檔案登記備份的路徑選擇蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作的實(shí)踐

1、檔案登記備份的路徑選擇-蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作的實(shí)踐、計(jì)劃與構(gòu)想 古老的格言條條大路通羅馬!只有參考答案,沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案羅馬不是一天建成的!本地區(qū)的檔案登記備份工作可是需要精心規(guī)劃的,你規(guī)劃了嗎?內(nèi)容提要1、引子與概念時(shí)代呼喚電子文件的法律憑證價(jià)值2、蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作實(shí)踐3、蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作計(jì)劃4、檔案登記備份試點(diǎn)工作的遠(yuǎn)景構(gòu)想5、相關(guān)資源6、小結(jié)1.1、引子-建立檔案登記備份制度的必要性困境杭蕭鋼構(gòu)股份有限公司數(shù)字檔案無(wú)法在全國(guó)各地作為憑證提供蕭山區(qū)衛(wèi)生防疫與疾病監(jiān)督控制所有專(zhuān)家因cdc實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)實(shí)驗(yàn)報(bào)告無(wú)法驗(yàn)證其準(zhǔn)確性、真實(shí)性、一致性、安全性而要求

2、其全部紙質(zhì)化蕭山區(qū)第一人民醫(yī)院電子病歷管理系統(tǒng)的信息由于無(wú)法保證其憑證性而全部紙質(zhì)化。參見(jiàn)浙江檔案11.16蕭山區(qū)民政局婚姻登記室希望區(qū)數(shù)字檔案館平臺(tái)中的數(shù)字檔案能作為辦證時(shí)的依據(jù)性附件而未果數(shù)字檔案館與鎮(zhèn)街基層數(shù)字室館室數(shù)字檔案能否互相出具憑證至今懸而未決1.1、引子-建立檔案登記備份制度的必要性上述類(lèi)似單位由于自身無(wú)法證明其電子文件的真實(shí)性，希望有非利益相關(guān)的第三方，對(duì)電子文件的原始性、真實(shí)性提供鑒證數(shù)字檔案資源整合后的證據(jù)提供問(wèn)題迫切需要進(jìn)行研究和解決信息化越發(fā)達(dá)、成熟的單位越關(guān)注電子文件和數(shù)字檔案的法律憑證價(jià)值、安全性和資源的整合度，因?yàn)橐哺鼩g迎檔案登記備份制度1.2概念（電子文件和數(shù)

3、字）檔案登記與備份工作與檔案登記備份中心檔案數(shù)字化、電子文件檔案化、電子文件紙質(zhì)化、電子文件異質(zhì)備份（基層）數(shù)字檔案室與（區(qū)域）數(shù)字檔案館數(shù)字檔案資源整合與民生檔案資源共享工程、農(nóng)村檔案資源共享工程登記與備份內(nèi)涵與外延技術(shù)術(shù)語(yǔ)：網(wǎng)絡(luò)，數(shù)據(jù)復(fù)制技術(shù)，零星式、集中式與分布式軟件平臺(tái)，高可用解決方案2、蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作實(shí)踐2.1 試點(diǎn)的基礎(chǔ)已建的數(shù)字檔案館平臺(tái)館室合一、三級(jí)管理已建的基層數(shù)字檔案室86家：區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)、鎮(zhèn)街、村社區(qū)、企業(yè)、學(xué)校等已有的數(shù)字檔案館成果館：300萬(wàn)條目，300萬(wàn)數(shù)字檔案，設(shè)備投入 250萬(wàn)元。室：1200萬(wàn)條目，250萬(wàn)頁(yè)。800萬(wàn)字編研成果。已有的檔案科研成果：5

4、項(xiàng)。3項(xiàng)已獲國(guó)家檔案局科技進(jìn)步二、三等獎(jiǎng)。一項(xiàng)通過(guò)鑒定，準(zhǔn)備報(bào)獎(jiǎng)；另一項(xiàng)待鑒定。2.2蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作實(shí)踐試點(diǎn)的原則以民生為主題，選擇試點(diǎn)的領(lǐng)域緊緊依托已有的數(shù)字檔案館室整合已有的數(shù)字檔案資源以民生為主線(xiàn)進(jìn)行創(chuàng)建、梳理、整合、共享、登記、備份。建立民生檔案資源共享工程成本效益原則有所為有所不為的原則2.3蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作實(shí)踐試點(diǎn)的領(lǐng)域蕭山區(qū)林業(yè)局的山林延包檔案各鎮(zhèn)街村社區(qū)的涉民檔案民政局婚姻登記處的婚姻登記檔案蕭山區(qū)環(huán)保局的電子文件和數(shù)字檔案登記備份蕭山區(qū)教育局的師生檔案登記備份2.3.1蕭山區(qū)林業(yè)局的山林延包檔案登記備份簡(jiǎn)介 區(qū)檔案局委托社會(huì)中介將蕭山區(qū)第二輪山林延包檔案

5、進(jìn)行數(shù)字化，共建成案卷庫(kù)、文件庫(kù)和合同庫(kù)約143012條記錄，數(shù)字檔案125905頁(yè)備份：提供了完整的dvd光盤(pán)備份。區(qū)檔案局、林業(yè)局、鎮(zhèn)街（涉及本轄區(qū)）各一套。登記：實(shí)物進(jìn)館，數(shù)字檔案移交接收進(jìn)入數(shù)字檔案館共享：林業(yè)局通過(guò)數(shù)字檔案館擁有全部的查詢(xún)權(quán)限。各鎮(zhèn)街可查詢(xún)本轄區(qū)的數(shù)字檔案村社區(qū)可查詢(xún)本村社區(qū)的山林延包數(shù)字檔案成為民生檔案資源共享工程和社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案資源共享工程的一部分。2.3.2蕭山區(qū)各鎮(zhèn)街村社區(qū)檔案登記備份登記創(chuàng)建數(shù)字檔案室和網(wǎng)上年檢全區(qū)共有各類(lèi)涉民（涉農(nóng)）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)170萬(wàn)條，占區(qū)數(shù)字檔案館總量300萬(wàn)條的57%；數(shù)字檔案達(dá)150萬(wàn)頁(yè)，占區(qū)數(shù)字檔案館總量300萬(wàn)頁(yè)的50%

6、。備份dvd光盤(pán)（區(qū)檔案局和鎮(zhèn)街各一套）、光盤(pán)庫(kù)、存儲(chǔ)設(shè)備整合干部任免、婚姻登記、戶(hù)口遷移、土地審批及其它數(shù)字檔案資源共享區(qū)檔案館、鎮(zhèn)街檔案室、村社區(qū)檔案室2.3.3蕭山區(qū)各鎮(zhèn)街村社區(qū)檔案登記備份登記備份的成果-社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案資源共享工程或民生檔案下鄉(xiāng)進(jìn)村觀念方法創(chuàng)新：八個(gè)統(tǒng)一資源系統(tǒng)整合：三大整合信息共享利用：三方共享、三個(gè)突破2.3.4民政局婚姻登記檔案登記備份方法第一步:館室整合-檔案館與各鎮(zhèn)街檔案室1990年前的婚姻登記檔案通過(guò)數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)建目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)約25萬(wàn)條記錄、52萬(wàn)頁(yè)全文1990年后的婚姻登記檔案通過(guò)數(shù)字檔案室創(chuàng)建目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)約10萬(wàn)條記錄、1

7、67590第二步:部門(mén)整合：檔案館與民政婚姻登記部門(mén)蕭山區(qū)婚姻登記信息數(shù)據(jù)庫(kù)共建共享備忘錄數(shù)據(jù)共建：館提供婚姻登記檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，部門(mén)民政婚姻登記信息庫(kù)和數(shù)字檔案室數(shù)據(jù)共享：雙方進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。約35萬(wàn)對(duì)記錄2004年前的婚姻登記檔案2004-2009年的婚姻登記數(shù)據(jù)6萬(wàn)多對(duì)2.3.4民政局婚姻登記檔案登記備份方法智能化策略民政在線(xiàn)登記 前端控制：在民政婚姻登記系統(tǒng)中嵌入檔案管理模塊 賦檔號(hào)、全文標(biāo)識(shí)、歸檔流程 婚姻登記員進(jìn)行歸檔操作，歸檔紙質(zhì)檔案，掃描紙質(zhì)檔案。 將數(shù)據(jù)歸檔到檔案中間服務(wù)器檔案館定時(shí)捕獲 數(shù)字檔案館平臺(tái)定時(shí)（每天凌晨）自動(dòng)中間服務(wù)器的目錄數(shù)據(jù)和全文 檔案人員進(jìn)行數(shù)據(jù)

8、接收、審核、入庫(kù)操作 共享利用檔案館定期備份 定期對(duì)目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行光盤(pán)刻錄備份 其它備份：磁帶庫(kù)、存儲(chǔ)設(shè)備 交民政和檔案館光盤(pán)庫(kù)備份保存2.3.4民政局婚姻登記檔案登記備份方法智能化策略自動(dòng)化程度高體現(xiàn)登記與備份的先進(jìn)、高效和實(shí)時(shí)缺點(diǎn)：行政上：需要省市檔案與民政部門(mén)的多方協(xié)作技術(shù)上：需要在民政婚姻登記系統(tǒng)中嵌入檔案管理模塊需要開(kāi)發(fā)民政婚姻登記檔案的接口（移交與接收）需要在數(shù)字檔案館平臺(tái)中增加民政婚姻檔案的登記與備份功能需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和服務(wù)器的支撐業(yè)務(wù)上：出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范歸檔功能與登記備份模塊需求元數(shù)據(jù)規(guī)范2.3.4民政局婚姻登記檔案登記備份方法目前的成果資源建設(shè):我們已共享給民政局的數(shù)

9、字資源包括館藏26萬(wàn)對(duì)約52萬(wàn)頁(yè)數(shù)字檔案和室藏11萬(wàn)條婚姻登記數(shù)據(jù)庫(kù)；民政局將建成后的全區(qū)婚姻登記數(shù)據(jù)庫(kù)（1951-2009年）約43萬(wàn)條記錄，完整提交一份給區(qū)檔案局，以后每年報(bào)送。資源共享:通過(guò)數(shù)字檔案館平臺(tái)共享給區(qū)檔案局、區(qū)民政局、各鎮(zhèn)街、村社區(qū)2.3.4民政局婚姻登記檔案登記備份方法軟件界面2.3.5蕭山區(qū)環(huán)保局的電子文件和數(shù)字檔案登記備份簡(jiǎn)介2008年創(chuàng)建數(shù)字檔案室2009年環(huán)保行業(yè)業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件接收歸檔管理方法研究課題通過(guò)省級(jí)鑒定數(shù)字檔案資源傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成果：1991年到2008年各類(lèi)檔案共計(jì)40余萬(wàn)頁(yè)電子文件和電子數(shù)據(jù)：2009年歸檔電子數(shù)據(jù)16778條，電子文件1793件，備份

10、電子數(shù)據(jù)12159013條，dvd數(shù)據(jù)光盤(pán)10余張2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份六種方法現(xiàn)狀與問(wèn)題如蕭山區(qū)環(huán)保局在環(huán)境管理工作中面對(duì)如此眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)應(yīng)該如何科學(xué)地保存、管理和利用？個(gè)人、部門(mén)、單位在工作中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的散存的電子文件如何有效地移交接收、歸檔管理、檢索利用？環(huán)保業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件應(yīng)如何分類(lèi)？電子文件怎樣與原有數(shù)字檔案資源便捷兼容和整合？環(huán)保綜合檔案室對(duì)分散在局各職能科室和下屬單位的業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件如何進(jìn)行知識(shí)管理？局各職能科室和下屬單位業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件又如何利用環(huán)保數(shù)字檔案室平臺(tái)上傳電子文件和電子檔案信息歸檔？如何更好地為環(huán)保各項(xiàng)工作提供高效、便捷、系統(tǒng)、完

11、整的查詢(xún)利用服務(wù)2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份六種方法環(huán)保局的電子文件管理現(xiàn)狀序號(hào)序號(hào)軟件系統(tǒng)名稱(chēng)軟件系統(tǒng)名稱(chēng)1 排污申報(bào)與收費(fèi)管理信息系統(tǒng)2 自動(dòng)在線(xiàn)監(jiān)控系統(tǒng)3 環(huán)境統(tǒng)計(jì)管理系統(tǒng)4 污染源普查數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)5 數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)6杭州市環(huán)保機(jī)動(dòng)車(chē)簡(jiǎn)易工況法檢測(cè)系統(tǒng)7 建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)8 自動(dòng)監(jiān)測(cè)信息管理系統(tǒng)9 浙江省環(huán)境信訪(fǎng)管理信息系統(tǒng)表格 1：目前區(qū)環(huán)保局正在使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)一覽表2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份流程圖 移交 歸檔個(gè)人知識(shí)庫(kù) 歸檔 接收部門(mén)子檔案室 登記 備份單位綜合檔案室綜合檔案館2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份六種方法在線(xiàn)登記定期導(dǎo)入數(shù)

12、據(jù)接口光盤(pán)備份，整體遷移異地備份，統(tǒng)一登記離線(xiàn)備份，定期登記2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份六種方法電子文件（電子數(shù)據(jù)）登記與備份明細(xì)表電子文件（電子數(shù)據(jù)）登記與備份操作說(shuō)明環(huán)保電子文件歸檔管理元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份支撐成果環(huán)保數(shù)字檔案資源分類(lèi)體系結(jié)構(gòu)關(guān)聯(lián)法的典型應(yīng)用-整合各類(lèi)環(huán)保數(shù)字檔案資源的一企一檔業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)分類(lèi)表環(huán)保業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件歸檔范圍、保管期限表和檔號(hào)編制規(guī)則業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件歸檔管理工作流程2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件和數(shù)字檔案的登記備份歸檔流程l登記l歸檔登記歸檔l管理l利用l移交l接收移交接收管理利用2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件登

13、記備份流程2.3.5環(huán)保類(lèi)電子文件登記備份流程備忘錄登記軟件數(shù)字檔案室平臺(tái)檔案登記軟件數(shù)字檔案館平臺(tái)dvd光盤(pán)數(shù)字檔案和電子文件成果數(shù)字檔案室軟件平臺(tái)數(shù)字檔案室數(shù)據(jù)庫(kù)備份各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)備份2.4 教育系統(tǒng)師生檔案登記備份確定學(xué)校檔案室編號(hào)(蕭教辦2009號(hào))配置教育系統(tǒng)數(shù)字檔案室平臺(tái)網(wǎng)絡(luò):校園網(wǎng)硬件:檔案館服務(wù)器教育局服務(wù)器軟件:借助數(shù)字檔案館平臺(tái)和數(shù)字檔案室客戶(hù)端(基于excel和access)確定數(shù)字檔案室創(chuàng)建單位和師生專(zhuān)題檔案試點(diǎn)單位方法:各學(xué)校在線(xiàn)登記定期備份教育局服務(wù)器存儲(chǔ)自動(dòng)備份、定期光盤(pán)刻錄區(qū)檔案局每年登記備份2.4 教育系統(tǒng)師生檔案登記備份目標(biāo)：建立蕭山區(qū)師生專(zhuān)題檔案信息資源

14、庫(kù)元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)：集成檔案與信息檔案類(lèi)：教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案信息類(lèi)：教師動(dòng)態(tài)電子信息、學(xué)生動(dòng)態(tài)電子信息教育系統(tǒng)數(shù)字檔案室框架2.3.6 教育系統(tǒng)師生檔案登記備份2 .3.7檔案登記備份試點(diǎn)工作感想試點(diǎn)的阻力有時(shí)來(lái)自檔案部門(mén)自身觀念上難更新以數(shù)字檔案室編號(hào)為例以數(shù)字檔案館出具證明為例行動(dòng)上坐等看會(huì)議組織宣傳發(fā)動(dòng)制度上與實(shí)踐脫節(jié)制度的宏觀設(shè)計(jì)跟不上：實(shí)踐已要求提供相應(yīng)的人財(cái)物（建立檔案登記備份中心、全省檔案登記備份平臺(tái)）配套，3、蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作計(jì)劃實(shí)施方案轉(zhuǎn)發(fā)省二辦文件和省檔案局文件召開(kāi)區(qū)域檔案信息化建設(shè)工作會(huì)議確定檔案登記備份試點(diǎn)單位上述五個(gè)領(lǐng)域其它民生領(lǐng)域已申報(bào)數(shù)字檔案室：社保中

15、心、公積金中心、工商局、民政局、總工會(huì)、計(jì)生局企業(yè)：傳化集團(tuán)、杭蕭鋼構(gòu)事業(yè)單位：衛(wèi)生防疫站、人民醫(yī)院等印發(fā)數(shù)字檔案室創(chuàng)建單位和檔案登記備份試點(diǎn)單位培訓(xùn)、技術(shù)支持考核驗(yàn)收3、蕭山區(qū)檔案登記備份試點(diǎn)工作計(jì)劃?rùn)n案登記備份中心的基礎(chǔ)設(shè)施借助新館建設(shè)信息化資金：300萬(wàn)元。一期爭(zhēng)取政府投資項(xiàng)目：275萬(wàn)元。二期目標(biāo)：建成設(shè)施一流的檔案登記備份中心內(nèi)容：機(jī)房裝修與機(jī)房設(shè)備、數(shù)字檔案館平臺(tái)、數(shù)字檔案館硬件特點(diǎn)：專(zhuān)家把關(guān)。招投標(biāo)技巧多多。聘請(qǐng)專(zhuān)家、多種方案一流品牌：采購(gòu)到了業(yè)內(nèi)一流的品牌：空調(diào)、ups、kvm、小型機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)。包括軟件平臺(tái)高可用：中心的所有軟硬件和環(huán)境全是雙系統(tǒng)機(jī)房圖紙系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃圖4

16、、檔案登記備份的遠(yuǎn)景構(gòu)想建立檔案登記備份中心的認(rèn)證制度建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、等級(jí)分類(lèi)和考核制度建立全省乃至全國(guó)統(tǒng)一的分布式檔案登記備份軟件平臺(tái)電子文件的法律憑證價(jià)值得到了全社會(huì)的公認(rèn)建立人才隊(duì)伍：相當(dāng)數(shù)量、相對(duì)穩(wěn)定、相當(dāng)待遇的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員:系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)管理員、軟件工程師、數(shù)據(jù)庫(kù)工程師。硬件維護(hù)和運(yùn)營(yíng)可外包5、相關(guān)資源課題成果環(huán)保業(yè)務(wù)類(lèi)電子文件接收歸檔管理方法研究基層數(shù)字檔案室規(guī)范化模型暨管理模式研究著作農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作手冊(cè)有關(guān)新農(nóng)村檔案資源共享工程工作實(shí)踐關(guān)于檔案登記備份制度的理性思考（浙江檔案 陳金官 2009.08.21）推進(jìn)“二個(gè)體系”建設(shè) 加快實(shí)施“農(nóng)村檔案信息共享工程”（浙江檔案 蕭山區(qū)檔案局 2

17、009.07.19 ）創(chuàng)新理念和載體 推進(jìn)新農(nóng)村建設(shè)檔案工作（浙江檔案 蕭山區(qū)檔案局 2009.12.19 ）醫(yī)院電子病歷的檔案化管理初探以蕭山區(qū)第一人民醫(yī)院病歷檔案管理系統(tǒng)為例 浙江檔案 樓穎 章燕 2009.12.19）以創(chuàng)建數(shù)字檔案室為突破口全面推進(jìn)區(qū)域檔案信息化建設(shè)蕭山區(qū)數(shù)字檔案室試點(diǎn)創(chuàng)建工作的體會(huì) 浙江檔案 陳金官 2007.11創(chuàng)建數(shù)字檔案室 服務(wù)民營(yíng)企業(yè) 浙江檔案 陳金官 2009.5.40環(huán)保數(shù)字檔案資源建設(shè)與分類(lèi)體系的構(gòu)建 浙江檔案 王莉 2009.1.38學(xué)生電子學(xué)籍應(yīng)實(shí)行檔案化管理 浙江檔案 謝憶靜 2009.2.41“農(nóng)村檔案資源共享工程”的傳播渠道和共建途徑 中國(guó)檔案2010.1.52-53為林改工程留下真實(shí)記錄 中國(guó)檔案2010.1.20-256 、小結(jié)微觀上基層數(shù)字檔案室是開(kāi)展檔案登記備份的有效載體，檔案登記備份成果是