協(xié)同辦公系統(tǒng)介紹

1、協(xié)同辦公系統(tǒng)學(xué)校日常公務(wù)日益繁重。公文處理、信息共享、交流，以及交辦工作督辦、單位信息上 報(bào)等方面，容易存在工作流程不規(guī)范、信息交互不暢順、工作提醒不及時(shí)等情況。協(xié)同辦公系統(tǒng)集公文管理、會(huì)議管理、事務(wù)管理、個(gè)人桌面和公共服務(wù)等應(yīng)用為一體。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，幫助學(xué)校完成日常辦公從傳統(tǒng)手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)整個(gè)組織的協(xié)同辦公。具體功能需求如下：1、系統(tǒng)管理1）用戶(hù)與權(quán)限管理：通過(guò)部門(mén)、崗位、用戶(hù)組相結(jié)合的方式進(jìn)行用戶(hù)權(quán)限管理。管理員只需要對(duì)部門(mén)、崗位和權(quán)限組進(jìn)行統(tǒng)一配置，并對(duì)少量用戶(hù)進(jìn)行特殊化處理，就可以完成權(quán)限配置過(guò)程，最大化減輕信息維護(hù)人員工作理。2）行政辦公

2、設(shè)置：包括首頁(yè)欄目管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、初始化參數(shù)設(shè)置、操作日志管 理和功能模塊管理等內(nèi)容。3 ）表單管理：以“所見(jiàn)即所得”的方式配置各項(xiàng)業(yè)務(wù)所涉及的表單。配置流程為：建 立表單-定義數(shù)據(jù)字典-配置表單中包含的字段-配置表單布局。管理員可以方便的對(duì)表單布 局進(jìn)行設(shè)置，包括繪制表格、插入字段、圖片、動(dòng)畫(huà)等內(nèi)容。豐富表單的展現(xiàn)形式，符合業(yè) 務(wù)實(shí)際需求4）工作流管理：采取文字和圖形配置相結(jié)合的方式，通過(guò)“流程定義-節(jié)點(diǎn)設(shè)置-流向設(shè)置-條件設(shè)置-展現(xiàn)設(shè)計(jì)”，完成各業(yè)務(wù)處理流程的配置與管理。明確業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，各環(huán) 節(jié)下工作人員完成的任務(wù)、可查閱和可編輯的信息，以及在不同環(huán)境和條件下，業(yè)務(wù)流向的 條件化設(shè)置

3、。5 ）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)置：包括短信統(tǒng)計(jì)、編號(hào)設(shè)置、模板設(shè)置、系統(tǒng)業(yè)務(wù)配置等參數(shù)管理。2、公文管理1）發(fā)文管理：對(duì)公文的起草、流傳、監(jiān)控、辦理進(jìn)行管理。包括發(fā)文擬稿、查詢(xún)、匯 總、歸檔、發(fā)文維護(hù)、發(fā)文編號(hào)、文件發(fā)送。系統(tǒng)提供發(fā)文模板，可對(duì)文檔改稿等各項(xiàng)權(quán)限 進(jìn)行控制。系統(tǒng)根據(jù)文號(hào)、業(yè)務(wù)流程等信息提供合適的套紅模板，生成正式文件。正式公文的改稿痕跡全部消除。保留草稿和正式文稿兩份。正式公文下發(fā)時(shí)，能設(shè)置下載權(quán)限、打印份數(shù)。2）收文管理：對(duì)接收公文的登記、流轉(zhuǎn)、監(jiān)控、辦理進(jìn)行管理。包括收文登記、收文編號(hào)、收文查詢(xún)、收文歸檔、收文信息編輯、收文激活等功能。流程根據(jù)實(shí)際情況有跳轉(zhuǎn)和 回退功能；辦理過(guò)程中有督

4、辦和催辦功能，并可更改受理人；授權(quán)人員可實(shí)時(shí)查看每一步流程環(huán)節(jié)下的辦理意見(jiàn)。3 ）報(bào)告管理：報(bào)告管理用于網(wǎng)上起草校內(nèi)簽呈、請(qǐng)示、報(bào)告，實(shí)現(xiàn)審批、會(huì)簽、審核、 簽發(fā)、歸檔、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)等功能4）文件傳閱：方便系統(tǒng)用戶(hù)之間靈活、便捷的進(jìn)行文件交流。對(duì)用戶(hù)文件傳閱的范圍 進(jìn)行控制。在充許接收范圍內(nèi)的文件發(fā)送，不需要經(jīng)過(guò)審批環(huán)節(jié)5）流程監(jiān)控：提供個(gè)人權(quán)限范圍內(nèi)所有業(yè)務(wù)內(nèi)容集中式的流程監(jiān)控，方便工作人員全面掌握與跟進(jìn)。3、會(huì)議管理涉及會(huì)議申請(qǐng)與審核、會(huì)議室管理和會(huì)議通知發(fā)布等三部分工作內(nèi)容的相互聯(lián)動(dòng)。相關(guān)會(huì)議安排信息同時(shí)進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的會(huì)議日程或個(gè)人日程中，保障會(huì)議工作的有序進(jìn) 行。為方便用戶(hù)可以全面掌

5、握個(gè)人及部門(mén)會(huì)議安排情況，系統(tǒng)提供日歷和列表等方式展示會(huì)議安排日程。4、事務(wù)管理1 ）通知公告：對(duì)日常通知與公告的起草、發(fā)布、審核和瀏覽進(jìn)行有效管理。可按照預(yù) 定流程進(jìn)行通知公告的發(fā)布審核；也可以由指定人員直接起草并發(fā)布相關(guān)通知公告。2 ）領(lǐng)導(dǎo)日程：提供領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排從記錄、送領(lǐng)導(dǎo)審批、定稿、發(fā)布過(guò)程的電子化管理。 實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的匯總、審批、安排、分發(fā)功能。具有提示、跟蹤、反饋并形成日志等功能3 ）車(chē)輛管理：車(chē)輛基本信息管理，包括車(chē)輛名稱(chēng)、型號(hào)、車(chē)牌號(hào)、車(chē)架號(hào)、購(gòu)車(chē)時(shí)間、司機(jī)等內(nèi)容。對(duì)不同級(jí)別、部門(mén)人員的用車(chē)申請(qǐng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)和審批。對(duì)全校和本部門(mén)指定時(shí)間區(qū)段內(nèi)用車(chē)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。包括用車(chē)時(shí)間、事由、性

6、質(zhì)、車(chē)型和行程等。4 ）網(wǎng)上信訪方便學(xué)校、教職工以實(shí)名或匿名的方式通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)向?qū)W校提交相關(guān)投訴、意見(jiàn)和建議。經(jīng)過(guò)相關(guān)辦公室的處理， 及時(shí)將回復(fù)結(jié)果反饋給信訪信息提交人。非公開(kāi)的信訪件，提交人通過(guò)提交時(shí)反饋的受理編號(hào)和提取碼查閱信訪辦理具體內(nèi)容，并對(duì)辦理結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)5 ）值班管理發(fā)布值班安排。提供在指定時(shí)間區(qū)段內(nèi)自動(dòng)排班、值班調(diào)換、統(tǒng)計(jì)查詢(xún)等功能，并能即時(shí)短信通知到個(gè)人。系統(tǒng)支持“自動(dòng)排班”。工作人員選擇具體值班計(jì)劃，并對(duì)該計(jì)劃進(jìn)行排班規(guī)則的設(shè)定，包括時(shí)間區(qū)間、安排星期、各角色人員數(shù)量等，系統(tǒng)自動(dòng)完成值班計(jì)劃排布。6 ）調(diào)查研究通過(guò)網(wǎng)絡(luò)投票和在線問(wèn)答等方式，發(fā)起針對(duì)某主題的調(diào)查研究工作。系統(tǒng)提供

7、調(diào)查題庫(kù)的有序管理，以及投票或答題結(jié)果的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)，并在線生成報(bào)表進(jìn)行導(dǎo)出。7）請(qǐng)假管理完成請(qǐng)假的申請(qǐng)、審核、 銷(xiāo)假與統(tǒng)計(jì)等相關(guān)業(yè)務(wù)功能。系統(tǒng)按本周、本月和本年對(duì)全?；蛑付ú块T(mén)人員的請(qǐng)假情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成相關(guān)報(bào)表。8）印章管理對(duì)單位使用印章進(jìn)行申請(qǐng)、審批、登記，實(shí)行規(guī)范化的管理。9）督查督辦重點(diǎn)完成指定事項(xiàng)的督查督辦工作，有著較為明確的辦結(jié)期限。10 ）接待管理管理校內(nèi)外接待事務(wù)，。對(duì)于接待管理中的接待方案，可以用附件的形式保存在接待單 中。11 ）工作安排適用于部門(mén)內(nèi)部或上下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間的工作下達(dá)與承接。一項(xiàng)工作會(huì)由多項(xiàng)具體任務(wù)組成。系統(tǒng)提供任務(wù)承接人工作分配設(shè)置，將具體事務(wù)落實(shí)到具體工作人員身

8、上。發(fā)起人也可以根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)任務(wù)分配信息進(jìn)行調(diào)整。實(shí)時(shí)查閱各項(xiàng)任務(wù)的承接情況。5、個(gè)人辦公1 ）待辦事宜：集中展示當(dāng)前用戶(hù)各項(xiàng)待辦事宜。點(diǎn)擊進(jìn)入對(duì)應(yīng)功能模塊完成相關(guān)事務(wù) 的具體辦理。2）已辦事宜：集中展示當(dāng)前用戶(hù)已經(jīng)完成辦理的相關(guān)事宜信息。方便對(duì)個(gè)人工作的全面掌握。3）工作委托：將相關(guān)工作委托給第三方人員。設(shè)定時(shí)間范圍內(nèi)，所有需要當(dāng)前用戶(hù)處理的文件、事務(wù)，將轉(zhuǎn)發(fā)至受托用戶(hù)進(jìn)行全權(quán)辦理。4 ）工作日志：提供簡(jiǎn)要的個(gè)人工作日志的記錄，完成個(gè)人工作事務(wù)的實(shí)時(shí)記錄。并可 設(shè)置日志的查閱權(quán)限范圍。5 ）通訊錄：按個(gè)人通訊錄、公用通訊錄、部門(mén)通訊錄和其他人員通訊錄等分類(lèi)展現(xiàn)相 關(guān)人員的聯(lián)系信息。6）電子郵件：可對(duì)內(nèi)對(duì)外使用的郵件系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)可用中文名收發(fā)郵件，支持基本的 POP3、SMTP、WEB訪問(wèn)。實(shí)現(xiàn)各類(lèi)重要事件郵件提醒。7）個(gè)人日程：日歷樣式的工作界面，可以設(shè)置系統(tǒng)在指定時(shí)間以短信方式進(jìn)行工作提 醒。8）個(gè)人名片：維護(hù)和管理個(gè)人信息，并可設(shè)定指定信息是否對(duì)外公開(kāi)。6、公共服務(wù)1 ）規(guī)章制度：記錄和上傳各項(xiàng)規(guī)章制度信息。2 ）大事記：記錄校內(nèi)發(fā)生的各項(xiàng)大事。3）院務(wù)公開(kāi)：按照院內(nèi)公開(kāi)、院外公開(kāi)、社會(huì)公開(kāi)和全院公開(kāi)等多種范圍類(lèi)別發(fā)布院 務(wù)信息。4）學(xué)院動(dòng)態(tài)：按照班級(jí)文章、部門(mén)文章、校內(nèi)文章、校外文章等多種類(lèi)別發(fā)布學(xué)院動(dòng)