差旅費費報銷管理辦法及流程

1、版本號D/0湖北音信數(shù)據(jù)通信技術(shù)有限公司部門性管理文件文件編號：YX/QI/Q 0615實施日期差旅費報銷管理辦法及流程頁次： 19目 錄0. 修改記錄1. 目 的2. 適用范圍3. 定義4. 相關(guān)職責(zé)5. 流程6. 流程說明7. 公共交通乘坐規(guī)定8. 住宿費規(guī)定9. 出差補貼規(guī)定10. 票務(wù)管理規(guī)定11. 報銷單填寫粘貼規(guī)定12. 相關(guān)文件或流程13. 表單或數(shù)據(jù)庫編制審核批準0 修改記錄修改序號更改內(nèi)容修訂人日期備注0新版發(fā)行張坤2015/3/261 目的為規(guī)范出差過程中產(chǎn)品的費用，本著“保證支出、鼓勵節(jié)約”的原則，制定本公司員工差旅費報銷管理規(guī)定。2 適用范圍市場部所有員工出差（含各區(qū)縣

2、分公司）。3 定義122.1 出差：是指因工作需要，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，工作人員臨時到常駐工作地以外的地區(qū)或城市工作或擔任臨時職務(wù)。2.2 差旅費：差旅費開支項目包括交通費（含市內(nèi)交通費）、住宿費以及出差補貼、等出差補助費用。2.3 交通費：是指職工由于工作需要、由始發(fā)地到達目的地乘坐公共交通工具而產(chǎn)生的費用。2.3.1 公共交通工具：主要是指從事旅客運輸?shù)母鞣N公共汽車、大、中型出租車、火車、船只、飛機等正在運營中的公共交通工具。2.4 住宿費：是指在職工在出差工作期間內(nèi)不能返回常駐地而必須居住在出差地而產(chǎn)生的費用。2.5 出差補貼：是指員工在出差工作期間產(chǎn)生的個人飲食，通信的費用。2.6 出差目

3、的地城市分類標準如下： 序號城市類別城市1一類北京、上海、廣州2二類各省會、各地級市3三類縣級市及以下級別區(qū)域2.7 職務(wù)等級體系分類標準如下：類別代碼職 位對應(yīng)崗位A副總級別董事長助理、副總經(jīng)理B部門經(jīng)理級別含總部部門經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理C一般級別其他各崗位注：本職務(wù)級別分類僅限用于國內(nèi)出差時乘坐交通工具、住宿、伙食標準的計算，以上職務(wù)以公司總部行政人事部的最新任命通知為準。4 相關(guān)職責(zé) 4.1 分公司區(qū)域經(jīng)理：負責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)員工出差申請審批，差旅費報銷明細，金額進行檢查。4.2 分公司大區(qū)經(jīng)理：負責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)所有員工的出差申請審批，差旅費審核。4.3 市場部總經(jīng)理：負責(zé)市場部員工出差申請審批，所

4、有員工差旅費用的審批5 流程5.1 出差申請流程：5.1.1 分公司出差申請流程5.1.2 總部出差申請流程5.2 費用報銷流程5.2.1 分公司費用報銷流程5.2.2 總部費用報銷流程6 流程說明6.1 出差申請流程說明6.1.1 分公司出差流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行部門/角色活動內(nèi)容001出差申請分公司/申請人填寫公出/出差申請單，提交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批002審批區(qū)域經(jīng)理審核申請人出差日期、時間、出差工作事由。003審批大區(qū)經(jīng)理審批申請人出差004審批行政人事審批申請人出差005考情備案行政人事做好出差申請人的考情記錄備案6.1.2 總部出差流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行部門/角色活動內(nèi)容0

5、01出差申請總公司/申請人填寫公出/出差申請單，提交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批002審批市場部經(jīng)理審核申請人出差日期、時間、出差工作事由，并進行審批003審批行政人事審批申請人出差004考情備案行政人事做好出差申請人的考情記錄備案6.2 出差申請管理要求6.2.1 凡公司員工因公差都必須填寫公出/出差申請單，審批后方可出差，未經(jīng)批準的出差，按曠工處理，產(chǎn)生的一切費用由個人承擔。6.2.2 出差員工，應(yīng)將審批通過的公出/出差申請單第一聯(lián)在出差前交行政人員，作為考情統(tǒng)計的依據(jù)。公出/出差申請單審批后的第二聯(lián)自留保存，作為財務(wù)報銷時的附件。6.2.3 出差返回后，應(yīng)第一時間進行考情記錄，表示消除出差狀態(tài)，進入

6、正?？记?。6.3 費用報銷流程說明6.3.1 分公司費用報銷流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行部門/角色活動內(nèi)容001費用報銷申請分公司/申請人填寫差旅費報銷單，提交直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批。002核查區(qū)域經(jīng)理核查申請人起止時間及地點、交通工具、住宿費、金額信息，提交給綜合崗。003檢查綜合崗檢查申請人票務(wù)金額是否與申報金額一致，粘貼規(guī)范，填寫規(guī)范，提交給大區(qū)經(jīng)理。004審批大區(qū)經(jīng)理審批報銷信息是否符合要求，提交給市場部總經(jīng)理005審批市場部總經(jīng)理審批，提交財務(wù)部006審批財務(wù)部審批報銷信息，走財務(wù)報銷流程。6.3.2 總部費用報銷流程說明活動編號活動名稱執(zhí)行部門/角色活動內(nèi)容001費用報銷申請分公司/申請

7、人填寫差旅費報銷單，提交綜合崗。003檢查綜合崗檢查申請人票務(wù)金額是否與申報金額一致，粘貼規(guī)范，填寫規(guī)范，提交給市場部總經(jīng)理。003審批市場部總經(jīng)理核查申請人起止時間及地點、交通工具、住宿費、金額信息， 提交財務(wù)部。004審批財務(wù)部審批報銷信息，走財務(wù)報銷流程。7 公共交通乘坐規(guī)定7.1 員工出差應(yīng)按照公司規(guī)定的標準乘坐交通工具，其標準由公司根據(jù)員工所處職務(wù)及其他具體情況而制定。 7.2 準乘坐類別標準類別代碼飛機動車/高鐵普通列車長途汽車出租車A預(yù)申請二等坐硬臥/硬座實報實報B預(yù)申請二等坐硬臥/硬座實報實報C預(yù)申請二等坐硬臥/硬座實報/7.3 員工出差搭乘飛機的，一律通過董事長批準，否則不予

8、報銷機票款。往返機場途中交通工具應(yīng)首選機場大巴等公共交通，不予報銷的士費。出差人員應(yīng)周密安排出差計劃，事先查好交通路線，作好出差準備。7.4 出差人員原則上不得乘坐出租車，部門經(jīng)理同意除外。出差期間因特殊情況需要租車的，需經(jīng)部門經(jīng)理批準，并附發(fā)票報銷，報銷單上注明租車原因、起始地點、隨同人員等。7.5 出差人員應(yīng)按最簡便快捷的線路乘坐車船，不得繞行。出差期間經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽，其繞行多支付的費用均由個人自理，期間按事假考勤。7.6 外地員工至公司總部出差，對于員工每日往返公司正常上下班的交通費，公司不予以承擔。7.7 因個人原因產(chǎn)生的退票費、二次票款，公司不給

9、予報銷。因工作原因產(chǎn)生的退票費、二次票款，需申請后才能報銷。員工報銷機票費時允許報銷隨機保險費。8 住宿費規(guī)定8.1 公司對出差人員住宿費實行統(tǒng)一標準，見下表：類別代碼住宿費標準一類城市二類城市三類城市A500300200B/C3002001508.2 凡實際住宿費在標準以內(nèi)的，按實際住宿費發(fā)票據(jù)實報銷；實際住宿費超出公司標準的，按公司標準上限報銷。8.3 .若為跟隨副總及以上級別人員的特殊出差，確實因工作需要導(dǎo)致住宿費用超出公司標準的，經(jīng)直接上級和跟隨領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)同意后方可據(jù)實報銷。否則，一律按公司標準上限報銷。8.4 出差人員由接待單位或住在親友、自己家、父母家的，或由合作方提供住宿一律不予報

10、銷住宿費。8.5 如為同性別二人（含）以上出差到同一地點，無特殊情況，本著節(jié)約原則，應(yīng)以兩人為單位入住標準間，以其中職位較高的一人的標準作為住宿報銷標準，且報銷時必須注明合住人員。對非同一時間到達同一出差地點的情況，行政人事部有責(zé)任告知后到人員相關(guān)情況，并安排入住同一房間。8.6 由總部統(tǒng)一組織的開會或培訓(xùn)出差，由行政人事部統(tǒng)一安排入住。8.7 對于區(qū)域人員，大區(qū)常設(shè)機構(gòu)所在地有宿舍提供的不報銷住宿費用。8.8 出差天數(shù)一個月內(nèi)達到15天以上且地區(qū)固定的，必須在當?shù)刈夥孔∷蓿幌硎芤陨蠄箐N標準。9 出差補貼規(guī)定9.1 員工出差期間，按照出差申請的天數(shù)計算出差補貼，出差補貼為50元/天/每人。9

11、.2 如出差地在出差人家庭住所所在地的，不發(fā)放出差補貼。10 票務(wù)管理規(guī)定10.1 報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù), 報銷人所提供的原始單據(jù)（增值稅專用發(fā)票或者普通發(fā)票）必須為正規(guī)的稅務(wù)發(fā)票或財政統(tǒng)一收據(jù)的原件。正規(guī)發(fā)票是報銷人實際報銷費用的重要依據(jù)，財務(wù)部按照發(fā)票對報銷人的費用進行審核，任何不符合規(guī)定的發(fā)票將不予受理。10.2 不符合規(guī)定的發(fā)票是指：1. 開具或取得的發(fā)票是應(yīng)經(jīng)而未經(jīng)稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制；2. 填寫項目不齊全（必須填寫公司全稱湖北音信數(shù)據(jù)通信技術(shù)有限公司）；3. 內(nèi)容不完整、字跡不清楚；4. 發(fā)票內(nèi)容與報銷事項的實質(zhì)不符的發(fā)票；5. 沒有加蓋財務(wù)印章或發(fā)票專用章；6. 偽造的、已作廢的

12、以及其他不符合稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的發(fā)票。10.3 財務(wù)部對未按以上要求報銷的票據(jù)視為審核不通過，一律退回原報銷人，不予報銷。10.4 因單據(jù)不符合要求，被退回報銷人可以重新報銷的，報銷人應(yīng)在五個工作日內(nèi)處理，并在報銷單的附件上說明“上次退回重新填列”，以區(qū)別在正常報銷時限內(nèi)的單據(jù)。10.5 報銷票據(jù)遺失的，經(jīng)所屬部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人審批同意后，按實際費用的60%報銷，對實際費用超過規(guī)定標準的，按規(guī)定標準的60%，并由申請人提供其他發(fā)票代替。10.6 總部人員費用必須當月處理、及時報銷，月末費用報銷時間最長可延遲一個星期，超時不報，以發(fā)票時間為準。10.7 如發(fā)現(xiàn)虛假報銷，每次扣除部門總經(jīng)理500元

13、以示懲戒。11 報銷單填寫粘貼規(guī)定11.1 報銷單填寫規(guī)定11.1.1 填寫規(guī)定1. 填寫報銷單應(yīng)注意根據(jù)費用性質(zhì)填寫對應(yīng)發(fā)票單據(jù)；嚴格按單據(jù)要求項目填2. 報銷單的金額大小寫須完全一致（不得涂改），簡述費用內(nèi)容或事由；3. 字跡要求工整，易于辨認。4. 同一類報銷項目合并統(tǒng)計填寫。5. 差旅費報銷單使用財務(wù)部統(tǒng)一規(guī)定的單據(jù)進行填寫。11.1.2 填寫說明序號項目內(nèi)容填寫說明填寫人填寫必要性1年 月 日單據(jù)填寫的年月日，如2015年10月25日申請人必須填寫2出差人申請人中文姓名，如張三申請人必須填寫3事由出差報銷事由，如到襄陽移動開會申請人必須填寫4起止時間及地點填寫始發(fā)時間、始發(fā)地、到達日

14、期、目的地址。申請人必須填寫5交通費-交通工具填寫交通工具飛機、火車、汽車、公共汽車、等。申請人根據(jù)需要填寫6交通費-單據(jù)張數(shù)單項目附頁單據(jù)數(shù)量合格申請人根據(jù)需要填寫7交通費-金額單項目附頁單據(jù)金額合計申請人根據(jù)需要填寫8出差補貼-人數(shù)/天數(shù)根據(jù)出差人數(shù)和天數(shù)進行填寫，據(jù)補貼標準計算總計金額填寫申請人根據(jù)需要填寫9其他-住宿費填寫住宿費金額申請人根據(jù)需要填寫10其他-出租車填寫出租車費用金額申請人根據(jù)需要填寫11附單據(jù) 張?zhí)顚憜螕?jù)附件合計總數(shù)申請人必須填寫12合計（大寫）單據(jù)所有產(chǎn)生費用合計總額，首字符需要用“幣”或“U”字符抬頭。如幣陸百元整填寫合計總結(jié)，阿拉伯數(shù)字。申請人必須填寫13預(yù)支旅

15、費填寫出差提前借支費用。有預(yù)支：填寫預(yù)支金額數(shù)。無預(yù)支：填寫“/”申請人必須填寫14退回金額不符合報銷要求或算數(shù)錯誤導(dǎo)致，退回不報銷，從總金額中扣減。財務(wù)部根據(jù)需要填寫15補領(lǐng)金額報銷項目或算出錯誤導(dǎo)致需要增加報銷金額財務(wù)部根據(jù)需要填寫16報銷人申請報銷人簽字確認，出差人與報銷人必須一致，報銷費用將匯款至報銷人賬號申請人必須填寫17復(fù)核市場部總經(jīng)理審批簽字市場部總經(jīng)理必須填寫18出納財務(wù)部出納填寫財務(wù)部必須填寫19主管公司總經(jīng)理審批簽字公司根據(jù)需要填寫16空白一在“出差人”和“萊特賬簿”之間空白間填寫申請人所在分公司，XXX分公司XX縣市。如襄陽分公司老河口申請人必須填寫17空白二 “單元：元”上方空白處由區(qū)域經(jīng)理和大區(qū)經(jīng)理用鉛筆簽字審批簽字。區(qū)域經(jīng)理大區(qū)經(jīng)理必須填寫11.2 填寫示例11.2.1 空白差旅費報銷單示例11.2.2 填寫后差旅費報銷單示例11.3 報銷單粘貼規(guī)定11.3.1 粘貼規(guī)定1. 將報銷憑證按從上到下，從右到做的順序貼在出現(xiàn)方框內(nèi)，必須貼緊牢固，請勿貼出出現(xiàn)方框以外。2. 所附原始票據(jù)應(yīng)與報銷單的填報順序一一對應(yīng)。3. 交通費、出差發(fā)生的差旅費按發(fā)生時間先后順序填報，保險費、訂票費與相應(yīng)的差旅票據(jù)在一起。4. 所附原始票據(jù)應(yīng)與報銷單的填報順序一一對應(yīng)。附件的票據(jù)紙張小于報銷單的1/2的，應(yīng)將票據(jù)黏貼在原始憑證粘貼單上，金額和性質(zhì)相同的