學(xué)術(shù)會議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)

1、學(xué)術(shù)會議的組織程序及籌備細(xì)節(jié)我從 1998 年參與全國中西醫(yī)結(jié)合肝病學(xué)術(shù)會議和全國中醫(yī)肝膽病學(xué)術(shù)會議的籌備工作，至今已十年有余，對于會議的會前準(zhǔn)備、會場組織及會后安排等有一些體會，在此簡要介紹以方便于后來者。一、會前準(zhǔn)備1. 擬定會議計(jì)劃：擬定會議主題、名稱、地點(diǎn)、規(guī)模等（常常由總會在前一年 11 月份前后征求各分會意見確定），確定特邀嘉賓（含專題講座專家）和贊助商；確定會議日期、日程及議程及預(yù)備會議內(nèi)容（如委員會議、換屆選舉會議等）；排出會議作息時間及注意事項(xiàng)；做出會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算和籌資方案；成立會務(wù)組，明確會務(wù)分工。2. 發(fā)出會議通知：會議征稿 ( 各委員、委員單位、雜志社 ) ；第一輪通知（

2、告知會議具體時間、 地點(diǎn)、學(xué)術(shù)委員會名單、 演講專家及講題等） ；正式通知及回執(zhí)（包括會址、交通、報道和接站時間、回執(zhí)時間、住宿要求、返程票預(yù)訂、是否大會發(fā)言、會議壁報準(zhǔn)備等等）。3. 準(zhǔn)備會議材料：會議審稿，確定大會發(fā)言名單；編輯出版論文集（包括投稿論文、講座論文、會議日程、贊助商致謝、廣告等；確定開幕式議程、開幕詞或致詞稿代擬稿；編印會議指南（包括會議日程、代表須知等）；準(zhǔn)備會議紀(jì)要和通訊錄。4. 準(zhǔn)備會議標(biāo)識：代表證；會場背景幕布、會標(biāo)（賓館門口）、指引標(biāo)志（會議和就餐）、海報、會議日程（報到處）等；參展商的展覽布置（宣傳標(biāo)語、廣告牌、充氣拱門等）；壁報。5. 安排會議生活：預(yù)定交通工具

3、；預(yù)訂賓館，安排住宿、餐飲、會場；聯(lián)系安排參觀、訪問、旅游活動；確定財(cái)務(wù)、接待、保衛(wèi)人員；安排茶歇和娛樂活動。6. 選定布置會場：排定會議座次；布置環(huán)境；檢查并配置電化設(shè)備；展臺安排。二、會議接待1. 會議報到：接站；填寫報到單；分發(fā)會議材料，安排住宿；收取代表費(fèi)用；通知有關(guān)事項(xiàng)。2. 會場組織：檢查會議設(shè)備；接待嘉賓；保證會議主持人、發(fā)言人到位；調(diào)動與會者提問和討論；會議記錄；評選優(yōu)秀論文或優(yōu)秀壁報。3. 會議生活服務(wù)：及時定購代表回程票；印刷并分發(fā)會議代表通訊錄；檢查住房設(shè)施；征求膳食意見；保證參觀、訪問及娛樂活動順利進(jìn)行。三、會后安排1. 整理會議文件： 整理會議記錄； 形成會議決定 （

4、簡報、紀(jì)要）；寫總結(jié)向上級匯報情況或發(fā)布；將會議材料分類、立卷、歸檔；向總會和情報信息單位提交論文集。2. 送別會議代表：分發(fā)回程票；結(jié)清會議費(fèi)用；根據(jù)返程時間安排車輛；發(fā)放會議學(xué)分、照片和通訊錄。3. 會后工作：結(jié)算會議開支費(fèi)用；歸還會議所借物品。召開學(xué)術(shù)會議最重要的環(huán)節(jié)是征集論文， 這是學(xué)術(shù)會議水平和質(zhì)量的基本保障。學(xué)術(shù)論文的征集通知應(yīng)至少在開會前 6 個月或更早一些時間發(fā)出。國際會議一般要在 12 個月之前發(fā)送通知。通知中要寫清楚學(xué)術(shù)會議的目的意義、會議主題、 論文議題、論文選錄標(biāo)準(zhǔn)、 論文報送時間、 論文格式體例，以及開會時間、地點(diǎn)等內(nèi)容，以便投稿和確定參會否。同時還要根據(jù)會議需要，選

5、定一些專家或?qū)W者進(jìn)行專題講座。學(xué)術(shù)會議的主體是與會代表，組織好代表是開好會議最重要的環(huán)節(jié)。我們的會議一般規(guī)范較?。ㄒ?yàn)闀h頻繁），參會代表并不僅僅局限在入選論文的作者，也可通過廠家或公司特邀一些專業(yè)人員參會，盡量保證會場人員。特別是會議選擇在風(fēng)景區(qū)，往往開幕式人數(shù)不少，閉幕式則寥寥無幾，成為典型的虎頭蛇尾。學(xué)術(shù)會議的順利召開，往往取決于一些必不可少細(xì)節(jié)方面的充分準(zhǔn)備。如會議地點(diǎn)應(yīng)盡量選擇環(huán)境較好，交通便利，接待能力較強(qiáng)或與會議研討內(nèi)容相關(guān)的地區(qū)，最好在當(dāng)?shù)赜幸劳袉挝?。會場的布置，包括主席臺的設(shè)置、橫幅標(biāo)語、背景幕布、桌簽的擺放、投影設(shè)備的安裝使用、茶水服務(wù)、位置安排等，一定要安排周到。另外，經(jīng)過充分準(zhǔn)備的學(xué)術(shù)會議，一定要按期召開。會議期間應(yīng)當(dāng)就討論的主題進(jìn)行廣泛深入的研討。學(xué)術(shù)會議要安排緊湊，緊扣主題，對會上所作的大會報告和宣讀的主要論文，要圍繞重點(diǎn)議題認(rèn)真組織評議，通過討論力求解決一些理論問題和實(shí)際問題。要貫徹“雙百”方針，倡導(dǎo)學(xué)術(shù)民主，提倡各種不同學(xué)術(shù)觀點(diǎn)的碰撞，對與會者應(yīng)一視同仁，努力營造學(xué)術(shù)自由、平等的氣氛。要注意發(fā)現(xiàn)和選拔優(yōu)秀人才，參加學(xué)術(shù)會議的資深專家要注意發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀的青年人才，并向有關(guān)部門進(jìn)行舉薦，使優(yōu)秀人才更好地成長。 學(xué)術(shù)會議期間，除進(jìn)行學(xué)術(shù)討論外， 還要根據(jù)情況，組織專家針對科學(xué)發(fā)展問題（如診療規(guī)范、共識等）提出意見和建