辦公室管理規(guī)定及行政管理制度

1、辦公室工作職責(zé)辦公室工作內(nèi)容：辦公室是在公司高層領(lǐng)導(dǎo)下的綜合辦公類行政管理部門，主要負(fù)責(zé)公司日常行政管理、人力資源管理及法律事務(wù)等，其主要職責(zé)有：1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織公司日常辦公及有關(guān)活動安排，向公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門提供后勤保障，為公司正常業(yè)務(wù)的開展做好服務(wù)；2、負(fù)責(zé)公司各項制度及重要工作信息的收集、匯總、上報，各類合同、文件、會議紀(jì)要的歸檔和管理；3、負(fù)責(zé)公司各類會議、重要活動的組織籌備等工作并做好相關(guān)文件及影音資料的保存；4、負(fù)責(zé)公司人事信息、檔案管理、印章管理，按規(guī)定上報各類人事統(tǒng)計報表；負(fù)責(zé)公司注冊、增資、年檢及公司各類法律事務(wù)；5、負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的管理，建立固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品的購買、驗

2、收、使用登記及定期檢查使用情況的制度；6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。一、辦公室主任工作職責(zé)辦公室主任：在公司高層領(lǐng)導(dǎo)下，規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)的各項工作，具體職責(zé)如下：1、 組織制定本部門工作計劃、行政管理制度，貫徹落實公司各項管理制度和決議；2、 負(fù)責(zé)日常行政工作的管理；3、 組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；4、 組織安排公司各種會議、活動等，并擬定有關(guān)文件；5、 負(fù)責(zé)檔案管理、公司重要資質(zhì)證件，辦理公司所需各項工商、稅務(wù)等各項證照，出具相關(guān)證明材料；6、 負(fù)責(zé)工商、法律事務(wù)及其外聯(lián)工作；7、 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作。二、行政法律文書工作職責(zé)協(xié)助主任完成行政事務(wù)性

3、工作，具體負(fù)責(zé)法律事務(wù)及相關(guān)文書類工作：1、 協(xié)助制定、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；2、 協(xié)助主任制定行政工作發(fā)展規(guī)劃和計劃；3、 配合主任完善行政管理制度，進(jìn)行日常行政工作的組織和管理；4、 負(fù)責(zé)公司協(xié)議審核、修訂，主持?jǐn)M定常用法律文書合同范本，負(fù)責(zé)審查、備案所有合同；5、 負(fù)責(zé)相關(guān)法律事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理；6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。三、文員工作職責(zé)協(xié)助主任完成公司行政事務(wù)性工作，具體負(fù)責(zé)督辦工作落實及文秘檔案管理方面工作：1、 協(xié)助制定、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；2、 負(fù)責(zé)各項具體工作的督辦落實；3、 組織辦好會議接待及各種活動安排并做好各種文件及影音資料的存檔；4、 計劃和組織落實各部門申報各類辦公

4、用品的采買和發(fā)放，監(jiān)督落實用品領(lǐng)用登記工作做到帳物清楚、管理有序；5、 負(fù)責(zé)組織建立公司固定資產(chǎn)的管理臺賬和檢查盤點工作；6、 全力協(xié)助人力專員做好檔案管理及其他事項工作；7、 積極完成完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。四、人事檔案專員工作職責(zé)協(xié)助主任做好公司人力資源管理及公司各項印章、檔案管理，具體職責(zé)如下：1、 負(fù)責(zé)建立、健全公司人力資源管理系統(tǒng)，確保人力資源工作按 照公司發(fā)展目標(biāo)科學(xué)化、規(guī)范化；2、 負(fù)責(zé)制定公司人力資源管理制度、人事檔案管理制度、培訓(xùn)管理等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實施，并根據(jù)公司實際情況，制定公司的人力資源計劃；3、 制定和實施人力資源年度工作目標(biāo)和工作計劃，對公司人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理

5、；4、 負(fù)責(zé)勞動合同的簽訂與管理工作，進(jìn)行勞動關(guān)系管理，代表公司處理勞動事務(wù)；5、 辦理員工晉升、調(diào)崗、獎懲等人事手續(xù)；6、負(fù)責(zé)建立公司各項證照、印章使用管理制度并監(jiān)督落實；6、嚴(yán)格按照檔案管理辦法負(fù)責(zé)檔案室管理工；7、積極完成完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項。五、董事長辦公室文書職責(zé)1、全力做好董事長辦公室接待工作； 2、組織籌備董事長召開的各項會議，準(zhǔn)備會議文件，并做好會議錄，主動掌握有關(guān)決議的執(zhí)行情況；3、忠實執(zhí)行并積極完成董事長委派的各項任務(wù)，負(fù)責(zé)整理董事長的各類資料、文件并分類保管及歸檔；4、負(fù)責(zé)收集及統(tǒng)計匯總董事長所需的各類信息；5、協(xié)助董事長對公司內(nèi)部發(fā)布重要信息、通知工作；6、

6、負(fù)責(zé)董事長文件、茶水準(zhǔn)備、物品有序擺放；文本資料的整理歸檔；7、完成董事長臨時安排的各項工作任務(wù)。 行政管理制度總 則為保證公司正常的工作秩序和各項工作的順利進(jìn)行，針對本公司的特點及要求，特制定本行政管理制度。一、工作制度一、 工作時間（一） 公司上班時間為夏季上午8:00-12:00；下午2:30-6:00，冬季上午8:00-12:00；下午2:00-5:30。（二） 凡屬國家規(guī)定的節(jié)假日和公休日，均按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三） 節(jié)假日期間辦公室須安排人員值班。二、請銷假制度（一） 員工請事假、病假及其它各類假，均應(yīng)事先請假，事后銷假。具體要求按關(guān)于員工各種假期的管理規(guī)定執(zhí)行。（二） 員

7、工因業(yè)務(wù)需要外出工作，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。三、著裝、禮儀、禮節(jié)規(guī)定（一） 員工在工作時做到服裝整潔、舉止端莊、精神飽滿。（二） 員工之間應(yīng)互相尊重、互相幫助，要用自身言行樹立公司形象。（三） 員工在接待來電、來訪時要用禮貌用語，不得在辦公場所大聲喧嘩，吵鬧或使用粗魯語言。四、環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)制度（一） 各部門應(yīng)負(fù)責(zé)各自辦公室的清潔衛(wèi)生。所有的文件、資料、報紙要擺放整齊，桌面、地面等要保持清潔。（二） 各部門自行負(fù)責(zé)辦公地點的安全、保衛(wèi)、消防工作，定期檢查，及時消除存在的隱患。同時，每一位員工對公司的安全、保衛(wèi)、消防中存在的問題均要及時匯報、協(xié)助處理的義務(wù)。五、各種辦公設(shè)備的使用制度（一） 電

8、腦、復(fù)印機均由辦公室負(fù)責(zé)維修、維護(hù)。（二） 公用車輛由辦公室統(tǒng)一管理調(diào)度。各部門人員因公外出，原則上派車，在公司車輛調(diào)派不開的情況下，外出人員可乘坐出租車回程，憑出租車票并注明所辦事務(wù)給與報銷。六、嚴(yán)守公司機密制度各部門員工不得向外人泄露公司的經(jīng)營策略、財務(wù)收支、經(jīng)營成果、員工經(jīng)濟(jì)收入及其他有關(guān)商業(yè)秘密和內(nèi)部情況。各部門要經(jīng)常對員工進(jìn)行職業(yè)道德教育，做到不該問的不問，不該講的不講。如有違者，公司有權(quán)追究責(zé)任。二、辦公用品管理制度一、 公司辦公用品由辦公室負(fù)責(zé)管理，并建立辦公用品購買、使用登記制度。二、 各部門對所使用的公司財產(chǎn)及辦公用品負(fù)有正確使用、妥善保管的責(zé)任，對員工有損壞公司財產(chǎn)、浪費辦

9、公用品的行為應(yīng)提出嚴(yán)肅批評，并予以制止。對情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)及時做出處理；如有遺失和損壞，應(yīng)由當(dāng)事人酌情賠償。三、 各部門需購物品須按月提出購買計劃，由申請部門人員按照“合理、必須、節(jié)約”的原則填寫辦公用品申請表，由辦公室報總經(jīng)理審批執(zhí)行 。四、 各部門專用或特殊用品需自行采購時，應(yīng)事先征得領(lǐng)導(dǎo)同意后可自行購買，所購物品憑發(fā)票及清單交由辦公室核準(zhǔn)報銷。五、 各類物品采購后由辦公室專人負(fù)責(zé)驗收、登記、入庫。六、 員工領(lǐng)用物品均需填寫辦公用品領(lǐng)用表。辦公室有責(zé)任不定期檢查部門保管、使用各類物品的情況。三、車輛及駕駛員管理規(guī)定 為加強對本公司機動車和機動車駕駛員的管理，保障交通安全，根據(jù)國家有關(guān)

10、法規(guī)，結(jié)合公司具體情況，制定本規(guī)定。一、 車輛管理：1、公用車輛由辦公室統(tǒng)一管理調(diào)度，所有車輛鑰匙由辦公室統(tǒng)一保管。2、若車輛臨時發(fā)生緊急故障，可由當(dāng)值司機采取應(yīng)急措施處理，然后報告總經(jīng)理。3、公用車輛原則上不得外借或私用，特殊情況須征得總經(jīng)理或董事長批準(zhǔn)。4、公司車輛中的考斯特及房車需要外出的，由出車人填寫出車證明單交辦公室保存并領(lǐng)取車鑰匙，出車證明單中明確記錄出車時間及歸還時間，登記的行車時間為了提醒出車人在駕駛過程中切記要安全行駛、遵章行駛。二、 駕駛員管理：1、駕駛員要重視交通法規(guī)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)自覺遵守交通法規(guī)和增強交通安全意識的責(zé)任。2、駕駛員要經(jīng)常對車輛進(jìn)行安全檢查，及時排除不安全因素

11、，確保車況的完好;平時要對車輛進(jìn)行愛護(hù)和保養(yǎng)，保持車輛的整潔。3、駕駛員要加強自我修養(yǎng)，提高職業(yè)道德，堅持安全禮讓，中速行駛，做到不開快車、不強行超車、不酒后開車、不闖紅燈、不讓非司機駕駛，做到不發(fā)生任何交通事故和違章。4、駕駛員要自覺遵守交通法規(guī)，遵照交通信號燈行駛。5、駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項規(guī)定，嚴(yán)守保密紀(jì)律，不該說的不說，不該問的不問；在未接到辦公室的通知，不準(zhǔn)私自出車；堅決杜絕開私車。如有違背，一切后果自負(fù)。三、違規(guī)與事故處理：在下列情形之一的違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛員負(fù)擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并予以行政處分直至辭退。1、無證駕駛。2、未經(jīng)許可將車借予他人使用。3、違反交通規(guī)則。4、意外

12、事故造成車輛損壞，在扣除保險金額后，視實際情況由公司負(fù)擔(dān)。5、因個人原因發(fā)生交通事故后，如需向受害當(dāng)事人賠償損失，扣除保險金額后，其差額由駕駛?cè)素?fù)擔(dān)。四、若駕駛員違章將依照“誰違章、誰負(fù)責(zé)、誰處理”的原則由違章者自行處理，若有不處理者，公司將按規(guī)定從其工資及年終獎金中扣除因其違章所需繳納的罰款等費用。五、在行駛過程中若因公司領(lǐng)導(dǎo)有緊急事務(wù)授權(quán)駕駛員違章的，由駕駛員提出申請經(jīng)乘坐領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后由公司處理違章事宜。四、員工請假管理辦法為規(guī)范公司人力資源管理程序，保證請假制度的規(guī)范性、連續(xù)性，加強人事管理，在保證員工利益的同時規(guī)范員工行為，特制定本辦法。一、請假1、員工填寫員工請假登記表，注明請假種

13、類、假期、時間、事由等。普通員工請假先向部門負(fù)責(zé)人申請超期限后需向公司總經(jīng)理申請。部門負(fù)責(zé)人請假直接向總經(jīng)理或董事長申請。若事先無法請假，可電話直接請示部門負(fù)責(zé)人或公司總經(jīng)理，假期結(jié)束后補填員工請假登記表。2、假前須交接好各項工作，確保工作連續(xù)性。3、超假期應(yīng)及時報告，并請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4、請假期間若遇法定假期，請假假期不順延。5、假滿回公司銷假，通報辦公室，并交接工作。二、假類及規(guī)定（一）事假1、員工若因個人事務(wù)，必須由本人處理，可以申請事假。一般情況下每次申請連續(xù)事假不得超過10天，每月最多可申請事假累計不得超過15天，全年累計事假不得超過30天2、員工請事假須至少提前一天申請并填寫員工

14、請假登記表。普通員工事假在2天（含）以下的需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，事假超過3天需經(jīng)總經(jīng)理審批同意后方可休假，否則按照曠工處理；中層以上員工事假需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批同意后方可休假，否則按照曠工處理。3、若員工直系親屬住院需本公司員工護(hù)理者，可請3天護(hù)理假。直系親屬有重大喜慶日（嫁娶等），享受2天假日。（二）、病假1、員工因病請假2天（含）以內(nèi)的可由部門負(fù)責(zé)人酌情處理，2天以上病假需持醫(yī)院出具的診斷證明經(jīng)總經(jīng)理審批同意后方可休假。 2、員工班前患急癥，應(yīng)委托他人及時向所在部門負(fù)責(zé)人代請假，并于就診之日起3天內(nèi)持急診病假證明補辦請假手續(xù)，超過送交期限按事假處理。無病假條不上班者，按曠工處理。

15、 3、偽造病假證明或因打架、斗毆及其他不法行為而致傷者，均不能按病假處理。4、以病休為名，在外從事其他勞動的員工，公司有權(quán)單方解除與其勞動關(guān)系。（三）工傷假：按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）婚假1、凡在公司工作期間登記結(jié)婚的員工均可申請享受婚假?；榧俦仨氈辽偬崆?天向公司總經(jīng)理提出申請。2、婚假假期為7天，如果結(jié)婚地點在工作以外城市的可按照實際情況給予路程假。3、婚假應(yīng)當(dāng)在登記結(jié)婚當(dāng)時一次休完，逾期不休或少休的，視為自動放棄休假。4、超出假期按曠工處理。（五）喪假1、公司員工直系親屬去世，可申請喪假；非直系親屬去世請假，按事假處理。2、喪假假期為3天，工作地點以外城市的按照實際情況給予路程

16、假。3、喪假期間工資正常計發(fā)。4、超過假期按曠工處理（六）產(chǎn)假1、產(chǎn)假必須提前15天向公司總經(jīng)理或董事長提出申請。女員工婚育產(chǎn)假為100天，其中產(chǎn)前可休假15天。剖腹產(chǎn)可增加產(chǎn)假15天，多胞胎每多一胎增加15天。2、公司員工的妻子產(chǎn)子期間，該員工可以請7天護(hù)理假（產(chǎn)假）。3、產(chǎn)假期間若遇法定假期，產(chǎn)假假期不順延。4、生育不滿一周歲嬰兒的女員工，每天有1個小時（含路途時間）的哺乳假，可晚上班半小時和早下班半小時，不允許工作時間中途離崗，不可逐日累計。5、超過假期按曠工處理。三、檢查公司授權(quán)辦公室對各種休假進(jìn)行檢查，對于在員工休假管理方面存在弄虛作假、隱瞞休假真實原因等違規(guī)行為的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將根據(jù)

17、情節(jié)輕重及影響程度，除給予當(dāng)事人通報批評和按照曠工處理外，還將給予當(dāng)事人及直屬領(lǐng)導(dǎo)200元以上的處罰。五、公司印鑒使用管理辦法為規(guī)范公司印鑒的管理，維護(hù)公司印鑒使用的權(quán)威性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司工作的順利開展，現(xiàn)對公司印章的使用管理作如下規(guī)定：1、公司辦公室負(fù)責(zé)公司行政公章和合同專用章的印鑒管理工作，監(jiān)督行政公章及合同專用章的保管和使用；2、公司設(shè)立印章管理登記制度，使用以及領(lǐng)取、歸還印章時應(yīng)予以審批和登記；3、辦公室人員要樹立高度的責(zé)任心，保證印章保管和使用的安全。除董事長或總經(jīng)理同意外，不得擅自轉(zhuǎn)交他人代管；4、公司各部門因公務(wù)需加蓋公司行政公章、合同專用章的，由經(jīng)辦人填寫印鑒使用審批

18、表；經(jīng)部門經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人簽字，董事長或總經(jīng)理審批； 5、公司員工因私事需出具證明而使用公司行政公章的，由需使用的員工在公司辦公室填寫印章使用審批單，根據(jù)所證明的事項涉及的部門由相關(guān)部門經(jīng)理或者負(fù)責(zé)人簽字，董事長或總經(jīng)理審批；6、辦公室人員應(yīng)對文件內(nèi)容和印鑒使用審批表上載明的簽署情況予以核對，經(jīng)核對無誤的方可蓋章，并將蓋章的文件原件存檔保管，在確實無法留存原件時以復(fù)印件存檔；7、未經(jīng)董事長或總經(jīng)理同意，不得在空白公文紙和未填好內(nèi)容的介紹信、證明以及合同上蓋章。8、印章原則上不允許帶出公司，對確需將印章帶出使用的，應(yīng)在填寫印鑒使用審批表時載明事項，經(jīng)董事長或總經(jīng)理審核同意后，由兩人以上共同前往，方可攜帶使用。9、已蓋章的文件若不能使用，必須交回辦公室銷毀。五、檔案管理辦法為加強檔案管理，結(jié)合本公司實際情況，采取集中與分散相結(jié)合，以集中管理為主，確保各類檔案的完整與安全，特制定本辦法。1、公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作。2、公司各部門及時將辦理完畢、具有保存價值的文書、建設(shè)項目、實物、聲像等文件材料，及時整理、立卷，定期歸檔。歸檔時，應(yīng)填寫檔案目錄一式兩份，經(jīng)雙方清點核對無誤后，雙方在文件交接記錄表上簽字。3、查