人事檔案管理的調(diào)查與思考報(bào)告

1、人事檔案管理的調(diào)查與思考報(bào)告 為了切實(shí)加強(qiáng)人事檔案工作的規(guī)范化管理，全面了解和掌握我縣人事檔案管理現(xiàn)狀，研究改革時(shí)期人事檔案管理的新情況、新問題，探索人事檔案工作適應(yīng)新形勢(shì)要求的有效途徑，不斷提高人事檔案工作質(zhì)量和管理水平，本人對(duì)我縣人事檔案管理進(jìn)行了調(diào)查走訪，積累了第一手資料。目前，我縣的人事檔案管理比較規(guī)范，整體情況是好的，但也存在一些不容忽視的問題和隱患，需要在今后的工作中加以改進(jìn)。 一、檔案管理比較規(guī)范，整體情況較好 本人調(diào)查走訪了全縣五十余家有管理人事檔案職能的單位，共管理各類人事檔案63736冊(cè)，其中干部檔案16271冊(cè)，工人檔案19644冊(cè)，退伍軍人檔案27821冊(cè)，共有檔案庫房

2、1487平方米，保存檔案專用柜978個(gè)，其中金屬柜687個(gè)，用于人事檔案保管及管理的電腦10臺(tái)，空調(diào)13臺(tái)，電風(fēng)扇19臺(tái)，滅火器33只，部分單位建立了人事檔案安全保密制度及檔案管理制度，人事檔案管理比較規(guī)范，工作比較有成效，他們的主要經(jīng)驗(yàn)是： （一）領(lǐng)導(dǎo)重視，硬件設(shè)施齊全。人事檔案工作既是政治性很強(qiáng)的工作，又是事關(guān)每個(gè)干部職工切身利益的工作，是組織人事工作的重要組成部分，大部分單位領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案經(jīng)費(fèi)有安排，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)列為本單位重要項(xiàng)目。人事檔案保管做到了“四有”即有專人負(fù)責(zé)，有專用庫房，有專用檔案柜，有“六防”設(shè)施，即配置了滅火器，庫房安裝了防盜門、窗，有厚窗簾，有防蟲藥，有電風(fēng)扇，有空

3、調(diào)?？h人事局在辦公經(jīng)費(fèi)十分緊張情況下一次投入2萬多元購置檔案密集架和檔案用品。縣教育局領(lǐng)導(dǎo)重視檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案庫房標(biāo)準(zhǔn)高、保管設(shè)施質(zhì)量好。今年在原來的基礎(chǔ)上又添置了空調(diào)和電腦，各項(xiàng)硬件設(shè)施逐步向中組部一級(jí)檔案室標(biāo)準(zhǔn)靠攏?？h民政局的檔案柜由木質(zhì)檔案柜全部更換為金屬柜。縣衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案保管條件高度重視，舍得花錢，庫房安排合理，安全保密、保護(hù)措施到位?？h勞動(dòng)局顧全大局，積極為全縣的企業(yè)改革排憂解難。企業(yè)改革后大批的員工人事檔案進(jìn)入縣勞動(dòng)局?？h勞動(dòng)局領(lǐng)導(dǎo)想方設(shè)法，安排檔案庫房，購置檔案柜，聘請(qǐng)專人，及時(shí)接收了來自全縣幾十家改制企業(yè)的1萬多份人事檔案。 （二）管檔人員責(zé)任心強(qiáng)，檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)。

4、干部人事檔案工作要上臺(tái)階、上水平，必須抓好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)，確保案卷質(zhì)量。只有檔案質(zhì)量有保證，才能為干部人事工作提供準(zhǔn)確信息和優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從調(diào)查、走訪看到的檔案案卷質(zhì)量證明，大多數(shù)檔案員業(yè)務(wù)熟悉，能積極主動(dòng)工作。主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：一是收集了大批檔案材料，充實(shí)檔案內(nèi)容?？h教育局目前管理干部職工檔案共9390冊(cè)，教職工每年形成的年度考核、工資變動(dòng)、學(xué)歷變動(dòng)、職稱評(píng)審等檔案材料多達(dá)兩萬余份，這些材料一經(jīng)形成，就及時(shí)分裝進(jìn)入個(gè)人檔案袋內(nèi)，使檔案內(nèi)容能及時(shí)全面地反映檔案人的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。二是及時(shí)清理裝訂檔案材料，保證檔案內(nèi)容的完整性?？h民政局保管了建國(guó)以來的xx縣區(qū)籍退伍軍人檔案共278

5、21冊(cè)，為了有效地保護(hù)這批檔案資源，尤其有一批解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期入伍、建國(guó)后退伍；抗美援朝時(shí)期入伍的退伍軍人的檔案更是珍貴的歷史資料，為了更好地保管、保護(hù)和利用這些檔案資料，他們集中時(shí)間，聘請(qǐng)了幾位有經(jīng)驗(yàn)，靠得住的離退休老干部對(duì)這些檔案進(jìn)行重新整理，分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、按入伍時(shí)間順序編號(hào)建立花名冊(cè)。這樣既有利于保管，又方便查找利用?？h衛(wèi)生局管理的干部職工檔案數(shù)量比較多，有2100冊(cè)，檔案員盡管是崗位交流過來的新手，但她虛心好學(xué)，很快就熟悉了業(yè)務(wù)，檔案材料分類準(zhǔn)確，整理及時(shí)。還有縣水利局、糧食局等單位的檔案材料歸檔整理也很及時(shí)。 （三）檔案工作制度健全，管理有序。按照干部檔案工作條例，大部分單位將干部檔案工作有關(guān)

6、制度打印張貼，有的進(jìn)行了裝裱上墻，逐步形成了人事檔案保管保密、材料收集整理，檔案查閱、借閱、檔案轉(zhuǎn)遞等各項(xiàng)工作按程序和規(guī)定辦理的良好風(fēng)氣，杜絕了失泄密事件發(fā)生?？h教育局、縣衛(wèi)生局管理干部職工檔案數(shù)量多，日常管理工作量大，他們各項(xiàng)制度健全，管理措施到位，檔案查閱、借閱手續(xù)齊全，記錄清楚，歷年資料都做到了歸檔備查，檔案轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格履行手續(xù)，接轉(zhuǎn)檔案都有詳細(xì)記錄，并由經(jīng)辦人簽名。 二、部分單位對(duì)檔案工作重視不夠、管理不夠嚴(yán)格，存在一些問題和隱患 主要反映在如下幾個(gè)方面： 一是認(rèn)識(shí)不到位，領(lǐng)導(dǎo)沒有引起足夠的重視。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不重視，檔案保管的基本條件沒有保證，具體表現(xiàn)在：無專用庫房、無專

7、用檔案柜、沒有明確具體的管檔責(zé)任人；有的單位管檔數(shù)量多，又相對(duì)集中，按規(guī)定檔案庫房要保證的“六防”設(shè)施，實(shí)際上沒有到位（如工業(yè)行辦）；還有的單位對(duì)改革時(shí)期出現(xiàn)的新情況、新問題，沒有及時(shí)研究，調(diào)整思路，人事檔案堆積，保管條件跟不上，單位沒有安排正式員工負(fù)責(zé)；部分改制企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案管理錯(cuò)位，單位之間溝通協(xié)調(diào)不夠，該管的未管，不該管的又管理，存在較大隱患。 二是檔案材料不齊，檔案質(zhì)量不高。部分轉(zhuǎn)體單位的工人檔案近十年的材料未裝訂，近幾年的材料無從查找，有的職工辦理了停薪留職手續(xù)，但檔案內(nèi)無記載，有的職工賣斷了身份，但檔案里既沒有解除勞動(dòng)關(guān)系的證明，也沒有賣斷身份的證明材料，有的單位無頭檔案數(shù)量

8、較多（工業(yè)行辦八十年代的寄招人員）。 三是管理不嚴(yán)，違規(guī)操作。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位管理不嚴(yán)，本人保管本人的檔案，檔案不存入專用庫房，隨便放在辦公室的文件柜內(nèi)，檔案查閱、借閱沒有登記，更沒有領(lǐng)導(dǎo)審批，自己拿自己的檔案去辦理有關(guān)手續(xù)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，檔案接收轉(zhuǎn)遞沒有登記，更沒有審批，管理環(huán)節(jié)上漏洞多。 四是部分檔案員業(yè)務(wù)不熟，責(zé)任心不強(qiáng)。有的檔案員從事檔案工作時(shí)間短，業(yè)務(wù)不熟，讓一些人鉆了空子；有的檔案員思想認(rèn)識(shí)不高，認(rèn)為改革轉(zhuǎn)型時(shí)期，檔案沒什么神秘，已經(jīng)不那么重要了，缺乏保密意識(shí)；有的同志責(zé)任心不夠強(qiáng)，不熱心檔案工作，得過且過，做一天和尚撞一天鐘，沒有積極主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)反映情況，提出建議和意見，爭(zhēng)取搞

9、好檔案工作的主動(dòng)權(quán)。 三、加強(qiáng)人事檔案管理，適應(yīng)新時(shí)期人事工作的要求 干部人事檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、繁雜又細(xì)致的工作，檔案質(zhì)量的好壞，直接影響黨的干部工作質(zhì)量。特別是改革轉(zhuǎn)型時(shí)期，原有的管理體制與現(xiàn)實(shí)需要之間的矛盾，各種利益和沖突交織在一起，理順和協(xié)調(diào)各方關(guān)系，加強(qiáng)人事檔案管理，適應(yīng)新時(shí)期人事工作的需要，是擺在我們面前的重要課題，圍繞這一課題，過去我們作了一些有益的探索，取得了一定的成效，2002年10月在對(duì)部分單位進(jìn)行調(diào)研座談的基礎(chǔ)上，形成了攸組發(fā)27號(hào)文件，則重于理順人事檔案管理體制，加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，去年，組織部充分履行對(duì)全縣干部人事檔案工作的宏觀指導(dǎo)職能，組織了重點(diǎn)單位的人事檔案

10、專項(xiàng)檢查，今年3月份在全縣組織工作會(huì)議上專門強(qiáng)調(diào)了檔案工作并下發(fā)了兩個(gè)規(guī)范性文件，7月份組織了全縣檔案工作大檢查。通過抓制度建設(shè)，抓檢查落實(shí)，促進(jìn)了檔案工作的規(guī)范化。 為了進(jìn)一步提高檔案工作管理水平，適應(yīng)改革時(shí)期人事工作的需要，筆者認(rèn)為要強(qiáng)化以下六個(gè)方面的工作。 一、要進(jìn)一步端正思想，提高認(rèn)識(shí)，糾正和克服兩種傾向 1、檔案工作“無用論”。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，人事檔案可有可無，現(xiàn)在已進(jìn)入信息化社會(huì)，沒有存在的必要，尤其是一些單位正處于改革轉(zhuǎn)型時(shí)期，單位自身都是過渡性機(jī)構(gòu)，所以抓檔案工作也是說起來重要，排起來次要，忙起來忘了。這些既不符合人事檔案工作的有關(guān)規(guī)定，也是對(duì)干部人事檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和

11、理解。 人事檔案具有這樣幾個(gè)作用。一是依據(jù)作用。在幾十年的工作實(shí)踐中，我們黨一直把干部人事檔案作為正確選拔使用人才的一個(gè)重要依據(jù)，并把查閱干部人事檔案列為干部調(diào)動(dòng)、任免工作中一個(gè)不可省略的重要程序，使干部人事檔案在黨的人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮了積極的作用。二是憑證作用。干部人事檔案是澄清干部職工個(gè)人有關(guān)問題的重要憑證，是解決待遇落實(shí)政策的重要依據(jù)。如某老干部是1935年7月入黨，1937年8月脫產(chǎn)參加革命。過去一直填寫1937年8月參加革命工作。根據(jù)中組發(fā)（1982）11號(hào)文件精神，1937年7月6日前入黨的老同志，其參加工作時(shí)間可從入黨之日算起。這位老同志向組織上提出了更改參加革命工作時(shí)間的申請(qǐng)，

12、那么該同志檔案中保存的關(guān)于其入黨證明材料，便成為黨組織確定其參加革命工作時(shí)間的重要憑證了，他也就從一個(gè)老八路變成了一個(gè)老紅軍。又如在辦理干部退休時(shí)，干部檔案中保存的關(guān)于某干部被評(píng)為全國(guó)勞模的材料，便可成為確定該同志退休待遇的一個(gè)重要憑證。三是參考作用。干部人事檔案記載了干部職工的概括經(jīng)歷，反映了干部職工各個(gè)時(shí)期的思想發(fā)展以及所從事具體工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，特別是老一輩無產(chǎn)階級(jí)革命家和老干部的檔案，記載著老一輩的光輝業(yè)跡，從側(cè)面反映了革命斗爭(zhēng)的風(fēng)風(fēng)雨雨。因而，干部人事檔案對(duì)于總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)具有重要的參考作用。同時(shí)，干部檔案還可以為進(jìn)行革命傳統(tǒng)教育、共產(chǎn)主義遠(yuǎn)大理想教育提供生動(dòng)的教材，并且能為撰寫人

13、物傳記、革命回憶錄、工運(yùn)史、學(xué)運(yùn)史、軍史、黨史、根據(jù)地斗爭(zhēng)史、地區(qū)志以及歷史科學(xué)研究和人才研究提供一些珍貴的線索和資料。 2、檔案管理隨意化。這次調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有些單位管理松散，自己保存自己的檔案現(xiàn)象普遍，檔案不存入專用庫房，隨意放在辦公室文件柜內(nèi)。有的當(dāng)事人自己取走自己的檔案辦錄干、調(diào)資等手續(xù)。有的材料收集沒有登記，檔案的查閱、借閱不履行任何手續(xù)，檔案接轉(zhuǎn)手續(xù)不清。這些“無用論”“隨意化”的實(shí)質(zhì)是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不高、責(zé)任心不強(qiáng)。這不但違反了干部檔案工作條例，也給工作帶來了負(fù)面影響，這兩種傾向在今后的工作中必須加以糾正。我們的領(lǐng)導(dǎo)同志務(wù)必以對(duì)黨的事業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)干部職工個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視檔案工作，支

14、持檔案事業(yè)。 二、要進(jìn)一步理順人事檔案管理體制，提高效率 進(jìn)一步理順關(guān)系，建立一個(gè)規(guī)范統(tǒng)一，運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的人事檔案管理體制，不僅有利于提高檔案利用效率，同時(shí)也是適應(yīng)黨政機(jī)關(guān)改革和干部人事制度改革，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革、事業(yè)單位人事制度改革的需要。為此，繼續(xù)加強(qiáng)對(duì)攸組發(fā)200227號(hào)文件執(zhí)行情況的檢查，督促各有關(guān)部門抓好落實(shí)，對(duì)各類人事檔案的分類管理一定按文件嚴(yán)格執(zhí)行到位，對(duì)管理錯(cuò)位的及時(shí)糾正。 三、要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確責(zé)任 1、實(shí)行檔案工作主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。縣委組織部負(fù)責(zé)對(duì)全縣的人事檔案進(jìn)行宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期對(duì)檔案的管理情況進(jìn)行督促檢查和考核。各單位一把手是檔案工作的總責(zé)任人，在人力、物力、財(cái)力三個(gè)方

15、面要優(yōu)先考慮，做到三個(gè)到位。人員方面：要配備專職檔案員并保持相對(duì)穩(wěn)定。目前，縣教育局管理9000多份檔案，只有一名檔案員，按要求要配備3名，遠(yuǎn)不符合上面的要求，影響了檔案工作的正常開展。物力方面：要優(yōu)先安排檔案工作所需的物質(zhì)條件。經(jīng)費(fèi)方面：要統(tǒng)籌安排一定的檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。檔案工作的好壞，管理水平的高低，反映了單位一把手對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，檔案工作出了問題，作為一把手最終要負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。 2、主管領(lǐng)導(dǎo)是第一責(zé)任人。主管政工人事的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問檔案工作，聽取匯報(bào)，解決問題，每年要牽頭召開一到兩次會(huì)議，研究干部人事檔案工作，在人員和經(jīng)費(fèi)上保證檔案工作的正常開展。要在政治上關(guān)心檔案員的成長(zhǎng)和進(jìn)步，促使檔

16、案員不斷走向成熟，在生活上也給予關(guān)心和關(guān)注，幫助檔案員解決一些個(gè)人問題和實(shí)際困難。 3、政工股長(zhǎng)和檔案管理員是直接責(zé)任人。政工股長(zhǎng)和檔案管理員是各項(xiàng)檔案工作的執(zhí)行者和落實(shí)者。政工股長(zhǎng)、檔案員在工作中要嚴(yán)格按制度辦事，不能怕麻煩，怕得罪人。 四、要進(jìn)一步加大投入，完善設(shè)施 1、要做到有專用庫房。按照要求，檔案庫房有條件的要座北朝南，要安排在二層以上，不能安排在頂層，庫房必須堅(jiān)固安全適用，有條件的單位庫房面積要求是每1000份檔案20-25平方米。 2、要有“六防”基本設(shè)施。“六防”是指防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫。防火的要求就是用鐵質(zhì)檔案柜，配備滅火器。防盜的要求是安裝鐵門、鐵窗欄。防潮

17、的要求是安裝去濕機(jī)，配置溫濕度計(jì)。防蛀的要求是密封檔案庫房和檔案柜，并在檔案柜里放置樟腦丸。防光的要求是安裝厚窗簾。防高溫的要求是安裝空調(diào)。 3、力爭(zhēng)檔案管理上等級(jí)。目前，縣教育局xx縣區(qū)衛(wèi)生局達(dá)到了中組部干部人事檔案工作目標(biāo)管理二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。管理檔案數(shù)量在500卷以上的單位要對(duì)照中組部干部人事檔案工作目標(biāo)管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，配備檔案管理設(shè)施，爭(zhēng)取達(dá)標(biāo)升級(jí)。中組部二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的必備條件就是要做到三室分離，即辦公室、庫房、閱檔室分離，還要配備電腦，將干部信息錄入電腦。 五、要進(jìn)一步加強(qiáng)管理，健全制度 1、建立并健全好制度。縣委組織部以攸組發(fā)20048號(hào)文件印發(fā)了干部人事檔案工作制度，要求各單位認(rèn)真組織學(xué)習(xí)

18、，并將八項(xiàng)制度上墻。同時(shí)，各單位可以針對(duì)體制改革、人員流動(dòng)等新情況、新問題，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定一些相關(guān)制度。如：針對(duì)下崗及再就業(yè)人員，建立下崗和再就業(yè)人員檔案管理制度、分流人員檔案管理制度等；針對(duì)轉(zhuǎn)業(yè)軍官、退伍軍人和大中專畢業(yè)生，建立待業(yè)人員檔案管理制度等；針對(duì)流動(dòng)人員檔案，建立流動(dòng)人員檔案管理制度，通過完善制度來規(guī)范檔案工作，不斷提高檔案管理水平。 2、貫徹和執(zhí)行好制度。制度好，關(guān)鍵要靠貫徹和執(zhí)行。單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭遵守制度，檔案員要嚴(yán)格按制度辦事，按程序辦事，杜絕失泄密事件發(fā)生，形成人事檔案保管保密、材料收集整理、檔案查閱借閱、檔案轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)嚴(yán)密有序的良好風(fēng)氣。在查閱、借用或索取檔案材料時(shí)，應(yīng)辦理審批手續(xù)，在利用過程中嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得泄露和擅自向外公布檔案內(nèi)容。任何人都不得以任何理由查閱本人及其親屬的檔案。人事檔案轉(zhuǎn)遞必須按照有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格登記、注銷，并認(rèn)真辦好轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)。 六、要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì) 1、加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高自身修養(yǎng)。檔案員要德才兼?zhèn)?，在政治上必須可靠，作風(fēng)