標準化和規(guī)范性文件

1、標準化和規(guī)范性文件一 標準化標準化是為了在一定范圍內(nèi)獲得最佳秩序，對現(xiàn)實問題或潛在問題制定共同使用和重復(fù)使用的條款的活動。（GB/T 20000.12002）該定義的含義如下：（1） 標準化是一項制定條款的活動條款是這個概念的關(guān)鍵詞，它是“規(guī)范性文件內(nèi)容的表達方式，一般采用陳述、指示、推薦或要求等形式” ?？梢姡蓷l款組成了規(guī)范性文件。將一組相關(guān)的條款集中起來就構(gòu)成了規(guī)范性文件的實質(zhì)內(nèi)容。標準化過程是由三個關(guān)聯(lián)的環(huán)節(jié)組成，即制定、發(fā)布和實施標準。標準化三個環(huán)節(jié)的過程已作為標準化工作的任務(wù)列入中華人民共和國標準化法的條文中。標準化法第三條規(guī)定：“標準化工作的任務(wù)是制定標準、組織實施標準和對標準的

2、實施進行監(jiān)督?！边@是對標準化定義內(nèi)涵的全面清晰的概括。（2） 條款的特點是共同使用和重復(fù)使用的，條款的對象是研究現(xiàn)實的問題或潛在的問題標準化活動過程在深度上是一個永無止境的循環(huán)上升過程，即制定標準，實施標準，并在實施中隨著科學(xué)技術(shù)進步和生產(chǎn)經(jīng)驗的總結(jié)對原標準適時進行總結(jié)、修訂，再實施。每循環(huán)一周，標準就上升到一個新的水平，充實新的內(nèi)容，產(chǎn)生新的效果。這個活動過程是一個不斷擴展的過程。如過去只制定產(chǎn)品標準、技術(shù)標準，現(xiàn)在擴展到制定管理標準、工作標準；過去標準化工作主要在工農(nóng)生產(chǎn)領(lǐng)域，現(xiàn)在已擴展到安全、衛(wèi)生、環(huán)境保護、交通運輸、行政管理、信息服務(wù)等領(lǐng)域，且正隨著社會科學(xué)技術(shù)進步而不斷地擴展和深化。

3、（3） 標準化的目的是“為了在一定范圍獲得最佳秩序”最佳秩序可以體現(xiàn)多方面，如在各項管理工作中，按照ISO/IEC9000族標準建立質(zhì)量管理體系，可持續(xù)改進產(chǎn)品質(zhì)量，增強顧客滿意，保護消費者和社會公共利益；同時可以消除貿(mào)易壁壘，擴大國際貿(mào)易和交流等。定義中“最佳”是從整個國家和整個社會利益來衡量的，而不是從一個部門、一個地區(qū)、一個組織來考慮。尤其是環(huán)境保護標準化和職業(yè)健康安全標準化主要是從國計民生的長遠利益來考慮的。在開展標準化工作過程中可能會遇到貫徹一項具體標準對整個國家產(chǎn)生很大的經(jīng)濟效益或社會效益，而對某一個具體企業(yè)在一段時間內(nèi)可能會受到一定的經(jīng)濟損失。但為了整個國家和社會的長遠經(jīng)濟效益和

4、社會效益，我們應(yīng)該充分理解和正確對待“最佳”的要求。（二） 規(guī)范性文件規(guī)范性文件，是為各種活動或其結(jié)果提供規(guī)則、導(dǎo)則或規(guī)定特性的文件。（GB/T20000.12002）就標準而言，定義中的“各種活動或其結(jié)果”就是“產(chǎn)品、過程和服務(wù)” ；“文件”指載有信息的各種媒體。規(guī)范性文件是標準技術(shù)規(guī)范、規(guī)程和法規(guī)等文件的總稱。但這些規(guī)范性文件都有各自的特點。1 標準標準是規(guī)范性文件之一。其定義是：為了在一定的范圍內(nèi)獲得最佳秩序，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公認機構(gòu)批準，共同使用的和重復(fù)使用的一種規(guī)范性文件（GB/T20000.1推薦精選2002）。換一句話來說，標準就是為在一定范圍獲得最佳程序，為各種活動或其結(jié)果提

5、供共同使用和重復(fù)使用，經(jīng)協(xié)商一致制定并由公正機構(gòu)批準。只有符合這兩點才稱為標準。ISO和IEC將標準基本上分兩部分：可公開獲得的標準，指國際標準、國家標準和地方標準；其他標準，指企業(yè)標準、公司標準。該定義包含以下幾個方面的含義：（1）標準的本質(zhì)屬性是一種統(tǒng)一規(guī)定這種統(tǒng)一規(guī)定是作為各方共同遵守的準則和依據(jù)。依據(jù)中華人民共和國標準化法規(guī)定，我國標準分為強制性標準和推薦性標準兩類。強制性標準必須嚴格執(zhí)行，做到全國統(tǒng)一；推薦性標準國家鼓勵企業(yè)自愿采用，但推薦性標準如經(jīng)協(xié)商，并定入經(jīng)濟合同或向用戶作出明示擔(dān)保，有關(guān)各方原則上必須執(zhí)行，做到統(tǒng)一。（2） 標準制定的對象是重復(fù)性事物和概念這里講的“重復(fù)性”指

6、的是同一事物或概念反復(fù)多次出現(xiàn)的性質(zhì)。例如，批量生產(chǎn)的產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中的重復(fù)投入、重復(fù)加工、重復(fù)檢驗等；同一類技術(shù)管理活動中反復(fù)出現(xiàn)同一概念的術(shù)語、符號、代號等，并被反復(fù)利用等等。只有當(dāng)事物或概念具有重復(fù)出現(xiàn)的特征并處于相對穩(wěn)定時才有制定標準的必要，使標準作為今后實踐的依據(jù)，以最大限度地減少不必要的重復(fù)勞動，擴大“標準”重復(fù)利用范圍。（3） 標準產(chǎn)生的客觀基礎(chǔ)是科學(xué)、技術(shù)和實踐經(jīng)驗的綜合成果這就是說，標準既是科學(xué)技術(shù)成果，又是實踐經(jīng)驗的總結(jié)，并且這些成果和經(jīng)驗都是經(jīng)過分析、比較，在綜合經(jīng)驗基礎(chǔ)上，加之規(guī)范化，只有這樣制定出來的標準才能具有科學(xué)性。（4） 制定標準的過程要發(fā)展民生“經(jīng)協(xié)商一致”

7、，就是制定標準要發(fā)揚技術(shù)民生，與有關(guān)方面協(xié)商一致，做到“三稿定標” ，即征求意見稿送稿報批稿。如制定產(chǎn)品標準不僅要有生產(chǎn)部門參加，還應(yīng)當(dāng)有用戶、科研、檢驗等部門參加共同討論研究，“協(xié)商一致” ，這樣制定出來的標準具有權(quán)威性、科學(xué)性和適用性。（5） 標準文件有其特定格式和制定頒發(fā)的程序標準的編寫、印刷、幅面格式和編號，發(fā)布的統(tǒng)一，既可保證標準的質(zhì)量，又便于資料管理，體現(xiàn)了標準文件的嚴肅性。所以，標準必須經(jīng)公認機構(gòu)批準，以特定形式發(fā)布。標準從制定到標準發(fā)布的一整套工作程序和審批制度，是使標準本身具有法規(guī)特征的表現(xiàn)。2 技術(shù)規(guī)范技術(shù)規(guī)范是規(guī)定產(chǎn)品、過程或服務(wù)應(yīng)滿足的技術(shù)要求的文件。（GB/T 200

8、00.12002）技術(shù)規(guī)范與其他規(guī)范性文件的主要區(qū)別是從文件的內(nèi)容來判斷。技術(shù)規(guī)范主要是對標準化的對象提出技術(shù)要求，也就是用于規(guī)定標準化對象的能力。當(dāng)經(jīng)協(xié)商一致并由公認機構(gòu)批準時，它可以是標準或標準的一部分；否則它就和標準無關(guān)。這里的技術(shù)規(guī)范其原文是小寫字母開頭的，泛指技術(shù)標準。在ISO文件中還有一種大寫字母開頭的技術(shù)規(guī)范是專指由ISO用ISO/TS為代號發(fā)布的技術(shù)規(guī)范，應(yīng)注意區(qū)分。推薦精選3 規(guī)程規(guī)程是為設(shè)備、構(gòu)件或產(chǎn)品的設(shè)計、制造、安裝、維護或使用而推薦慣例或程序的文件。（GB/T20000.12002）規(guī)程與其他規(guī)范性文件的主要區(qū)別是從文件的內(nèi)容來判斷。規(guī)程主要是用于對標準的實施者的行為

9、或行動步驟推薦慣例或程序。當(dāng)經(jīng)協(xié)商一致并由公認機構(gòu)批準時，它可以是標準或標準的一部分；否則它就和標準無關(guān)。4 法規(guī)法規(guī)是由權(quán)力機構(gòu)通過的有約束力的法律文件。（GB/T20000.12002）法規(guī)與其他規(guī)范性文件的主要區(qū)別在于批準和發(fā)布的機構(gòu)不同。法規(guī)是由權(quán)力機構(gòu)批準和發(fā)布的。5 技術(shù)法規(guī)技術(shù)法規(guī)是規(guī)定技術(shù)要求的法規(guī)，它或者直接規(guī)定技術(shù)要求，或者通過引用標準、技術(shù)規(guī)范或規(guī)程來規(guī)定技術(shù)要求，或者將標準、技術(shù)規(guī)范或規(guī)程的內(nèi)容納入法規(guī)中。（GB/T20000.12002）技術(shù)法規(guī)與其他規(guī)范性文件的主要區(qū)別在于包含了技術(shù)內(nèi)容，并經(jīng)過權(quán)力機構(gòu)的批準或發(fā)布。技術(shù)法規(guī)和標準的區(qū)別在于遵從的程度不同。標準的遵守

10、是自愿的，而技術(shù)法規(guī)的遵守是強制性的。它們對國際貿(mào)易存在不同的影響。不符合技術(shù)法規(guī)要求的進口產(chǎn)品，不允許在市場上銷售。而那些不符合標準的進口產(chǎn)品可以在市場上銷售。但是如果消費者喜愛與當(dāng)?shù)貥藴氏嘁恢碌漠a(chǎn)品，比如說紡織品和服裝的質(zhì)量及顏色，那么那些與當(dāng)?shù)禺a(chǎn)品標準不一致的進口產(chǎn)品的市場份額將會受到影響。公司檔案管理制度一、總則1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特推薦精選制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔

11、案。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報

12、表及簡報。 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文

13、件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。推薦精選6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、五、檔案管理人員職責(zé)1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫借閱單，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處只有一個孤獨的影子，她，倚在欄桿上；她有眼，才從青春之夢里醒過來的眼還帶著