關于發(fā)布《XXXX保險股份有限公司采購工作指引(XXXX版)

1、（XXXX 版 ）關于發(fā)布 XXXX 保險股份有限公司采購工作指引總公司物控部2014年1月目錄第一部分總公司采購工作指引6一、采購流程圖6二、分項流程101 采購聯(lián)絡員102.學習采購制度113.確定米購需求114.提交采購申請135.1統(tǒng)購145.2團購165.2.1詢價采購185.2.2招標采購205.2.3單來源米購235.2.4競爭性談判采購245.2.5物控部核價255.3自購27第二部分分公司采購工作指引2829辦公室（行政部）采購工作職責一、采購制度治理 30二、采購審批和執(zhí)行30（一）采購流程圖 31（二）分項流程351 采購聯(lián)絡員362. 學習采購制度363. 確定采購需求

2、374. 提交采購申請385. 采購審批406. 采購執(zhí)行436.1統(tǒng)購436.2團購446.2.1詢價采購476.2.2招標采購486.2.2.1報備招標486.2.2.2報批招標516.2.2.3物控部組織招標536.2.3單來源米購576.2.4競爭性談判采購586.2.5總公司物控部核價596.3自購60三、機構采購治理 62四、供應商治理63五、市場調研65第三部分附件66一、米購需求表模板 67二、XXXX項目采購商務談判要素一覽表67三、采購紀要模板 67四、綜合類項目招標文件模板 67五、IT類項目招標文件模板 67六、發(fā)回標登記表模板 67七、開標記錄表模板 67八、采購簽報

3、審批流程表（僅分公司適用）67第一部分總公司采購工作指引采購流程圖1.米購聯(lián)絡員f 2.學習米購制度f 3.確定米購需求f 4.提交米購申請f OA簽報/ERP申請5.2團購5.1統(tǒng)購5.3自購創(chuàng)建訂單采購受理物控部批復自購簽發(fā)下單需求部門自行詢價米購驗收付款物控部核價采購資料存檔5.2.1詢價米購5.2.2招標米購5.2.3單一來源米購5.2.4競爭性談判米購5.2.5米購紀要JJJJ確定參與供應商成立招標小組確定參與供應商確定參與供應商確定參與供應商簽訂合同物控部核價J定標J驗收付款J資料存檔詢價邀請確定參標供應商驗收付款JJJ反饋報價編制招標文件資料存檔J發(fā)標J回標J開標評標商務會談定標

4、米購紀要簽訂合同驗收付款講明：監(jiān)色部分由物控部負責或主導黃色部分由需求部門負責或主導資料存檔二 分項流程1. 采購聯(lián)絡員1.1 定義 各部門設置兼職采購聯(lián)絡員。人員較多的部門可分室設置聯(lián)絡員，每室不超過一人。設置和變動時，需上 報物控部備案。1.2 職責1.2.1 采購聯(lián)絡員應主動學習公司的采購制度和流程，同時應了解和熟悉本部門常規(guī)采購物品和服務的內 容及要求。1.2.2 采購申請由采購聯(lián)絡員提交。1.2.3 本部門自購權限的采購，由采購聯(lián)絡員按照有關采購制度經(jīng)辦執(zhí)行；統(tǒng)購和團購由采購聯(lián)絡員配合物控 部執(zhí)行。2. 學習采購制度采購聯(lián)絡員應主動學習公司采購制度:2.1XXXX保險股份有限公司物控

5、人員廉潔自律規(guī)定2.2XXXX保險股份有限公司總公司采購治理方法2.3XXXX保險股份有限公司采購名目2.4XXXX保險股份有限公司采購工作指引3. 確定采購需求3.1確定采購項目需求部門確定采購項目，包括名稱目的 預算等。3.2采購需求表分類采購需求應按物品或服務分類別填寫采購需求表 會議類服務類。3.3填寫米購需求表（見附件1）。要緊分類：印刷類IT類 非IT物品類需求部門確定采購項目的詳細需求并填寫 采購需求表，包括內容 品牌 規(guī)格 型號等。重要或技術復 雜的項目應提供采購項目市場調研 /技術評估分析報告或項目方案投入產(chǎn)出分析報告等。3.4 采購需求表要求3.4.1 采購需求表內容應具體

6、 明確 完整，以便向供應商發(fā)標 詢價和供應商反饋報價。重要或技術 復雜的項目應另行編制 項目名稱 項目要求。3.4.2 采購需求表須經(jīng)需求部門負責人簽字后方生效，物控部按有效簽署后的需求進行采購， 如需求變 更，則需經(jīng)上次采購需求表簽字人的上一級領導簽字方可生效，同時采購時刻將重新開始運算。4. 提交采購申請4.1 需求部門按照采購治理方法 采購名目及本指引，提交采購申請；采購申請應按采購名目規(guī) 定時效提早提交。統(tǒng)購產(chǎn)品采購申請通過 ERP 系統(tǒng)提交，團購 自購項目采購申請通過 OA 簽報提交。4.2 ERP/OA 申請要求：4.2.1 采購申請應對采購項目進行簡要描述。包括，采購項目名稱 采

7、購目的 采購預算等。4.2.2 采購申請均須附采購需求表 。4.2.3 重大或技術復雜的項目，另附 項目名稱 項目要求或其他有關資料。4.2.4 單一來源采購申請，應講明符合單一來源采購的條件（參見采購治理方法 ），提供有關資料講明 并經(jīng)物控部審批。425必要時，ERP申請須附OA申請簽報講明。如：資產(chǎn)報廢重新購買時，須附資產(chǎn)報廢OA簽報。4.3 采購申請審批鏈：運營中心 品牌宣傳部 產(chǎn)品精算部5000元及以上） -需求部門分管總（按-董事長（ 30萬及以上）4.3.1 OA 簽報審批鏈：需求部門 -有關審批部門（如信息治理中心 等）-財務部-物控部（采購預算 5000元及以上） -董事會招標

8、代表（采購預算 照權限規(guī)定） -財務部分管總（按照權限規(guī)定） -物控部分管總（ 20 萬及以上）4.3.2 ERP 審批鏈：參見 ERP 操作手冊5.1 統(tǒng)購合同簽訂總公司物控部與供應商簽訂統(tǒng)購協(xié)議。5.1.1 創(chuàng)建訂單需求部門采購聯(lián)絡員按照審批意見在 ERP 系統(tǒng)里創(chuàng)建采購訂單。5.1.2 簽發(fā)下單 物控部有關經(jīng)辦人郵件接收需求部門采購聯(lián)絡員發(fā)送的采購訂單，審核無誤后按 XXXX 協(xié)議供應商采購 訂單授權簽字書要求簽字并向對應統(tǒng)購供應商下單。5.1.3 驗收付款 需求部門負責對統(tǒng)購產(chǎn)品進行到貨追蹤和驗收，按公司財務要求付款。用戶部門配合。5.1.4 資料存檔5.1.4.1 物控部記錄電子臺帳

9、，留存紙質訂單。5.1.4.2 用戶部門留存到貨清單 驗貨清單等資料。5.2 團購 采購受理物控部經(jīng)辦人郵件接收有效審批后的簽報和需求部門負責人簽字確認的采購需求表后，按照審批意見 受理采購項目。團購共性操作指引A 確定參與供應商A.1 舉薦初選供應商A.1.1 需求部門舉薦初選供應商。招標采購項目舉薦初選供應商應許多于 3 個，詢價采購項目舉薦初選供 應商應許多于 2 個。A.1.2 物控部按照采購項目情形，可補充舉薦初選供應商。A.1.3 其他部門均可舉薦初選供應商。A.2 評審初選供應商A.2.1 評審條件確定：由物控部 需求部門共同議定。要緊評審要素包括：經(jīng)政府部門有效登記注冊 注 冊

10、資本金額 有關許可及資質，市場地位 產(chǎn)品質量 服務保證。A.2.2 差不多要求： 供應商應提供經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照復印件 稅務登記證復印件 機構組織代碼證復印件。以上文件均可提供電子掃描文檔A.2.3 專項要求：按照采購標的提供法律規(guī)定 行業(yè)慣例必備的許可證及資質。A.2.4 其他要求：市場地位及供應商認為有利于對其評審的有關資料。A.2.5 已在我司供應商庫中備案的，可不再重復提供。有關資質證明有更新時需另行備案。A.3 確定參與供應商 經(jīng)初選供應商評審，物控部與需求部門共同確定參與供應商。B 采購執(zhí)行 物控部經(jīng)辦人按照審批意見執(zhí)行采購。C 商務談判 物控部負責與供應商進行商務談判，需求部門

11、和有關部門配合。招標項目在商務談判時應按照 XXXX 項 目采購商務談判要素一覽表 （附件 2）中要素逐一談判落實。D 定標 物控部按照商務談判結果上報董事會招標代表定標，通知中標供應商中標并按要求簽訂合同與供貨。E 采購紀要 物控部經(jīng)辦人按照定標意見編寫采購紀要 （附件 3）并經(jīng)董事會招標代表，需求部門經(jīng)辦人負責人，物控部經(jīng)辦人簽字后生效。F 簽訂合同F(xiàn). 1 需求部門組織有關部門 物控部 法律合規(guī)部審核合同，采購金額在 3 萬元（含）及以上均需簽訂合同。金額在 3 萬元以下的可視情形簽訂合同；服務類（小額短期類服務項目除外）采購應簽訂采購合同F(xiàn). 2 需求部門提交合同用印簽報，簽報需對采購

12、項目情形 中標供應商及價格等情形進行簡要描述，并附 采購申請簽報和有效簽署后的采購紀要及有關資料。F.3 需求部門按照公司合同治理規(guī)定及時將合同交辦公室歸檔，需求部門留存合同復印件和電子掃描件， 并將合同電子掃描件發(fā)物控部備案。G 驗收付款G. 1 需求部門負責驗收產(chǎn)品的品牌 到貨數(shù)量 型號 系列號 包裝 外觀等，并在設備驗收報告上簽字 確認。用戶部門配合。G. 2 需求部門按合同約定和財務要求付款。G.3 正常驗收 符合付款條件的項目，應及時付款，無專門緣故不得拖欠供應商貨款。H 資料存檔H. 1 物控部留存采購 OA 簽報 /ERP 申請 采購需求表 采購紀要或核價單等資料。H. 2 需求

13、部門留存合同電子掃描件 驗貨清單等資料。5.2.1 詢價采購5.2.1.1 確定參與供應商 參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.1.2 詢價邀請 物控部經(jīng)辦人在正式受理采購項目后向參與供應商進行詢價。5.2.1.3 反饋報價 供應商反饋報價單。5.2.1.4 商務談判參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.1.5 定標參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.1.6 采購紀要參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.1.7 簽訂合同參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.1.8 驗收付款參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.1.9 資料存檔參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2 招標采購

14、5.2.2.1 成立招標小組 物控部經(jīng)辦人在接到正式 OA 簽報申請后，組織需求部門 稽核部 財務部 有關部門人員成立臨時招標 小組。招標小組負責開標 評標。5.2.2.2 確定參標供應商 參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2.3 編制招標文件 物控部負責招標文件（見附件 4 5）的制作，需求部門配合。招標文件須需求部門經(jīng)辦人及負責人物控部經(jīng)辦人及負責人簽字確認。5.2.2.4 發(fā)標 物控部向參標供應商發(fā)招標文件，并填寫發(fā) /回標登記表（見附件 6）。5.2.2.5 回標物控部回收供應商的投標文件，填寫發(fā) /回標登記表?；貥藭r刻最短不低于 3 個工作日，最長不超過 5 個工作日。5.2.

15、2.6 開標 評標a 招標小組確定具體評標標準。b 招標小組共同開標并評標。形成開標記錄表 （見附件 7 ）并由招標小組成員簽字。重要或技術復雜 的項目視情形安排投標供應商進行講標。5.2.2.7 商務談判參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2.8 定標參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2.9 采購紀要參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2.10 簽訂合同參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2.11 驗收付款參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.2.12 資料存檔參見 5.2 團購共性操作指引。5.2.3 單一來源采購5.2.3.1確定參與供應商參見5.2團購共性操作指引5

16、.2.3.2商務談判參見5.2團購共性操作指引5.2.3.3 定標參見5.2團購共性操作指引5.2.3.4采購紀要參見5.2團購共性操作指引5.2.3.5簽訂合同參見5.2團購共性操作指引5.2.3.6驗收付款參見5.2團購共性操作指引5.2.3.7資料存檔參見5.2團購共性操作指引5.2.4競爭性談判采購5.2.4.1確定參與供應商參見5.2團購共性操作指引5.2.4.2商務談判參見5.2團購共性操作指引5.2.4.3 定標參見5.2團購共性操作指引5.2.4.4采購紀要參見5.2團購共性操作指引5.2.4.5簽訂合同參見5.2團購共性操作指引5.2.4.6驗收付款參見5.2團購共性操作指引

17、5.2.4.7資料存檔參見5.2團購共性操作指引5.2.5物控部核價5.2.5.1確定參與供應商物控部確定參與供應商5.2.5.2物控部核價物控部經(jīng)辦人向參與供應商進行核價。5.2.5.3 定標參見5.2團購共性操作指引。5.2.5.4驗收付款參見5.2團購共性操作指引。5.2.5.5資料存檔參見5.2團購共性操作指引。5.3 自購5.3.1 需求部門自行詢價采購 需求部門按物控部批復意見或標準采購權限執(zhí)行詢價采購。6.2參與供應商的選擇 詢價邀請 商務談判 定標等過程均由需求部門自行完成。具體執(zhí)行時可參考 詢價采購指引”。5.3.2 采購紀要 采購金額超過 5000 元（含）及以上的項目需編

18、制采購紀要并由經(jīng)辦人和部門負責人簽字確認。5.3.3 簽訂合同 物品類項目可視情形簽訂合同，服務類（小額短期類服務項目除外）采購應簽訂采購合同。5.3.4 驗收付款 參見團購共性操作指引。5.3.5 資料存檔需求部門留存簽報 采購紀要 驗貨清單等資料第二部分分公司采購工作指引辦公室（行政部）采購工作職責1 辦公室（行政部）經(jīng)理采購工作職責1.1 執(zhí)行總公司采購治理制度，并制定 修訂 頒布分公司及下屬機構采購治理制度 標準 流程 指 引。1.2 審批 審核 備案分公司及下屬機構采購業(yè)務1.3 監(jiān)督 檢查 指導 考核分公司及下屬機構采購業(yè)務1.4 治理 考核 評估供應商1.5 收集 調研 分析市場

19、價格。2 采購治理崗工作職責2.1 把握總 分公司采購制度，并對其宣導 講明和執(zhí)行。2.2 審批 審核 組織 參與分公司各部門 下屬機構采購項目2.3 分公司下屬機構采購業(yè)務的指導 治理 監(jiān)督和評判。2.4 分公司聯(lián)合招標小組和采購崗設置 變更的報備。2.5 分公司采購治理的自檢自查，匯總上報并落實整改。2.6 分公司采購數(shù)據(jù)的采集 統(tǒng)計 分析和上報。2.7 分公司供應商治理。2.8 分公司采購市場調研。2.9 分公司采購檔案治理。一 采購制度治理1 分公司辦公室（行政部）學習 宣導 執(zhí)行總公司采購制度。2 分公司辦公室（行政部）按照總公司采購制度制定分公司及下屬機構的采購制度，并及時進行修訂

20、和完善二 采購審批和執(zhí)行1 分公司辦公室（行政部）按照總 分公司采購制度，審核 審批分公司及下屬機構采購業(yè)務。2 分公司辦公室（行政部）組織分公司及下屬機構超權限采購項目， 有效操縱采購成本，保證采購質量一）采購流程圖1米購聯(lián)絡員 f 2學習米購制度 f 3確定米購需求f4提交采購申請fOA簽報/ERP申請f 5 米購審批 f 6 米購執(zhí)行6.2團購采購受理6.1統(tǒng)購6.3自購創(chuàng)建訂單需求部門/下屬機構J1自行詢價采購 簽發(fā)下單.t+驗收付款623單一來源驗收付款621詢價采購6.2.4競爭性談判6.2.5總公司物控部1 -J1采購核價采購資料存檔確定參與供應商6.2.2.1確定參與供應商確定

21、參與供應商詢價邀請報備招標商務談判物控部核價反饋報價確定參標供應商定標定標商務談判編制招標文件622招標采購采購資料存檔6.2.2.26.2.2.3確定參與供應商報批招標物控部組織招標商務談判確定參標供應商確定參標供應商定標編制招標文件編制招標文件驗收付款發(fā)標資料存檔回標采購紀要定標簽訂合同采購紀要驗收付款簽訂合同開標 評標資料存檔驗收付款商務談判定標資料存檔采購紀要物控部審核發(fā)標J簽訂合同發(fā)標回標驗收付款回標開標評標開標評標商務談判資料存檔定標商務談判采購紀要J定標J采購紀要J簽訂合同采購紀要簽訂合同JJJ報備物控部物控部審核驗收付款JJJ驗收付款簽訂合同資料存檔JJ資料存檔驗收付款講明：藍

22、色部分由總公司物控部負責或主導J綠色部分由分公司辦公室（行政部）負責或主導 資料存檔 黃色部分由分公司需求部門 /下屬機構負責或主導二）分項流程1. 采購聯(lián)絡員1.1 定義 分公司各部門 /下屬機構設置兼職采購聯(lián)絡員。設置和變動時，上報辦公室（行政部）備案。1.2 職責1.2.1 采購聯(lián)絡員應主動學習公司的采購制度和流程， 同時應了解和熟悉本部門 /下屬機構常規(guī)采購物品和 服務的內容及要求。1.2.2 采購申請由采購聯(lián)絡員提交。1.2.3 本部門 /下屬機構自購權限的采購， 由采購聯(lián)絡員按照有關采購制度經(jīng)辦執(zhí)行； 團購由采購聯(lián)絡員配 合辦公室（行政部）執(zhí)行。2. 學習采購制度 采購聯(lián)絡員應主動

23、學習總 分公司采購制度：2.1 XXXX 保險股份有限公司物控人員廉潔自律規(guī)定2.2 XXXX 保險股份有限公司分公司采購治理方法 2.3 XXXX 保險股份有限公司采購名目2.4 新籌機構非 IT 資產(chǎn)配置標準2.5 XXXX 保險股份有限公司采購工作指引2.6 XXXX 保險股份有限公司機構物控工作考核方法2.7 分公司制定和頒布的有關采購制度3. 確定采購需求3.1 確定采購項目 需求部門 /下屬機構確定采購項目，包括名稱目的 預算等。3.2 采購需求表分類 采購需求應按物品或服務分類別填寫 采購需求表（見附件 1）。要緊分類：印刷類 IT 類 非 IT 物品類 會議類 服務類。3.3

24、填寫采購需求表 需求部門 /下屬機構確定采購項目的詳細需求并填寫采購需求表 ，包括內容 品牌 規(guī)格 型號等。重 要或技術復雜的項目應提供采購項目市場調研 /技術評估分析報告或項目方案 投入產(chǎn)出分析報告等。3.4 采購需求表要求3.4.1 采購需求表內容應具體 明確 完整，以便向供應商發(fā)標 詢價和供應商反饋報價。重要或技術復雜的項目應另行編制 項目名稱 項目要求3.4.2采購需求表須經(jīng)需求部門 /下屬機構負責人簽字后方生效，辦公室（行政部）按有效簽署后的需求 進行采購，如需求變更，則需經(jīng)上次采購需求表簽字人的上一級領導簽字方可生效，同時采購時刻將重新開始 運算。4. 提交采購申請4.1 需求部門

25、 /下屬機構按照采購治理方法采購名目及本指引，提交采購申請；采購申請應按采購名目規(guī)定時效提早提交。統(tǒng)購產(chǎn)品采購申請通過ERP系統(tǒng)提交，團購自購項目采購申請通過 0A簽報提交4.2 OA簽報/ERP申請要求：4.2.1 采購申請應對采購項目進行簡要描述。包括，采購項目名稱 采購目的 采購預算等。4.2.2 采購申請均須附采購需求表 。4.2.3 重大或技術復雜的項目，另附 項目名稱 項目要求或其他有關資料。4.2.4 單一來源采購申請，應講明符合單一來源采購的條件（參見采購治理方法 ），提供有關資料講明 并經(jīng)物控部審批。425必要時，ERP申請須附OA申請簽報講明。如：資產(chǎn)報廢重新購買時，須附資

26、產(chǎn)報廢OA簽報。4.3 采購申請審批鏈：4.3.1 OA 簽報審批鏈：見附件 8。4.3.2 ERP 審批鏈：參見 ERP 操作手冊。5. 采購審批5.1 采購需求審核 辦公室（行政部）審核 OA 簽報 /ERP 申請是否提交采購需求表 。如未提交或采購需求表不符合要 求應退回申請人進行補充或修改。5.2 采購分項劃分 按照采購名目和采購標的類別，合理進行采購分項劃分。凡可由同類別供應商提供物品和服務的項目， 應劃分為一個采購分項。嚴禁可合并采購的項目“拆單”采購。5.3 采購審批意見 按照分公司采購治理方法和年度采購名目對各采購分項審批采購方式 采購權限，同時，對審批 鏈不完整的申請應要求進

27、行修正。5.4 采購審批意見范例范例 1： 請附采購需求表。 未附采購需求表的情形 范例 2： 采購需求不明確，請溝通修改完善。 采購需求表內容不符合要求 范例 3：方案（費用）申請簽報， 最終采購需求尚不明確， 實際采購兌現(xiàn)時請?zhí)嵩绱_定采購需求提交采購申請簽報。 采購需求不明確的方案申請簽報 范例 4：XX 項目預算 XX 元，屬需求部門 /下屬機構自購權限，需求部門 /下屬機構按采購制度自行詢價采購，形成 采購紀要。 采購需求表符合要求，各采購分項屬分公司需求部門 /下屬機構自購權限，采購分項預算小于 5000 元 范例 5：XX 項目預算 XX 元，屬分公司詢價 /招標采購權限，分公司辦

28、公室（行政部）組織詢價 /招標采購。 需求 表符合要求，屬分公司采購權限，采購分項預算小于 5 萬元范例 6：XX 項目預算 XX 元，屬分公司招標采購權限，分公司辦公室（行政部）組織招標采購，編制采購紀要， 采購結論在采購合同簽訂后 10個工作日內以 OA 形式向總公司物控部報備。 需求表符合要求，屬分公司招標采購 權限，采購分項預算 5-10 萬元之間 范例 7：XX 項目預算 XX 元，屬分公司招標報批采購權限，分公司辦公室（行政部）組織招標采購，編制采購紀 要，發(fā)標前招標文件和參標供應商報總公司物控部溝通確認，采購紀要經(jīng)總公司物控部審批通過后執(zhí)行采購。 需求 表符合要求，屬分公司招標報

29、批采購權限，采購分項預算 10-30萬元之間 范例 8：XX 項目預算 XX 元，屬總公司物控部組織招標采購權限，請總公司審批。 需求表符和要求，采購分項大 于等于 30 萬元范例 9：XX 采購分項預算 XX 元，屬總公司參與招標采購權限，請總公司審批； XX 采購分項預算 XX 元，屬分公 司招標報批采購權限，分公司辦公室（行政部）組織招標采購，分公司辦公室（行政部）組織招標采購，編制采購 紀要，發(fā)標前招標文件和參標供應商報總公司物控部溝通確認，采購結論經(jīng)總公司物控部審批通過后執(zhí)行采購； X X 采購分項預算 XX 元，屬分公司招標 / 詢價采購權限，分公司辦公室（行政部）組織招標 /詢價

30、采購；其他采購分項 預算 XX 元，屬需求部門 /下屬機構自購權限， XX 部/機構按采購制度自行詢價采購。 綜合復雜的多項采購，采購 需求表符合要求，各采購分項采購方式 采購權限不同 范例 10：XX 采購分項因 XXXX ，符合單一來源采購規(guī)定，建議采納單一來源采購，報請總公司物控部審批。對單一來源采購需專門講明，符合采購治理方法中關于單一來源采購的規(guī)定并附有關證明資料和講明性材料 6. 采購執(zhí)行6.1 統(tǒng)購合同簽訂 總公司物控部與供應商簽訂統(tǒng)購協(xié)議。6.1.1 創(chuàng)建訂單 辦公室（行政部）資產(chǎn)治理員按照審批意見在 ERP 系統(tǒng)里創(chuàng)建采購訂單。6.1.2 簽發(fā)下單 總公司物控部有關經(jīng)辦人郵件

31、接收分公司資產(chǎn)治理員發(fā)送的采購訂單，審核無誤后按 XXXX 協(xié)議供應商 采購訂單授權簽字書要求簽字并向對應統(tǒng)購供應商下單。6.1.3 驗收付款 需求部門負責對統(tǒng)購產(chǎn)品進行到貨追蹤和驗收，按公司財務要求付款。用戶部門配合。6.1.4 資料存檔6.1.4.1 物控部記錄電子臺帳，留存紙質訂單。6.1.4.2 用戶部門留存到貨清單 驗貨清單等資料。6.2 團購采購受理采購治理崗郵件接收有效審批后的采購申請簽報和需求部門 /下屬機構負責人簽字確認的采購需求表后，按 照審批意見受理采購項目。團購共性操作指引A 確定參與供應商A.1 舉薦初選供應商A.1.1 需求部門舉薦初選供應商。招標采購項目舉薦初選供

32、應商應許多于 3 個，詢價采購項目舉薦初選供 應商應許多于 2 個。A.1.2 辦公室（行政部）按照采購項目情形，可補充舉薦初選供應商。A.1.3 其他部門均可舉薦初選供應商。A.2 評審初選供應商A.2.1 評審條件確定：由辦公室（行政部） 需求部門共同議定。要緊評審要素包括：經(jīng)政府部門有效登 記注冊 注冊資本金額 有關許可及資質，市場地位 產(chǎn)品質量 服務保證。A.2.2 差不多要求： 供應商應提供經(jīng)年審合格的營業(yè)執(zhí)照復印件 稅務登記證復印件 組織機構代碼證復 印件。以上文件均可提供電子掃描文檔。A.2.3 專項要求：按照采購標的提供法律規(guī)定 行業(yè)慣例必備的許可證及資質。A.2.4 其他要求

33、：市場地位及供應商認為有利于對其評審的有關資料。A.2.5 已在分公司供應商庫中備案的，可不再重復提供。有關資質證明有更新時需另行備案。A.3 確定參與供應商 經(jīng)初選供應商評審，辦公室（行政部）與需求部門共同確定參與供應商。B 采購執(zhí)行 辦公室（行政部）采購治理崗按照審批意見執(zhí)行采購。C 商務談判 辦公室（行政部）負責與供應商進行商務談判，需求部門和有關部門配合。D 定標 辦公室（行政部）按照評標方法定標，通知中標供應商中標并按要求簽訂合同與供貨。E 采購紀要 采購治理崗按照定標意見編寫采購紀要 （附件 3），招標項目經(jīng)聯(lián)合招標小組成員簽字，詢價項目經(jīng)需 求部門 辦公室（行政部）經(jīng)辦人和負責人

34、簽字后生效。F 簽訂合同F(xiàn). 1 需求部門組織有關部門 辦公室（行政部） 法律合規(guī)部審核合同，采購金額在 2 萬元（含）及以上 均需簽訂合同。 金額在 2 萬元以下的可視情形簽訂合同；服務類 （小額短期類服務項目除外） 采購應簽訂采購合同。F. 2 需求部門提交合同用印簽報，簽報需對采購項目情形 中標供應商及價格等情形進行簡要描述，并附 采購申請簽報和有效簽署后的采購紀要及有關資料。F.3 需求部門按照公司合同治理規(guī)定及時將正式合同文本和電子掃描件交辦公室（行政部）歸檔，需求部 門留存合同復印件和電子掃描件。G 驗收付款G. 1 需求部門負責驗收產(chǎn)品的品牌 到貨數(shù)量 型號 系列號 包裝 外觀等

35、，并在設備驗收報告上簽字 確認。用戶部門配合。G. 2 需求部門按合同約定和財務要求付款。G.3 正常驗收 符合付款條件的項目，應及時付款，無專門緣故不得拖欠供應商貨款。H 資料存檔H. 1辦公室（行政部）留存采購 OA簽報/ERP申請 采購需求表 采購紀要或核價單 合同文 本等資料。H. 2 需求部門留存合同電子掃描件 驗貨清單等資料。6.2.1 詢價采購6.2.1.1 確定參與供應商參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.1.2 詢價邀請 辦公室（行政部）采購治理崗在正式受理采購項目后以書面形式向參與供應商進行詢價。6.2.1.3 反饋報價 供應商反饋書面報價單。6.2.1.4 商務談判參

36、見 6.2 團購共性操作指引。6.2.1.5 定標參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.1.6 采購紀要參見 6.2 團購共性操作指引6.2.1.7 簽訂合同參見 6.2 團購共性操作指引6.2.1.8 驗收付款參見 6.2 團購共性操作指引6.2.1.9 資料存檔 參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2 招標采購6.2.2.1 報備招標6.2.2.1.1 確定參標供應商參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.1.2 編制招標文件辦公室（行政部）負責招標文件（見附件 4 5）的制作，需求部門配合。招標文件須需求部門經(jīng)辦人及負責人 辦公室（行政部）采購治理崗及負責人簽字確認6.2.2.

37、1.3 發(fā)標 辦公室（行政部）以書面形式向參標供應商發(fā)招標文件，并填寫發(fā)/回標登記表（見附件 6）。6.2.2.1.4 回標 辦公室（行政部）按要求回收參標供應商的正式投標文件，填寫發(fā)/回標登記表?；貥藭r刻最短不低于2 個工作日，最長不超過 4 個工作日。6.2.2.1.5 開標 評標a 聯(lián)合招標小組確定具體評標標準。b 聯(lián)合招標小組共同開標并評標。形成開標記錄表 （見附件 7）并由聯(lián)合招標小組成員簽字。重要或 技術復雜的項目應安排參與投標供應商進行講標。6.2.2.1.6 商務談判 參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.1.7 定標參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.1.8 采

38、購紀要參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.1.9 簽訂合同 參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.1.10 報備物控部投標報價單等資料。采購結論在合同簽訂完成后 10個工作日內以 OA 形式想總公司物控部報備。 報備 OA 簽報需附采購申請簽報 有效簽署的采購紀要和正式合同掃描件6.2.2.1.11 驗收付款參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.1.12 資料存檔參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2 報批招標6.2.2.2.1 確定參標供應商參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2.2 編制招標文件辦公室（行政部） 負責招標文件的制作， 需求部門配合。 招標

39、文件須需求部門經(jīng)辦人及負責人 辦公室（行 政部）采購治理崗及負責人簽字確認。6.2.2.2.3 物控部審核 辦公室（行政部）將參標供應商與招標文件以郵件形式上報物控部審核，物控部按照情形可舉薦供應商參 與。6.2.2.2.4 發(fā)標 辦公室（行政部）以書面形式向參標供應商發(fā)招標文件，并填寫發(fā) /回標登記表。6.2.2.2.5 回標辦公室（行政部）按要求回收參標供應商的正式投標文件，填寫發(fā) /回標登記表?；貥藭r刻最短不低于 2 個工作日，最長不超過 4 個工作日。6.2.2.2.6 開標 評標a 聯(lián)合招標小組確定具體評標標準。b 聯(lián)合招標小組共同開標并評標。形成 開標記錄表并由聯(lián)合招標小組成員簽字

40、。重要或技術復雜的項 目應安排參與投標供應商進行講標。6.2.2.2.7 商務談判參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2.8 定標參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2.9 采購紀要參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2.10 物控部審核辦公室（行政部）將投標報價單 采購紀要文本 合同文本以郵件形式上報物控部審核。6.2.2.2.11 簽訂合同參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2.12 驗收付款參見 6.2 團購共性操作指引。6.2.2.2.13 資料存檔參見6.2團購共性操作指引6.2.2.3物控部組織招標6.2.2.3.1 確定參標供應商 分公司聯(lián)合招標小

41、組舉薦供應商，總公司物控部補充確認。6.2.2.3.2 編制招標文件 總公司物控部負責招標文件的編制，分公司聯(lián)合招標小組配合。招標文件須總公司物控部 分公司辦公室 （行政部） 分公司需求部門的經(jīng)辦人和負責人簽字確認。6.2.2.3.3 發(fā)標 總公司物控部或授權分公司辦公室（行政部）向參標供應商發(fā)招標文件，并填寫發(fā)/回標登記表。6.2.2.3.4 回標 總公司物控部或授權分公司辦公室（行政部）回收供應商的投標文件，填寫發(fā)/回標登記表?；貥藭r刻最短不低于 3個工作日，最長不超過 5 個工作日。6.2.2.3.5 開標 評標a 總公司物控部與分公司聯(lián)合招標小組共同確定具體評標標準。b 總公司物控部與分公司聯(lián)合招標小組共同開標并評標。形成開標記錄表并由參會成員簽字。 重要或 技術復雜的項目應安排參與投標供應商進行講標。6.2.2.3.6 商務