中儲庫零件接收入庫管理程序

1、 中儲庫零件接收入庫管理程序Q/2A WL29-20131 范圍本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團有限公司（以下簡稱公司）。本程序適用于哈飛汽車中儲一、二庫零件接收入庫流程的管理。2 目的旨在規(guī)范公司中儲一、二庫零件接收后在U8v11.0系統(tǒng)中入庫流程，指導相關(guān)人員實際操作，提高信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性，保證賬務的清晰。3 術(shù)語和定義3.1 入庫業(yè)務：包括采購入庫和哈飛物流其他入庫。3.1.1采購入庫: 主要應用于供應商到貨及故障件返廠兩種業(yè)務，采購入庫單按照入庫類別分為兩大類：藍字采購入庫單及紅字采購入庫單。藍字采購入庫單主要應用于正常供應商到貨，紅字采購入庫單主要應用于故障件（包括車間返回故障件及開

2、箱故障）返供應商。（1）故障件（車間料廢）供應商返廠入庫：車間生產(chǎn)過程中出現(xiàn)故障件，經(jīng)質(zhì)量部鑒定為料廢后，由車間返回中儲庫房，當供應商返廠時，數(shù)據(jù)員進入紅字采購入庫單進行“不合格品”的“到貨入庫退回”操作。（2）開箱故障供應商返廠入庫：中儲庫房在再包裝過程中開箱發(fā)現(xiàn)故障件后，當供應商返廠時，數(shù)據(jù)員進入紅字采購入庫單進行“不合格品”的“到貨入庫退回”操作。3.2 哈飛物流其他入庫：主要應用于期初入庫、調(diào)撥單入庫業(yè)務。（1）期初入庫：新系統(tǒng)搭建后，將初始數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中。（2）調(diào)撥單：主要應用于兩個倉庫之間的物料進行相互調(diào)撥業(yè)務，操作時自動生成“其他出庫單”和“其他入庫單”。4 職責4.1 采購部

3、生產(chǎn)物流處4.1.1 物流體系管理室負責本文件的起草和修改。4.1.2中儲庫負責零件的接收、入庫。4.1.3 中儲庫按文件要求操作。4.2 財務部：負責中儲庫房的監(jiān)控管理工作。4.3 供應商4.3.1 供應商零件包裝需符合標準，防止零件損壞。4.3.2 供應商零件運輸途中要有防雨雪及防塵措施。4.3.3 供應商包裝有合格證，送貨時須有貨物清單及自檢報告。4.3.4 遵守哈飛汽車各項規(guī)章制度。4.4 卸貨公司4.4.1 遵守并執(zhí)行主機廠的各項管理制度及安全要求。4.4.2 卸貨時確保物資無損。4.4.3 積極配合主機廠臨時性卸貨需求。5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 供應商到貨采購入

4、庫(藍字采購入庫)（1）中儲庫保管員按照接收貨物的具體要求根據(jù)供應商（代理商）提交的送貨單據(jù)對貨物進行核對，根據(jù)實際接收的貨物名稱及數(shù)量去數(shù)據(jù)員處打印入庫單。（2） 數(shù)據(jù)員進入U8V11.0系統(tǒng)中藍色采購入庫單，倉庫選取合格品，入庫類別為“到貨入庫”，按保管員接收表輸入數(shù)據(jù)，核對后打印入庫單。保管員、供應商（代理商）分別在入庫單上簽字。（3）數(shù)據(jù)員將入庫單五聯(lián)均返給保管員。保管員將粉聯(lián)轉(zhuǎn)給供應商（代理商）人員留存；黃聯(lián)給卸貨隊留存；藍聯(lián)及質(zhì)檢報告轉(zhuǎn)給提驗員進行提驗；審核員在保管員的白聯(lián)、綠聯(lián)上簽字，白聯(lián)由保管員留存，綠聯(lián)返給審核員。5.1.2故障件（車間料廢、開箱故障件）返供應商采購入庫（紅字

5、采購入庫）（1）配送到車間零件產(chǎn)生料廢故障，返回中儲庫，當供應商返廠時，由保管員拿車間開具的故障單去數(shù)據(jù)員處打印入庫單。（2）數(shù)據(jù)員進入U8V11.0系統(tǒng)中紅字采購入庫單，倉庫選取“不合格”，手動改寫入庫類別為 “到貨入庫退回”，按故障單內(nèi)容輸入數(shù)據(jù)，輸入的數(shù)據(jù)必須為“負數(shù)”，核對后打印入庫單。保管員、質(zhì)量員、供應商分別在入庫單上簽字。（3）數(shù)據(jù)員將入庫單五聯(lián)均返給保管員。保管員將粉聯(lián)、黃聯(lián)返給供應商；綠聯(lián)轉(zhuǎn)給質(zhì)量員留存；審核員在保管員的白聯(lián)、藍聯(lián)上簽字，白聯(lián)由保管員留存，藍聯(lián)返給審核員。（4）粉聯(lián)返給供應商作為對賬依據(jù)，黃聯(lián)作為開出門證的依據(jù)。開箱故障件返供應商時，同上（2）至（3）的操作。

6、5.1.3 其他入庫（期初入庫、調(diào)撥）（1）合格品庫、不合格品庫的調(diào)撥1）中儲庫再包裝過程中發(fā)現(xiàn)開箱故障時，及時通知質(zhì)量員、保管員。保管員填寫收貨差異調(diào)整記錄表，保管員、質(zhì)量員、保管/數(shù)據(jù)組長必須簽字確認。2）數(shù)據(jù)員根據(jù)各方簽字后的收貨差異調(diào)整記錄表 ，進入 “調(diào)撥單“進行操作。需添加“轉(zhuǎn)出部門”、 “轉(zhuǎn)入部門” 、“轉(zhuǎn)出倉庫”選取“合格品庫”、“轉(zhuǎn)入倉庫”選取“不合格品庫”、“出庫類別”選擇“調(diào)撥出庫”、“入庫類別”選擇“調(diào)撥入庫”，填寫調(diào)撥 “數(shù)量”（若是顏色件需要輸入顏色），其他選項可選擇填寫，數(shù)據(jù)員做“審核”操作后，系統(tǒng)自動生成其他入庫單、其他出庫單，打印入庫單和出庫單。3）數(shù)據(jù)員將單

7、據(jù)的五聯(lián)均給保管員 ，調(diào)撥其他入庫單由保管員留存白、粉聯(lián)；審核員留存黃、藍聯(lián)；質(zhì)量員留存綠聯(lián)。調(diào)撥其他出庫單留存與調(diào)撥其他入庫單的單據(jù)相同。即保管員留存白、粉聯(lián)；審核員留存黃、藍聯(lián)；質(zhì)量員留存綠聯(lián)。5.1.4 回沖（1） 再包裝開箱過程中發(fā)現(xiàn)零件與實際入庫的左右撇顛倒時，由保管員填寫收貨差異調(diào)整記錄表，保管員、保管/數(shù)據(jù)組長必須簽字確認。（2）保管員將最初入庫單據(jù)白聯(lián)和綠聯(lián)收集，數(shù)據(jù)員根據(jù)收貨差異調(diào)整記錄表及原始入庫單據(jù)找到系統(tǒng)中的該單據(jù)，選擇“回沖”進行操作。（3）數(shù)據(jù)員按照正確的零件號、數(shù)量進行輸入，打印新的入庫單。（4）數(shù)據(jù)員將新打入庫單五聯(lián)均返給保管員。保管員將粉聯(lián)代供應商（代理商）人

8、員保管并轉(zhuǎn)給供應商；審核員在保管員的白聯(lián)、綠聯(lián)上簽字，白聯(lián)由保管員留存（黃聯(lián)、藍聯(lián)自行處理），綠聯(lián)返給審核員。（5）保管員將最初入庫單據(jù)的白聯(lián)、綠聯(lián)轉(zhuǎn)給保管/數(shù)據(jù)組組長留存。5.2. 工作流程5.2.1 中儲庫零件接收入庫管理流程（1）中儲庫零件接收入庫管理流程圖見圖1。圖1 中儲庫零件接收入庫管理流程圖（2）中儲庫零件接收入庫管理流程說明見表1。表2 中儲庫零件接收入庫管理流程說明序號活動名稱執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1攜帶配貨單、質(zhì)檢報告送貨到廠卸貨公司即時配貨單、質(zhì)檢報告配貨單、質(zhì)檢報告2檢查到貨包裝，核對貨物保管員即時配貨單配貨單3卸貨卸貨公司即時配貨單配貨單4核對，打印入庫單

9、，標注緊急提驗等信息數(shù)據(jù)員即時配貨單入庫單5供應商、保管員核對后簽字確認供應商、保管員即時入庫單入庫單6入庫單留存供應商/保管員/審核員/卸貨公司即時入庫單入庫單7保管員根據(jù)入庫單填寫手工帳；審核員進行系統(tǒng)審核操作，如需更改則進行棄審操作保管員/審核員即時入庫單手工帳/系統(tǒng)審核6 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1收貨差異調(diào)整記錄表 附錄B.1HF-WL29-R01-01采購部一年2中儲一（二）庫調(diào)賬審批表附錄B.2HF-WL29-R02-01采購部一年7 附錄附錄A. 參考標準附錄A.1 中儲庫接收零件業(yè)務范圍1. 中儲一庫接收零件業(yè)務范圍：接收存儲供應商所有車型標準件及除B50

10、1外的所有車型零件。2. 中儲二庫接收零件業(yè)務范圍：接收存儲供應商除標準件外的B501車型零件。附錄A.2 中儲庫零件接收入庫管理規(guī)定1. 排隊等候（1）供應商送貨人員提前與哈飛汽車中儲庫保管人員聯(lián)系。（2）保管員電話指導送貨車輛：裝載悅翔V3車型零部件的貨車按哈飛汽車物流路線規(guī)定駛?cè)朕I車線卸貨區(qū)。裝載其他車型的零部件包括所有車型標準件的貨車駛?cè)胛④嚲€卸貨區(qū)。同時通知卸貨組卸貨時間和地點。（3）供應商送貨人員將車輛行駛至哈飛汽車1號門，填寫入廠手續(xù)，按要求駛?cè)胂鄳敦泤^(qū)域。2. 準備卸貨（1）保管員到卸貨區(qū)域現(xiàn)場檢查如果卡車存在安全隱患（如貨高超過4米等），公司將拒絕進行裝、卸貨作業(yè)，直到卡車

11、整頓好。（2）保管員確認有無零件在運輸過程中倒塌或顛簸出周轉(zhuǎn)器具之外。打開車門小心零件從車廂垮塌等情況。如貨物在車廂內(nèi)因為堆碼過高或其它原因造成安全隱患的，保管員可以拒絕卸貨。（3）客戶交貨人員將送貨單據(jù)交給保管員，同時保管員通知裝卸隊準備卸貨。（4）如客戶交貨時沒有交貨單據(jù)，可以拒收，以避免出現(xiàn)收貨差異而導致日后無法核對。待客戶把送貨單據(jù)傳真至庫房后，再進行收貨。3. 卸貨(1) 在卸貨時應對零件外包裝進行查看，如發(fā)現(xiàn)有損壞的、淋雨、起霉等情況，保管員應立刻通知質(zhì)量員進行拍照，質(zhì)量員將數(shù)碼照片以郵件方式傳送給客戶相關(guān)人員。(2) 如客戶已派人員駐廠，通知他立刻檢驗。(3) 如客戶沒有派駐廠人

12、員，則先將貨物隔離，待客戶答復后再進行后續(xù)工作。(4) 保管員仔細復查到貨零件標簽上的零件號和零件數(shù)量是否與實物數(shù)一致。如發(fā)現(xiàn)不一致，立即通知送貨人員更換正確的標簽。(5) 如貨物外包裝和標簽沒有問題，用白板筆在外包裝上記錄收貨日期，以方便叉車和再包裝人員在遠處清晰，以及保證先進先出。(6) 如一個托盤重疊了多層貨物，必須保證標識收貨日期在最下層包裝上，以便零件被部分再包裝后仍然能查看收貨日期。(7) 如貨物為新件或工程變更件，必須在托盤最下面一層外包裝上注明，以便后續(xù)環(huán)節(jié)人員查看。4. 堆碼：(1) 所下貨物應擺放整齊，實行一票貨物放一排與另一票區(qū)分開。原則上一種零件一個托盤，一種零件一個包

13、裝。(2) 按客戶要求堆碼零件。5. 清點（1）根據(jù)實物清點。（2）發(fā)現(xiàn)零件外包裝有雙標簽（零件名、數(shù)量不相符）或無標簽的情況，應立刻拍照，將數(shù)碼照片以郵件方式傳送給客戶相關(guān)人員。（3）如客戶已派人員駐廠，通知他立刻驗貨，以判斷貨物是哪種零件。（4）如客戶沒有派駐廠人員，則先將貨物隔離，待客戶派相關(guān)人員對貨物判定后再進行后續(xù)工作。（5）實物清點完畢后，根據(jù)實際清點的零件數(shù)核對客戶的送貨單據(jù)。（6）如客戶交貨時無送貨單，收貨必須見單收貨（收到對方送貨單據(jù)，才能收貨），可先拒收貨，待客戶把送貨單傳真至我?guī)旆亢螅龠M行收貨。（7）如發(fā)現(xiàn)品名、數(shù)量與單據(jù)不符的零件，由送貨人員再次清點實物，直到確認無誤

14、。（8）如經(jīng)多次確定證實實物與客戶送貨單據(jù)確實存在差異，以實際清點數(shù)為準。6. 收貨監(jiān)管（1）如果保管組在收發(fā)貨的監(jiān)管中有時間沖突，應首先完成發(fā)貨的任務，再收貨。（2）根據(jù)零件實物進行清點。 （3）如無誤，保管員同意數(shù)據(jù)錄入員打印入庫單。（4）如果沒有保管員的指令，數(shù)據(jù)錄入員不得打印入庫單。7. 單據(jù)打印、簽收（1）根據(jù)實際收貨數(shù)錄入系統(tǒng)，核對錄入數(shù)據(jù)，如無誤，打印入庫單，并再次核對。如部分文字打印錯誤，修正后重新打印。（2）若零件包裝有破損、被雨水打濕等情況，必須在入庫單的備注欄上注明實際情況。同時需要在客戶的交貨單據(jù)上進行正確的標注，不簽名，并發(fā)電子郵件或者傳真告知客戶相關(guān)人員。（3）送貨

15、人員、保管員確認單據(jù)無誤后分別簽字。 （4）如客戶車輛上有其他物資或有從我倉庫回收的包裝箱，保管組長和當班工長開據(jù)出門條，送貨人員按要求辦理出門手續(xù)后出廠。（5）如果是小件，裝卸隊進行零件歸位。如果是大件，裝卸隊利用叉車進行歸位。零件歸位要注意先進先出。（6）如在收貨過程中或后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)有收貨錯誤，相關(guān)員工應立即告知保管組長，如送貨單據(jù)與實物不符、點貨錯誤、數(shù)據(jù)錄入錯誤、歸位錯誤等。了解錯誤原因后，相關(guān)管理人員填寫收貨差異調(diào)整記錄表。附錄A.3 操作要求1、入庫單的表體中帶有星號的項目為必填項目，藍字部分為必填項，系統(tǒng)默認自動生成藍單。 2、填寫到貨“數(shù)量”及“包數(shù)”（若是帶顏色零件需要填寫顏色），批號可自動生成也可手動修改（部分產(chǎn)品如輪胎、座椅等批號處填寫五聯(lián)單號）。3、紅單哈飛物流采購入庫單中數(shù)量必須為負數(shù)，藍單哈飛物流采購入庫單數(shù)量必須為正數(shù)。4、“原始單號”和“備注”可以根據(jù)實際情況填寫。5、調(diào)撥操作時，入庫類別必須填寫“調(diào)撥入庫”，出庫類別必須填寫“調(diào)撥出庫”。6、審核員每天按入庫單排序后進行“審核”操作，如不符，審核員負責與保管員、數(shù)據(jù)員核對，查找原因，審核員填寫調(diào)賬審批表（附錄B.2），相關(guān)人員簽字并由領(lǐng)導審批后，方能進行修改操作； 審核操作已完畢，但在后期與車間或供應商對賬過程中出現(xiàn)的賬務差異需調(diào)整，由審核員填寫調(diào)賬審