辦公室管理平時作業(yè)一答案

1、辦公室管理平時作業(yè)一答案浙江廣播電視大學(xué)現(xiàn)代文員專業(yè)（開放專科）辦公室管理單元作業(yè)題（1）1.將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格， 內(nèi)容基本相同的填在一行中。序號國內(nèi) 般 性國外般 性國內(nèi)企業(yè) （含外企）1234567891011121314151617181920212 辦公用易耗品主要包括哪些?3簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如 何？4.按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份 半天或 天工作（或家務(wù)）計劃書。優(yōu)先順序表審核5 從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩 種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。（1）請示方法與報告方法；（2）計劃方法與總結(jié)方法；（3）受意方法；（4）

2、傳達方法；（5）進言方法；（6）變通方法和擋駕方法；（7）分工方法和合作方法。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)（含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會議組織安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。準(zhǔn)備好公司要公開的資料；7信息資料替上司收集演講或報告的資料；收集及整理各種信息。整理并組織好粗略的資料。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會職

3、員等。9接待工作接待來訪賓客；接待賓客和員工的來訪。替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。替上司定約會并做好記錄；12日程安排為上司安排旅行或考察。閱讀并分類信件;通訊事務(wù)、電話;13日常事務(wù)自動處理例行的事務(wù)；照料上司身邊的瑣事。替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。辦公室環(huán)境的布置和整理； 14辦公室管理保管辦公室設(shè)備及用品。 以速記記下上司交待的事項；15其他臨時交辦的事項執(zhí)行上司交辦事項。執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等二、辦公用易

4、耗品主要包括哪些？答：辦公用易耗品主要有：1 信封、紙張；2 .軟盤、光盤等；3 .鉛筆；4 .圓珠筆；5.簽字筆或鋼筆；6.修正液 或修正帶；7.印盒；8.各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、 裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9.小 刀；10.日歷等；11.其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、 繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。12.墨盒、墨粉等（新） 三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟: 計劃、實施和檢查。1. 計劃的步驟，在事情沒有開始前要先做好計劃，充分了解即將開始的工作內(nèi) 容，并思考以什么方法

5、進行效率會最佳。2 .實施的步驟，是按照計劃從事工作的階段，這個階段檢查是否按照當(dāng)初所擬 定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司 預(yù)期的期限。3 .檢查的步驟，是通過評估，研究工作是否按照計劃實施，是否達到了預(yù)期， 要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自 己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃一一實施一一檢查”這 樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果, 使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。四、按照“

6、優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計 劃書。 在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：1 將自己要做的事情分為：A.是否應(yīng)該做的事？ B.是否做或不做都無所謂的 事？ C.是否不可以做的事？對于 A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪 掉。2 對于A類事情再進行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是 并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值， 但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3 .與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ?工作方法的認(rèn)識。

7、1. 請示方法和報告方法；2.計劃方法和總結(jié)方法；3.受意方法；4.傳達方 法；5.進言方法；6.變通方法和擋駕方法；7.分工方法與合作方法。（一）以“受意方法”為例：1. 簡要說明受意方法：受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會上司在 會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作 所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨 便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備 好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4

8、）必 要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（ 6）接受指示后，要不失 時機地貫徹實施。2. 結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重 要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦 公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn) 狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上 記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總 經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來

9、，我 再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出 了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。（二）以進言方法為例:我是公司一名主管，在做了大量工作并經(jīng)過深入的調(diào)查分析后，覺得有必 要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過反復(fù)思考，在這樣一些時機下，我應(yīng)該選 擇哪個時機，請大家?guī)兔Τ龀鲋饕狻. 在領(lǐng)導(dǎo)午間休息的時候提出來。B. 首先簡單地介紹一下你發(fā)現(xiàn)的問題，然后在提出自己的見解C. 在員工的婚宴上向領(lǐng)導(dǎo)提出來。D. 直截了當(dāng)?shù)靥岢鼋ㄗh。參考答案：大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午休的習(xí)慣，午休期間是忌諱被打擾的，因 此選項A時間選擇不恰當(dāng)。選項C在員工婚宴這

10、樣喜慶的場合中，提出工作建 議是不適合的還是另選時機為妙。因而 C項也非最佳選擇。選擇D是和性格直 爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜，我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛面子，很注重禮節(jié)性的 東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇 D想也不是很合適。在四項答案中 選擇B應(yīng)該是比較恰當(dāng)?shù)?。這個選項既注重了說明自己所發(fā)現(xiàn)的問題，同時也 把自己的見解予以表達。就四個選項而言，A和B選擇時機不當(dāng)，即適時、適地不當(dāng)，而D項適度有所欠缺。參考:及時給領(lǐng)導(dǎo)提出科學(xué)、合理的意見和建議，既是下屬的應(yīng)盡職責(zé)，更是下 屬展示才能、贏得上司賞識和器重的一條重要途徑。但是，科學(xué)合理的建議并 不一定能被領(lǐng)導(dǎo)接受和采納，給領(lǐng)導(dǎo)獻言獻計的部屬也不

11、一定都能得到領(lǐng)導(dǎo)的 信任和重用。這里的關(guān)鍵就在于要掌握向領(lǐng)導(dǎo)進言的技巧和方法。、適銷對路提建議的最終目的是要讓領(lǐng)導(dǎo)采納，但建議能否被采用，首先取決于建議 的內(nèi)容是否“對路”，是否適合領(lǐng)導(dǎo)的“口味”。韓非子就曾提出，下屬不能 隨便向上司進言。他提出幾種情況：其一，君主秘密策劃的事，不知情者貿(mào)然 進言就會有危險；其二，君主表里不一的事，誰把情況說破，誰就會有危險； 其三，為官經(jīng)歷還不深，還未得到君主的信任時，如果把自己的才能全顯露出 來，那么即便謀劃成功也不會受賞；如果謀劃失敗，反而受懷疑。韓非子所列 舉的這些情況，其實就是由于未對領(lǐng)導(dǎo)的脾性、好惡等進行充分掌握所導(dǎo)致的 這其實就是在告誡我們，知事

12、固然重要，而知人則更為重要，因為，不同的領(lǐng) 導(dǎo)具有不同的個性、習(xí)慣和思維方式，對于特定問題，有著不同的考慮，而這 些都有可能決定性地影響下屬建議的命運，影響領(lǐng)導(dǎo)對下屬的評價。因此，下 屬欲做到“百發(fā)百中”，就首先要做到“知己知彼”，不僅要學(xué)會“胸中有良 方”，還要學(xué)會“對癥下藥”，對領(lǐng)導(dǎo)及其領(lǐng)導(dǎo)方式、工作方法有一定的了解。 為此，應(yīng)該做到：1.要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)所實行的方針；2.要洞悉領(lǐng)導(dǎo)的人格和行為；3. 要掌握領(lǐng)導(dǎo)對下屬的期待；4.要順應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作方式和工作思路；5.要明了 領(lǐng)導(dǎo)的好惡及對問題的看法；6.要理解和體會領(lǐng)導(dǎo)的處境和心情。二、準(zhǔn)備充分向領(lǐng)導(dǎo)進諫，既關(guān)系到建議能否被領(lǐng)導(dǎo)采納，更影響到領(lǐng)導(dǎo)

13、對下屬的評價 和看法。因此，下屬不能只是簡單地把自己的意見表達出來就萬事大吉了，而 要進行充分的論證。否則會被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為部屬想法簡單幼稚、做事粗心、目光短 淺或考慮不周，而且這些印象可能會長久地保留在領(lǐng)導(dǎo)的腦際中，從而影響下 屬今后的發(fā)展；而考慮縝密細(xì)致的辦事作風(fēng)，無疑會增加領(lǐng)導(dǎo)的滿意度和信任 度。所以，下屬在向領(lǐng)導(dǎo)進言前一定要進行深思熟慮的準(zhǔn)備，使自己的建議能 夠經(jīng)得住各種問題的考驗。為此，事先要把準(zhǔn)備工作做足：1. 要搜集詳實的數(shù)字和事實材料來論證自己的建議；2. 要充分考慮到各種反對意見。既要吸收其合理性以彌補自己建議的不 足；又要指明其不合理性作為批駁的重點。3. 要對領(lǐng)導(dǎo)可能提出的問題

14、有所準(zhǔn)備；4. 要多準(zhǔn)備幾個方案，以增大領(lǐng)導(dǎo)接受建議的可能性。5. 要滿懷信心，憧憬未來。不妨對未來作一預(yù)期，展示自己的建議的光明 前景，并對各種可能性做出估計，這樣不僅可增強領(lǐng)導(dǎo)對方案的信心，也可以 表明下屬具有某種長期眼光，引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。三、見機行事建議都有時效性，不同的時間，不同的環(huán)境，建議的“含金量”大不一樣。 因此，下屬向領(lǐng)導(dǎo)進言一定要把握好時機，做到言當(dāng)其時，不失良機。1. 瞅準(zhǔn)時機。主動給領(lǐng)導(dǎo)出主意與領(lǐng)導(dǎo)要求下屬出主意，其效果截然不同。一般來說，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)遲遲難以決斷時，下屬提出的建議往往比較容易被采用。因此，下屬給領(lǐng)導(dǎo)出主意時一定要把握好時機，決策性建議超前出，補救性建議 及時出

15、，一般性建議經(jīng)常出，多出有預(yù)見性建議，少放“馬后炮”。2. 選擇場合。盡量選擇一些非正式場合，如茶余飯后，下班途中，會議之 后，以非工作角色，在領(lǐng)導(dǎo)心情放松時，把自己的意見和建議在輕松愉快的閑 談中以不經(jīng)意的方式傳達給領(lǐng)導(dǎo)。3. 察言觀色。人在情緒不佳時，較之平常更容易悲觀失望，思維遲鈍且惰 于思考，情緒波動大并容易產(chǎn)生過激行為。因此，在與人交流時，應(yīng)注意對方 情感的變化。這啟示我們，在向領(lǐng)導(dǎo)進言時要學(xué)會“察言觀色”，注意領(lǐng)導(dǎo)的反映，做到熱心不過度，善謀不亂謀，把握好進言的頻率，遇到領(lǐng)導(dǎo)一時不接 受自己的建議時，下屬不能固執(zhí)己見。四、講究策略有參謀之心，不得進言之法，也會南轅北轍，勞而無功。因

16、此，向領(lǐng)導(dǎo)進 言必須講究方式方法，使領(lǐng)導(dǎo)樂于接受。對大度的領(lǐng)導(dǎo)，可以直來直去；對小 心眼的領(lǐng)導(dǎo)，則要婉轉(zhuǎn)，講究說話藝術(shù)。以請教的方式提建議，就不失為一個 好的方法。因為請教者首先把自己擺在一種較低的姿態(tài)上，能給人一種心理上 的滿足感。下屬以這種方式向領(lǐng)導(dǎo)提建議，表明下屬在提意見之前已經(jīng)仔細(xì)推 敲和研究了領(lǐng)導(dǎo)的計劃方案，是以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度來對待領(lǐng)導(dǎo)的思想的。因而， 下屬的建議應(yīng)該在尊重領(lǐng)導(dǎo)的觀點的基礎(chǔ)上提出來，這就容易被領(lǐng)導(dǎo)采納。五、擺正位置1. 要擺正心態(tài)，出于公心。下屬在進言時，一定要出于公心，坦蕩無私， 真心實意為領(lǐng)導(dǎo)著想。不能抱著自己的小九九，更不能給領(lǐng)導(dǎo)出餿主意，乘機 整人。必須是從有利于工作，有利于維護領(lǐng)導(dǎo)的威信，有利于單位的團結(jié)出發(fā)， 多出工作上的良方，少出影響單位建設(shè)，影響黨群關(guān)系，影響領(lǐng)導(dǎo)形象的是非 點子。2. 要調(diào)整角度，大局出發(fā)。提建議、出點子不要囿于部門、科室和個人分 管