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1、企業(yè)會(huì)議籌劃的關(guān)鍵與細(xì)節(jié) 企業(yè)會(huì)議的策劃執(zhí)行方式很多,可以由策劃公司來(lái)做,也可以獨(dú)自策劃舉辦,還可以是企業(yè)與策劃公司聯(lián)合策劃召開(kāi)?,F(xiàn)在,很多有實(shí)力的公司都把會(huì)議的策劃受權(quán)于策劃公司,企業(yè)本身并不參與。但對(duì)于實(shí)力不足的公司來(lái)說(shuō),自己動(dòng)腦策劃一個(gè)會(huì)議,也不失為一個(gè)經(jīng)濟(jì)實(shí)用的明智之舉。 策劃人明確職責(zé)與任務(wù) 一個(gè)成功的會(huì)議,離不開(kāi)一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議策劃人。策劃人要明確自己的工作職責(zé)作為會(huì)議籌劃者,要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者的多面性與綜合素
2、質(zhì):善于與人共事、善于注意小節(jié)、善于解決問(wèn)題、善于與人協(xié)商、能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜、能夠安排恰到好處的菜單、能妥善接待貴賓和外國(guó)客人、熟知各種禮儀、行事果斷、執(zhí)著。另外,策劃人要十二分地明確自己的策劃任務(wù)制定計(jì)劃,確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要并達(dá)到會(huì)議確定的目標(biāo)、制定會(huì)議議程、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況、選擇或提議合適的場(chǎng)所、檢查并比較各項(xiàng)設(shè)施、安排交通事宜、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(旅行社等)、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。作為企業(yè)最高管理者,在選擇策劃人時(shí),可依據(jù)以上標(biāo)準(zhǔn)作為參考
3、。 明確會(huì)議節(jié)點(diǎn) 做會(huì)前,要先明確會(huì)議活動(dòng)中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。 1明確會(huì)議類(lèi)型會(huì)議有各種類(lèi)型,不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境。明確會(huì)議類(lèi)型是策劃并成功召開(kāi)會(huì)議的前提。召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)的,因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息,通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。比如開(kāi)商務(wù)會(huì)議,一定要精心籌備,確定相應(yīng)的與會(huì)人員及重要嘉賓;選擇召開(kāi)會(huì)議的最佳時(shí)間及最佳地點(diǎn);制定商務(wù)會(huì)議議程等。議程應(yīng)明確會(huì)議的有效目標(biāo)并選擇最佳的會(huì)議議程安排。
4、 2確定籌劃及執(zhí)行會(huì)議的團(tuán)隊(duì)在一個(gè)公司里,從秘書(shū)到公司總裁,每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃,只不過(guò)有人是專(zhuān)職從事這項(xiàng)工作,有的是兼任此職,此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專(zhuān)職還是兼職,最終結(jié)果,是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。 3有效溝通在籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí),籌劃者最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果,在雙方的意見(jiàn)達(dá)成一致后,籌劃者就可以做下一步的會(huì)議籌劃了。 落實(shí)細(xì)節(jié)是關(guān)鍵
5、160;真正操作好一個(gè)會(huì)議,從籌劃開(kāi)始,到具體操作并落實(shí)每一個(gè)細(xì)節(jié),其過(guò)程相當(dāng)辛苦和復(fù)雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會(huì)議,因?yàn)楦鞣矫骊P(guān)系熟一些,可能操作起來(lái)會(huì)比較順利,如果是在外地舉辦會(huì)議,那么會(huì)議操作的難度會(huì)提高,很多因素是辦會(huì)者預(yù)先無(wú)法預(yù)料和控制的。如:1工作量大、涉及面廣、事無(wú)巨細(xì)、親歷親為。會(huì)議執(zhí)行人員需耗費(fèi)大量體力和腦力;2由于會(huì)議形式多樣,不是每一個(gè)會(huì)議執(zhí)行人員都經(jīng)驗(yàn)豐富,需要相關(guān)人士的指點(diǎn);3由于要與不少相關(guān)單位(酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、廣告、印刷廠商、車(chē)隊(duì)等)發(fā)生聯(lián)系,就某一問(wèn)題進(jìn)行談判,達(dá)成利益合作,勢(shì)必牽扯到付款問(wèn)題。這樣會(huì)產(chǎn)生多頭付款現(xiàn)象,對(duì)財(cái)務(wù)操作帶來(lái)不便。諸如此類(lèi)的問(wèn)題
6、,會(huì)有很多。 因此,在舉辦會(huì)議前,策劃者應(yīng)該具體明確以下要點(diǎn): 預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期、會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)的周期、計(jì)劃召開(kāi)會(huì)議的地點(diǎn)、明確會(huì)議形式或會(huì)議召開(kāi)程序、需要場(chǎng)地的大小與類(lèi)型、到會(huì)人數(shù)的多少、會(huì)議預(yù)算是多少、計(jì)劃選用的酒店和設(shè)施的級(jí)別、為參會(huì)者提供的房間標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)列表、制作會(huì)議邀請(qǐng)函的責(zé)任人、會(huì)議相關(guān)資料的打印負(fù)責(zé)人、確定會(huì)議的發(fā)言人(特別是重要發(fā)言人)、會(huì)議需要的視聽(tīng)設(shè)備的級(jí)別、需要的食品、飲料由主辦方提供還是餐廳負(fù)責(zé)、酒會(huì)、招待會(huì)的次數(shù)、與會(huì)者的參會(huì)條件及優(yōu)惠措施、是否為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)等等。&
7、#160; 細(xì)化預(yù)算 在這些要點(diǎn)中,有一點(diǎn)最關(guān)鍵,那就是會(huì)議預(yù)算。會(huì)議預(yù)算是有規(guī)律的,也是有方法可循的。 1制定財(cái)務(wù)目標(biāo)財(cái)務(wù)目標(biāo)必須與公司和項(xiàng)目的總目標(biāo)相一致。有時(shí)候,項(xiàng)目目標(biāo)是信譽(yù)目標(biāo)而不是贏利目標(biāo)。(如:年終慶祝大會(huì)可能是為了增強(qiáng)公司在員工心目中的良好信譽(yù)和感謝他們?cè)谶@一年創(chuàng)造了良好佳績(jī)。該活動(dòng)的開(kāi)支最有可能全部由某個(gè)部門(mén)來(lái)負(fù)擔(dān),根本不是期望從中賺錢(qián)或是壓縮開(kāi)支。)另外,項(xiàng)目的核心財(cái)務(wù)目標(biāo)是為了贏利。(如:面向公眾的培訓(xùn)班和展覽會(huì),必須賺到錢(qián)。) 2制定預(yù)算預(yù)算是協(xié)助策劃者實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)的一個(gè)工具。預(yù)算中的費(fèi)用有兩類(lèi)a:固定費(fèi)用。它不隨著活動(dòng)的參加人數(shù)而變動(dòng),即使實(shí)際收益少于預(yù)期收益時(shí),固定費(fèi)用也不變。項(xiàng)目的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)費(fèi)是一種固定費(fèi)用。在策劃會(huì)議過(guò)程中,同各方面談判協(xié)商時(shí),必須考慮自己
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