辦公室主任特訓(xùn)第21章：收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)

1、 第二十一章收發(fā)通信管理標(biāo)準(zhǔn)第一節(jié)收發(fā)、通信的特點(diǎn)及要求一、收發(fā)、通信工作的特點(diǎn)收發(fā)工作是指在機(jī)關(guān)、單位收發(fā)室內(nèi)接收、分揀收進(jìn)送出的文件(包括機(jī)要文件)、信函、報(bào)刊等(統(tǒng)稱為信件)，一般稱為外收發(fā)；通信工作指上門(mén)送取信件。收發(fā)工作與通信工作是密切地聯(lián)系在一起的。它有兩個(gè)突出的特點(diǎn)：1.總進(jìn)出口它是機(jī)關(guān)、單位文書(shū)、信件往來(lái)的總進(jìn)出口，從外面進(jìn)來(lái)的所有信件都要經(jīng)過(guò)收發(fā)室轉(zhuǎn)送到本機(jī)關(guān)、單位的各部門(mén)，本機(jī)關(guān)、單位的所有信件，都要經(jīng)過(guò)這里向外發(fā)出。 2.外、內(nèi)收發(fā)的區(qū)別外收發(fā)與內(nèi)收發(fā)有所不同。外收發(fā)只擔(dān)負(fù)著收信、發(fā)信的任務(wù)，信件只是在這里經(jīng)辦手續(xù)，工作人員只是根據(jù)信件的外部標(biāo)志接收、發(fā)送信件，而一般不能

2、拆閱、處理信件。而內(nèi)收發(fā)則負(fù)責(zé)拆閱信件，并根據(jù)信件的內(nèi)容去處理。收發(fā)、通信工作是秘書(shū)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。收發(fā)通信工作做得好不好，直接影響著文件、信函處理的工作效率，甚至還會(huì)影響到整個(gè)機(jī)關(guān)、單位正常的工作秩序。二、收發(fā)室的設(shè)立一般說(shuō)來(lái)，較大的機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位都設(shè)有獨(dú)立的收發(fā)室，一些較小的基層行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位，則在辦公室內(nèi)設(shè)專職或兼職的文書(shū)人員進(jìn)行收發(fā)工作。1.收發(fā)室設(shè)立的地點(diǎn)機(jī)關(guān)、單位的收發(fā)室，一般設(shè)在機(jī)關(guān)或單位的大門(mén)口或靠近大門(mén)口。但是，如果一個(gè)機(jī)關(guān)、單位院內(nèi)或一座樓內(nèi)有兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，可以視不同情況而設(shè)立收發(fā)室。如只有兩個(gè)機(jī)關(guān)或單位，那么，即可設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，也可以在大門(mén)

3、口各自設(shè)置收發(fā)室。若有兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或單位，則最好設(shè)置一個(gè)聯(lián)合收發(fā)室，統(tǒng)管這幾個(gè)機(jī)關(guān)或單位的收發(fā)工作，以便于外單位向本庭院內(nèi)或樓內(nèi)的幾個(gè)機(jī)關(guān)、單位投遞信件。2.收發(fā)室內(nèi)要配有收發(fā)員和通信員收發(fā)員一般只是在收發(fā)室內(nèi)負(fù)責(zé)接收、分揀、登記收進(jìn)送出的信件，通信員則要走出去到外單位投遞或取回信件。收發(fā)室所配備的收發(fā)員和通信員的數(shù)量，應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的大小及收進(jìn)送出的信件的多少、投遞信件路程的遠(yuǎn)近等各種情況確定。比如，在高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)中發(fā)送機(jī)密、絕密信件，要求雙人投遞，為此，通信員的人數(shù)就要相應(yīng)地增加。3.收發(fā)室配備的設(shè)備比較簡(jiǎn)單一般必備的設(shè)施有：辦公桌椅、帶分揀格的卷柜、一般卷柜、信報(bào)箱、登記簿冊(cè)、電話和

4、電話號(hào)碼簿、各有關(guān)部門(mén)的電話號(hào)碼表等。此外，還可以根據(jù)投送信件數(shù)量的多少、投送距離的遠(yuǎn)近，配備適當(dāng)?shù)慕煌üぞ摺Ｆ渲幸话憔砉裼脕?lái)臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。帶分揀的卷柜用來(lái)按不同方向分揀信件。也可以在卷柜的上半部分設(shè)置分揀格以分揀信件，下半部分用來(lái)臨時(shí)存放收進(jìn)發(fā)出的信件。信報(bào)箱的形式有兩種。一種是在收發(fā)室設(shè)置一個(gè)大型信報(bào)箱，分成若干小格，并按各個(gè)部門(mén)的順序統(tǒng)一編號(hào)。另一種是各部門(mén)在適當(dāng)位置各設(shè)一個(gè)小型信報(bào)箱。信報(bào)箱的鑰匙一般由各部門(mén)指定的專人掌管。對(duì)于那些不需要登記簽收的一般信件和報(bào)刊，收發(fā)員可將其直接投入信報(bào)箱里，由各部門(mén)自取。登記簿冊(cè)是用來(lái)登記收進(jìn)發(fā)出的信件的。這種登記簿的格式包括：日期、來(lái)件單

5、位、封皮編號(hào)、數(shù)量、發(fā)往單位、簽收等項(xiàng)目。4.兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室應(yīng)配備的設(shè)施兼有傳達(dá)任務(wù)的收發(fā)室，還應(yīng)配備有電話、電話號(hào)碼簿、有關(guān)部門(mén)的電話號(hào)碼表及會(huì)客登記簿等。有條件的單位可以備有傳呼設(shè)備。兼有門(mén)衛(wèi)職能的收發(fā)室，還應(yīng)備有報(bào)警器，要把匪警、火警電話，當(dāng)?shù)嘏沙鏊氨Ｐl(wèi)部門(mén)、負(fù)責(zé)保衛(wèi)工作的人員的電話號(hào)碼寫(xiě)在明顯的位置，以備急用。兼有作息報(bào)時(shí)責(zé)任的收發(fā)室還要備有作息時(shí)間表、時(shí)鐘和電鈴。對(duì)收發(fā)室的設(shè)施要加強(qiáng)管理，信報(bào)箱的鑰匙要由專人保管，登記簿冊(cè)要妥善保管。對(duì)電鈴、電話等通訊設(shè)備和電氣設(shè)備要經(jīng)常進(jìn)行檢查維修，以保證安全可靠。三、收發(fā)室的職責(zé)收發(fā)室的職責(zé)范圍，因不同機(jī)關(guān)或單位的不同情況和要求而確定。一

6、般說(shuō)來(lái)，收發(fā)室的主要職責(zé)有：1.負(fù)責(zé)接收、分揀、登記并分發(fā)送達(dá)本機(jī)關(guān)或單位的文件、公私信函、普通電報(bào)以及其他郵件。2.負(fù)責(zé)為本機(jī)關(guān)或單位的各部門(mén)或個(gè)人訂閱并分發(fā)報(bào)刊雜志。3.負(fù)責(zé)接受并郵寄、投送本機(jī)關(guān)、單位發(fā)出的公文、公函、公用電報(bào)或其他公務(wù)信件。有些規(guī)模較小的企、事業(yè)單位和基層行政機(jī)關(guān)，設(shè)立職能較多的綜合性收發(fā)室。除了上述三個(gè)職能外，還擔(dān)負(fù)起門(mén)衛(wèi)、傳達(dá)、作息報(bào)時(shí)等職能，負(fù)責(zé)來(lái)客登記、找人、報(bào)時(shí)打鈴、傳呼電話等任務(wù)。四、收發(fā)、通信工作基本原則和要求收發(fā)、通信工作在整個(gè)機(jī)關(guān)、單位工作中起著傳送帶的作用，是文書(shū)、信件往來(lái)的吞吐口和咽喉，同時(shí)，它又是機(jī)關(guān)、單位的門(mén)面。因而，收發(fā)、通信人員應(yīng)該具備秘書(shū)

7、工作人員的素質(zhì)，對(duì)自己承擔(dān)的工作有正確的認(rèn)識(shí)，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，工作要認(rèn)真、細(xì)致，待人處事要有禮貌。收發(fā)、通信人員在工作中必須嚴(yán)格遵守以下基本原則和要求：1.收發(fā)、通信員在接收、投遞信件時(shí)，必須嚴(yán)格地執(zhí)行責(zé)任制度，仔細(xì)謹(jǐn)慎地檢查、清點(diǎn)信件，受的手續(xù)要清楚明白，防止出現(xiàn)漏洞。2.收發(fā)、通信員必須及時(shí)、準(zhǔn)確地完成信件的收發(fā)、投遞任務(wù)，不能延誤、遺忘、壓誤信件。3.收發(fā)、通信員在任何情況下都必須保證機(jī)要信件的機(jī)密安全，不許私自拆閱和透視經(jīng)手轉(zhuǎn)遞的任何公私信件，更不能泄漏和遺失機(jī)密信件的內(nèi)容。4.通信員在執(zhí)行任務(wù)時(shí)，不準(zhǔn)喝酒，不準(zhǔn)辦理私事，不能攜帶信件去公共場(chǎng)所，并要做到信件不離身。5.收發(fā)人員

8、不能擅離職守、棄門(mén)不管，要堅(jiān)守崗位。6.收發(fā)員對(duì)待外來(lái)人員要熱情、謙虛、誠(chéng)懇，要助人為樂(lè)，不能無(wú)理拒收信件。7.通信員在外出執(zhí)行任務(wù)時(shí)，對(duì)人要有禮貌，不能與人爭(zhēng)吵，還應(yīng)遵守交通規(guī)則。第二節(jié)收發(fā)工作程序和方法一、收信工作收信工作是指接收從外面寄來(lái)或送來(lái)給本機(jī)關(guān)、單位的一切公私信件，包括文件、信函、普通電報(bào)、報(bào)刊以及其他郵件。這些信件大體上有三個(gè)來(lái)源：一是郵電局送來(lái)的公私信函、普通電報(bào)、報(bào)刊及其他郵件；二是外機(jī)關(guān)或單位通信員直接送來(lái)的信件；三是機(jī)要通信局送來(lái)的機(jī)要信件，收發(fā)員應(yīng)該認(rèn)真、細(xì)致、有條不紊地處理這些信件。為達(dá)到這個(gè)要求，必須制定出科學(xué)的收信工作程序和方法。收信工作程序包括簽收、分揀、登記

9、、轉(zhuǎn)交等環(huán)節(jié)。1.簽收收信工作中的環(huán)節(jié)之一，對(duì)于外面送來(lái)的信件進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收。為了使信件運(yùn)轉(zhuǎn)迅速、準(zhǔn)確、安全，必須在各個(gè)環(huán)節(jié)建立起嚴(yán)格的交接手續(xù)，以分清責(zé)任，并便于查考。簽收必須在信件送達(dá)的當(dāng)時(shí)進(jìn)行，并應(yīng)有送件人在場(chǎng)。簽收時(shí)，應(yīng)該注意查驗(yàn)以下幾個(gè)方面內(nèi)容：(1)檢查收信單位的名稱是否與本機(jī)關(guān)或單位及有關(guān)人員的名稱相符，在確認(rèn)來(lái)件投遞無(wú)誤后再簽收。(2)檢查信件的封口和包裝是否完好、正常，有無(wú)破損、啟封或散包等現(xiàn)象。(3)檢查信件外附件是否夠數(shù)。(4)檢查收件封皮編號(hào)與登記是否相符。(5)清查信件緩急的性質(zhì)。(6)查明收件登記件數(shù)與實(shí)有的件數(shù)是否相符。經(jīng)上述查驗(yàn)無(wú)誤后，收發(fā)員便可以在收件人的投遞回

10、執(zhí)單上或登記簿上簽收蓋章，以示負(fù)責(zé)。簽收之后，再進(jìn)行總登記，然后才分揀。接收?qǐng)?bào)紙和刊物，應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量，對(duì)照?qǐng)?bào)刊分發(fā)登記表上的總數(shù)量，查看是否夠數(shù)。重要的公務(wù)文書(shū)，有的需要由收件人親收。一般說(shuō)來(lái)，封皮上寫(xiě)明“親收”字樣的信件，應(yīng)該由收件人親自簽收，收發(fā)室不能代收；封皮上寫(xiě)明“親啟”字樣的信件，收發(fā)室可以代替收件人簽收，但是必須交收件人親自啟封，不能夠交別人啟封。簽收信件時(shí)，可以在對(duì)方的發(fā)信本上簽名或蓋章；或者在對(duì)方的回執(zhí)單上簽名、蓋章；或?yàn)閷?duì)方開(kāi)具收據(jù)、收條。簽收信件時(shí)，要簽署全名，注明收到的時(shí)間，對(duì)特急件應(yīng)注明幾時(shí)幾分收到，簽名時(shí)要用鋼筆或毛筆，要求字跡工整，易于辨認(rèn)。對(duì)于機(jī)密性極高或內(nèi)容特別重

11、要的文件，除了要有收文者個(gè)人的簽名外，還應(yīng)加蓋單位的公章，用以表示負(fù)責(zé)。2.分揀收發(fā)室每天分收到大量的信件，要對(duì)這些信件進(jìn)行分揀，將信件按收件人或部門(mén)分開(kāi)，以便轉(zhuǎn)交。分揀要在簽收之后及時(shí)進(jìn)行，以免造成積壓誤事?？梢詫⑿偶謷伤姆N類型，即平信，報(bào)刊；自取件；急件；機(jī)密要件。要先將急件和機(jī)密要件揀出，進(jìn)行登記后，隨時(shí)遞交給收件人或部門(mén)。對(duì)于一般信件和報(bào)刊，也要隨到隨揀，按部門(mén)或收件人將信件分別存放在固定的柜格里，通知收件人在每天的限定時(shí)間里自取或送件上門(mén)。3.登記信件在分揀之后，收發(fā)員要對(duì)重要的信件進(jìn)行分戶登記，為收件人或收件部門(mén)簽收做好準(zhǔn)備。登記的目的是為了便于交接簽收，使手續(xù)嚴(yán)密，便于統(tǒng)計(jì)及

12、查找。登記的范圍，一般說(shuō)來(lái)，收進(jìn)的信件凡辦理了簽收手續(xù)都應(yīng)進(jìn)行登記，其中包括郵電局送來(lái)的公私掛號(hào)郵件、包裹單、匯款單；機(jī)要通信局送來(lái)的機(jī)要信件；專人送來(lái)的信件，有的雖未進(jìn)行簽收，但也須登記。登記的方法，應(yīng)該根據(jù)機(jī)關(guān)或單位的規(guī)模大小、收取信件數(shù)量的多少以及各部門(mén)的設(shè)置情況而定。規(guī)模較大的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量多，下設(shè)部門(mén)也多，可以采用按信件主向分設(shè)“收入件登記簿”，即每個(gè)收件部門(mén)分別使用一本“收入件登記簿”，進(jìn)行登記，這樣，收件部門(mén)簽收時(shí)也很方便。規(guī)模較小的機(jī)關(guān)或單位，收進(jìn)的信件數(shù)量也不大，下設(shè)的部門(mén)相對(duì)也少，可以采用綜合性的“收入件登記簿”，即只用一本“收入件登記簿”，按收件部門(mén)的順序進(jìn)行

13、登記，一個(gè)部門(mén)的信件登記在一起，以便于轉(zhuǎn)交時(shí)簽收。登記的項(xiàng)目應(yīng)簡(jiǎn)單，一般有：收到時(shí)間(急件應(yīng)注明具體時(shí)、分)、登記人姓名、發(fā)件單位、收件單位、封皮編號(hào)、文件號(hào)、件數(shù)、附件、辦理情況、收件人簽名、備注等。收發(fā)室只是信件的收轉(zhuǎn)部門(mén)，因此，登記時(shí)按來(lái)件的外部標(biāo)志登記即可，不需另行編號(hào)或加注其他標(biāo)記。登記時(shí)要逐項(xiàng)認(rèn)真填寫(xiě)，力求字跡清楚、工整、易于辨認(rèn)。4.轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)交指信件在登記之后分別轉(zhuǎn)送給本機(jī)關(guān)或本單位的各個(gè)部門(mén)及有關(guān)人員，或者由各部門(mén)派人到收發(fā)室領(lǐng)取。收發(fā)室在接收信件的當(dāng)天即應(yīng)將信件轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)，以防積壓誤事。對(duì)于急件應(yīng)該立即轉(zhuǎn)交，平件應(yīng)分批轉(zhuǎn)交。收發(fā)室對(duì)于一般平信及報(bào)刊，經(jīng)計(jì)數(shù)、分揀后，投放信報(bào)箱

14、中，由有關(guān)部門(mén)及個(gè)人自行取走。未設(shè)信報(bào)箱的，也可以采取分送或通知自取的方法，及時(shí)地將信件轉(zhuǎn)交給各部門(mén)及有關(guān)人員手中。對(duì)于私人掛號(hào)信、包裹單、匯款單等，可以隨同公務(wù)信件一起登記，轉(zhuǎn)交給收件人所在部門(mén)，也可以通知收信人到收發(fā)室簽收領(lǐng)取。收發(fā)室向各部門(mén)轉(zhuǎn)交信件時(shí)，要求收件人進(jìn)行清點(diǎn)，并在“收入件登記簿”上簽字，以防止出現(xiàn)差錯(cuò)，明確責(zé)任，便于以后查對(duì)。二、發(fā)信工作發(fā)信工作是指通過(guò)收發(fā)室向外發(fā)送本機(jī)關(guān)或單位的公務(wù)信件。這些信件一般有三個(gè)去向：一是通過(guò)郵電局，主要是一般的掛號(hào)信和平信；二是機(jī)要通信局，主要是發(fā)往外埠的機(jī)要信件；三是派通信員直接送達(dá)，或由公交交換站交換的發(fā)往本埠的機(jī)要信件。發(fā)信工作的基本環(huán)節(jié)

15、是：檢查、分揀、登記、投送。1.檢查收發(fā)室在接收本機(jī)關(guān)或單位辦公室和各部門(mén)送來(lái)外發(fā)的信件時(shí)，要進(jìn)行檢查、驗(yàn)收。檢查的主要方面有：(1)投送地點(diǎn)、收件人是否書(shū)寫(xiě)清楚。(2)信件封口是否牢固，密件是否有密封。(3)信件的緩急和機(jī)密程度。(4)包裝是否牢固、結(jié)實(shí)，是否合乎要求，體積是否超標(biāo)。(5)封皮編號(hào)與登記是否相符。（6）信件登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。通過(guò)上述檢查，對(duì)不清楚的地方應(yīng)立即弄清楚，不合格的地方應(yīng)立即糾正，在檢查妥善后，收發(fā)員應(yīng)在送件簿上簽字，以示負(fù)責(zé)，然后再進(jìn)行分揀。2.分揀分揀就是將向外發(fā)出的信件按投送方向分開(kāi)，把每一個(gè)收件部門(mén)的信件歸在一起，為投送作好準(zhǔn)備。具體的方法是：(1)

16、將發(fā)往本埠的信件按收件部門(mén)的投送路線排隊(duì)。(2)將發(fā)往外埠的信件按郵電局、機(jī)要通信局等去向分開(kāi)，將一般掛號(hào)信及平信歸送到郵電局一類，將機(jī)要信件歸送到機(jī)要通信局一類。(3)當(dāng)區(qū)分開(kāi)幾個(gè)投送方向后，在每個(gè)投送方向里，要將同一個(gè)收件部門(mén)的信件放在一起。3.登記外發(fā)信件在分揀后，要進(jìn)行登記。根據(jù)不同的要求，可以采用聯(lián)單式登記和簿式登記兩種方法進(jìn)行登記。通過(guò)郵電局、機(jī)要通信局外發(fā)的信件，可以采用統(tǒng)一印制的交寄三聯(lián)單進(jìn)行登記，其中一聯(lián)在通信員簽收后由發(fā)文部門(mén)存查；一聯(lián)由機(jī)要通信局或郵局留存；一聯(lián)在郵電局或機(jī)要通信局簽收后由通信員帶回，交收發(fā)室存查。由專人投送的信件，可采用簿式登記，即使用“發(fā)出件登記簿”進(jìn)

17、行登記。如果是由一個(gè)人投送，則應(yīng)按投送路線上各個(gè)收件部門(mén)先后順序排隊(duì)，先到的登在前面，后到的登在后面，依次排列，并將同一個(gè)收件部門(mén)的信件放在一起登記，以免影響投遞速度。如果是由幾個(gè)人分送，則應(yīng)按各個(gè)分送路線上的先后順序依次排隊(duì)登記，其要求也與前述相同。4.投送收發(fā)、通信部門(mén)將本機(jī)關(guān)或單位外發(fā)的公務(wù)信件投送到收件單位或個(gè)人。投送的方式一般有四種：普通郵寄、專人投送、機(jī)要通信和組織公文交換站。以下分別對(duì)這四種方式進(jìn)行說(shuō)明：(1)普通郵寄普通郵寄即通過(guò)郵局，按普通郵件進(jìn)行寄發(fā)。它可以根據(jù)輕重緩急等不同情況，以平信、掛號(hào)、特掛、航空四種類別寄發(fā)。比較重要的信件為防止丟失，可以寄掛號(hào)信；郵寄實(shí)物或票證時(shí)

18、可以用特掛；郵寄急件時(shí)可用航空信。通過(guò)郵局寄發(fā)的信件，必須是不涉及國(guó)家機(jī)密的普通文書(shū)和資料。凡是涉及國(guó)家機(jī)密的文件，都不能通過(guò)普通郵寄的方式寄送。通過(guò)郵局寄發(fā)信件，必須向郵局支付郵資。為避免不必要的工作，許多大機(jī)關(guān)或大型企事業(yè)單位，信件數(shù)量多，且郵寄面廣，可以采取郵資總付的辦法，由郵局按大宗郵件統(tǒng)一結(jié)算。較小的企事業(yè)單位基層機(jī)關(guān)，由于發(fā)信量少，郵局一般不辦理郵資總付業(yè)務(wù)，但也可以個(gè)別辦理，并須索要收據(jù)，以備以后查詢。(2)專人投送專人投送一般說(shuō)來(lái)，只有發(fā)往本埠各機(jī)關(guān)或單位的信件須由通信員專程直接投送。但在必要時(shí)，發(fā)往外埠的重要、緊急的公文，也派通信員直接送達(dá)。有時(shí)，對(duì)于重要、緊急的信件也請(qǐng)下級(jí)

19、機(jī)關(guān)或單位派人來(lái)取回。通信員在投送信件時(shí)應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：應(yīng)嚴(yán)格履行交接時(shí)簽收手續(xù)。要檢查信件是否應(yīng)投送到這個(gè)機(jī)關(guān)或單位。還應(yīng)注意收件人是不是這個(gè)機(jī)關(guān)或單位規(guī)定的收件人，如果是別人代收，還應(yīng)弄清代收人是否屬于該機(jī)關(guān)或單位，是什么部門(mén)，做什么工作。要事先將自己投送的信件按照路線的先后到達(dá)順序排列好，先到達(dá)的機(jī)關(guān)或單位的信件放在前面，后到達(dá)的放在后面。若不事先安排好次序，當(dāng)?shù)揭粋€(gè)機(jī)關(guān)或單位時(shí)，才臨時(shí)翻找該機(jī)關(guān)或單位的信件，這樣，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且會(huì)翻亂所有的信件，容易造成遺漏或錯(cuò)投的現(xiàn)象。通信員在完成投送任務(wù)后，應(yīng)該向派遣人員交代投送的情況及投送的憑證。對(duì)于下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來(lái)領(lǐng)取信件的人員，應(yīng)仔細(xì)

20、地查驗(yàn)他的證件，確定他是否是下級(jí)機(jī)關(guān)或單位派來(lái)的，然后再將信件交給來(lái)人清點(diǎn)簽收后取走。(3)機(jī)要通信傳遞通過(guò)機(jī)要通信傳遞機(jī)密文書(shū)，必須經(jīng)有關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)，才能辦理具體傳遞手續(xù)。寄發(fā)機(jī)密信件的要求有：封皮要加蓋機(jī)密等級(jí)印章。使用統(tǒng)一印刷的交寄三聯(lián)單進(jìn)行逐件登記，并辦理簽收手續(xù)。信件要封口嚴(yán)密、包裝牢固。(4)組織公文交換站各省、市級(jí)機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)在有的機(jī)關(guān)單位內(nèi)成立公文交換站，負(fù)責(zé)黨和政府機(jī)關(guān)以及大型企事業(yè)單位的公文傳遞和交換，以節(jié)省人力、物力，加快文書(shū)的傳遞，提高辦事效率。交換站一般只設(shè)一兩名領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)日常的管理及組織工作。交換站可以由所在城市的最高領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文書(shū)處理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，也可以由參加交換

21、的單位組成聯(lián)合管理委員會(huì)，以負(fù)責(zé)解決交換站的重大問(wèn)題及有關(guān)事項(xiàng)。交換站的主要任務(wù)有：經(jīng)辦參加交換的機(jī)關(guān)或單位之間互相往來(lái)的機(jī)要信件的交換業(yè)務(wù)；向機(jī)要通信局交寄發(fā)往外埠的機(jī)要文件；接收機(jī)要通信局轉(zhuǎn)寄給各參加交換的機(jī)關(guān)或單位的機(jī)要文件，交換站一般不辦理公開(kāi)發(fā)行的報(bào)刊、私人信函及物品等。交換站的工作以簡(jiǎn)化手續(xù)、快速傳遞、安全保密為原則，應(yīng)注意以下事項(xiàng)：參加交換的文件，要求封口包裝都牢固完好，不能敞口或用訂書(shū)器釘裝封口。凡經(jīng)交換的機(jī)要信件，都應(yīng)當(dāng)面辦好交接手續(xù)，由收件機(jī)關(guān)或單位簽字或蓋章。參加交換的通信員，應(yīng)該在政治上忠誠(chéng)可靠，工作上積極，需經(jīng)本機(jī)關(guān)或單位人事部門(mén)進(jìn)行審查，再報(bào)交換站核準(zhǔn)備案。若批準(zhǔn)參

22、加交換，則可印刷“交換證”等證件，配發(fā)給通信員。在參加交換時(shí)，通信員須攜帶交換站發(fā)給的“交換證”等證件，否則不能進(jìn)入交換場(chǎng)地。各參加交換機(jī)關(guān)或單位的通信員，必須嚴(yán)格遵守交換時(shí)間，不能無(wú)故缺席或遲到、早退。若通信員因故不能參加交換，該機(jī)關(guān)或單位應(yīng)指派專人持介紹信和本人證件前去交換，經(jīng)查驗(yàn)核對(duì)后才能進(jìn)入交換場(chǎng)地進(jìn)行文書(shū)的交換工作。管 理 工 具 1文件收發(fā)規(guī)定第一條  公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第二條  文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后

23、送回起草部門(mén)校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。第三條  文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳?。第四條  屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第五條  文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。第六條  外來(lái)的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即

24、時(shí)報(bào)送。第七條  傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。管 理 工 具 2企業(yè)報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度第一條  全廠公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電等由廠收發(fā)室負(fù)責(zé)收發(fā)。第二條  外發(fā)函電要求1.各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應(yīng)于每天下午××點(diǎn)以前將函件、電報(bào)底稿送到收發(fā)室，另填寫(xiě)掛號(hào)、平信、電報(bào)外發(fā)登記表。2.每天下午××點(diǎn)以前，廠收發(fā)室應(yīng)將當(dāng)日外發(fā)函、電清點(diǎn)，累計(jì)送交郵局寄發(fā)。第三條  外來(lái)郵件管理1

25、.外來(lái)郵件一律經(jīng)廠收發(fā)室簽收分發(fā)。2.凡掛號(hào)、紙包、包裹單、匯款單、貨運(yùn)單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當(dāng)面簽收。3.一般公啟函、電和廠內(nèi)員工私人信件，由收發(fā)室開(kāi)具清單分放到各單位信報(bào)箱內(nèi)。4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內(nèi)，由個(gè)人自取。5.不論公私郵件，收發(fā)室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤；對(duì)國(guó)外來(lái)函應(yīng)檢查封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)被拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。6.凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單，并及時(shí)去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負(fù)責(zé)。第四條  報(bào)刊訂購(gòu)與收發(fā)1.報(bào)刊訂購(gòu)(1)訂

26、購(gòu)時(shí)間：上半年；下半年。(2)訂購(gòu)手續(xù)：不論單位和個(gè)人，均需先到收發(fā)室查閱報(bào)刊目錄，再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱、出版日期、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交收發(fā)員核對(duì)算價(jià)，確認(rèn)無(wú)誤后，當(dāng)面繳款開(kāi)票。公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外，還須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單，詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或個(gè)人。2.報(bào)刊收發(fā)(1)收發(fā)員每天對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余。(2)收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)間為××小時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)

27、室。(3)每天分發(fā)到各單位信報(bào)箱的報(bào)刊應(yīng)隨附分發(fā)清單。(4)各單位應(yīng)固定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊和公啟函電。領(lǐng)取時(shí)，要對(duì)照分發(fā)清單清點(diǎn)檢實(shí)簽名，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求，并進(jìn)行差錯(cuò)登記。當(dāng)面未提出，則視為分發(fā)無(wú)差錯(cuò)。第五條  收發(fā)員應(yīng)堅(jiān)守工作崗位，節(jié)假日、休息日應(yīng)有人值班，休息日應(yīng)采取輪休形式。第六條  收發(fā)室內(nèi)外應(yīng)經(jīng)常保持整齊清潔。第七條  收發(fā)室由××部門(mén)負(fù)責(zé)管理，其工作質(zhì)量由××部門(mén)進(jìn)行檢查、考核，并承擔(dān)責(zé)任。管 理 工 具 3收發(fā)文處理規(guī)定第一章

28、60; 通則第一條  目的公司文件(本公司及其事務(wù)所之間的書(shū)信、文件、傳票、小包裹等)以及公司外文件的收發(fā)、分發(fā)等依本規(guī)定處理。第二條  統(tǒng)管部門(mén)文書(shū)的收發(fā)、分發(fā)等事務(wù)，由本公司及各事務(wù)所的總務(wù)處統(tǒng)一管理。第三條  文書(shū)責(zé)任者在各業(yè)務(wù)處室中設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本處室內(nèi)發(fā)文文件的分發(fā)、保管等工作。第二章  收文及分發(fā)第四條  文書(shū)的收受對(duì)公司外來(lái)文書(shū)的收受由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)。第五條  收文的處理收文中除親啟信函，掛號(hào)信，專遞證明等，對(duì)一般信函應(yīng)全部拆封，以件為單位將收文

29、印章蓋在文件上方空白處，將信封附上，用別針別在一起。收文科將全部收文的收受日期、發(fā)文單位、發(fā)文者姓名、文件標(biāo)題、內(nèi)容概要、分發(fā)地點(diǎn)等項(xiàng)目登在收文簿上，并將文件及收文簿一并提交給總務(wù)處長(zhǎng)。第六條  審核以及分發(fā)批示總務(wù)處長(zhǎng)在對(duì)文件及收文簿加以審核后，對(duì)收文科做出分發(fā)批示。當(dāng)處長(zhǎng)外出時(shí)，如有關(guān)事務(wù)急需處理，可由副處長(zhǎng)代理承擔(dān)上述工作。第七條  分發(fā)收文科將收文簿及文件分發(fā)各處室，各處室的文書(shū)負(fù)責(zé)人應(yīng)在收文簿上蓋印簽收。第八條  處室內(nèi)部文書(shū)的處理文書(shū)負(fù)責(zé)人在收到的文件上加蓋傳閱印，并將之遞交有關(guān)處長(zhǎng)。該處長(zhǎng)閱文后對(duì)文書(shū)負(fù)責(zé)人作出分發(fā)傳閱的

30、批示，文書(shū)負(fù)責(zé)人據(jù)此將文件分發(fā)給有關(guān)工作人員。在文書(shū)承辦、分發(fā)量較大的處室，可設(shè)文書(shū)整理簿，并據(jù)此處理文件。第三章  發(fā)送第九條  發(fā)送文書(shū)的發(fā)送全部由總務(wù)處收文科負(fù)責(zé)，但是，在特殊必要時(shí)亦可由適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)處室辦理。第十條  處室內(nèi)部發(fā)送文書(shū)的處理文書(shū)形成者在信封上寫(xiě)清收件人地點(diǎn)、姓名，并注明是否采用掛號(hào)、快遞等方式后將文書(shū)交給文書(shū)負(fù)責(zé)人。文書(shū)負(fù)責(zé)人將本處室文件分門(mén)別類，遞交總務(wù)處收文科，請(qǐng)示發(fā)文。第十一條  發(fā)送的處理總務(wù)處收文科將各處室交來(lái)的所有發(fā)文的發(fā)文日期、發(fā)送地點(diǎn)、發(fā)文者名稱(全名)、內(nèi)容等項(xiàng)目登記在發(fā)文簿上，貼好郵票投遞出去。第十二條 &#