辦公室管理體系

1、第一章 總則1.目的規(guī)范各項(xiàng)行政事務(wù)流程，提高行政工作效率；創(chuàng)造和維護(hù)良好的工作環(huán)境。2.范圍本制度適用于公司所有員工。 第二章 印信管理1.印信的種類1.1印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。1.2職章：刻有公司董事長(zhǎng)或總經(jīng)理職銜的印章。1.3部門章：刻有公司部門名稱的印章。其余不對(duì)外單位的部門章可加注“對(duì)內(nèi)專用”。1.4職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印信。2.印信的使用規(guī)定2.1對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義發(fā)起的文件，蓋總經(jīng)理職章。2.2以公司名義對(duì)國營機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明

2、文件，及各類規(guī)章制度的核決等由總經(jīng)理署名，蓋總經(jīng)理職銜章。2.3以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者，蓋經(jīng)理職銜簽字章。2.4各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)，蓋部門章。3.印信的監(jiān)印3.1總經(jīng)理職章及特定業(yè)務(wù)專用章由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。3.2總經(jīng)理職銜簽字章的核定由總經(jīng)辦主任為監(jiān)印人員。3.3經(jīng)理職銜簽字章及部門章得由經(jīng)理指定監(jiān)印人員。4.印信蓋用4.1文件需用印時(shí)，應(yīng)先填寫“用印申請(qǐng)單”經(jīng)主管人員核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。4.2監(jiān)印人除于文件、文稿上用印外，并應(yīng)于“用印申請(qǐng)單”上加蓋

3、使用的印信存檔。4.3各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管，如有遺失或誤用情事，由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。4.4監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)核準(zhǔn)的文件，不得擅自用印，違者受處。4.5印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。第三章 工作制服1.著裝規(guī)定1.1 著裝標(biāo)準(zhǔn)：由公司發(fā)放的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制服1.2 著裝時(shí)間: 辦公室人員周一至周五工作時(shí)間。周六可著便服,但不可過于休閑(不可奇裝異服)。公司高管有重要對(duì)外事務(wù)時(shí)可不著制服,著行政套裝。2.制服的制作、發(fā)放、使用2.1 制服由公司統(tǒng)一制作,入職（一周后）發(fā)放；2.2 入職滿半年以上員工辭職的不扣取制服工本費(fèi),未滿半年的按領(lǐng)取數(shù)量扣制服一半工本費(fèi)。2.3 入職時(shí)員工可領(lǐng)取當(dāng)季制

4、服兩套。正常因工作原因磨損快的需更換的，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可申領(lǐng)新制服，人為保管不利造成破損、毀壞、丟失需重新申領(lǐng)制服的，每額外申領(lǐng)一套收取工本費(fèi)。 第四章 辦公環(huán)境維護(hù)1.衛(wèi)生1.1各中心辦公室及辦公室公共區(qū)域、前臺(tái)區(qū)域、衛(wèi)生間由人力資源中心監(jiān)督臨時(shí)清潔工或鐘點(diǎn)工完成，衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)：-瓷磚地面和地毯每周清潔一次，地面和地毯無污漬；-墻面除塵，無蜘蛛網(wǎng)或污物，如發(fā)現(xiàn)墻面或天花板變色、受潮、脫落等現(xiàn)象由人力資源中心臨時(shí)召集泥水工完成；-玻璃每周清潔一次，玻璃表面無灰塵、粘連物；-辦公室、會(huì)議室柜子、會(huì)議桌、沙發(fā)每周擦拭除塵；-飲水機(jī)、冰箱、微波爐、洗手池每周清潔兩次，保持表面干凈，冰箱無異味，

5、飲水機(jī)接水槽干凈無積物；-衛(wèi)生間地面、便池、洗手池每周清潔兩次，確保干凈、無異味、無垃圾堆積；1.2個(gè)人區(qū)域由個(gè)人整理-將不再使用的文件、物品清理掉，不能堆積；-辦公桌上，辦公電腦、電話、水杯等物品每天上班前擦拭，保持干凈、無灰塵，擺放整齊；-每天下班后將個(gè)人垃圾扔到衛(wèi)生間的大垃圾筒，食物垃圾要用垃圾袋密封，以免蟲子飛出或異味傳播；-使用會(huì)議室后將會(huì)議室恢復(fù)原狀，白板擦拭干凈、電腦收回到柜子里、關(guān)閉空調(diào)和電燈、收走桌面的資料、物品，將凳子擺放整齊；2.安全2.1使用完微波爐后拔開電源，微波爐加熱的食物放置5分鐘后再食用；2.2使用完飲水機(jī)后將熱水開關(guān)關(guān)掉；2.3使用電源插座時(shí)用手按住插座，以免

6、插座脫離被裸露的電源線接觸到引起觸電；2.4在辦公室使用手機(jī)充電器前應(yīng)確保充電器和電源插座安全，并使用合格的充電器，以免充電器過熱引發(fā)火災(zāi)；2.5發(fā)生電路故障時(shí)請(qǐng)專業(yè)人士維修；2.6禁止在辦公區(qū)域抽煙，在衛(wèi)生間抽煙時(shí)打開窗戶和抽風(fēng)機(jī)，煙頭只能扔到煙灰缸或垃圾桶里，并確保已經(jīng)熄滅；2.7最后一個(gè)離開辦公室的同事應(yīng)該關(guān)閉電源開關(guān)、窗戶，鎖好樓梯間的門、辦公室大門和電梯門。3.環(huán)境美化3.1辦公室環(huán)境由人力資源中心負(fù)責(zé)優(yōu)化；辦公室工作人員均有自覺維護(hù)辦公環(huán)境的義務(wù)和責(zé)任；3.2優(yōu)化的內(nèi)容包括視覺形象、燈光、溫度、濕度、氣味、安全、衛(wèi)生等；3.3 辦公桌面除辦公用品及少量許可擺放的私人用品外(像框最多

7、1個(gè),花瓶最多1只),盡量不要擺放過多與工作無關(guān)的用品,午休時(shí)用的抱枕或靠墊使用完后收起來或放在椅子上，不要隨意擺放在公共辦公區(qū)域。    3.4人力資源中心有權(quán)指正對(duì)維護(hù)環(huán)境不利的現(xiàn)象，對(duì)屢教不改者有權(quán)處以20元/次的處罰。蓄意破壞公司環(huán)境的一經(jīng)核實(shí)嚴(yán)格處罰。第五章 辦公物品管理1.電話1.1公司總機(jī)設(shè)于前臺(tái)，所有外來電話由前臺(tái)轉(zhuǎn)接；1.2公司對(duì)外公布的電話號(hào)碼統(tǒng)一；1.3電話響鈴三次之內(nèi)接聽電話，接聽時(shí)使用普通話“您好，.”；1.4禁止使用辦公電話撥打私人電話，前臺(tái)每月查詢通話記錄，如發(fā)現(xiàn)有撥打私人電話行為的，對(duì)當(dāng)事人處以通話費(fèi)用20倍的罰款；1.5

8、電話由IT人員負(fù)責(zé)維護(hù)；2.公司配發(fā)的工作手機(jī)及手機(jī)卡2.1各部門負(fù)責(zé)人、招商人員、團(tuán)購業(yè)務(wù)人員、市場(chǎng)運(yùn)營人員必須使用公司配發(fā)的手機(jī)卡，開通公司彩鈴；2.2上述人員入職時(shí)在行政人事部領(lǐng)用手機(jī)卡，登記余額，調(diào)動(dòng)或離職時(shí)返還手機(jī)卡和余額，公司指定相關(guān)部門不定時(shí)查詢手機(jī)使用情況，對(duì)不能正常使用和未開通公司彩鈴的手機(jī)卡使用者給予警告，對(duì)屢教不改者處以￥20/次的罰款；2.3財(cái)務(wù)中心需保留手機(jī)卡開卡資料，手機(jī)卡損壞不能使用或遺失時(shí)提供資料給使用者，由使用者負(fù)責(zé)補(bǔ)回；3.工作溝通平臺(tái)3.1辦公室人員入職時(shí)需申請(qǐng)OA系統(tǒng)帳戶，并進(jìn)行密碼保護(hù)，保存好密碼及密保資料；3.2離職時(shí)必須交回系統(tǒng)帳戶、密碼，由人力資

9、源中心查驗(yàn)并封存帳號(hào)；3.3目前公司溝通平臺(tái)為指定OA系統(tǒng)，若有更換或升級(jí)均以此方式進(jìn)行管理。4.工號(hào)牌4.1上班時(shí)間需佩戴工號(hào)牌，否則，可處以20元每次的罰款；4.2工號(hào)牌由行政人事部申購、制作、發(fā)放；4.3遺失工號(hào)牌重新辦理的，需繳納10元的材料費(fèi)；5.文具及其他辦公用品5.1由行政人事部負(fù)責(zé)申購、發(fā)放、登記。每月5日前報(bào)辦公用品統(tǒng)計(jì)表；5.2文具及其他辦公用品計(jì)入部門費(fèi)用，超出預(yù)算部分按財(cái)務(wù)制度執(zhí)行；5.3提倡節(jié)約。筆可以重復(fù)使用，只需更換筆芯；使用環(huán)保紙，雙面打??；6.空調(diào)6.1為了辦公健康，辦公室空調(diào)設(shè)定溫度為最低26度；6.2離開辦公室需及時(shí)關(guān)閉空調(diào)；6.3由人力資源中心負(fù)責(zé)維護(hù)，

10、每年4月份請(qǐng)專業(yè)服務(wù)公司清洗一次空調(diào)； 第五章 司機(jī)及車輛管理1.車輛購置1.1車輛購置由用車部門或行政人事部申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政人事部辦理；1.2行政人事部應(yīng)保存所有車輛的購車證明、使用手冊(cè)、保修、發(fā)票、保險(xiǎn)、牌照、行駛證申請(qǐng)和辦理等相關(guān)資料，行駛證、保險(xiǎn)卡、繳費(fèi)證明隨車攜帶；2.車輛使用及維護(hù)2.1供應(yīng)中心車輛由倉儲(chǔ)配送經(jīng)理調(diào)度和保管車鑰匙，車輛停放在供應(yīng)中心；2.2公務(wù)車由用車人向人力資源中心申請(qǐng)，填寫用車申請(qǐng)單，由客服中心調(diào)度；2.3司機(jī)每次駕駛車輛應(yīng)登記車輛行駛記錄；2.4駕駛結(jié)束后司機(jī)應(yīng)將鑰匙交還調(diào)度人，不能交給其他任何人，否則由司機(jī)承擔(dān)責(zé)任；2.5保持良好的駕駛習(xí)慣，文

11、明駕駛，遵守交規(guī)。屬于人為原因違反交規(guī)的罰款由司機(jī)自行承擔(dān)；2.6司機(jī)每周應(yīng)檢查車輛行駛狀況，定期保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)維修。每次長(zhǎng)途行駛前必須檢查水箱、郵箱、輪胎、制動(dòng)、燈光；2.7人力資源中心每月負(fù)責(zé)核查車輛行程、油耗、維修等情況，監(jiān)督車輛使用情況，對(duì)車輛損耗或費(fèi)用異常的情況進(jìn)行調(diào)查和處理； 第六章 會(huì)議1.月度工作會(huì)議1.1主持人：市場(chǎng)運(yùn)營中心總監(jiān)，參加人：總經(jīng)理、常務(wù)副總、各部門負(fù)責(zé)人；1.2由運(yùn)營中心整理資料、會(huì)議記錄，行政人事部布置和清理會(huì)場(chǎng)；1.3會(huì)議時(shí)間為每月6號(hào)，遇節(jié)假日順延。會(huì)議時(shí)長(zhǎng)控制在3小時(shí)以內(nèi)；1.4會(huì)議議題為上月運(yùn)營情況總結(jié)分析、本月工作指導(dǎo)和安排；2.年度工作會(huì)議2.1主持人：行政人事總監(jiān)，參加人：公司全體；2.2由行政人事部布置會(huì)議流程，安排相關(guān)人員準(zhǔn)備會(huì)議資料、布置和清理會(huì)場(chǎng)；2.3會(huì)議時(shí)間為每年1月上旬，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不超過1天；2.4會(huì)議內(nèi)容包括年度工作總結(jié)與計(jì)劃、優(yōu)秀員工表彰、員工娛樂活動(dòng)、合作伙伴聯(lián)誼活動(dòng)；3.其他臨時(shí)會(huì)議3.1由發(fā)起人召集、發(fā)布會(huì)議通知、