試論高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理

1、試論高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理摘耍高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是高等學(xué)校 文件材料的歸檔范圍，其內(nèi)容是高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間 所形成的各種文件材料。學(xué)生檔案精細(xì)化管理需求有著深刻的動(dòng)因， 我們可以從收、清、存、填、裝、寄、查、退等八個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)其實(shí)施精 細(xì)化管理。關(guān)鍵詞高校學(xué)生檔案精細(xì)化管理在現(xiàn)階段，高校學(xué)生檔案分為兩種類(lèi)型：紙質(zhì)檔案和電子（數(shù)字） 檔案。由于多方面的原因，電子（數(shù)字）檔案的真正普及還有待時(shí)日, 因而以重、實(shí)、雜、多著稱(chēng)的紙質(zhì)檔案依然大行于天下，為了更好地 體現(xiàn)“以學(xué)生為本”，服務(wù)廣大學(xué)生，其工作的精細(xì)化需求已是題中之 義。一、學(xué)生檔案的內(nèi)容一般來(lái)講，高校學(xué)生檔案

2、是指高校學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期 間所形成的各種文件材料，其基本內(nèi)容包括：（一）高考檔案。（二）新生 入學(xué)體檢表。（三）學(xué)生情況登記表。（四）學(xué)生實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定 表；（五）學(xué)生學(xué)籍變更材料。（六）學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料。（七） 學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料。（八）畢業(yè)生檔案材料。學(xué)生檔案的內(nèi)裝材料就是要保證有關(guān)單位通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案的審 查，能使其全面地了解這個(gè)學(xué)生，為其作出針對(duì)這個(gè)學(xué)生的相關(guān)決策 提供強(qiáng)有力的佐證和輔助。二、高校學(xué)生檔案的精細(xì)化管理流程學(xué)生檔案管理的精細(xì)化，筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)著手：（一）收要求所有的“檔案郵件的可能收件人”要形成一個(gè)聯(lián)動(dòng)機(jī)制，在 接收到相關(guān)的檔案郵

3、件后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)送到本校學(xué)生檔案管理部門(mén)，由 這一部門(mén)操控相應(yīng)的造冊(cè)登記、歸檔保存程序；學(xué)生自帶到校的本人 檔案，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)接收，指定好安全的存放區(qū)域，安排相關(guān)學(xué)生干 部協(xié)助，工作難度應(yīng)該不大。（二）清它與“收”幾乎是同步的?！扒濉本褪乔宀槌鰶](méi)有入學(xué)前檔案的學(xué) 生名單，告知學(xué)生，以便學(xué)生本人與高中畢業(yè)學(xué)校聯(lián)系，追查其檔案 的去處，確保其檔案順利歸檔。二級(jí)院（系）在上交其接受的學(xué)生檔 案時(shí)，最好以班級(jí)為單位進(jìn)行捆扎，為將來(lái)的畢業(yè)生建檔打好鋪墊。 另外，應(yīng)附上此班級(jí)的學(xué)生名單并標(biāo)注出無(wú)檔學(xué)生，以便上交后學(xué)生 檔案管理部門(mén)能順利完成相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作，在后續(xù)的工作中對(duì)相關(guān)記錄 進(jìn)行核銷(xiāo)和公布。當(dāng)然學(xué)生檔案

4、管理部門(mén)清理完畢收集的學(xué)生檔案后 應(yīng)向相關(guān)院（系）及時(shí)通報(bào)提供統(tǒng)計(jì)名單，方便二級(jí)院（系）及時(shí)與 缺檔學(xué)生溝通，完成新生檔案的最終收集任務(wù)。（三）存1入學(xué)新生檔案的存放。一般來(lái)說(shuō)應(yīng)該按院系、分專(zhuān)業(yè)進(jìn)行集中 存放。這樣便于日后查找和畢業(yè)生建檔，也便于新收到的學(xué)生檔案及 吋?xì)w類(lèi)。2. 休學(xué)和轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)學(xué)生檔案的存放。一般情況下，轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)同學(xué)的檔案應(yīng)該及時(shí)歸到他新的班級(jí)中，并 作好相關(guān)記載，防患于未然；休學(xué)的同學(xué)應(yīng)該從原有的班級(jí)中抽取出 來(lái)，按照休學(xué)的年限分別標(biāo)識(shí)、存放，為學(xué)生復(fù)學(xué)后其檔案得及時(shí)歸 類(lèi)做好準(zhǔn)備。3. 托管檔案的存放。2002年國(guó)家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí) 單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)

5、工作單位后，將戶籍和檔案遷至 工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過(guò)兩年仍耒落實(shí)工作的，學(xué)校將其 檔案遷回生源地。還有一部分高校以前是自己為畢業(yè)生托管檔案，這 部分檔案的存放更加重要，特別是人事制度的改革，就是過(guò)了托管期 限也沒(méi)有人來(lái)認(rèn)領(lǐng)或查找，這部分檔案更是重中之重。這類(lèi)檔案可能 會(huì)隨時(shí)被查閱和寄走，因此，一定要與其他類(lèi)型的學(xué)生檔案區(qū)別開(kāi)來(lái) 進(jìn)行存放。4. 死檔的存放。只所以說(shuō)是死檔，是指存放在學(xué)校無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的學(xué) 生檔案。這部分學(xué)生或遭遇特殊變故而終止學(xué)習(xí)，或錄取未報(bào)到但不 知道其高中檔案的去處，其檔案即成為死檔。作為機(jī)密文件，檔案管 理的工作職責(zé)使然，依然應(yīng)該專(zhuān)柜妥善、分類(lèi)保管，而不能隨意銷(xiāo)毀。（

6、四）填一般來(lái)說(shuō)，檔案材料的填寫(xiě)應(yīng)該是很?chē)?yán)肅的、規(guī)范的、詳實(shí)的。 這也跟學(xué)生檔案管理部門(mén)提出了要求，也就是在填寫(xiě)檔案時(shí)，要根據(jù) 國(guó)家相關(guān)部門(mén)政策、規(guī)定及時(shí)出臺(tái)相關(guān)的填寫(xiě)規(guī)范。一般用黑色的簽 字筆正楷字體填寫(xiě)，而不能用其他顏色的簽字筆、圓珠筆等代寫(xiě)；院 系、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)的簡(jiǎn)稱(chēng)一定耍參照有關(guān)的格式模板而不能隨意縮寫(xiě)； 加蓋卬章的區(qū)域范圍、時(shí)間標(biāo)志的印制規(guī)范等，要落實(shí)到具體細(xì)節(jié)部 位等等。總z就是要保證學(xué)生檔案填寫(xiě)信息的客觀性。（五）裝一般說(shuō)來(lái)，畢業(yè)生檔案主體材料的封裝在二級(jí)院（系）。這些材料 主耍包括填寫(xiě)好的相關(guān)登記表、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)登記表，以及由相關(guān) 部門(mén)返回的體檢表、心理健康檔案、誠(chéng)信記錄、黨團(tuán)材

7、料、派遣證副 本等，再加上畢業(yè)生的高中檔案。直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)畢業(yè)生檔案的主體工 作是在相應(yīng)輔導(dǎo)員的主持下完成的。在這個(gè)壞節(jié)，學(xué)生檔案管理部門(mén) 應(yīng)該及吋去二級(jí)院系進(jìn)行隨機(jī)抽查樣本、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，以便隨吋更正不 規(guī)范之處。確保學(xué)生檔案封裝的初步完成，上交后以便學(xué)生檔案管理 部門(mén)順利進(jìn)入學(xué)生檔案二次封裝工序。在二次封裝開(kāi)始前，學(xué)生檔案管理部門(mén)先要對(duì)畢業(yè)生檔案加蓋騎 縫章，準(zhǔn)備好機(jī)要信封等相關(guān)材料，設(shè)計(jì)和打印好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的存 根、通知、回執(zhí)，并編號(hào)、蓋章。依照相關(guān)部門(mén)提供的學(xué)生人事檔案 轉(zhuǎn)遞地址制作地址標(biāo)簽，然后將對(duì)應(yīng)的學(xué)生檔案和學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移的通 知、回執(zhí)裝入機(jī)要信封，貼上對(duì)應(yīng)的地址標(biāo)簽，最后封口、歸類(lèi)、捆

8、 扎。（六）寄在與郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)交接學(xué)生檔案的吋候，要根據(jù)學(xué)生檔案郵寄清 單逐一核查，及時(shí)解決問(wèn)題，并協(xié)商好檔案清單的送返時(shí)間及相關(guān)學(xué) 生檔案的退回事宜。因?yàn)椴糠之厴I(yè)生檔案在機(jī)要轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中由于郵 寄地址不準(zhǔn)確被打回，還有的檔案因材料不全被檔案接收部門(mén)退回。 凡此種種，需要跟郵局的機(jī)要機(jī)構(gòu)達(dá)成一個(gè)協(xié)議，確保這部分畢業(yè)生 檔案能順利回收、整理及二次機(jī)要郵遞。（七）查有條件的高?？梢栽O(shè)計(jì)一個(gè)畢業(yè)生信息平臺(tái)，將檔案信息及時(shí)錄 入畢業(yè)生信息系統(tǒng)，并開(kāi)通畢業(yè)生的網(wǎng)絡(luò)查詢端口，既方便學(xué)生網(wǎng)絡(luò) 查詢又為人工查詢提供便捷之途。留校托管的學(xué)生檔案也要進(jìn)入查詢 系統(tǒng)，及時(shí)更新相關(guān)信息，特別是超過(guò)托管期限后寄回生源地的學(xué)生 檔案，更要作好充分的、詳細(xì)的備注記錄工作，讓查詢?nèi)艘荒苛巳?。（八）退在這方面主耍是針對(duì)中途退學(xué)或其他原因被開(kāi)除學(xué)籍的學(xué)生檔 案，一般來(lái)說(shuō)這類(lèi)檔案的處置應(yīng)該在學(xué)生辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)同時(shí)辦理。 由學(xué)生提供和關(guān)的地址，其操作方法應(yīng)與正常的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞一致, 由郵局機(jī)要機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)遞，并做好相關(guān)的記錄，及時(shí)收取回執(zhí)、備案，以 便處理后續(xù)的查詢事宜?！耙磺袨榱藢W(xué)生、為了一切學(xué)生、為了學(xué)生一切要真正做到這 一點(diǎn)，說(shuō)難也難，說(shuō)不難也不難，關(guān)鍵是我們的態(tài)度。學(xué)生檔案管理 是學(xué)生工作的重要組成部分，他既是一個(gè)為學(xué)生服務(wù)的可操作平臺(tái)也 是一個(gè)服務(wù)窗口；他既是學(xué)校管理水平的體現(xiàn)，也是學(xué)校教育質(zhì)量高 低的形象標(biāo)志