TOC理論在咨詢項(xiàng)目進(jìn)度管理中的運(yùn)用

1、toc理論在咨詢項(xiàng)目進(jìn)度管理中的運(yùn)用2009-5-11 10:41:04【作者】chance.chen在*詢項(xiàng)n中常常會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)彖：售前確定的項(xiàng)冃時(shí)間，總是覺得不夠；即便是追加了項(xiàng)冃成員，但是項(xiàng)冃的推進(jìn)速度似 乎并沒有加快，甚至更慢了；為了在規(guī)定的項(xiàng)口吋間內(nèi)結(jié)項(xiàng)，往往會(huì)加班加點(diǎn)的干活，有時(shí) 候甚至?xí)越档徒桓段镔|(zhì)量為代價(jià)，盡早結(jié)束項(xiàng)目總而言之，咨詢項(xiàng)日進(jìn)度的管理是每個(gè)項(xiàng)日經(jīng)理都需要面對(duì)的問題。好的項(xiàng)目經(jīng)理可以 通過自己的經(jīng)驗(yàn)對(duì)項(xiàng)冃進(jìn)度進(jìn)行很好的控制，差的項(xiàng)冃經(jīng)理則會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)n的進(jìn)度總是非常難 以掌握的。如何管理斤詢項(xiàng)冃的進(jìn)度，除了經(jīng)驗(yàn)z外是否述有更加科學(xué)的管理辦法在經(jīng)歷和學(xué)習(xí)了一些項(xiàng)目的基礎(chǔ)

2、上，結(jié)合我對(duì)toc理論的了解，就如何竹理咨詢項(xiàng)冃 進(jìn)度，提出些我白己的思考。對(duì)于咨詢項(xiàng)目（以下簡稱項(xiàng)冃）來說，最終的口的是什么？是結(jié)項(xiàng)，回款。拋開回款這 一最終的程序性步驟，我們可以認(rèn)為：結(jié)項(xiàng)是咨詢項(xiàng)目的最終目的。而結(jié)項(xiàng)的標(biāo)志是什么？ 是咨詢項(xiàng)冃的最終交付物，這一點(diǎn)是毫無疑問的。而項(xiàng)冃時(shí)間的安排一般也是以交付物的確 認(rèn)作為各個(gè)階段的節(jié)點(diǎn)。我們可以這樣認(rèn)為，對(duì)于咨詢項(xiàng)目來說，交付物的完成與否，將總接影響到整個(gè)項(xiàng)目的 進(jìn)度。而咨詢項(xiàng)目的交付物是由項(xiàng)目組小的咨詢顧問來完成，進(jìn)而可以得出這樣的推論：咨 詢顧問完成交付物的時(shí)間，是影響項(xiàng)冃進(jìn)度的重要因素。何時(shí)拋開其他的影響因素，我們可以得出這樣的結(jié)論，如

3、果能夠保證咨詢顧問在規(guī)定的 時(shí)間里完成交付物，則能夠在一定程度上保證項(xiàng)目完成的進(jìn)度。這里，我要提出笫一個(gè)概念關(guān)鍵交付物，指的是在項(xiàng)冃中，對(duì)于項(xiàng)冃進(jìn)度起到確定 性因素的項(xiàng)目交付物。就咨詢項(xiàng)目而言，各個(gè)階段的交付物很可能不是唯一的，大多數(shù)項(xiàng)目中一個(gè)階段可能要 提交2到3個(gè)，其至更多的交付物。而這些交付物z間必然存在著聯(lián)系，牽一發(fā)而動(dòng)全局, 認(rèn)真追溯的話必然會(huì)冇一個(gè)關(guān)鍵交付物，這個(gè)交付物的完成將直接影響到項(xiàng)忖后續(xù)的進(jìn)行。 例如，某項(xiàng)fi中一階段需耍交付的交付物有：部門設(shè)置、部門職能、部門職能調(diào)整情況說明。 在這三個(gè)交付物中很明顯笫一個(gè)交付物“部門設(shè)置"的內(nèi)容會(huì)直接影響到后兩個(gè)交付物的完 成

4、情況。這個(gè)時(shí)候，第一個(gè)交付物“部門設(shè)置”就是這一階段的關(guān)鍵交付物。這里必須要指出的是，關(guān)鍵交付物有兩點(diǎn)特性：1、在項(xiàng)目中關(guān)鍵交付物并不是唯一的, 有可能存在某個(gè)項(xiàng)目交付物a、b、c、d四個(gè)交付物，其中a、b兩個(gè)交付物之間有非常 密切的聯(lián)系，這兩者乂同時(shí)決定c、d這兩個(gè)交付物的完成情況，這時(shí)可以判定交付物a、 b同為關(guān)鍵交付物。2、整個(gè)項(xiàng)目中關(guān)鍵交付物可能是不斷變動(dòng)的。隨著項(xiàng)目的不斷進(jìn)展， 每個(gè)階段的交付物必然是不一樣的，每個(gè)階段町能都冇關(guān)鍵交付物，所以，關(guān)鍵交付物是隨 著項(xiàng)目的進(jìn)展而在不斷更新的。在關(guān)鍵交付物這一概念確定之后，伴隨而來的是另一個(gè)概念關(guān)鍵人員（或叫關(guān)鍵顧 問），即關(guān)鍵交付物的完成

5、人員，該人員的工作效率將肯接決定關(guān)鍵交付物的完成悄況。關(guān)鍵交付物與關(guān)鍵人員這兩個(gè)因索共同決定了咨詢項(xiàng)目的完成情況，可以這樣認(rèn)為，咨 詢項(xiàng)目的瓶頸，不出意外的話，必然由這兩個(gè)因素產(chǎn)生。瓶頸可能有如下幾種情況：1、關(guān)鍵交付物瓶頸。因?yàn)殛P(guān)鍵交付物的內(nèi)容在與客戶溝通屮不斷變更或無法確定，引 起項(xiàng)冃的推進(jìn)因難、返工次數(shù)多，造成項(xiàng)冃延遲；2、關(guān)鍵人員瓶頸。由于關(guān)鍵人員工作效率的低下或交付物質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等原因?qū)е玛P(guān)鍵 交付物無法及時(shí)完成，從而對(duì)項(xiàng)目完成悄況造成影響;3、雙重瓶頸，這也是最壞的悄況。關(guān)鍵交付物的內(nèi)容在與客戶溝通中不斷變更或無法 確定，同時(shí)關(guān)鍵人員工作效率的低下或交付物質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，這樣的瓶頸將會(huì)對(duì)

6、項(xiàng)目造成重大 的不良影響。其至有可能影響項(xiàng)目的牛死。對(duì)于上述兒種咨詢項(xiàng)目屮可能產(chǎn)牛的瓶頸，我認(rèn)為可以通過以下方法來嘗試解決。這個(gè) 方法冇兒個(gè)步驟組成，我把它稱為咨詢項(xiàng)冃持續(xù)改善體系：1、確認(rèn)。通過對(duì)交付物的判斷和比對(duì)，確認(rèn)項(xiàng)目的關(guān)鍵交付物，并確定關(guān)鍵交付物的 完成標(biāo)準(zhǔn)；2、選擇。對(duì)可執(zhí)行任務(wù)的咨詢顧問的工作狀態(tài)和情況進(jìn)行判定，選擇可依賴的咨詢顧 問安排關(guān)鍵交付物的完成工作；3、監(jiān)督。對(duì)關(guān)鍵人員完成關(guān)鍵交付物的情況，并對(duì)完成情況進(jìn)行評(píng)估，以確保關(guān)鍵交 付物的完成進(jìn)度；4、控制。在關(guān)鍵交付物完成的過程小，如果發(fā)現(xiàn)關(guān)鍵人員的完成情況無法滿足關(guān)鍵交 付物的交付標(biāo)準(zhǔn)，或者無法在限定的時(shí)間內(nèi)完成關(guān)鍵交付物

7、。這時(shí)就需要通過其他方法在保 證關(guān)鍵交付物質(zhì)量的棊礎(chǔ)上及時(shí)完成關(guān)鍵交付物；5、完成。關(guān)鍵人員完成關(guān)鍵交付物，由項(xiàng)目經(jīng)理與客戶確認(rèn)關(guān)鍵交付物，從確保可以 進(jìn)一步推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度。山于關(guān)鍵交付物存在著不斷變化的可能性，因此上述的持續(xù)改善過程需要在項(xiàng)目進(jìn)行的 過程屮不斷的重復(fù)，每次關(guān)鍵交付物完成后需要重新確認(rèn)下一階段的關(guān)鍵交付物，從而形成 項(xiàng)目的持續(xù)改善體系（見圖），能夠進(jìn)一步確保項(xiàng)目的推進(jìn)。圖i咨詢項(xiàng)ri持續(xù)改善體系示意圖那么，在執(zhí)行了咨詢項(xiàng)目持續(xù)改善體系之后，需要在此體系上對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行吋間的安排和 分配安排。以往的咨詢項(xiàng)n的時(shí)間安排大部分是根據(jù)交付物的總工作量，結(jié)合項(xiàng)冃組成員的 能力，由項(xiàng)冃售前人員或

8、項(xiàng)口經(jīng)理根據(jù)經(jīng)驗(yàn)定下來的，可以說這樣的項(xiàng)ri時(shí)間安排存在著一 定的隨意性和很大的變數(shù)，項(xiàng)目計(jì)劃的準(zhǔn)確性基本上依賴于制定項(xiàng)目計(jì)劃的人的經(jīng)驗(yàn)。在這一體系下，項(xiàng)目時(shí)間的安排應(yīng)當(dāng)遵循如下原則。以交付物的不同工作性質(zhì)對(duì)項(xiàng)目階 段進(jìn)行劃分（這一步與以往的方法一致）；對(duì)于各個(gè)階段的時(shí)間安排，則需要根據(jù)關(guān)鍵交付 物的完成時(shí)間來確定各個(gè)階段所需耍的時(shí)間。這樣做也能夠在保證交付物質(zhì)量的情況卜，縮 減項(xiàng)目吋間。假設(shè)有a、b、c三個(gè)交付物的話，那么一般項(xiàng)目經(jīng)理在安排任務(wù)的時(shí)候可能會(huì)按照a、b、c三個(gè)交付物共同完成所需的時(shí)間來確定項(xiàng)日結(jié)項(xiàng)時(shí)間。但是，假設(shè)a、b、c三個(gè)交 付物中有一個(gè)關(guān)鍵交付物的話，那么關(guān)鍵交付物的變更町能會(huì)造成其他交付物的修改，就門j 能造成項(xiàng)目的延期。而首先先判定關(guān)鍵交付物，選擇好關(guān)鍵人員，就能夠有一個(gè)較為科學(xué)的 時(shí)間標(biāo)桿，其他交付物的交付時(shí)