質(zhì)量管理體系文件管理規(guī)范-范本

1、1目的對(duì)本公司質(zhì)量管理手冊(cè)、質(zhì)量管理程序文件、質(zhì)量管理休系作業(yè)指導(dǎo)卩、質(zhì)量記錄/表 單、內(nèi)部管理規(guī)范性文件等的編制和管理的控制做出規(guī)定，以滿(mǎn)足顧客及本公司的管理耍 求。2范圍適用于與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)文件的編制和管理。3定文件和資料的載體：文件和資料的載體可以是紙，也可以是磁性介質(zhì)或其它媒體。4職責(zé)4.1質(zhì)量管理部的職責(zé)4. 1.1負(fù)責(zé)組織質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄/表單的編制發(fā)放、修訂 和管理工作。4.1. 2負(fù)責(zé)指導(dǎo)各單位編制質(zhì)量管理體系文件，必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行審查或會(huì)簽。5. 1. 3負(fù)責(zé)對(duì)冇關(guān)e位文件和資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督、檢杳和考核。2各相關(guān)單位2. 1參與質(zhì)量

2、管理體系文件的編制工作；2. 2負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的使用和建帳管理工作。2. 3對(duì)本單位質(zhì)量管理體系文件的管理進(jìn)行檢杳和考核。5工作程序1文件的編制1質(zhì)量管理體系文件主要包括：a）質(zhì)量管理手冊(cè)；b）企業(yè)質(zhì)量管理體系程序文件；c）金業(yè)質(zhì)量管理體系作業(yè)指導(dǎo)書(shū)；d）質(zhì)量管理用表格和記錄；e）各單位內(nèi)部管理文件管理規(guī)范等。1. 2文件編寫(xiě)格式一般按本公司文件編制規(guī)范要求進(jìn)行編寫(xiě)。5.1.3編制質(zhì)量管理體系文件時(shí)，必須結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)的要求和本公司（或木部門(mén)）的實(shí)際情 況，充分考慮并具有一定的指導(dǎo)意義和可操作性。1.4質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄/表單的文件代號(hào)編制方法按以下規(guī)定進(jìn)行：1.4.

3、 1質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的文件代號(hào)表示方法如下：q/$y ts 2£ x x x xx x x x年號(hào) 文件順序號(hào)文件所屬要素 文件類(lèi)別代號(hào) 文件代號(hào)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)其中：q/xy表示云南西儀工業(yè)有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)；ts 表示本公司iso / ts 16949質(zhì)量管理體系；文件類(lèi)別代號(hào)：質(zhì)量管理手冊(cè)質(zhì)量管理程序文件質(zhì)量管理體系作業(yè)指導(dǎo)書(shū)4質(zhì)量紀(jì)錄/表格文件順序號(hào)從01開(kāi)始，依次排列；文件所屬耍素 按iso / ts 16949標(biāo)準(zhǔn)主耍條款編號(hào)（例如：04表示文件控制；05表示管理職責(zé)、06表示資源管理、07表示產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)、08表示測(cè)量、分析和改進(jìn)）。年號(hào)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示

4、；6. 1.4.2質(zhì)量記錄表單編碼：質(zhì)量記錄/表單編碼方法：qr - xx7 t1表單/記錄流水號(hào)表單記錄英文縮寫(xiě)5. 1.5版本規(guī)定5. 1.5.1質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量管理體系作業(yè)指導(dǎo)書(shū)版本編號(hào)（表單除外）:版 本號(hào)依次為al、b1等，版本號(hào)隨版號(hào)屮的大寫(xiě)英文字母確定。5.1.5. 2文件修改某頁(yè)時(shí)，版次號(hào)不變，文件版本號(hào)也不變。由原文件編制部門(mén)交由文管 員直接在該頁(yè)文件上進(jìn)行增補(bǔ)、貼改、劃改。5. 1.5.3當(dāng)文件累計(jì)修改5次以上時(shí)，需更改版本號(hào)，所有頁(yè)次的版次號(hào)相應(yīng)改變。例 如：某文件a1版經(jīng)第一次修改某頁(yè)后，該頁(yè)版本號(hào)a1不變，當(dāng)該文件累計(jì)修改為5次后 第六次修改時(shí)，其版次變?yōu)?/p>

5、b1,即版本號(hào)為b,其所有頁(yè)次的版本號(hào)均為b1。5.1.5. 4當(dāng)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)生重人改變，致使質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量管理體系管 理規(guī)范同時(shí)進(jìn)行了大的修改后，需更改版本號(hào)。52文件的審批5.2.1質(zhì)量管理體系文件在發(fā)布或下發(fā)前必須經(jīng)審批后才能成為有效文件。5. 2.2質(zhì)量管理體系文件的審批時(shí)填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件審批表”，按附件一中的規(guī)定 進(jìn)行審批。5. 3文件發(fā)放5.3.1質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、各單位內(nèi)部管理規(guī)范性文件，分為受控文 件（標(biāo)識(shí)為“受控文件”）和非受控文件（無(wú)標(biāo)識(shí)），受控文件必須在“受控狀態(tài)”欄內(nèi) 加蓋“受控文件”字樣的印章；在更改時(shí)接受更改服務(wù)，非受控文件不

6、接受更改服務(wù)，非 受控文本僅供參考。5.3.2質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、各單位內(nèi)部編制的規(guī)范性文件等，發(fā)放時(shí)，必須對(duì)各單位持冊(cè)文件進(jìn)行編碼管理；其編碼方法和耍求按以下規(guī)定執(zhí)行：編碼方式：xx - xx - xx 表示文件順序號(hào)（用數(shù)字表示:01、023、4）表示所屬部門(mén)的編碼（按附件二屮規(guī)定進(jìn)行編號(hào)）表示文件類(lèi)別號(hào)（sc表示質(zhì)量管理手冊(cè)、cx程序文件、zg表示作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、ng表示內(nèi)部管理規(guī)范性文件）例：sc0612表示質(zhì)量手冊(cè)，持冊(cè)單位質(zhì)量管理處，順序號(hào)為12；cx1003表示質(zhì)量管理體系程序文件，持冊(cè)單位為財(cái)務(wù)審計(jì)處，順序號(hào)為03；zg-15-06表示質(zhì)量管理體系作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，持冊(cè)單

7、位為連桿公司，順序號(hào)為06；ng-16-12表示內(nèi)部管理規(guī)范性文件，持冊(cè)單位為標(biāo)準(zhǔn)件分廠，順序號(hào)為12。5. 3. 3各單位的持冊(cè)文件的單位代碼按附件二的規(guī)定執(zhí)行。5. 3. 4質(zhì)量管理體系文件的發(fā)文部門(mén)和使用部門(mén)對(duì)所發(fā)和所收回的文件和資料應(yīng)進(jìn)行登 記，填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件發(fā)放、收冋登記表”進(jìn)行建帳管理。5. 3. 5使用人員不得在文件進(jìn)行隨意涂改或更改英內(nèi)容；未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)嚴(yán)禁復(fù)制。 5.3.6質(zhì)量管理體系文件向公司外部發(fā)放時(shí)（不論受控與否），須經(jīng)管理考代表批準(zhǔn)。5. 4文件的更改5.4.1質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的更改：5.4. 1.1質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的使用

8、者要求更改時(shí)，按下列程序：使用單位填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改建議書(shū)”一質(zhì)量管理部門(mén)評(píng)審建議書(shū)并征求有關(guān) 部門(mén)意見(jiàn)一質(zhì)量管理部門(mén)填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改通知單”一最高管理者（或由其委托 企業(yè)管理者代表）審查批準(zhǔn)通知書(shū)一質(zhì)量管理部門(mén)指定人員按通知書(shū)內(nèi)容實(shí)施更改并記錄。 5. 4. 1. 2當(dāng)企業(yè)因某種原因或需要，由上級(jí)或質(zhì)量管理部門(mén)提出對(duì)體系文件的內(nèi)容進(jìn)行更 改時(shí),按下列程序：質(zhì)量管理部門(mén)填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改通知一最高管理者（或由其委托企業(yè)管 理者代表）批準(zhǔn)更改通知書(shū)一質(zhì)量管理部門(mén)指定人員按通知書(shū)內(nèi)容實(shí)施更改并記錄。5.4. 1.3質(zhì)量管理體系文件更改建議書(shū)填寫(xiě)一式二份，單位自存一份，報(bào)質(zhì)

9、量管理部門(mén)一 份；質(zhì)量管理體系文件更改通知書(shū)填寫(xiě)二份或三份，質(zhì)量管理部門(mén)存檔一份，審核機(jī)構(gòu)一 份，必耍時(shí)顧客一份。5. 4.1. 4對(duì)更改建議書(shū)和更改通知書(shū)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)方法按下述規(guī)定執(zhí)行：1）質(zhì)量管理體系文件更改建議書(shū)編號(hào)：2）質(zhì)量管理體系文件更改通知書(shū)編號(hào):順序號(hào)年號(hào)質(zhì)量管理體系文件更改通知書(shū)的縮寫(xiě)標(biāo)識(shí)5. 4.1. 5當(dāng)質(zhì)量管理休系更改建議卩和更改通知卩經(jīng)審批后，由文件的主管部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改、修訂記錄表”，對(duì)更改建議書(shū)和更改通知書(shū)進(jìn)行記錄。5. 4.1.6當(dāng)對(duì)質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行更改后，更改人員及時(shí)填寫(xiě)“質(zhì)量 手冊(cè)更改記錄頁(yè)”，對(duì)所更改的文件編號(hào)、更

10、改的處數(shù)等進(jìn)行記錄，簽署姓名、更改日 期。同時(shí)填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系成冊(cè)文件更改登記表”對(duì)已更改的文件進(jìn)行記錄。5. 4. 2各單位規(guī)范性文件的更改：5. 4. 2. 1各工段（部）、班組（室）文件的使用者要求更改時(shí)按下列程序：各工段（部）、班組（室）填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改建議書(shū)” 一由本部的文件編制人 員進(jìn)行評(píng)審建議書(shū)并征求其它工段（部）或班組（室）意見(jiàn)一由文件編制人員填寫(xiě)“質(zhì)量 管理體系更改通知單”一由本單位業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)審杳一由本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)一由指定人 員按通知書(shū)內(nèi)容實(shí)施更改并記錄。5. 4. 2. 2當(dāng)木單位因某種原因或需要，需對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行更改時(shí)，按下列程序：由本單位領(lǐng)導(dǎo)指定人員

11、填寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改通知單”一由本單位業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo) 審查一rti木單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)一rfl部門(mén)指定人員按通知書(shū)內(nèi)容實(shí)施更改并記錄。5. 4. 2. 3當(dāng)質(zhì)量管理體系文件更改建議書(shū)和更改通知書(shū)經(jīng)審批后，出文件的主管部門(mén)應(yīng)填 寫(xiě)“質(zhì)量管理體系文件更改、修訂記錄表”，對(duì)更改建議書(shū)和更改通知書(shū)進(jìn)行記錄。5. 4. 2. 4更改人員實(shí)施更改后，及吋填寫(xiě)“文件更改記錄頁(yè)”，對(duì)所更改的文件編號(hào)、更 改的處數(shù)等進(jìn)行記錄，簽署姓名、更改日期。5. 4. 2. 5更改人員實(shí)施更改后，同吋對(duì)更改的內(nèi)容較多或已不適用的文件，可作報(bào)廢.文件 處理，重新編制新文件。5. 4. 3當(dāng)質(zhì)量管理體系文件發(fā)生重大變更時(shí)，應(yīng)

12、曲質(zhì)量管理辦公室書(shū)面通知顧客方。5. 5文件的借閱5. 5. 1存檔文件借閱時(shí)，必須由借閱人填寫(xiě)“文件和資料借閱屮請(qǐng)表”，經(jīng)存檔文件的單 位領(lǐng)導(dǎo)同意后才能借閱。5. 5.2借閱時(shí)，借閱人應(yīng)填寫(xiě)“文件和資料借閱記錄表”中的相關(guān)內(nèi)容，歸還時(shí)由資料管 理人員記錄歸還時(shí)間和簽字。5. 6作廢文件的處理5. 6.1作廢文件應(yīng)及時(shí)收回，并對(duì)收回文件進(jìn)行記錄，確?，F(xiàn)場(chǎng)不誤用作廢文件。5. 6. 2有參考價(jià)值的作廢留用文件，必須加蓋“作廢留用”章進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并進(jìn)行妥善保管。6.3對(duì)需進(jìn)行銷(xiāo)毀的作廢文件，必須填寫(xiě)“文件和資料銷(xiāo)毀清單”提交有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審 批，同意后才能進(jìn)行銷(xiāo)毀，文件和資料銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)實(shí)施監(jiān)督。7文件的

13、保管 5. 7.1對(duì)現(xiàn)場(chǎng)使用的文件，使用者應(yīng)認(rèn)真保管，防止文件變質(zhì)、發(fā)霉、損壞和丟失。5. 7.2對(duì)存檔文件保管員應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和保存，防止文件變質(zhì)、發(fā)霉、損壞和丟失。5. 7. 3當(dāng)文件采用軟件及儲(chǔ)存換件進(jìn)行備份存檔時(shí)，應(yīng)按軟件及儲(chǔ)存硬件的管理規(guī)范 規(guī)定進(jìn)行管理。5. 8記錄的保存5. & 1所有文件的發(fā)放、更改、借閱、銷(xiāo)毀的過(guò)程必須形成質(zhì)量記錄，并妥善保管。5. 8.2所有文件的發(fā)放、更改、借閱、 規(guī)定執(zhí)行。銷(xiāo)毀的質(zhì)量記錄保管期限按質(zhì)量記錄管理規(guī)范6相關(guān)文件6. 1軟件及儲(chǔ)存硬件的管理規(guī)范q/xy ts3. 04066. 2質(zhì)量記錄管理規(guī)范7使用記錄q/xy ts3. 04077. 1

14、質(zhì)量管理體系文件發(fā)放、收冋登記表質(zhì)表01147.2質(zhì)量管理體系文件更改建議書(shū)質(zhì)表22047.3文件更改記錄頁(yè)質(zhì)表01157. 4質(zhì)量管理體系文件更改通知單質(zhì)表22一057. 5質(zhì)量手冊(cè)更改記錄頁(yè)質(zhì)表01167.6質(zhì)量管理體系文件更改、修訂記錄表質(zhì)表22067. 7質(zhì)量管理體系成冊(cè)文件更改登記表質(zhì)表01177. 8質(zhì)量管理體系文件審批表質(zhì)表01077.9文件和資料借閱申請(qǐng)表qr-0837. 10文件和資料借閱記錄表qr-0847. 11文件和資料銷(xiāo)毀清單審批表qr-085附件一：質(zhì)量管理體系文件審批要求文件名稱(chēng)編制校核審査會(huì)簽審定顧客 代農(nóng)批準(zhǔn)質(zhì)量管理手 冊(cè)質(zhì)管辦執(zhí) 筆者質(zhì)管辦 指定人 員質(zhì)管辦 主任管理者 代表總經(jīng)理程序文件質(zhì)管辦執(zhí) 筆者質(zhì)管辦 指定人員質(zhì)管辦 主任涉及單位主管管理者 代表總經(jīng)理質(zhì)量體系管 理規(guī)范編制單位 執(zhí)筆者編制單 位指定 人員質(zhì)管辦 主任涉及單位主管（視需要）管理者代表 或分管副總（視需要）質(zhì)量記錄表 格編制單位 執(zhí)筆者質(zhì)管辦 指定人員質(zhì)管辦 主任涉及單位主管管理者代表各單位內(nèi)部 管理規(guī)范性文件編制單位 執(zhí)筆者編制單 位指定 人員編制單 位主管 領(lǐng)導(dǎo)編制單位 領(lǐng)導(dǎo)附件二：各單位代碼表序號(hào)單位名稱(chēng)部門(mén)代碼序號(hào)單位名稱(chēng)部