如何組織有效會議和開展會議

1、1如何組織有效會議如何組織有效會議樂佳印刷有限公司樂佳印刷有限公司2015年年3月月12日日2會議的重要性會議的重要性調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會議總是居于調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上，會議總是居于前列前列n 大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向n 90%90%以上的重大決策是通過會議制定的以上的重大決策是通過會議制定的n 企業(yè)企業(yè)規(guī)模越大，規(guī)模越大，開會的時(shí)間越多開會的時(shí)間越多3 會議是一個(gè)集思廣益的渠道會議是一個(gè)集思廣益的渠道 會議的意義會議的意義4開會的目的開會的目的567高效會議的特征高效會議的特征 8會議的籌劃與管理會議的籌劃與管理 v會前的準(zhǔn)

2、備會前的準(zhǔn)備v會中的組織會中的組織v會后的處理會后的處理 議而決議而決決而行決而行9會會前的準(zhǔn)備前的準(zhǔn)備v提前告知與會人會議地點(diǎn)、時(shí)間，避免沖突提前告知與會人會議地點(diǎn)、時(shí)間，避免沖突v會議材料、設(shè)備提前準(zhǔn)備會議材料、設(shè)備提前準(zhǔn)備v會議會議目的目的必須列明必須列明v會議會議目的目的必須具體且可以衡量必須具體且可以衡量10 參會人員的選擇參會人員的選擇參與決策的人能否到場？參與決策的人能否到場？ 會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？會議決策的執(zhí)行者（參與者）能否到場？ 開會時(shí)能提供特定咨詢的人能否到場？開會時(shí)能提供特定咨詢的人能否到場？ 會會前的準(zhǔn)備（續(xù)前的準(zhǔn)備（續(xù)1）11 預(yù)約參會人員預(yù)約參會人

3、員 確定了會議時(shí)間后要提前一確定了會議時(shí)間后要提前一個(gè)工作日個(gè)工作日告知參加會議的人告知參加會議的人員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程。員，這樣可以讓他們提前安排好自己的工作日程。 在預(yù)約人員的同時(shí)需要把會議的主要目的告訴他們，如在預(yù)約人員的同時(shí)需要把會議的主要目的告訴他們，如果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。果有相關(guān)的資料可以提前發(fā)放，讓他們有充分考慮的時(shí)間。會會前的準(zhǔn)備（續(xù)前的準(zhǔn)備（續(xù)2）12會會前的準(zhǔn)備（續(xù)前的準(zhǔn)備（續(xù)3） 會議議題的設(shè)計(jì)會議議題的設(shè)計(jì) 按照議案的輕重緩急編排處理按照議案的輕重緩急編排處理，如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其如遇幾個(gè)議題，應(yīng)按其重要程度排列，最

4、重要的排列在最前面。重要程度排列，最重要的排列在最前面。 每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并清楚的標(biāo)示。13會議的籌劃與管理會議的籌劃與管理 v會前的準(zhǔn)備會前的準(zhǔn)備v會中的組織會中的組織v會后的處理會后的處理 議而決議而決決而行決而行14 遵守時(shí)間遵守時(shí)間不要遲到不要遲到浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命！不要隨意推遲和變更開會時(shí)間不要隨意推遲和變更開會時(shí)間打亂原定計(jì)劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；管理召集部門（人）的威信下降。嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí)嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時(shí) 每個(gè)議題在規(guī)定結(jié)束時(shí)間前10分鐘

5、提醒。會會中的組織中的組織15 按部就班按部就班會會中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)1）16 主持會議主持會議會會中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)2）17如何控制如何控制，才能才能創(chuàng)造均衡發(fā)創(chuàng)造均衡發(fā)言言？如何應(yīng)付干擾如何應(yīng)付干擾引導(dǎo)會議按議程進(jìn)行？引導(dǎo)會議按議程進(jìn)行？面對爭辯時(shí)，主動面對爭辯時(shí)，主動做出哪些回應(yīng)以化做出哪些回應(yīng)以化解僵局？解僵局？當(dāng)會議產(chǎn)生無序討論時(shí)，當(dāng)會議產(chǎn)生無序討論時(shí)，如何處理？如何處理？會會中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)3）18羅伯特議事規(guī)則羅伯特議事規(guī)則轉(zhuǎn)移至其他參與者轉(zhuǎn)移至其他參與者主動探詢，使他人完整表達(dá)主動探詢，使他人完整表達(dá)控制均衡發(fā)言控制均衡發(fā)言以強(qiáng)勢制止大家發(fā)言以強(qiáng)勢制止大家發(fā)

6、言重定議事規(guī)則重定議事規(guī)則整合意見整合意見處理無序討論處理無序討論先主動停止發(fā)言，請對方總結(jié)先主動停止發(fā)言，請對方總結(jié)以條列式提出論點(diǎn)以條列式提出論點(diǎn)針對差異點(diǎn)逐條討論針對差異點(diǎn)逐條討論先尊重，再轉(zhuǎn)延會尾先尊重，再轉(zhuǎn)延會尾拉回主題，指定其他人發(fā)言拉回主題，指定其他人發(fā)言引導(dǎo)回歸議程引導(dǎo)回歸議程面對爭辯的回應(yīng)面對爭辯的回應(yīng)1234會會中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)4）19如何圓滿結(jié)束會議如何圓滿結(jié)束會議會會中的組織（續(xù)中的組織（續(xù)5）20會議的籌劃與管理會議的籌劃與管理 v會前的準(zhǔn)備會前的準(zhǔn)備v會中的組織會中的組織v會后的處理會后的處理 議而決議而決決而行決而行21會會后的處理后的處理 決定事項(xiàng)的落實(shí)決定事項(xiàng)的落實(shí) 行動計(jì)劃誰？什么任務(wù)？何時(shí)完成？怎么完成? 催辦催辦 一般綜合性工作內(nèi)容由秘書負(fù)責(zé)催辦； 業(yè)務(wù)范圍明確、專一的工作，責(zé)成相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)催辦； 幾個(gè)部門聯(lián)合召開的會議的決定，由牽頭部門催辦。 反饋反饋 反饋的原則迅速及時(shí)、真實(shí)準(zhǔn)確、渠道暢通 反饋的重點(diǎn)會議決策落實(shí)活動的信息22v 會議記錄會議記錄會會后的處理（續(xù)后的處理（續(xù)2）232425開會讓您開會讓您v