第4講編輯商務(wù)營銷文件

1、第4講編輯商務(wù)營銷文件學(xué)習(xí)目標(biāo)在本講中將學(xué)習(xí)在word2007中如何進(jìn)行頁面設(shè)置、如何編輯頁眉和頁腳，如何插入頁 碼以及如何加密并保存文檔，并通過制作一份制作商務(wù)買賣介同來鞏固前面學(xué)習(xí)的知識。主要內(nèi)容頁面設(shè)置設(shè)置頁眉、頁腳與頁碼插入水卬應(yīng)用實(shí)踐制作商務(wù)買賣合同4.1頁面設(shè)置word2007默認(rèn)的文檔頁面是a4,而用戶在實(shí)際編排文檔的過程中，通常需要重新對文 檔頁面進(jìn)行設(shè)置，比如設(shè)置紙張大小，頁邊距，分欄等，下面就為大家介紹頁面設(shè)置的相 關(guān)知識。4.1.1設(shè)置頁邊距頁邊距是頁面四周的空h區(qū)域，我們可以在頁邊距的可打印區(qū)域中插入文字或圖形， 也可以將某些項(xiàng)放在頁邊距中，比如頁眉、頁腳和頁碼等。設(shè)置

2、頁邊距的操作方法如下：（1）打開需要設(shè)置頁邊距的文檔，單擊“頁而布局"選項(xiàng)卡在“頁而設(shè)置”工具組中 單擊“頁邊距”按鈕在打開的菜單屮選擇頁邊距類型。（2）隨后，整個(gè)文檔會自動更改為用戶選擇的頁邊距類型。（3）用戶也町以口定義頁邊距，在“頁面設(shè)置”工具組中單擊“頁邊距"按鈕在打開 的菜單屮選擇“自定義頁邊跖”選項(xiàng)。（4）打開“頁面設(shè)置”對話框,在“頁邊距”欄中的上,下，內(nèi)側(cè),外側(cè)欄中按照需要輸 入數(shù)值單擊“確定”按鈕，整個(gè)文檔會自動更改為用戶設(shè)置的頁邊距。4.1.2設(shè)置紙張方向在編排某些特殊文檔，比如畫冊類文檔的時(shí)候，有的畫冊需要將紙張方向設(shè)置為橫向， 制作出版式新穎的畫冊。

3、設(shè)置紙張方向的操作方法如下：（1）打開盂要設(shè)置紙張方向的文檔，單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡»在“頁而設(shè)置”工具組 中單擊“紙張方向”按鈕在打開的菜單中選擇所需的紙張方向。（2）隨后，文檔的紙張方向由縱向更改為橫向。4.1.3設(shè)置紙張大小紙張人小是指在打印文檔時(shí)使用的紙張規(guī)格，一般的書籍文檔使用的紙張人小為16k。 設(shè)置紙張大小的操作方法如下：（1）打開需要設(shè)置紙張人小的文檔，單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡在“頁而設(shè)置”工具組 中單擊“紙張大小”按鈕在打開的菜單中選擇所需的紙張大小。（2）隨厲，整個(gè)文檔會自動更改為用戶選擇的紙張人小樣式。（3）如果紙張人小菜單屮沒有用戶需要的紙張人小樣式，可以選擇“

4、其他頁面人小”選 項(xiàng)。（4）打開“頁血設(shè)置“對話框，在“紙張大小”欄中的“寬度”和“高度”欄中輸入數(shù)值 單擊“確定”按鈕，報(bào)個(gè)文檔會自動更改為設(shè)置的紙張人小。4.1.4設(shè)置分欄分欄是指將一個(gè)頁面分成多欄，分欄的操作方法如下：（1）打開需要設(shè)置分欄的文檔，單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡在“頁面設(shè)置"工具組屮單 擊“分欄,，按鈕在打開的菜單中選擇所需的分欄數(shù)。（2）隨后，整個(gè)文檔會按照用戶選擇的分欄樣式為文檔分欄。4.2設(shè)置頁眉、頁腳與頁碼貝眉和頁腳是文檔中每個(gè)貝面的頂部、底部和兩側(cè)頁邊距中的區(qū)域。用八町以在頁眉 和頁腳中插入文本圖形內(nèi)容。例如，可以添加頁碼、時(shí)間和日期、公司徽標(biāo)、文檔標(biāo)題、 文

5、件名或作者姓名。4.2.1插入頁眉和頁腳用八在插入文檔頁眉和貝腳的時(shí)候，可以將頁眉和頁腳設(shè)置為奇、偶頁相同，也可以 設(shè)置為奇、偶頁不同，還可以設(shè)置首頁不同。常見的圖書、手冊等文檔-般都將頁眉與頁 腳設(shè)置為奇、偶頁不同。插入頁眉和頁腳的操作方法如下：（1）打開需要插入頁用和頁腳的文檔，單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡在“頁面設(shè)置”工具 組中單擊丘按鈕。（2）打開“頁面設(shè)置”對話框，單擊“版式"選項(xiàng)卡aa在“頁眉和頁腳”欄中選中“奇偶 頁不同”復(fù)選框單擊“確定”按鈕。（3）返冋文檔窗口，將光標(biāo)定位到文檔的第一頁單擊“版式”選項(xiàng)卡在“頁眉 和頁腳”工具組中單擊“頁眉”按鈕在打開的菜單中選擇一種奇數(shù)頁

6、的頁眉樣式。（4）隨后，即可在文檔的第一頁中插入奇數(shù)頁的頁眉。這里應(yīng)該注意，文檔的笫一頁即為奇數(shù)頁，笫二頁為偶數(shù)頁，在奇數(shù)頁屮應(yīng)該插入奇 數(shù)頁頁眉樣式，在偶數(shù)頁中應(yīng)該插入偶數(shù)頁頁眉樣式。（5）在“頁眉和頁腳”工具組中單擊“頁腳”按鈕在打開的菜單中選擇一種奇數(shù)頁的 頁腳樣式。（6）隨后，即町在文檔的第一頁中插入奇數(shù)頁的頁腳。（7）將光標(biāo)定位到文檔的第二貝，即偶數(shù)頁單擊“版式”選項(xiàng)卡在“頁眉和頁 腳,，工具組中單擊,頁眉,，按鈕在打開的菜單一中選擇一種偶數(shù)頁的頁眉樣式。（8）隨后，即可在文檔的笫二頁中插入偶數(shù)頁的頁眉。（9）在“頁眉和頁腳”工具組中單擊“頁腳”按鈕在打開的菜單中選擇一種偶數(shù)頁的 頁

7、腳樣式。（10）隨后，即可在文檔的第二頁中插入偶數(shù)頁的頁腳，單擊“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉頁眉和 頁腳。4.2.2設(shè)置頁眉和頁腳插入頁眉和頁腳，通常需要對頁眉和頁腳內(nèi)容進(jìn)行設(shè)直，比如輸入文檔名稱，設(shè)置文 字格式，調(diào)整圖形或圖片大小等。設(shè)置頁眉和頁腳的操作方法如下：（1） 將光標(biāo)定位在文檔的第一頁單擊“插入”選項(xiàng)卡在“頁眉和頁腳"工具組 屮單擊“頁眉”按鈕在打開的菜單屮選擇“編輯頁眉”選項(xiàng)。（2）激活“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，在“頁眉叫）的標(biāo)題文本框小輸入本篇文檔的標(biāo)題。（3）選中輸入的標(biāo)題文本，為其設(shè)置合適的格式。（4）在“年”文本框中單擊右側(cè)的*按鈕在打開的菜單中單擊“今日”按鈕。（5）隨后，即可在文

8、木框中插入文檔編輯的年份。（6）向下拖動滾動條，在頁腳中設(shè)置頁碼格式。（7）按照這樣的方法將偶數(shù)頁的頁眉和頁腳也設(shè)置好。保存在頁眉和頁腳或頁邊距屮的信息是以灰色顯示的，并j1不能與文檔正文信息同時(shí) 進(jìn)行更改。4.2.3設(shè)置頁碼頁碼耳頁廂和頁腳關(guān)聯(lián)，町以將頁碼添加到文檔的頂部、底部或頁邊距中。設(shè)置頁碼 的操作方法如下：（1）將光標(biāo)定位在文檔的第一頁單擊“插入”選項(xiàng)卡在“頁眉和頁腳"工具組 中單擊“頁碼”按鈕在打開的菜單中選擇“頁邊距”選項(xiàng)在打開的下級菜單中選擇 -種樣式。（2）隨后，在奇數(shù)頁的頁邊距中插入帶圖形的頁碼。（3）向下拖動滾動條，將光標(biāo)定位到偶數(shù)頁中aa在“頁眉和頁腳&quo

9、t;丄具組中單擊“頁 碼”按鈕在打開的菜單中選擇“頁邊距"選項(xiàng)aa在打開的下級菜單中選擇一種樣式。（4）隨后，在偶數(shù)頁的頁邊距中插入帶圖形的頁碼。（5）在“頁用和頁腳”工具組中單擊“頁碼”按鈕在打開的菜單小選擇“設(shè)置貝碼格 式”選項(xiàng)。（6）打開“頁碼格式”對話框，在編號格式欄中單擊右側(cè)的n按鈕在打開的列衣中 選擇-種編號格式在“頁碼編號”欄中選中“起始頁碼”單擊“確定”按鈕。如果用戶需要為文檔設(shè)置起始頁碼，可以在“頁碼格式”對話框選屮“起始頁碼”單選項(xiàng)， 然后在其后面的參數(shù)框中輸入起始頁碼。例如，如果盂要將文檔第1頁的頁碼設(shè)置為3,那 么就可以在參數(shù)框中輸入數(shù)字“3”。（7）隨厲，即

10、可將頁碼的格式修改成選擇的新格式。4.3插入水印通常情況下，word2007文檔的圖片水印只能選擇自定義圖片作為水印。用戶可以通過 在word文檔頁眉或頁腳中插入剪貼畫，并將剪貼畫設(shè)置為“沖蝕”效果來插入水印，操作步 驟如下：（1）打開word2007文檔窗口，切換到“插入”功能區(qū)。在“頁眉和頁腳"分組中單-擊“頁 眉”或“頁腳”按鈕（本例單擊“頁腳”按鈕），并在打開的頁腳面板中選擇“編輯頁腳”命令。（2）打開“設(shè)計(jì)”功能區(qū)，在“插入”分組屮單擊“剪貼畫”按鈕。（3）在打開的“剪貼畫”血板中，單擊“搜索”按鈕顯示所有類型的剪貼畫。在剪貼畫列 衣中單擊準(zhǔn)備作為水卬的剪貼畫。（4）選擇的

11、剪貼畫將被插入到頁腳位置，且被插入的剪貼畫處于選中狀態(tài)。在打開的 “格式”功能區(qū)“排列”分組屮單擊“文字環(huán)繞”按鈕，并在打開的菜單屮選擇“襯于文字卞方” 命令。（5）在“調(diào)整"分組中單擊“重新著色”按鈕，在“顏色模式”區(qū)域選中“沖蝕,嗷果。（6）拖動剪貼畫到合適的位置（不僅僅局限于頁腳位置）即町實(shí)現(xiàn)水印效果。4.4應(yīng)用實(shí)踐制作商務(wù)買賣合同任務(wù)設(shè)計(jì)本例制作的是商務(wù)買賣合同，制作時(shí)先設(shè)置版面的左右邊界，然后設(shè)計(jì)頁眉和頁腳， 在頁眉中可以插入公司的logo.地址和電話，在頁腳中可以設(shè)計(jì)一種裝飾圖案。接著在文 檔屮按順序輸入條款的內(nèi)容，并設(shè)置相應(yīng)的文字格式。完成任務(wù)1 設(shè)置版面左右邊界wor

12、d預(yù)設(shè)的版面左右邊界都相當(dāng)大，并不適用于一般信紙格式，需要在頁面設(shè)置甲進(jìn) 行調(diào)整。具體的操作步驟如下。1：啟動word 2007,單擊office按鈕，在彈出的下拉菜單屮選擇“保存”命令，接著在 彈出的“另存為”對話框小輸入文件名“商務(wù)買賣合同”，然后單擊“保存”按鈕。2：返回到文檔，單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡，然后單擊“頁面設(shè)置”工具組右下角的小箭頭 按鈕。這時(shí)會彈出“頁面設(shè)置”對話框。3：在打開的“頁而設(shè)置”對話框中，將左右邊距設(shè)為2厘米，上下邊距保持默認(rèn)，然厲 單擊“確定”按鈕。2. 編輯合同頁眉內(nèi)容下面接著編輯合同的頁眉內(nèi)容，具體的操作步驟如下。1：在文檔頁首雙擊鼠標(biāo)左鍵，進(jìn)入頁眉編輯頁面

13、，輸入公司中英文名稱、地址、電話、 傳真等信息。2：接著為頁眉文字設(shè)置字體大小和字體樣式。3：下面為頁護(hù)添加一個(gè)公司logo,將光標(biāo)移至第1行的最左端，小擊“插入”選項(xiàng)卡， 然后單擊“插圖”工具組中的“圖片”按鈕。4：在彈岀的“插入圖片”對話框中選擇要插入logo的路徑，然后選中圖片，單擊“插入” 按鈕。5：當(dāng)word插入圖片時(shí)，默認(rèn)會將這張圖片視為該行文字的一部分，格式設(shè)定與該行 文字相同，因此需要對圖片進(jìn)行“文字環(huán)繞”的設(shè)定。選小圖片，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的 快捷菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”選項(xiàng)。6：存彈出的“設(shè)置圖片格式"對話框中選擇“版式”選項(xiàng)卡，選擇環(huán)繞方式為“浮于文字上 方

14、”，然厲單-擊“確定”按鈕。7：接下來調(diào)整logo的大小和位置，先將logo調(diào)整至適當(dāng)?shù)拇笮。琹ogo的大小不要 超出頁眉，然后拖動圖片位置進(jìn)行微調(diào)，使其與文字上下對齊。8：調(diào)整完文字環(huán)繞樣式和圖片位置后，文字雖然與圖片上下對齊，但是卻被圖片給遮 住了，這時(shí)需要對文字的位置進(jìn)行向右縮進(jìn)。選取兩行文字，向右拖動標(biāo)尺欄里的“左縮進(jìn)" 滑塊。9：拖動完成后松開鼠標(biāo)，這時(shí)可以看到縮進(jìn)后的效杲。3. 編輯合同頁腳內(nèi)容接下來在頁尾添加上公司的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系信息，并對頁腳進(jìn)行美化，具體的操作步驟如下:1：將鼠標(biāo)定位到貝尾，輸入公司的網(wǎng)址和電子郵箱。2：將網(wǎng)址和電子郵箱設(shè)為“斜體”，并設(shè)置“靠右對齊雹3：

15、下而在頁腳屮插入一些圖形進(jìn)行美化裝飾，單擊“插入”選項(xiàng)卡，然后單擊“插圖”工 具組中的“形狀”按鈕。4：在彈出的下拉菜單中選擇“矩形”。5：拖動鼠標(biāo)在貝腳中繪制一個(gè)矩形。6：選中矩形，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置自選圖形格式”選項(xiàng)。7：在彈出的“設(shè)置自選圖形格式”對話框屮設(shè)管選擇填充顏色為“綠色”，并取消線條顏 色，設(shè)置完成后單擊“確定”按鈕。8：返回到文檔中即可看到設(shè)置后的效果。9：將矩形復(fù)制出2個(gè)。10：調(diào)整復(fù)制得到的兩個(gè)矩形的長度。11：調(diào)整矩形的位置，使其更加美觀。單擊“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，然后單擊“關(guān)閉頁眉和頁腳” 按鈕。退出頁眉和頁腳編輯模式后，圖形和文字的顏色會減淡。4.

16、 編輯合同人綱內(nèi)容下面接著編輯介同的人綱內(nèi)容，具體的操作步驟如下。1：輸入合同書內(nèi)容。2：修改合同書標(biāo)題文字，設(shè)置字體大小、字形，并居中對齊、設(shè)置“段前”、“段后”間 距與字符間距。3：設(shè)定合同編號為“靠右對齊”，設(shè)定“買方”、“賣方”兩行“文字”為粗體、加“下劃線”。4：同時(shí)選中甲乙雙方兩行文字，拖動標(biāo)尺的滑塊，增加向左縮進(jìn)。并對甲乙雙方名稱 下面的兩行文字進(jìn)行首行縮進(jìn)2個(gè)漢字。5：輸入合同條文的大綱標(biāo)題，設(shè)定標(biāo)題的字體、大小與段落行距為同一樣式。6：選中所有大綱標(biāo)題文字，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“編號”選項(xiàng)。7：然厲在子菜單中選擇一種編號類型。5. 編輯合同詳細(xì)條款內(nèi)容標(biāo)題

17、設(shè)置完成后，合同的架構(gòu)已經(jīng)成型，再為每項(xiàng)標(biāo)一一輸入詳細(xì)的正文，具體的操 作步驟如下：1：將光標(biāo)移至第1項(xiàng)標(biāo)題的末尾，按回車鍵新增一行，這時(shí)系統(tǒng)會口動套標(biāo)題編號的 樣式。2：將光標(biāo)移到新增的這一行末尾，單擊“開始”選項(xiàng)卡，單擊“樣式”工具組屮樣式框右 側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“清除格式”選項(xiàng)取消其格式。3：輸入第1款的笫1項(xiàng)條文，并為其設(shè)置一個(gè)數(shù)字項(xiàng)目編號。4：按下回鍵輸入下一行文字，word會自動套用前一行的編號樣式。5：使用同樣的方法為第2款和第3款增加詳細(xì)的條文，并為其各項(xiàng)條文添加項(xiàng)目編號。6：為第4款輸入詳細(xì)的條文，接著制作一個(gè)交貨時(shí)問表，單擊“插入”選項(xiàng)卡，然后單 擊“表格

18、”工具組中的“表格”按鈕，在顯示的下拉菜單中選擇“插入表格”選項(xiàng)。7：在彈出的“插入表格”對話框中設(shè)置“列數(shù)”為：7,設(shè)置“行數(shù)”為：2,然后單擊“確定” 按鈕。8：在表格中輸入文字，將文字設(shè)置為居中對齊。9：市于笫1欄和最后一欄的文字較少，縮小它們的寬度。拖動表格四周的頂角可以調(diào)整表格的寬度和高度。10：選中中間的5欄，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“平均分布各列"選 項(xiàng)。11： k而為表格添加一個(gè)邊框樣式，選中整個(gè)表格，然厲單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快 捷菜單屮選擇“邊框和底紋”選項(xiàng)。12：在彈出的“邊框和底紋”對話框小選擇種邊框樣式，然后單擊“確定”按鈕。13：返冋到文檔

19、中即可看到設(shè)置邊框底紋后的效果。14：使用同樣的方法為其他標(biāo)題輸入條文，并設(shè)置格式。15：在文檔末尾添加一個(gè)“立合同書人”標(biāo)題，并為其添加項(xiàng)tj符號。16： f而用word制表位功能制作立介同書條文，使用這種方法可以使用文字更容易對 齊。將光標(biāo)定位到“立合同書人”標(biāo)題的下一行。單擊“插入”選項(xiàng)卡，然后單擊“表格”工具組 中的“表格”按鈕，在顯示的下拉菜單中選擇“插入表格”選項(xiàng)。17：在彈出的“插入表格”對話框中設(shè)置4列，7行。然厲單擊“確定”按鈕，返冋到文檔中, 即可看到新增了一個(gè)4列7行的表格。18：在表格中輸入合同內(nèi)容。19：調(diào)整各列的寬度，由于耍為耍預(yù)留蓋公司卬章的位置，所以增加笫6行蓋

20、章的高度。20：接f來取消表格屮不需要的邊稚線，選中整個(gè)表格，然厲單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出 的下拉菜單中選擇“邊框和底紋”選項(xiàng)。21：在彈出的“邊框和底紋”對話框屮設(shè)置只顯示下框線，設(shè)置后單擊“確定”按鈕。22：返回到文檔中即可看到取消邊框后的效果。23：選擇表格笫1列和笫3列，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“邊框和底 紋”選項(xiàng)。24：在彈出的“邊框和底紋”對話框中設(shè)置邊框?yàn)椤盁o”，然厲單擊“確定”按鈕。在選取不相鄰的文字時(shí)，只蠱先按下“cur鍵，然后分別拖動鼠標(biāo)進(jìn)行選擇即可。25：這時(shí)可以看到第1列和第3列的邊框已經(jīng)被取消掉了。6. 插入機(jī)密標(biāo)示水卬現(xiàn)在合同書方案內(nèi)容已經(jīng)幾乎完成。山于

21、合同書屬于商業(yè)機(jī)密文件，制作時(shí)需要在每 頁加上機(jī)密水印字樣，提示以方處理合同文件時(shí)必須負(fù)保密責(zé)任。要在文件每一頁的固定位置加上特定的圖文數(shù)據(jù)，最簡便的方法就是直接在版面配置 中加入水卬功能，具體的操作步驟如下。1：單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡，然后單擊“頁面背景”工具組中的“水卬”按鈕，在彈出的列 衣中選擇一種水卬樣式。2：如果要調(diào)整水卬，必須要先進(jìn)入頁眉和頁腳的編輯模式，單擊“插入”選項(xiàng)卡，然后 單擊“頁眉和頁腳”工具組屮的“頁眉”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“編輯頁眉”選項(xiàng)，進(jìn)入 “頁眉和頁腳”的編輯模式，選中水印文字，拖動四周的控制點(diǎn)，可以進(jìn)行放大和縮小，旋 轉(zhuǎn)中間綠色的控制點(diǎn)，可以調(diào)整水卬的方向。7. 插入頁碼下而在文檔中插入頁碼，具體的操作步驟如下。1