會(huì)議流程規(guī)范程序文件

1、12020 年 4 月 19 日會(huì)議流程規(guī)范程序文件會(huì)議流程規(guī)范一、適用范圍1、凡本公司組織的各類綜合性和業(yè)務(wù)性會(huì)議、銷售會(huì)議、產(chǎn)品發(fā) 布會(huì)、研討會(huì)、專業(yè)會(huì)議、獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議、培訓(xùn)會(huì)議（以下簡(jiǎn)稱會(huì)議）等， 均適用本流程規(guī)范。2、綜合性會(huì)議由行政部負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會(huì)議由對(duì)口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)， 其它部門配合。原則上“誰主辦、誰負(fù)責(zé)”，特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào) 安排。二、會(huì)前工作規(guī)范文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正22020 年 4 月 19 日1、召開準(zhǔn)備會(huì)議。組織會(huì)務(wù)人員，明確工作職責(zé)。主辦部門負(fù)責(zé) 制訂詳細(xì)的會(huì)議工作方案。2、發(fā)出會(huì)議通知。包括會(huì)議名稱、內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與 會(huì)人員范圍。3、印制會(huì)議日

2、程。編排好會(huì)議程序，制定注意事項(xiàng)。4、會(huì)務(wù)籌備。酒店：根據(jù)會(huì)議類型確定酒店。會(huì)場(chǎng)：主會(huì)場(chǎng)及分會(huì)場(chǎng)的選擇預(yù)定，設(shè)計(jì)、布置方案。印刷制作：會(huì)議日程、宣傳資料（單頁(yè)、海報(bào)、手冊(cè)）、會(huì)議憑證、橫幅、引導(dǎo)牌、席簽、出席證、列席證、工作證、 請(qǐng)柬等。設(shè)備：投影儀、 X 支架、易拉寶、背景板、展架、充氣模 型、舞臺(tái)燈光、同聲傳譯、攝影器、錄音器、顯示器、樂 器、互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備。車隊(duì)：按實(shí)際情況進(jìn)行用車安排等。用品：筆記本電腦、簽字筆、資料袋、筆記本、曲別針、訂 書機(jī)、水果、礦泉水等。禮品：根據(jù)要求制定。餐廳住宿：根據(jù)要求協(xié)調(diào)餐廳菜品、口味、宴會(huì)等（附菜單）。合理安排男女住宿。5、會(huì)場(chǎng)布置。懸掛標(biāo)語橫幅、張貼指

3、示牌等。 設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正32020 年 4 月 19 日安排座次，設(shè)置發(fā)言席，擺 放席簽、話筒，并保證音響效果。確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明 確。保證照明、通風(fēng)、錄音、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。 迎賓區(qū)入口處有醒目的引導(dǎo)牌 簽到區(qū)設(shè)置在會(huì)場(chǎng)路口處，要求干凈、整潔，最好有臺(tái)布。 咨詢處桌子正上方懸掛印有“咨詢區(qū)”的展示牌6、食宿安排。綜合性會(huì)議由行政部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)性會(huì)議由行政部 門或主辦部門負(fù)責(zé)。7、會(huì)前協(xié)調(diào)。綜合性會(huì)議由行政部門負(fù)責(zé)安排。各類業(yè)務(wù)會(huì)議由主辦部門負(fù)責(zé)安排，其它科室協(xié)助配合。主辦部門在會(huì)議前檢查、協(xié)文檔僅供參考，

4、不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正42020 年 4 月 19 日調(diào)、落實(shí)好會(huì)務(wù)籌備工作。三、會(huì)中工作規(guī)范 按照會(huì)議流程規(guī)范分工責(zé)任要求，各相關(guān)部門做好以下工作：1、會(huì)前準(zhǔn)備。準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品。2、會(huì)前檢查。會(huì)務(wù)人員提前 1 小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，重復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)條 幅、燈光、音響、投影儀、展板、茶飲等。3、會(huì)議招待。會(huì)議報(bào)到、發(fā)放會(huì)議資料、食宿安排、車輛使用等 接待工作。4、機(jī)場(chǎng)、車站接站。專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的接站服務(wù)。5、安排就座。按預(yù)定方案組織與會(huì)人員由前向后依次就座。6、核實(shí)人員。落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否到齊。7、維持會(huì)場(chǎng)秩序。會(huì)議開始前 5 分鐘，與會(huì)人員入座就緒，無關(guān) 人員離開會(huì)場(chǎng)。8

5、、會(huì)議記錄。9、組織照相。四、會(huì)后工作規(guī)范主辦部門要做好以下工作：1、檢查會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡。整理出席簽到情況。2、提前安排車輛。會(huì)議根據(jù)與會(huì)人員離會(huì)時(shí)間。3、信息整理。會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、代表發(fā)言、攝影圖片等資料 的匯總、整理。4、文件的清退、收集、歸檔。文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正52020 年 4 月 19 日5、宣傳報(bào)道。向行政部門、 相關(guān)部門報(bào)送與會(huì)議精神有關(guān)的信息 和新聞圖片，向各級(jí)媒體進(jìn)行投稿6、會(huì)議相關(guān)費(fèi)用的結(jié)算工作。五、會(huì)議流程制定主辦部門協(xié)助部門備注文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正62020 年 4 月 19 日召開準(zhǔn)備會(huì)議召開準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)岀會(huì)議通知發(fā)岀會(huì)議通知

6、印刷會(huì)議日程會(huì)務(wù)籌備會(huì)務(wù)籌備餐廳餐廳制作制作住宿住宿會(huì)場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)布置食宿安排會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)后工作昭八、 、會(huì)后工作昭八、 、向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，等待下一步工作安排向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，等待下一步工作安排會(huì)議會(huì)議記錄記錄整理整理會(huì)議報(bào)到、發(fā) 放會(huì)議資料、食 宿安排、車輛使 用等接待工作。參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)接 站。落 實(shí) 主 席 臺(tái) 領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人是否 到齊。會(huì)議流程責(zé)任分工表文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正72020 年 4 月 19 日會(huì)議名稱主辦部門主持人會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人事項(xiàng)內(nèi)容責(zé)任人會(huì)議通知會(huì)場(chǎng)布置1 1.桌椅擺放2 2鮮花布置邀請(qǐng) 出席領(lǐng)導(dǎo)會(huì)標(biāo)橫幅1 1會(huì)標(biāo)內(nèi)容2 2制作、懸掛邀請(qǐng)、接待新 聞媒體座位安排1 1 .座次表2 2桌簽會(huì)議議程禮儀服務(wù)1.1.人員選定2.2.分工安排會(huì)議材料1 1 起草音響設(shè)備1 1.背景音樂2 2.審閱2 2.話筒3 3 印刷、裝袋、分發(fā)3 3 投影儀用餐安排1 1.時(shí)間、地點(diǎn)攝影1 1.器材準(zhǔn)備2 2 座次安排表3 3.用餐標(biāo)準(zhǔn)2 2 視頻、 照片整 理4 4