會計師事務所業(yè)務檔案管理制度

1、 會計師事務所業(yè)務檔案管理制度（參考文本）第一章 總 則第一條 為規(guī)范本單位業(yè)務檔案管理，有效保護和利用檔案，明確業(yè)務檔案歸檔內容、歸檔形式（方法）、保管期限、管理責任以及其他檔案管理工作中的重要事項，根據中華人民共和國檔案法、中國注冊會計師審計準則和安徽省檔案管理條例，結合本單位實際制定本制度。第二條 本制度適用于本單位辦理審計、驗資業(yè)務形成的業(yè)務檔案。事務所辦理其他鑒證業(yè)務形成的業(yè)務檔案，可參照本制度執(zhí)行。第三條 業(yè)務檔案是指注冊會計師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務過程中，對制定的審計或驗資計劃、實施的審計或驗資程序獲取的相關審計或驗資證據以及得出的審計或驗資結論做出的記錄。本單位的業(yè)務檔案是審計

2、或驗資證據的載體，是出具審計或驗資報告的主要依據。本單位的業(yè)務檔案是考查業(yè)務工作的依據，是本單位全面質量管理工作的重要組成部分。第四條 業(yè)務檔案的所有權屬于本單位。第二章 組織管理第五條 本單位由 主任會計師（副主任會計師）分管業(yè)務檔案管理工作，由 部門負責業(yè)務檔案的登記及日常管理工作，設一至兩名檔案管理人員，全面負責本單位業(yè)務檔案的收集、整理、立卷、調閱、銷毀等檔案管理工作；各業(yè)務部門應當指定專人專職（或兼職）負責本部門的業(yè)務檔案管理工作，配合專職檔案管理人員完成業(yè)務檔案的移交、歸檔等工作；項目負責人（或主審）應當負責對所承辦業(yè)務項目的業(yè)務檔案歸檔過程和歸檔質量全面負責。第六條 檔案管理人員

3、要嚴格遵守本機構的規(guī)定及相關規(guī)章制度；要恪盡職守、認真負責,不得將檔案外傳,不得丟失；檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應辦理檔案交接手續(xù)，由分管檔案業(yè)務的領導監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人都要在移交表上簽字或簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可調動工作。第三章 業(yè)務檔案的歸檔工作第七條 凡本事務所在業(yè)務工作中出具的審計、驗資等業(yè)務報告及其為報告所做的工作底稿和附件均作為業(yè)務檔案。業(yè)務檔案歸檔工作由五個步驟組成：整理、登記、裝訂、裝盒及入庫碼放。第八條 業(yè)務檔案整理業(yè)務檔案的整理應按照以下程序進行。（一） 業(yè)務部門整理 （1）項目負責人應在審計或驗資報告日后60日內將工作底稿、

4、報告等相關資料整理歸檔，任何人不得將應歸檔資料拒絕歸檔或據為己有。（2）工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或財務報表的草稿、對不全面或初步思考的記錄、存在印刷錯誤或其他錯誤而作廢的文本，以及重復的文件記錄等。因各種原因造成的審計、驗資等業(yè)務工作未完成就終止而形成的底稿，自行決定保存或銷毀。（3）針對客戶的同一財務信息執(zhí)行不同的委托業(yè)務，出具兩個或多個不同的報告，應將其視為不同的業(yè)務分別整理底稿，形成相應業(yè)務類型的檔案。（4）整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關系。（5）審計檔案的歸檔內容參考格式見附件一，驗資檔案的歸檔內容參考格式見附件二。（6）整理

5、好的底稿要經過項目負責人和部門負責人簽字后，交付給本單位檔案管理部門。2. 檔案專職管理人員整理。檔案專職管理人員的整理相當于業(yè)務檔案的最終把關，要嚴格按照業(yè)務檔案的內容和底稿中的目錄順序做進一步整理。在整理過程中要注意以下事項： （1）要拆除底稿中所有的金屬物，以防裝訂時發(fā)生意外。 （2）紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折疊，折疊的紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部內容；破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯； 資料要復印后才能裝訂。（3）如發(fā)現底稿中有問題，如：審計人員、項目負責人沒有簽字，主要歸檔資料不全、頁碼混亂等，要及時將檔案退回給

6、相關人員，補齊后重新整理、驗收。第八條 業(yè)務檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務檔案的同時應填好業(yè)務檔案登記表。業(yè)務檔案登記表上的主要信息應與本事務所的發(fā)文記錄保持一致。1. 審計報告業(yè)務檔案登記表應包括：序號、防偽標識編號，報告文號、簽發(fā)人、項目負責人、業(yè)務助理和簽發(fā)日期，被審計單位名稱、地址、聯(lián)系方式、資產總額，審計類型（專項審計或年報審計等）和報告類型（標準意見或保留意見等），收費情況等信息。2. 驗資報告業(yè)務檔案登記表應包括：序號、防偽標識編號，報告文號、簽發(fā)人、項目負責人、業(yè)務助理和簽發(fā)日期，被驗資單位名稱、地址、聯(lián)系方式、注冊資金、驗資目的和收費情況等信息。3. 利用計算機登記的，為防

7、止停電或計算機故障等因素影響檔案的使用，每次登記后應及時形成紙質文件。第九條 業(yè)務檔案裝訂和護封。將整理并登記好的底稿進行裝訂、打頁碼，并附封皮、封底。1. 裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。2. 打頁碼。3. 護封。業(yè)務檔案的封面應有事務所的全稱、業(yè)務單位全稱、報告文號、卷數、頁數、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應用黑色水筆、正楷字體填寫以上內容，字體要清楚工整。4. 檔案管理人員應及時將已移交的業(yè)務檔案進行整理、登記和裝訂。第十條 業(yè)務檔案裝盒。檔案裝訂、護封后應及時裝盒。檔案盒封面寫清事務所名稱、檔案類型（驗資或審計）和年號；檔案盒脊部寫清檔案類型

8、、年號、檔號、卷數和盒流水號等內容。第十一條 業(yè)務檔案的碼放。檔案盒應以檔號從小到大、從上往下、從左往右的順序碼放,檔案碼放不得過擠，方便于檔案的借閱和整理。第四章 業(yè)務檔案的管理第十二條 業(yè)務檔案的保管1.業(yè)務檔案上柜存放后要妥善保管。為了方便使用，不同種類（審計或驗資等）的檔案應相對集中存放；檔案柜上應插有注明柜號、檔案種類、年號、檔號的卡片；對于檔案較多的事務所應做檔案查找索引，該索引只要包含檔案（審計或驗資等）的年號、柜號、層號，有些比較特殊的檔案需要單獨存放的，可在備注欄中注明。2. 電子檔案的保管。電子文檔或者其他介質的業(yè)務檔案，本單位采取適當措施保證信息的完整性和有效性。為便于復

9、核，可以將以電子或其他介質形式存在的審計工作底稿通過打印等方式，轉換成紙質形式的審計工作底稿，并與其他紙質形式的審計工作底稿一并歸檔，同時，單獨保存這些以電子或其他介質形式存在的審計工作底稿，由各業(yè)務部門指定專人負責收集整理，每年度結束后，檔案管理人員應當匯總全所的電子文檔進行刻盤歸檔，按類型、年份、檔號集中存放，妥善保管。第十三條 業(yè)務檔案的借閱與查閱1本所業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，須經本部門負責人同意；非業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，須經本單位負責人批準，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應及時歸還，最長期限不得超過一周，自借閱當天起算。2公安機關、法院、檢察院依法履行

10、職責需了解有關情況，應同時出示介紹信和能夠證明經辦人身份的證件，經本單位負責人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3. 接受注冊會計師協(xié)會和監(jiān)管機構依法進行的質量檢查，出示介紹信和能夠證明經辦人身份的證件，經本單位負責人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4. 在不損害執(zhí)行業(yè)務的有效性和損害獨立性的前提下，本單位可自主決定是否允許客戶獲悉部分檔案的內容，經辦人員需說明合理的理由和提供介紹信、能證明身份的證件。5借閱檔案時，借閱人應承擔保密責任，不得泄露原委托方商業(yè)機密，也不得外借他人。6. 檔案借閱人應當保持案卷整潔，不得勾畫、涂改、偽造、拆頁，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復制，確需抄錄、復制的，應征得本單位負責人

11、的同意，并在抄錄件、復印件上注明來源。第十四條 業(yè)務檔案的歸還1. 歸還檔案時，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回后，借閱人要辦理退還手續(xù)。對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門有向借閱者追索的權利，沒有追索到相關檔案的，要及時報告單位負責人處理。2. 歸還的檔案若出現損壞、涂改、拆頁等現象，檔案管理人員應要求借閱人恢復原樣，必要時填寫業(yè)務檔案毀損、丟失報告單說明原因并由責任人簽字蓋章、檔案管理人員和本單位領導簽字后存檔，并追究借閱人的責任。3. 借閱人員若將檔案丟失，應填寫業(yè)務檔案毀損、丟失報告單說明原因，由責任人簽字蓋章、檔案管理人員和本單位領導簽字后存檔，并保留追究相關責任人責任的權利

12、。第十五條 業(yè)務檔案的拆卸。業(yè)務檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務報告的補充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務檔案更改說明”，按規(guī)定批準后，由檔案管理人員拆卸并及時裝訂。第十六條 離職員工檔案清理。當業(yè)務人員辦理離職手續(xù)時，應由檔案管理人員清理有關業(yè)務檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在欠交工作底稿或未歸還業(yè)務檔案情況，檔案管理人員應催其及時上交；若已將責任轉移給其他員工的，應辦理轉借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第十七條 業(yè)務檔案的銷毀1.自出具報告日起，本單位對業(yè)務工作底稿至少保存十年，不得在規(guī)定的保存期內對已完成歸檔的業(yè)務檔案刪改或者銷毀。對于連續(xù)審計的

13、情況，當期歸檔的永久性檔案如包括以前年度獲得的資料，應視為當期取得并保存十年。如該資料在某一個審計期間被替換，該資料從被替換的年度起至少保存十年。2.保存期屆滿后，對確無保存價值的檔案，由檔案管理人員會同有關部門提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經本單位負責人書面同意后銷毀并進行監(jiān)銷。3.審計業(yè)務檔案銷毀清冊應列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀前，應認真審查、核對檔案銷毀清冊；檔案銷毀后，應在檔案銷毀清冊上簽章。書面銷毀意見、檔案銷毀清冊和法定代表人書面批準件應作為永久性檔案長期保存。第五章 附 則第十八條 本制

14、度由 負責解釋和修訂。第十九條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件一：審計檔案的組成范例一、永久性檔案清單（一）審計項目管理·被審計單位名稱、地址、主要聯(lián)系人、職務、 ·參與項目的其他注冊會計師或專家的姓名和地址·審計業(yè)務約定書原件·各期審計分檔案清單如對各期財務報表審計業(yè)務，記錄共有幾本審計檔案、存放地點等·其他（二）公司基本資料 政府批文 營業(yè)執(zhí)照 稅務登記證 公司章程及章程修正案 公司代碼 歷史發(fā)展資料（三）組織結構 組織結構圖 各投資方簡介 管理層和財務人員清單 主要部門負責人員清單 分支機構資料 所投資企業(yè)資料（四）主要業(yè)務與技術資料 公司

15、經營范圍與主營業(yè)務 主要產品生產工藝流程 主要原材料、能源及成本構成 主要產品行業(yè)地位、銷售情況 主要競爭對手情況 主要客戶和供應商情況 特殊行業(yè)許可證書 資質證書 商標證書 專利證書 非專利技術 重要特許權利 質量管理體系認證證書 環(huán)境管理系統(tǒng)認證證書 生產安全認證證書（五）關聯(lián)方資料 關聯(lián)方名稱清單 關聯(lián)方資料 重大關聯(lián)方交易資料（六）財務管理制度（七）重要經濟合同或協(xié)議 長期借款合同 無形資產轉讓協(xié)議 資產出讓或出售協(xié)議 資產出讓或出售協(xié)議 資產置換協(xié)議 對外投資或股權轉讓協(xié)議 債務重組協(xié)議 融資租賃協(xié)議 重要銷售合同 重要采購合同 設施、設備經營租賃協(xié)議 托管協(xié)議 委托理財協(xié)議 大額資

16、金使用協(xié)議 擔保協(xié)議（八）重要實物資產 重要土地目錄 國有土地使用證 土地出讓合同或轉讓協(xié)議 發(fā)票或收據 房地產開發(fā)用地規(guī)劃許可證 房地產開發(fā)工程規(guī)劃許可證 房地產開發(fā)建設工程許可證 房地產開發(fā)商品房銷售許可證 重大拆遷補償協(xié)議（九）政府機構、監(jiān)管部門相關資料 政府審計報告 海關監(jiān)管報告 所得稅減免批準證明 稅收資料（十）中介機構報告 驗資報告 年度審計報告 管理建議書 內部控制審核報告 資產評估報告（十一）會議資料 歷次股東大會決議 歷屆次董事會決議 歷屆次監(jiān)事會決議 主要經理會紀要二、當期檔案清單（一）初步業(yè)務活動工作底稿 初步業(yè)務活動程序表 審計業(yè)務約定書（二）風險評估工作底稿 了解被審

17、計單位及其環(huán)境 會計政策調查表 小型被審計單位分析程序 比率趨勢分析表 項目組討論紀要 風險評估結果匯總表 計劃的進一步審計程序 小型被審計單位總體審計策略（三）實質性程序工作底稿 資產類、負債類、所有者權益類、損益類工作底稿。（四）其他審計事項工作底稿 舞弊風險評估與應對 項目組討論紀要 就舞弊風險問題詢問記錄 考慮舞弊風險因素的記錄 考慮異?；蚱x預期關系記錄 考慮其他信息的記錄 對被審計單位違反法規(guī)行為的考慮 前后任注冊會計師的溝通 與前任注冊會計師的溝通函 前任對后任注冊會計師溝通函的復函 前任注冊會計師向被審單位獲取的確認函 前任向后任就底稿使用問題獲取的確認函1 前任向后任就底稿使

18、用問題獲取的確認函2 關聯(lián)方及關聯(lián)方交易 就關聯(lián)方問題向其他注冊會計師的詢證函 持續(xù)經營 首次接受委托時對期初余額的審計 或有事項 期后事項 比較數據 含有已審計財務報表文件中的其他信息（五）業(yè)務完成階段工作底稿 業(yè)務完成階段審計工作程序 賬項調整分錄匯總表 重分類調整分錄匯總表 未更正錯報匯總表 資產負債表試算平衡表 利潤表試算平衡表 總結會會議紀要 重大事項概要匯總表 管理層聲明書 審計總結 審計工作完成情況核對表 業(yè)務復核核對表 審計報告 已審會計報表及附注 未審會計報表及附注 附件二：驗資檔案的組成范例一、綜合類驗資工作底稿(1)被審驗單位基本情況表；(2)驗資業(yè)務約定書；(3)總體驗

19、資計劃；(4)驗資報告；(5)其他綜合類驗資底稿。二、業(yè)務類驗資工作底稿1、設立驗資(1)資金到位證明，包括銀行開戶文件、收款憑證、對賬單(或具有同等效力的文件)及銀行詢證函回函等；(2)非貨幣財產出資的財產移交與驗收證明，實物存放地點證明；(3)與非貨幣財產出資有關的批準文件；(4)實物資產、無形資產等的評估報告等作價依據及出資各方對資產價值的確認文件；(5)用作出資的非貨幣財產已辦理財產權轉移手續(xù)的證明文件(如房地產證、車輛行駛證、專利證書、專利登記簿、專有技術轉讓合同、商標注冊證、著作權證書、土地使用權證、土地紅線圖等)；(6)出資者共同簽署的驗資事項聲明;(7)被審驗單位確認的貨幣出資

20、清單、實物出資清單、無形資產出資清單、與凈資產折合實收資本的資產和負債清單、注冊資本實收情況明細表；(10)國家相關法規(guī)規(guī)定的其他資料。2、變更驗資(1)前期的驗資報告、前期非貨幣出資已辦理財產權轉移手續(xù)的資料及其他相關資料；(2)注冊資本、實收資本變更前最近一期的財務報表；(3)被審驗單位提供的有關以前各期出資已到位、出資者未抽逃或抽回出資的書面聲明；(4)以貨幣、實物、知識產權、土地使用權等出資增加注冊資本和實收資本的相關資料(同設立驗資)；(5)與合并和分立有關的協(xié)議、批準文件方案、資產負債表、財產清單；(6)相關會計處理資料；(7)被審驗單位簽署的注冊資本、實收資本變更情況明細表；(8)國家有關法律法規(guī)規(guī)定的其他資料。3、其他(1)貨幣出資、實物(包括固定資產、存貨等)出資、無形資產(包括知識產權、土地