ACCESS最佳教程(報(bào)表的設(shè)置教學(xué))

1、第四章 報(bào)表 報(bào)表的功能 報(bào)表的設(shè)計(jì) 報(bào)表的記錄分組和排序 報(bào)表的打印和預(yù)覽 一、報(bào)表的功能 盡管數(shù)據(jù)表和查詢都可用于打印，但是，報(bào)表才是打印和復(fù)制數(shù)據(jù)庫(kù)管理信息的最佳方式，可以幫助用戶以更好的方式表示數(shù)據(jù)。報(bào)表既可以輸出到屏幕上，也可以傳送到打印設(shè)備。 報(bào)表是查閱和打印數(shù)據(jù)的方法，與其他的打印數(shù)據(jù)方法相比，具有以下兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)： 報(bào)表不僅可以執(zhí)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能，還可以對(duì)大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計(jì)。 報(bào)表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內(nèi)容，從而可以方便有效地處理商務(wù)。 報(bào)表作為Access 2003數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)重要組成部分，不僅可用于數(shù)據(jù)分組，單獨(dú)提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)和執(zhí)行計(jì)算，還提供了

2、以下功能： 可以制成各種豐富的格式，從而使用戶的報(bào)表更易于閱讀和理解。 可以使用剪貼畫(huà)、圖片或者掃描圖像來(lái)美化報(bào)表的外觀。 通過(guò)頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以在每頁(yè)的頂部和底部打印標(biāo)識(shí)信息 可以利用圖表和圖形來(lái)幫助說(shuō)明數(shù)據(jù)的含義。 二、報(bào)表設(shè)計(jì) 如同數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建的大多數(shù)對(duì)象一樣，用戶可以采用多種方式來(lái)創(chuàng)建所需的報(bào)表。首先，打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，單擊【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕，然后單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄上的【新建】，則彈出【新建報(bào)表】對(duì)話框。1. 報(bào)表設(shè)計(jì)工具 工具欄視圖、對(duì)象、超鏈接、字段列表、工具箱、排序分組、自動(dòng)套用格式、代碼、屬性、生成器、數(shù)據(jù)庫(kù)窗口、新對(duì)象、線條/邊框?qū)挾?、特殊效?工具箱在報(bào)表設(shè)計(jì)過(guò)程中

3、，工具箱是十分有用的，下面具體介紹【工具箱】中的各個(gè)控件。 選擇對(duì)象 用于選定操作的對(duì)象。 控件對(duì)象 單擊該按鈕后，在使用其他控件時(shí)，即可在向?qū)峦瓿伞?標(biāo)簽 顯示標(biāo)題、說(shuō)明文字。 文本框 用來(lái)在窗體、報(bào)表或數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)上顯示輸入或編輯數(shù)據(jù)，也可接受計(jì)算結(jié)果或用戶輸入。 選項(xiàng)組 顯示一組限制性的選項(xiàng)值。 切換按鈕 當(dāng)表內(nèi)數(shù)據(jù)具有邏輯性時(shí)，用來(lái)幫助數(shù)據(jù)的輸入。 選項(xiàng)按鈕 與切換按鈕類(lèi)似，屬單選。 復(fù)選框 選中時(shí)，值為1，取消時(shí)，值為0。屬多選。 組合框 包括了列表框和文本框的特性。 列表框 用來(lái)顯示一個(gè)可滾動(dòng)的數(shù)據(jù)列表。 命令按鈕 用來(lái)執(zhí)行某些活動(dòng)。 圖像 加入圖片。 非綁定對(duì)象框 用來(lái)顯示一些非

4、綁定的OLE對(duì)象。 綁定對(duì)象框 用來(lái)顯示一系列的圖片。 分頁(yè)符 用于定義多頁(yè)數(shù)據(jù)表格的分頁(yè)位置。 選項(xiàng)卡控件 創(chuàng)建帶有選項(xiàng)卡的對(duì)話框。 子窗體/子報(bào)表 用于將其他表中的數(shù)據(jù)放置在當(dāng)前報(bào)表中。 直線 劃直線。 矩形 劃矩形。 其他控件 顯示Access 2003 所有已加載的其他控件。 工作區(qū) 報(bào)表頁(yè)眉 以大的字體將該份報(bào)表的標(biāo)題放在報(bào)表頂端。只有報(bào)表的第1頁(yè)才出現(xiàn)報(bào)表頁(yè)眉內(nèi)容。報(bào)表頁(yè)眉的作用是作封面或信封等。 頁(yè)面頁(yè)眉 頁(yè)面頁(yè)眉中的文字或字段，通常會(huì)打印在每頁(yè)的頂端。如果報(bào)表頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)眉共同存在于第1頁(yè)，則頁(yè)面頁(yè)眉數(shù)據(jù)會(huì)打印在報(bào)表頁(yè)眉的數(shù)據(jù)下。 主體 用于處理每一條記錄，其中的每個(gè)值都要被打

5、印。主體區(qū)段是報(bào)表內(nèi)容的主體區(qū)域，通常含有計(jì)算的字段。 頁(yè)面頁(yè)腳 頁(yè)面頁(yè)腳通常包含頁(yè)碼或控件，其中的【=“第”&page&“頁(yè)”】表達(dá)式用來(lái)打印頁(yè)碼。 報(bào)表頁(yè)腳 用于打印報(bào)表末端，通常使用它顯示整個(gè)報(bào)表的計(jì)算匯總等。除了以上通用區(qū)段外，在分組和排序時(shí)，有可能需要組頁(yè)眉和組頁(yè)腳區(qū)段?？蛇x擇【視圖】|【排序與分組】命令，彈出【排序與分組】對(duì)話框。選定分組字段后，對(duì)話框下端會(huì)出現(xiàn)【組屬性】選項(xiàng)組，將【組頁(yè)眉】和【組頁(yè)腳】框中的設(shè)置改為【是】，在工作區(qū)即會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的組頁(yè)眉和組布腳。 屬性窗口 2. 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表 創(chuàng)建報(bào)表最簡(jiǎn)單的方法是使用向?qū)АＴ趫?bào)表向?qū)е?，需要選擇在報(bào)表中出現(xiàn)的信

6、息，并從多種格式中選擇一種格式以確定報(bào)表外觀。與自動(dòng)報(bào)表向?qū)Р煌氖牵脩艨梢杂脠?bào)表向?qū)нx擇希望在報(bào)表中看到的指定字段，這些字段可來(lái)自多個(gè)表和查詢，向?qū)ё罱K會(huì)按照用戶選擇的布局和格式，建立報(bào)表。 新建報(bào)表： 選擇表和字段 按學(xué)分分組： 按課程ID排序： 選擇報(bào)表布局： 選擇報(bào)表樣式： 確定報(bào)表標(biāo)題： 運(yùn)行報(bào)表結(jié)果：3. 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表及圖表向?qū)?自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表報(bào)表向?qū)峁┑淖詣?dòng)創(chuàng)建報(bào)表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。 自動(dòng)創(chuàng)建圖表 如果需要將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來(lái)，使其更加直觀，就可使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。圖表向?qū)Чδ軓?qiáng)大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。 新建報(bào)表向?qū)?，選擇圖表向?qū)В?/p>

7、數(shù)據(jù)來(lái)源表： 選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段： 選擇圖表的類(lèi)型： 指定圖表的布局：指定圖表的標(biāo)題：運(yùn)行圖形報(bào)表，得到結(jié)果圖： 4. 標(biāo)簽向?qū)?標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓?qiáng)大，它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)的標(biāo)簽，也支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。5. 使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖 下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡(jiǎn)單的報(bào)表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例，創(chuàng)建報(bào)表。 啟動(dòng)【新建報(bào)表】： 報(bào)表設(shè)計(jì)工作區(qū)如下： 向報(bào)表工作區(qū)添加控件： 報(bào)表中的每一個(gè)對(duì)象，都稱(chēng)為之為控件，控件分為三種： 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時(shí)，Access 自動(dòng)更新當(dāng)前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類(lèi)

8、型捆綁在一起，包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒(méi)有存儲(chǔ)在表中但保存窗體或報(bào)表的OLE對(duì)象。 計(jì)算控件 計(jì)算控件是建立在表達(dá)式（如函數(shù)和計(jì)算）基礎(chǔ)之上的。計(jì)算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。 用戶可以在設(shè)計(jì)視圖中對(duì)控件進(jìn)行如下操作： 通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)創(chuàng)建新控件、移動(dòng)控件。 通過(guò)按Del鍵刪除控件。 激活控件對(duì)象，拖動(dòng)控件的邊界調(diào)整控件大小。 利用屬性對(duì)話框改變控件屬性。 通過(guò)格式化改變控件外觀，可以運(yùn)用邊框、粗體等效果。 對(duì)控件增加邊框和陰影等效果。 向報(bào)表中添加非綁定控件

9、，可通過(guò)從【工具箱】中選擇相應(yīng)的控件，拖動(dòng)到報(bào)表上即可。向報(bào)表中添加綁定控件是一項(xiàng)重要工作，這類(lèi)控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結(jié)合來(lái)顯示數(shù)據(jù)。在報(bào)表中創(chuàng)建計(jì)算控件時(shí)，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計(jì)算表達(dá)式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達(dá)式生成器來(lái)創(chuàng)建表達(dá)式。 使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算控件的操作步驟如下： 在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)報(bào)表。 創(chuàng)建或選定一個(gè)非綁定的【文本框】。 單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】。 打開(kāi)屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來(lái)源】。 單擊表達(dá)式生成器按鈕，彈出【表達(dá)式生成器】。 單擊“=”按鈕，并單擊相應(yīng)的計(jì)算按鈕。 雙擊計(jì)

10、算中使用的一個(gè)或多個(gè)字段。 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值，然后【確定】。 控件的更改和設(shè)置更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口進(jìn)行修改。 在報(bào)表中添加節(jié)為了使報(bào)表更易于理解，可將報(bào)表分成若干節(jié)，在報(bào)表上以不同的間隔顯示信息。默認(rèn)空白報(bào)表有3個(gè)節(jié)：“頁(yè)面頁(yè)眉”、“主體”、“頁(yè)面頁(yè)腳”，選擇【視圖】|【報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳】，可增加兩個(gè)節(jié)：“報(bào)表頁(yè)眉”、“報(bào)表頁(yè)腳”。報(bào)表的節(jié)也具有屬性，不過(guò)比報(bào)表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設(shè)置節(jié)的顏色；但所有其他的屬性，必須使用節(jié)的屬性對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。要打開(kāi)節(jié)的屬性對(duì)話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇

11、器。 屬性設(shè)置除了可以移動(dòng)控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過(guò)屬性對(duì)話框設(shè)置控件的其屬性。方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。 保存報(bào)表在對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會(huì)彈出【另存為】對(duì)話框。在文本框中輸入報(bào)表名稱(chēng)，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報(bào)表。 6. 用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表 下面通過(guò)實(shí)例說(shuō)明設(shè)計(jì)報(bào)表的步驟： 打開(kāi)相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)，新建報(bào)表，選擇【設(shè)計(jì)視圖】、選擇【訂單】表。 添加相應(yīng)字段到報(bào)表設(shè)計(jì)主體區(qū)內(nèi)。 添加頁(yè)面頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)腳其中頁(yè)面頁(yè)腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成。 保存運(yùn)行得到結(jié)果7. 報(bào)表屬性 下面是報(bào)表的屬性窗口，該對(duì)話框

12、有五個(gè)選項(xiàng)卡，分別是：【格式】、【數(shù)據(jù)】、【事件】、【其他】、【全部】。如果沒(méi)有用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，而是選中一個(gè)報(bào)表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會(huì)彈出另外一種報(bào)表屬性對(duì)話框。 8. 使用報(bào)表快照 Access 2003 提供了一種稱(chēng)為報(bào)表快照的新型報(bào)表。它是一個(gè)具有.snp擴(kuò)展名的獨(dú)立文件，包含Access 2003 報(bào)表所有頁(yè)的備份。這個(gè)備份包括高保真圖形、圖標(biāo)和圖片并保存報(bào)表的顏色和二維版面。報(bào)表快照的優(yōu)點(diǎn)是，不需要照相復(fù)制和郵寄印制版本，接收者就能在線預(yù)覽并只打印他們所需要的頁(yè)面。為了查看、打印或郵寄一個(gè)報(bào)表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個(gè)獨(dú)立的執(zhí)行程序，它提供了自

13、己的控件、幫助文件和相關(guān)文件。在默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶第一次創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表快照時(shí)，Access 2003就自動(dòng)安裝了“快照取景器”。通過(guò)電子郵件發(fā)送三、報(bào)表高級(jí)設(shè)計(jì) 下面對(duì)報(bào)表設(shè)計(jì)中排序、分組及子報(bào)表等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)討論。 1. 排序與分組 所謂分組，是指按某個(gè)字段值進(jìn)行歸類(lèi)，將字段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個(gè)字段值將記錄排序。在設(shè)計(jì)視圖方式打開(kāi)相應(yīng)的報(bào)表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對(duì)話框，在對(duì)話框上部的【字段/表達(dá)式】和【排序次序】中選定相應(yīng)內(nèi)容，則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序?yàn)樯蚺帕?。?dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時(shí)，可以單擊要設(shè)置分組屬性的字段或表達(dá)式，然后設(shè)置

14、其組屬性。最多可對(duì)10個(gè)字段和表達(dá)式進(jìn)行分組。 組頁(yè)眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁(yè)眉。 組頁(yè)腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁(yè)腳。 分組形式 選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新組?；蛴眠x項(xiàng)取決于分組字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型。 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間距值。 保持同頁(yè) 用于指定是否將組放在同一頁(yè)上。 下面對(duì)不同的分組情況進(jìn)行介紹： 按日期/時(shí)間字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 年 按照相同歷法中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 季度 按照相同歷法季度中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 月份 按照同一月份中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 周 按照同一周中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 日 按照同一天的日期對(duì)記錄

15、進(jìn)行分組。 時(shí) 按照相同小時(shí)的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。 分 按照同一分鐘的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。 按文本字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾個(gè)字符相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 按自動(dòng)編號(hào)、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 間隔 按照位于指定間隔中的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 設(shè)置排序與分組的步驟在對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)分組時(shí)，可以添加【組頁(yè)眉】或【組頁(yè)腳】。組頁(yè)眉通常包含報(bào)表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段，稱(chēng)為分組字段，而組頁(yè)腳通常用來(lái)計(jì)算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對(duì)出現(xiàn)。2. 子報(bào)表 子報(bào)表是出現(xiàn)在另一個(gè)

16、報(bào)表內(nèi)部的報(bào)表，包含子報(bào)表的報(bào)表稱(chēng)為主報(bào)表。主報(bào)表中包含的是一對(duì)多關(guān)系中的“一”，而子報(bào)表顯示“多”的相關(guān)記錄。一個(gè)主報(bào)表，可以是結(jié)合型，也可以是非結(jié)合型。也就是說(shuō)，它可以基于查詢或SQL語(yǔ)句，也可以不基于它們。通常，主報(bào)表與子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源有以下幾種聯(lián)系： 一個(gè)主報(bào)表內(nèi)的多個(gè)子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)自不相關(guān)記錄源。在此情況下，非結(jié)合型的主報(bào)表只是作為合并的不相關(guān)的子報(bào)表的“容器”使用。 主報(bào)表和子報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)自相同數(shù)據(jù)源。當(dāng)希望插入包含與主報(bào)表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表時(shí)，應(yīng)該把主報(bào)表與一查詢或SQL語(yǔ)句結(jié)合起來(lái)。 主報(bào)表和多個(gè)子報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)自相關(guān)記錄源。一個(gè)主報(bào)表也可以包含兩個(gè)或多個(gè)子報(bào)表共用的數(shù)據(jù)，在此情況

17、下，子報(bào)表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄。四、預(yù)覽及打印報(bào)表 1. 預(yù)覽報(bào)表 單擊數(shù)據(jù)窗口中【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕，選中所需預(yù)覽的報(bào)表后，單擊工具欄中的【預(yù)覽】按鈕，即進(jìn)入【打印預(yù)覽】窗口。打印預(yù)覽與打印真實(shí)結(jié)果一致。如果報(bào)表記錄很多，一頁(yè)容納不下，在每頁(yè)的下面有一個(gè)滾動(dòng)條和頁(yè)數(shù)指示框，可進(jìn)行翻頁(yè)操作。 2. 報(bào)表打印 打印報(bào)表的最簡(jiǎn)單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報(bào)表發(fā)送到打印機(jī)上。但在打印之前，有時(shí)需要對(duì)頁(yè)面和打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置。AAccess教程 第五章 窗體 窗體的功能 窗體的設(shè)計(jì) 窗體中的數(shù)據(jù)操作 窗體的打印和預(yù)覽 一、窗體的功能 窗體和報(bào)表都用于數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的維護(hù)，但兩

18、者的作用是不同的。窗體主要用來(lái)輸入數(shù)據(jù)，報(bào)表則用來(lái)輸出數(shù)據(jù)。具體來(lái)說(shuō)，窗體具有以下幾種功能： 數(shù)據(jù)的顯示與編輯 窗體的最基本功能是顯示與編輯數(shù)據(jù)。窗體可以顯示來(lái)自多個(gè)數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)。此外，用戶可以利用窗體對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行添加、刪除和修改，并可以設(shè)置數(shù)據(jù)的屬性。用窗體來(lái)顯示并瀏覽數(shù)據(jù)比用表和查詢的數(shù)據(jù)表格式顯示數(shù)據(jù)更加靈活，不過(guò)窗體每次只能瀏覽一條記錄。 數(shù)據(jù)輸入 用戶可以根據(jù)需要設(shè)計(jì)窗體，作為數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)輸入的接口，這種方式可以節(jié)省數(shù)據(jù)錄入的時(shí)間并提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確度。窗體的數(shù)據(jù)輸入功能，是它與報(bào)表的主要區(qū)別。 應(yīng)用程序流控制 與VB窗體類(lèi)似，Access 2003 中的窗體也可以與函

19、數(shù)、子程序相結(jié)合。在每個(gè)窗體中，用戶可以使用VBA編寫(xiě)代碼，并利用代碼執(zhí)行相應(yīng)的功能。 信息顯示和數(shù)據(jù)打印 在窗體中可以顯示一些警告或解釋信息。此外，窗體也可以用來(lái)執(zhí)行打印數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的功能。 二、窗體設(shè)計(jì) 與設(shè)計(jì)報(bào)表類(lèi)似，用戶也可以采用多種方式創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)中的窗體。Access 2003 提供了9種創(chuàng)建窗體的方式。如下圖的【新建窗體】對(duì)話框列出的示。1. 窗體設(shè)計(jì)概述 工具欄 工作區(qū) 工具箱 屬性窗口 字段列表 2. 使用自動(dòng)創(chuàng)建窗體向?qū)?chuàng)建窗體 在Access 2003 中，表是由字段和記錄構(gòu)成的。類(lèi)似地，窗體的基本構(gòu)件就是“控件”?？丶葮?gòu)成表的字段和記錄更靈活些，它能包含數(shù)據(jù)，運(yùn)行一項(xiàng)任務(wù)

20、，或是通過(guò)添加諸如直線或矩形之類(lèi)的圖形元素來(lái)強(qiáng)化窗體設(shè)計(jì)，還可以在窗體上使用許多不同種類(lèi)的控件，包括復(fù)選框、矩形塊、文本框、分頁(yè)符、選項(xiàng)按鈕、下拉列表框等。自動(dòng)創(chuàng)建窗體向?qū)?chuàng)建的窗體包含窗體所依據(jù)的表中的所有字段的控件。當(dāng)字段顯示在窗體中時(shí)，Access 2003 會(huì)給窗體添加兩類(lèi)控件：文本框和標(biāo)簽。 縱欄式窗體 在縱欄式布局中，每次僅能看到一個(gè)記錄。文本框及所附標(biāo)簽并排顯示在兩欄中。標(biāo)簽顯示在每個(gè)文本框的左面并標(biāo)識(shí)文本框中的數(shù)據(jù)。 表格式窗體 在表格式布局里，標(biāo)簽顯示于窗體頂端，而各字段的值則出現(xiàn)在標(biāo)簽下方的表格里，而且可同時(shí)顯示多條記錄。 數(shù)據(jù)表窗體數(shù)據(jù)庫(kù)表布局同樣以行和列的形式顯示數(shù)據(jù)，

21、所以窗體類(lèi)似于在數(shù)據(jù)表視圖下顯示的表，縱欄式和表格式布局中的一些窗體格式在數(shù)據(jù)表布局里無(wú)法使用。相對(duì)于數(shù)據(jù)表視圖而言，數(shù)據(jù)表窗體具有自定義的窗體方式。 3. 使用窗體向?qū)?chuàng)建窗體 使用窗體向?qū)?lái)創(chuàng)建窗體，格式將比自動(dòng)創(chuàng)建窗體要豐富一些。 首先選擇新建窗體中的【窗體向?qū)А浚纱_定要使用的表。 確定窗體上使用哪些字段。4. 使用圖表向?qū)?chuàng)建窗體 以上所創(chuàng)建的窗體，大都以數(shù)據(jù)形式為主。為了使窗體更形象，或?yàn)榱颂厥庑枰?，可以使用圖表向?qū)?lái)創(chuàng)建帶有圖表的窗體。 5. 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建窗體 在創(chuàng)建窗體的各種方法中，更多的時(shí)候是使用設(shè)計(jì)視圖來(lái)創(chuàng)建窗體，因?yàn)檫@種方法更為靈活直觀。其一般步驟是打開(kāi)窗體設(shè)計(jì)視圖、

22、添加控件、控件更改，然后可以對(duì)控件進(jìn)行移動(dòng)、改變大小、刪除、設(shè)置邊框、陰影和粗體、斜體等特殊字體效果等操作，來(lái)更改控件的外觀。另外，通過(guò)屬性對(duì)話框，可以對(duì)控件或工作區(qū)部分的諸如格式、數(shù)據(jù)事件等屬性進(jìn)行設(shè)置。 下面以【訂單】表為例，使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建一個(gè)簡(jiǎn)單窗體。 再看一例：創(chuàng)建“雇員銷(xiāo)售窗體” 下面是創(chuàng)建的窗體： 之前建立的訂單及明細(xì)查詢：金額表達(dá)式的生成：6. 創(chuàng)建子窗體 如同存在子報(bào)表一樣，也有子窗體。子窗體是指在一個(gè)窗體中插入的窗體。將多個(gè)窗體合并時(shí)，其中一個(gè)窗體作為主窗體，其余作為子窗體。主窗體和子窗體一般有三種關(guān)系： 主窗體中多個(gè)子窗體的數(shù)據(jù)來(lái)自不相關(guān)的記錄源。在這種情況下，非結(jié)合型主

23、窗體只是作為多個(gè)子窗體的集合。 主窗體和子窗體數(shù)據(jù)來(lái)自相同的數(shù)據(jù)源。 主窗體和子窗體數(shù)據(jù)來(lái)自相關(guān)的數(shù)據(jù)源。 當(dāng)子窗體只顯示與主窗體相關(guān)的記錄時(shí)，意味著主窗體和子窗體是同步的。要實(shí)現(xiàn)同步，作為窗體基礎(chǔ)的表或查詢與子窗體的基礎(chǔ)表或查詢之間必須是一對(duì)多關(guān)系。作為主窗體基礎(chǔ)的表必須是一對(duì)多關(guān)系中的“一”，而作為子窗體基礎(chǔ)的表必須是一對(duì)多關(guān)系中的“多”。 下面創(chuàng)建一個(gè)雇員的主窗體，然后增加一個(gè)子窗體來(lái)顯示每個(gè)雇員發(fā)出的訂單明細(xì)情況。7. 創(chuàng)建切換面板 切換面板是一種帶有按鈕的特殊窗體，用戶可以通過(guò)單擊這些按鈕在數(shù)據(jù)庫(kù)的窗體、報(bào)表、查詢和其他對(duì)象中查看、編輯或添加數(shù)據(jù)。當(dāng)用Access 2003 “數(shù)據(jù)庫(kù)

24、向?qū)А眲?chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)為數(shù)據(jù)庫(kù)添加一個(gè)切換面板作為用戶界面。切換面板上的每一個(gè)條目都連接到切換面板的其他頁(yè)，或鏈接到某個(gè)動(dòng)作。切換面板不僅提供了一個(gè)友好的界面，還可以避免用戶進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)窗口特別是窗體或報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。通過(guò)切換面板管理器，用戶可以對(duì)向?qū)峁┑那袚Q面板進(jìn)行修改，也可以自己創(chuàng)建切換面板。數(shù)據(jù)庫(kù)的切換面板系統(tǒng)由分層排列的切換面板組成，排列從主切換面板開(kāi)始，一般擴(kuò)展到兩個(gè)或多個(gè)子頁(yè)面。每個(gè)頁(yè)面包括一組項(xiàng)目，項(xiàng)目組含有執(zhí)行特定操作的命令。絕大多數(shù)項(xiàng)目包括一個(gè)變量，該變量規(guī)定打開(kāi)哪個(gè)窗口、預(yù)覽哪個(gè)報(bào)表等。有關(guān)切換面板的說(shuō)明： 添加命令如上圖所示，Access 2003 提供了一些

25、命令類(lèi)型，具體說(shuō)明如下： 轉(zhuǎn)至“切換面板” 打開(kāi)另一個(gè)切換面板并關(guān)閉自身面板。參數(shù)為目標(biāo)面板名。 在“添加”模式下打開(kāi)窗體 打開(kāi)輸入用窗體，出現(xiàn)一個(gè)空記錄。參數(shù)為窗體名。 在“編輯”模式下打開(kāi)窗體 打開(kāi)查看和編輯數(shù)據(jù)用窗體。參數(shù)為窗體名。 打開(kāi)報(bào)表 打開(kāi)打印預(yù)覽中的報(bào)表。參數(shù)為報(bào)表名。 設(shè)計(jì)應(yīng)用程序 打開(kāi)切換面板管理器以對(duì)當(dāng)前面板進(jìn)行更改。參數(shù)無(wú)。 退出應(yīng)用程序 關(guān)閉當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)。參數(shù)無(wú)。 運(yùn)行宏 運(yùn)行宏。參數(shù)為宏名。 運(yùn)行代碼 運(yùn)行一個(gè)VB過(guò)程。參數(shù)為VB過(guò)程。 打開(kāi)另一個(gè)切換面板用戶可以在一個(gè)切換面板中打開(kāi)另一個(gè)切換面板。如果數(shù)據(jù)庫(kù)中沒(méi)有另一個(gè)切換面板，用戶可以創(chuàng)建一個(gè)。 修改切換面板如果用

26、戶想修改已經(jīng)創(chuàng)建好的切換面板，可選擇【工具】|【數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用工具】|【切換面板管理器】命令，進(jìn)行編輯。也可以在設(shè)計(jì)視圖狀態(tài)下打開(kāi)切換面板并修改之。 三、窗體中數(shù)據(jù)的操作 創(chuàng)建完窗體之后，可以對(duì)窗體中的數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步操作，如數(shù)據(jù)的查看、添加以及修改、刪除等。除此之外，還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查找、排序和篩選等。在窗體的操作中，有些操作不會(huì)更改窗體中的記錄，當(dāng)然也就不會(huì)更改創(chuàng)建窗體所依據(jù)的表或查詢中的數(shù)據(jù)。如：數(shù)據(jù)的查看、數(shù)據(jù)的排序和查找。而有些操作則會(huì)更改窗體中的數(shù)據(jù)，從而也會(huì)更改創(chuàng)建窗體所依據(jù)的表或查詢中的數(shù)據(jù)。如：記錄的添加、刪除和修改。 請(qǐng)看【窗體視圖】工具欄。其中的主要的特殊操作按鈕有：視圖、升/

27、降序、按選定內(nèi)容篩選、按窗體篩選、應(yīng)用篩選、新記錄、刪除記錄、屬性、數(shù)據(jù)庫(kù)窗口、新對(duì)象等。 按選定內(nèi)容篩選 在窗體中選定某個(gè)數(shù)據(jù)的部分或全部，單擊此按鈕，屏幕可顯示符合選定內(nèi)容的所有記錄。 按窗體篩選 彈出對(duì)話框，單擊任一字段名，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下三角按鈕，單擊之，在下拉列表中會(huì)顯示窗體中該字段對(duì)應(yīng)的所有值，供用戶選擇。 應(yīng)用篩選 在建立篩選后，單擊此按鈕，可以進(jìn)行篩選。再次單擊，返回。 新記錄 單擊此按鈕，系統(tǒng)將窗體中所有字段對(duì)應(yīng)值置空，當(dāng)前記錄號(hào)加1，可添加記錄。 刪除記錄 選擇要?jiǎng)h除的記錄后，單擊此按鈕，將刪除所選的記錄，且窗體自動(dòng)顯示下一條記錄。 篩選目標(biāo) 可以直接在【篩選目標(biāo)】文本框中輸入

28、數(shù)值進(jìn)行篩選。 高級(jí)篩選 如果希望進(jìn)行較復(fù)雜的篩選，則需要使用高級(jí)篩選方式。選擇【記錄】|【篩選】|【高級(jí)篩選/排序】命令，此時(shí)彈出【篩選】窗口。其操作類(lèi)似如建立一個(gè)查詢。 窗體的預(yù)覽和打印與報(bào)表的情況類(lèi)似，用戶可進(jìn)行窗體的預(yù)覽和打印。在打印窗體之前，最好使用打印預(yù)覽功能對(duì)窗體進(jìn)行預(yù)覽，然后打印，以上操作可通過(guò)單擊工具欄上的【打印預(yù)覽】、【打印】按鈕來(lái)完成。如果需要對(duì)頁(yè)面或打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置，可以選擇【文件】|【頁(yè)面設(shè)置】命令或【打印】命令進(jìn)行操作。Access教程 第六章 數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)例分析 數(shù)據(jù)庫(kù)總體分析和設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)庫(kù)的建立 數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的完善本章是對(duì)前面學(xué)習(xí)的回顧、聯(lián)系和鞏固，通過(guò)建立一個(gè)微型的學(xué)

29、生信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)例，來(lái)靈活運(yùn)用前面的知識(shí)。一、數(shù)據(jù)庫(kù)功能分析所建立的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)例主要有如下功能： 用戶能存儲(chǔ)學(xué)生個(gè)人情況的有關(guān)信息。 用戶能存儲(chǔ)學(xué)生學(xué)習(xí)情況的有關(guān)信息。 用戶能存儲(chǔ)學(xué)生老師情況的有關(guān)信息。 用戶能存儲(chǔ)學(xué)生住宿情況的有關(guān)信息。 用戶能存儲(chǔ)學(xué)生班級(jí)情況的有關(guān)信息。 用戶能對(duì)上述信息進(jìn)行錄入、修改、刪除等操作。 用戶能通過(guò)多種方式對(duì)上述信息進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)。 用戶能對(duì)查詢和統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行報(bào)表輸出。二、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)與表的建立1. 設(shè)計(jì)表根據(jù)上述功能要求，需收集如下信息： 學(xué)生表（Student）：學(xué)號(hào)、姓名、性別、籍貫、年齡、政治面貌、班名、宿舍號(hào) 課程（Class）：課程ID、課程名稱(chēng)

30、、任課老師ID、學(xué)分、學(xué)時(shí) 任課老師（Teacher）：任課老師ID、姓名、家庭住址、電話、郵箱 宿舍（Dormitory）：宿舍號(hào)、宿舍長(zhǎng)、電話、宿舍床位 班級(jí)（Team）：班名、系部、成員數(shù)、班主任、班長(zhǎng)、學(xué)習(xí)委員、生活委員 成績(jī)（Score）：成績(jī)ID、學(xué)號(hào)、課程ID、成績(jī)2. 建立數(shù)據(jù)表在設(shè)計(jì)表的過(guò)程中，關(guān)鍵是兩個(gè)問(wèn)題，一是要有哪些表，二是表有哪些字段，這是非常重要的起始步驟。這樣，實(shí)際上就建立了數(shù)據(jù)庫(kù)表的結(jié)構(gòu)。下面進(jìn)一步的是建立數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)。本例輸入一些示例數(shù)據(jù)。具體如下圖所示：3. 建立表間關(guān)系4. 練習(xí)篩選和查閱向?qū)Ь毩?xí)1：查看“班名”為“信科0101”的所有學(xué)生的記錄。練習(xí)2：

31、查看所有“政治面貌”不為空的所有學(xué)生記錄。練習(xí)3：對(duì)【課程】表的“任課老師ID”字段進(jìn)行類(lèi)型修改，使之能顯示為【任課老師】的名字。三、查詢?cè)O(shè)計(jì)查詢是數(shù)據(jù)庫(kù)中使用頻率最高的對(duì)象之一。前面介紹了Access 2003的各類(lèi)查詢，它們同樣可以用于我們已建立的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)。建立查詢的關(guān)鍵是設(shè)計(jì)場(chǎng)景，所謂場(chǎng)景設(shè)計(jì)就是模擬用戶的需要，提出查詢需求模式。下面首先回顧一下建立選擇查詢查詢的一般知識(shí)和一般步驟，然后設(shè)計(jì)一些場(chǎng)景，來(lái)建立相應(yīng)的查詢示例。1. 表達(dá)式表達(dá)式是由運(yùn)算符控制的一項(xiàng)或多項(xiàng)操作。在Access 2003中可以用表達(dá)式完成各種任務(wù)。在SQL語(yǔ)句、查詢和篩選器中，用表達(dá)式可以設(shè)置屬性，建立條件

32、，定義函數(shù)等。系統(tǒng)每次用到表達(dá)式時(shí)會(huì)自動(dòng)計(jì)算表達(dá)式的結(jié)果，如果表達(dá)式在窗體或報(bào)表中，在每次刷新窗體或報(bào)表時(shí)，Access 會(huì)重新計(jì)算表達(dá)式的結(jié)果。如果果把表達(dá)式用作查詢中的條件，系統(tǒng)每次執(zhí)行查詢時(shí)計(jì)算表達(dá)式的值。如果在表設(shè)計(jì)中把表達(dá)式用作有效性規(guī)則，系統(tǒng)在每次輸入字段值時(shí)執(zhí)行該計(jì)算。下面是幾個(gè)表達(dá)式的例子：=Customer First Name&” ”&Customer Last Name客戶姓和名連接=Total Amount-(Total Amount*Discount)<25打折后金額少于25Deceased=Yes已故Animal Type=”Cat”AndGe

33、nder=”M”雄性貓科動(dòng)物Date of Birth Between 1/91 And 12/9391年1月至93年12月出生的由上可見(jiàn)，表達(dá)式通常由運(yùn)算符、對(duì)象名、函數(shù)、字面值、常量等值構(gòu)成。而通過(guò)表達(dá)式輸入框可以創(chuàng)建表達(dá)式。2. 輸入字段條件 輸入單值字段條件單值條件的輸入只要簡(jiǎn)單地將一個(gè)表達(dá)式放到一個(gè)字段中。表達(dá)式可以是示例數(shù)據(jù)，也可以是函數(shù)。如輸入字符（文本或備注）條件、利用Like運(yùn)算符和通配符、指定非匹配值、輸入數(shù)值條件等。 在一個(gè)字段中輸入多個(gè)條件使用And、Or、Between.And.,可以為一個(gè)字段指定多個(gè)條件。另外，還有In運(yùn)算符和Null值查找。 在多個(gè)字段中輸入條件

34、通過(guò)查詢?cè)O(shè)計(jì)器中的多個(gè)字段的【條件】和【或】欄進(jìn)行設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)在多個(gè)字段中輸入條件。3. 創(chuàng)建總計(jì)查詢要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)總計(jì)查詢，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)選擇查詢，然后在查詢?cè)O(shè)計(jì)窗口激活“總計(jì)：”行。操作方法有二：【視圖】|【總計(jì)】、【工具欄】|總計(jì)按鈕。 對(duì)所有記錄進(jìn)行總計(jì) 對(duì)成組記錄進(jìn)行總計(jì)可以在查詢?cè)O(shè)計(jì)窗口指定某一字段為分組字段，系統(tǒng)將這個(gè)字段中的相同記錄分成同組，并對(duì)分組進(jìn)行總計(jì)計(jì)算。對(duì)單組進(jìn)行總計(jì)對(duì)多組進(jìn)行總計(jì) 為總計(jì)查詢指定條件4. 創(chuàng)建交叉表查詢四、報(bào)表設(shè)計(jì)1. 創(chuàng)建查詢報(bào)表報(bào)表可以看成是查看一個(gè)或多個(gè)表中數(shù)據(jù)記錄的方式，這個(gè)概念是所有報(bào)表的基礎(chǔ)。前面已介紹了單個(gè)表的報(bào)表輸出，而通過(guò)查詢報(bào)表可以

35、從多個(gè)表中收集用戶想要的數(shù)據(jù)。這時(shí)，創(chuàng)建報(bào)表必須選擇【查詢或表】并把字段顯示在報(bào)表上。除非希望在報(bào)表上看到單個(gè)表的所有記錄，否則就要把報(bào)表綁定到查詢上?？梢哉f(shuō)，如果希望在多個(gè)表中訪問(wèn)數(shù)據(jù)來(lái)產(chǎn)生報(bào)表，唯一的方法是將報(bào)表和查詢綁定在一起。 創(chuàng)建查詢 創(chuàng)建報(bào)表并與一個(gè)查詢綁定 設(shè)計(jì)查詢報(bào)表 美化查詢報(bào)表2. 創(chuàng)建選項(xiàng)組 如果一個(gè)字段的值是數(shù)字類(lèi)型，可以使用選項(xiàng)組控件來(lái)創(chuàng)建報(bào)表。而對(duì)于其它的控件，也同樣可以根據(jù)它們的特性來(lái)設(shè)計(jì)創(chuàng)建，從而生成多種多樣的報(bào)表。3. 創(chuàng)建多列報(bào)表Access 2003 還提供了一種稱(chēng)為“多列報(bào)表”的報(bào)表，這種報(bào)表能夠定義報(bào)表的各個(gè)部分，從而使用一個(gè)頁(yè)面上能打印出多列數(shù)據(jù)來(lái)。

36、它通過(guò)一個(gè)頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框來(lái)創(chuàng)建。五、窗體設(shè)計(jì)六、系統(tǒng)完善從前面的情況來(lái)看，似乎還不夠系統(tǒng)，這是為什么呢？因?yàn)閷?shí)際上，我們對(duì)本示例系統(tǒng)缺少功能模塊的設(shè)計(jì)，下面我們回頭來(lái)分析本系統(tǒng)將有一些什么樣的功能模塊，至于模塊的實(shí)現(xiàn)，有些可以馬上設(shè)計(jì)好，有些可能要等以后章節(jié)學(xué)習(xí)完以后，才能更好地完成。本系統(tǒng)的功能主模塊主要有以下幾個(gè)：學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)錄入模塊本模塊主要包括如下子模塊：學(xué)生信息錄入、老師信息錄入、課程錄入、成績(jī)錄入、班級(jí)錄入、宿舍錄入等。學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)修改、刪除、編輯模塊本模塊包括對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的修改、刪除和編輯等功能子模塊。學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)查詢模塊本模塊包括與學(xué)生信息相關(guān)的數(shù)據(jù)查詢子模

37、塊：學(xué)生情況查詢、老師情況查詢、班級(jí)情況查詢、課程查詢、成績(jī)查詢、宿舍查詢。學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)模塊本模塊包括如下子模塊：學(xué)生基本情況統(tǒng)計(jì)、學(xué)生成績(jī)情況統(tǒng)計(jì)。學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)打印模塊本模塊主要包括如下子模塊：學(xué)生基本情況打印、學(xué)生成績(jī)打印。數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)管理。包括數(shù)據(jù)庫(kù)整理、壓縮、備份、還原等，還是比較重要的。幫助信息與關(guān)于本系統(tǒng)?？商峁椭臋n。提供版本信息、版權(quán)信息、求助聯(lián)系方式等。為此，我們建立切換面板如下：Access教程 第七章 宏 宏的概念和功能 宏的建立和應(yīng)用宏是一個(gè)或多個(gè)操作的集合，其中每個(gè)操作執(zhí)行特定的功能。如果用戶頻繁地重復(fù)同一系列操作，就可以創(chuàng)建宏來(lái)執(zhí)行這些操作。宏由一些

38、操作和命令組成，這些操作和命令用來(lái)完成自動(dòng)化操作。用戶可以通過(guò)創(chuàng)建宏來(lái)自動(dòng)執(zhí)行某一項(xiàng)重復(fù)的或者復(fù)雜的任務(wù)。在創(chuàng)建宏時(shí)，就定義了一系列任務(wù)，只要啟用宏，Access就執(zhí)行了這些任務(wù)。一、宏的功能宏是一種功能強(qiáng)大的工具，可用來(lái)在Access 2003 中自動(dòng)執(zhí)行許多操作。通過(guò)宏的自動(dòng)執(zhí)行重復(fù)任務(wù)的功能，可以保證工作的一致性，還可以避免由于忘記某一操作步驟而引起的錯(cuò)誤。宏節(jié)省了執(zhí)行任務(wù)的時(shí)間，提高了工作效率。宏的具體功能如下： 顯示和隱藏工具欄。 打開(kāi)和關(guān)閉表、查詢、窗體和報(bào)表。 執(zhí)行報(bào)表的預(yù)覽和打印操作以及報(bào)表中數(shù)據(jù)的發(fā)送。 設(shè)置窗體或報(bào)表中控件的值。 設(shè)置Access工作區(qū)中任意窗口的大小，并執(zhí)

39、行窗口移動(dòng)、縮小、放大和保存等操作。 執(zhí)行查詢操作，以及數(shù)據(jù)的過(guò)濾、查找。 為數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置一系列的操作，簡(jiǎn)化工作。二、創(chuàng)建宏 單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的【宏】選項(xiàng)卡中的【新建】按鈕，即可打開(kāi)宏的定義窗口和宏的設(shè)計(jì)工具欄。1宏設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)知識(shí)【宏設(shè)計(jì)】工具欄：【宏名】 顯示宏定義窗口中的“宏名”列?！緱l件】 顯示宏定義窗口中的“條件”列?！静迦胄小?在宏定義表中設(shè)定的當(dāng)前行的前面增加一空白行。【刪除行】 刪除當(dāng)前行。【運(yùn)行】 運(yùn)行宏。【單步】 單步運(yùn)行宏?！旧善鳌?設(shè)置宏的操作參數(shù)。宏定義窗口如下：默認(rèn)情況下，宏定義窗口上面部分由兩列組成：操作和注釋列?！静僮鳌苛?在此列中輸入宏中所有操作，運(yùn)行時(shí)將按照輸入

40、順序執(zhí)行操作。【注釋】列 在此列中輸入對(duì)應(yīng)操作的備注說(shuō)明。【宏名】列 在此列中輸入宏的名稱(chēng)，在多個(gè)操作的宏組中這一列是必選的?！緱l件】列 在此列中輸入條件表達(dá)式，以決定運(yùn)行宏的條件?！静僮鲄?shù)列】 用以設(shè)定操作的相關(guān)參數(shù)。在操作列中，提供了50多種操作，用戶可以從這些操作中做選擇，創(chuàng)建自己的宏。而對(duì)于這些操作，用戶可以通過(guò)查看幫助，從中了解每個(gè)操作的含義和功能。 在宏中添加操作主要操作說(shuō)明： AddMenu 將菜單添加到窗體或報(bào)表的自定義菜單欄，菜單欄中每個(gè)菜單都需要一個(gè)獨(dú)立的AddMenu操作。此外，也可以為窗體、窗體控件或報(bào)表添加自定義快捷菜單，或?yàn)樗械拇翱谔砑尤植藛螜诨蛉挚旖莶藛巍?/p>

41、 ApplyFilter 對(duì)表、窗體或報(bào)表應(yīng)用篩選、查詢或SQL WHERE子句，以便對(duì)表的記錄、窗體、報(bào)表的基礎(chǔ)表或基礎(chǔ)查詢中的記錄進(jìn)行相應(yīng)的操作。對(duì)于報(bào)表，只能在其“打開(kāi)”事件屬性所指定的宏中使用該操作。 Beep 可以通過(guò)計(jì)算機(jī)的揚(yáng)聲器發(fā)出嘟嘟聲，一般用于警告聲。 CancelEvent 取消一個(gè)事件，該事件導(dǎo)致Access執(zhí)行包含宏的操作。 Close 關(guān)閉指定的Access窗口。如果沒(méi)有指定窗口，則關(guān)閉活動(dòng)窗口。 CopyObject 將指定的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象復(fù)制到另外一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫(kù)（.mdb）中。或以新的名稱(chēng)復(fù)制到同一數(shù)據(jù)庫(kù)或Access項(xiàng)目（.adp）中。 CopyDataba

42、seFile 為當(dāng)前的與Access項(xiàng)目連接的SQL Server 7.0或更高版本數(shù)據(jù)庫(kù)作副本。 DeleteObject 刪除指定的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象。 Echo 指定是否打開(kāi)回響。例如：可以使用該操作在宏運(yùn)行時(shí)隱藏或顯示運(yùn)行結(jié)果。 FindNext 查找下一個(gè)符合前一個(gè)FindRecord操作或【在字段中查找】對(duì)話框中指定條件的記錄。 FindRecord 查找符合FindRecord參數(shù)指定條件的數(shù)據(jù)的第一個(gè)實(shí)例。該數(shù)據(jù)可能在當(dāng)前的記錄中，在之前或之后的記錄中，也可以在第一個(gè)記錄中，還可以在活動(dòng)的數(shù)據(jù)表、查詢數(shù)據(jù)表、窗體數(shù)據(jù)表或窗體中查詢記錄。 設(shè)置操作參數(shù)選定操作后，在【操作參數(shù)】區(qū)域會(huì)出現(xiàn)

43、相應(yīng)的操作參數(shù)?？梢栽诟鞑僮鲄?shù)對(duì)應(yīng)的文本框中輸入數(shù)值，以設(shè)定操作參數(shù)的屬性。如上圖中。也可以使用表達(dá)式生成器生成的表達(dá)式設(shè)置操作參數(shù)。 創(chuàng)建宏組如果有多個(gè)宏，可將相關(guān)的宏設(shè)置成宏組，以便于用戶管理數(shù)據(jù)庫(kù)。使用宏組可以避免單獨(dú)管理這些宏的麻煩。在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中的宏名稱(chēng)列表中將顯示宏組名稱(chēng)。如果要指定宏組中的某個(gè)宏，應(yīng)使用如下結(jié)構(gòu)：【宏組名.宏名】。 宏中的條件操作有時(shí)用戶可能希望僅僅在某些條件成立的情況下才在宏中執(zhí)行某個(gè)或某些操作。宏中的條件可以達(dá)到這個(gè)目的。2創(chuàng)建AutoKeys宏Autokeys宏通過(guò)按下指定給宏的一個(gè)鍵或一個(gè)鍵序觸發(fā)。為AutoKeys宏設(shè)置的鍵擊順序稱(chēng)為宏的名字。例如：名

44、為F5的宏將在按下F5鍵時(shí)運(yùn)行。命名AutoKeys宏時(shí)，使用符號(hào)“”表達(dá)Ctrl鍵。下表列出了可用來(lái)運(yùn)行AutoKeys宏的組合鍵的類(lèi)型：語(yǔ)法 說(shuō)明 示例number Ctrl+任一數(shù)字 3F* 任一功能鍵 F5F* Ctrl+任一功能鍵 F5+F* Shift+任一功能鍵 F5創(chuàng)建AutoKeys宏時(shí)，必須定義宏將執(zhí)行的操作，如打開(kāi)一個(gè)對(duì)象，最大化一個(gè)窗口或顯示一條消息。另外還需要提供操作參數(shù)，宏在運(yùn)行時(shí)需要這種參數(shù)，如要打開(kāi)的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象、要最大化的窗口或要在對(duì)話框中顯示的消息的名稱(chēng)。下面舉例說(shuō)明： 新建宏，顯示宏名列，在宏名列中輸入宏名“1”，在操作列中選擇操作。 選擇操作OpenFor

45、m，設(shè)置相應(yīng)的參數(shù)。 用同樣的方法建立其它三個(gè)宏。 以AutoKeys為宏保存宏組。 這時(shí)只需按下Ctrl+1就會(huì)打開(kāi)【供應(yīng)商】窗體，Ctrl+2最大化該窗體，Ctrl+3最小化該窗體，Ctrl+4關(guān)閉該窗體。3創(chuàng)建條件宏條件宏是滿足一定條件后才運(yùn)行宏。利用條件宏可以顯示一些信息，如雇員輸入了訂單卻忘記了輸入雇員號(hào)，則可利用宏來(lái)提醒雇員輸入遺漏的信息。或者進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效性檢查。要?jiǎng)?chuàng)建條件宏，需要向【宏】窗口添加【條件】列，單擊【宏設(shè)計(jì)】工具欄上的【條件】按鈕，并輸入使條件起作用的宏的規(guī)則即可。如果設(shè)置的條件為真，宏就運(yùn)行。如果設(shè)置的條件為假，就轉(zhuǎn)到下一個(gè)操作。下面舉例說(shuō)明： 新建宏，顯示條件列

46、，輸入條件。選擇操作和參數(shù)。 以名MoreThan1000保存宏，并關(guān)閉之。 在設(shè)計(jì)窗口打開(kāi)“雇員銷(xiāo)售明細(xì)金額窗體”，并在金額控件的屬性中設(shè)置事件。 金額超過(guò)1000元時(shí)，將鼠標(biāo)進(jìn)入金額框再離開(kāi)時(shí)，有如下提示：4創(chuàng)建事件宏事件是在數(shù)據(jù)庫(kù)中執(zhí)行的操作，如單擊鼠標(biāo)、打開(kāi)窗體或打印報(bào)表?？梢詣?chuàng)建只要某一事件發(fā)生就運(yùn)行宏。例如在使用窗體時(shí)，可能需要在窗體中反復(fù)地查找記錄，打印記錄，然后前進(jìn)到下一條記錄?？梢詣?chuàng)建一個(gè)宏來(lái)自動(dòng)地執(zhí)行這些操作。Access 2003 可識(shí)別大量的事件，但可用的事件并非一成不變，這取決于事件將要觸發(fā)的對(duì)象類(lèi)型。下表給出了幾個(gè)常用的可指定給宏的事件。事件 說(shuō)明OnOpen 當(dāng)一

47、個(gè)對(duì)象被打開(kāi)且第1條記錄顯示之前執(zhí)行OnCurrent 當(dāng)對(duì)象的當(dāng)前記錄被選中時(shí)執(zhí)行OnClick 當(dāng)用戶單擊一個(gè)具體的對(duì)象時(shí)執(zhí)行OnClose 當(dāng)對(duì)象被關(guān)閉并從屏幕上清除時(shí)執(zhí)行OnDblClick 當(dāng)用戶雙擊一個(gè)具體對(duì)象時(shí)執(zhí)行OnActivable 當(dāng)一個(gè)對(duì)象被激活時(shí)執(zhí)行OnDeactivate 當(dāng)一個(gè)對(duì)象不再活動(dòng)時(shí)執(zhí)行BeforeUpdate 在用更改后的數(shù)據(jù)更新記錄之前執(zhí)行AfterUpdate 在用更改后的數(shù)據(jù)更新記錄之后執(zhí)行下面舉例說(shuō)明事件宏的創(chuàng)建。三、運(yùn)行宏創(chuàng)建完一個(gè)宏后，就可以運(yùn)行宏執(zhí)行各個(gè)操作。當(dāng)運(yùn)行宏時(shí)，Access2003 會(huì)運(yùn)行宏中的所有操作，直到宏結(jié)束?？梢灾苯舆\(yùn)行宏，

48、或者從其宏或事件過(guò)程中運(yùn)行宏，也可以作為窗體、報(bào)表或控件中出現(xiàn)的事件響應(yīng)運(yùn)行宏。也可以創(chuàng)建自定義菜單命令或工具欄按鈕來(lái)運(yùn)行宏，將某個(gè)宏設(shè)定為組合鍵，或者在打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)自動(dòng)運(yùn)行宏。1直接運(yùn)行宏如果希望直接運(yùn)行宏，通過(guò)雙擊宏名、通過(guò)【工具】【宏】|【運(yùn)行宏】、通過(guò)單擊工具欄上的【執(zhí)行】按鈕等操作，可以直接運(yùn)行宏。2在宏組中運(yùn)行宏要把宏作為窗體或報(bào)表中的事件屬性設(shè)置，或作為RunMacro（運(yùn)行宏）操作中的Macro Name（宏名）說(shuō)明，可以用如下格式指定宏：宏組名.宏名3從其他宏或VB程序中運(yùn)行宏如果要從其他的宏或VB過(guò)程中運(yùn)行宏，請(qǐng)將RunMacro操作添加到相應(yīng)的宏或過(guò)程中。如果要將RunM

49、acro操作添加到宏中，在宏的設(shè)計(jì)視圖中，請(qǐng)?jiān)诳瞻撞僮餍羞x擇RunMacro選項(xiàng)，并且將MacroName參數(shù)設(shè)置為相應(yīng)的宏名即可。如果要將RunMacro操作添加到VB過(guò)程中，請(qǐng)?jiān)谶^(guò)程中添加DoCmd對(duì)象的RunMacro方法，然后指定要運(yùn)行的宏名即可。如語(yǔ)句：DoCmd.RunMacro “My Macro”。下面看一下RunMacro操作。在下列三種情況下使用這個(gè)操作： 從另一個(gè)宏運(yùn)行宏。 執(zhí)行基于某個(gè)條件的宏。 將宏附加到一個(gè)自定義的菜單命令上。RunMacro操作的參數(shù)如下：操作參數(shù) 描述宏名 執(zhí)行的宏的名稱(chēng)重復(fù)次數(shù) 宏執(zhí)行的最大次數(shù)?？瞻诪橐淮沃貜?fù)表達(dá)式 表達(dá)式結(jié)果為T(mén)rue(-1)或False(0)。如果為假，則宏停止運(yùn)行。如果用戶在【宏名】參數(shù)中設(shè)置宏組名，則會(huì)運(yùn)行組中第一個(gè)宏。4從控件中運(yùn)行宏如果希望從窗體、報(bào)表或控件中運(yùn)行宏，只需單擊設(shè)計(jì)視圖中的相應(yīng)控件，在相應(yīng)的屬性對(duì)話框中選擇【事件】選項(xiàng)卡的對(duì)應(yīng)事件，然后在下拉列表框中選擇當(dāng)前數(shù)據(jù)庫(kù)中的相應(yīng)宏。這樣在事件發(fā)生時(shí)，就會(huì)自動(dòng)執(zhí)行所設(shè)定的宏。例如建立一個(gè)宏，執(zhí)行操作“Quit”，將某一窗體中的命令按鈕的單擊事件設(shè)置為執(zhí)行這個(gè)宏，則當(dāng)在窗體中點(diǎn)擊按鈕時(shí)，將退出Access。5在菜單或工具欄中運(yùn)行宏可以將宏添加到菜單或工具欄中，從而在菜單或工具欄中運(yùn)行宏。首先選擇【視圖】|