 別。將檔案 資料以紙質(zhì)檔案 和電子檔案兩種 載體保存， 紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位 員工的個人檔案袋， 電子檔案以HR管 理信息系 統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。 員工人事檔案管理人 員須忠于職守，嚴格遵守公司 員 工保密管理制度。2、檔案建立：新 員 工經(jīng)考核合格，入 職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包 括：一寸近期免冠照片、身份 證和學(xué) 歷職稱證件的復(fù)印件、個人簡歷、應(yīng)聘擋案表、 錄用審批表、員工個人檔案表、體 檢報告、離 職（失業(yè)）證明等。七、為保證員工檔案信息的及 時性和準確性，以體 現(xiàn)系統(tǒng)時效性強的優(yōu)點，及 時更新、 變 化的 資料進行系 統(tǒng)錄入， 具體 時限要求如下：1、 新員工入職、員工調(diào)動 、任命、借用、離 職信息自生成之