行政管理系統(tǒng)-辦公費用節(jié)省辦法

1、編 號 fnc18 共 13 頁第 1 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 第一條 購買消耗品要克制再克制 從橡皮擦、鉛筆等細(xì)小的事務(wù)用品下手，大部分的人都認(rèn)為公司的消耗品, 隨時都可以購買而且價格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購買消耗品的習(xí)慣。尤其是才領(lǐng)用沒多久就要再申領(lǐng)就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領(lǐng)用后最少六個月禁止再申領(lǐng)。雖然金額很小，也要訂出基準(zhǔn)，依照申請制度領(lǐng)用，禁止隨便購買。 第二條 消耗品的所有標(biāo)準(zhǔn)要制定領(lǐng)用明細(xì) 對每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支，制定領(lǐng)用明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)。然后每六個月一次，定期點查個人抽屜時，多余的事務(wù)用品先回收。釘書機(jī)、剪刀、膠帶等，全員每天使用頻繁的東

2、西，劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換。因本人不注意而遺失時，嚴(yán)格執(zhí)行由本人負(fù)責(zé)賠償。 第三條 公司的物品、不要私自使用 在公司內(nèi)事務(wù)用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費是其中一部分。交際費的一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分,不只增加費用支出,亦是不正當(dāng)?shù)牡谝徊?。首先干部要?jǐn)慎以身作則。在節(jié)省費用的運動中要嚴(yán)禁這種公私不分的舉動。 第四條 不要使用鉛筆與電動削鉛筆機(jī) 鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時間，使用電動削鉛筆很容易削過頭。又要花錢購置電動削鉛筆機(jī)而且還要付電費。積存的鉛筆屑也要清除。購買自動鉛筆價格不貴，鉛筆芯可換裝，換裝

3、鉛筆芯時多少會有損失，筆芯三支抵算鉛筆一支計算，節(jié)省下來的金額很可觀。 第五條 抽屜內(nèi)要空出來 人都有占有的壞習(xí)慣。在企業(yè)內(nèi)看員工每人的抽屜，從筆記用具、傳票、用紙等都有浪費行為。倒不如，抽屜全部不要使用。做一個壁柜可放置一切事務(wù)用品及統(tǒng)計資料。這樣做，消耗品、事務(wù)用品、統(tǒng)計資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支。又可防止不正當(dāng)使用, 沒有機(jī)會發(fā)生不正當(dāng)使用就可防止費用的浪費。 第六條 在公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)要盡量簡化 聯(lián)絡(luò)用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙。不需要考慮對上司的不禮貌，需要裝入信封的文件，可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內(nèi)。二張以上的文件，編 號

4、 fnc18 共 13 頁第 2 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 使用回紋針也是一種浪費，用釘書機(jī)釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時，常因曲別針的重量，而超重增加郵費的支出。 第七條 考慮信紙的折疊方式 信紙通常都把寫字的一面反折向內(nèi)，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內(nèi)就不需用信封，收件人馬上就知道內(nèi)容比較合理。又有折成四折的習(xí)慣，張數(shù)多時折為三折，比較好處理。為了收件人與內(nèi)容一目了然，利用三折方式為宜。 第八條 收件人名稱要簡化 公司以一個字代表廠長級，吳廠長就用吳代表即可。科長級用兩個字，陳科長只用陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用，在公司內(nèi)的往來文件亦用簡稱, 這樣制作名牌時也

5、因小而節(jié)省費用。寫文件時吳只寫1個字，有3秒鐘就寫好, 如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個字，每字用3秒，寫8個字要花24 秒。所以文件的收件人名稱要盡量的簡單化。 第九條 標(biāo)示事務(wù)用品的價格 由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費使用。所以需要把信紙1張多少錢，信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等，所有用品全部標(biāo)示價格。對每種用品的成本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。每月最少在開會時，突然發(fā)出質(zhì)問“某小姐橡皮圈一個是多少錢”讓大家記得物品成本價格。 第十條 貼出電話費用表 為了要讓全部員工對電話費都有成本概念，編制電話費用表，貼在電話機(jī)前。費用要詳列，市區(qū)每通1次多少

6、錢,長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多少錢也要有概念。 第十一條 電話通話定時 有一本書“一分鐘經(jīng)理”很暢銷。經(jīng)理指導(dǎo)屬下工作，已達(dá)到在1分鐘內(nèi)的時代。電話的通話最長在3分鐘內(nèi)講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司可展開“電話以3分鐘內(nèi)完成”的運動。如指導(dǎo)得當(dāng),與外面的通話也可以縮短時間。 第十二條 利用電話自動記錄機(jī) 電話費用自動記錄機(jī)約幾千元就可以購入。為了對每次打電話花多少電話費做到心中有數(shù)。對每臺電話每個月編立預(yù)算遵守費用很有效。 幾千元的投資，長遠(yuǎn)計算很快就可以回收。許多公司使用自動記錄機(jī) 編 號 fnc18 共 13 頁第 3 頁辦

7、公 費 用 節(jié) 省 辦 法 后 ，節(jié)省30以上話費。 第十三條 長途電話要經(jīng)由總機(jī) 公司為了提高成本概念，長途電話都由總機(jī)發(fā)出。電話機(jī)前放置記錄用紙，填寫通話結(jié)果。這樣可以做筆錄，同時可防止無謂的長途電話使用。也不會打錯電話，在等對方通話時可以再確認(rèn)聯(lián)絡(luò)內(nèi)容。直撥電話很方便，所以掛接長途電話亦很容易，像使用市區(qū)電話的輕易感覺。 經(jīng)由總機(jī)可防止以上情況，同時也是培養(yǎng)成本觀念的一種方法。 第十四條 建立電話傳真機(jī)系統(tǒng) 總、分公司之間的電話費用，在做記錄后，可考慮建立傳真機(jī)系統(tǒng)。不只可節(jié)省電話費用，還可以用作文書聯(lián)絡(luò)之用，消除傳達(dá)上的錯誤。用電話如本人不在時，就造成電話費的浪費，用傳真機(jī)可以電送就沒

8、有這個情況。與電報機(jī)不同的是，用電話傳真機(jī)時，不必另請打字員打字，誰都輕易會使用。公司改用傳真機(jī)后，電話費省下約三分之一。 第十五條 總、分公司之間，聯(lián)絡(luò)制定標(biāo)準(zhǔn)化 員工不要用隨意的方法聯(lián)絡(luò)，需要制定標(biāo)準(zhǔn)的方法。方法可分為、普通信件，、限時專送，、電話傳真，、電話等，這些方法，制定一覽表徹底執(zhí)行。有的公司禁止使用總、分公司之間的電話，改用電話傳真機(jī)，及活用電腦連線等，而達(dá)到節(jié)省費用。時代在進(jìn)步，頭腦也要轉(zhuǎn)得快，信息的傳達(dá)亦要符合時代需要。 第十六條 用一個字的單位簡化公司內(nèi)的電話 我在南部打電話回公司聯(lián)絡(luò)時，“喂，林，好”就問候完，通常的方法,“ 喂，喂，我是林某，您好嗎？”要這么說，這個字?jǐn)?shù)

9、的差異，前者三字,后者九字，差異很大。前者可節(jié)省時間與電話費。公司內(nèi)的聯(lián)絡(luò)電話簡略用一個字來傳達(dá)。季節(jié)的問候、久未見面、互相問候近況都要免除。 第十七條 打電話要考慮區(qū)域 業(yè)務(wù)員為了聯(lián)絡(luò)，從公司打電話與客戶聯(lián)絡(luò)時，要考慮打電話的地點。因為業(yè)務(wù)員程度不一，有時和客戶中的異性一聊，往往忘了費用一秒一秒的增加, 公司應(yīng)編制詳細(xì)電話費用表，給每位業(yè)務(wù)員，這樣的考慮可達(dá)到節(jié)省電話費用。 編 號 fnc18 共 13 頁第 4 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 第十八條 利用表格 為了節(jié)省電話費用，打電話前先作成的表格，整理后再打電話。這個表格不只是打電話前使用，接聽電話或其他“轉(zhuǎn)言記錄”也要廣為利用。

10、、 何時 、 誰 、 何事 、 理由 、 場所 、 方法 、 數(shù)量、金額 第十九條 對方講話中則改時再打 從這邊打的電話，常常會碰到對方在另一線電話講話中。這個時候不要用“我等待”而問“是不是要些時間”如果還要一點時間的話,告訴對方“待一會再打來”先掛斷電話。這樣可以節(jié)省電話費用，同時兩邊的電話機(jī)都可以空出來。 第二十條 要求對方打過來 向廠部訂貨的電話盡量避免。讓對方每天固定時間打電話來，這樣可以有計劃的進(jìn)行工作，同時可以節(jié)省電話費。這個方法也可以利用在其他事情上。當(dāng)然這個方法，依對方的立場，有時候行的通，有時候行不通的。例如對方與這邊立場相等，碰到對方另有一部電話時可說“很抱歉,講完電話可

11、否給我電話聯(lián)絡(luò)”這樣拜托就可以了。 第二十一 條 禁止電話私用 市內(nèi)電話就無所謂，家鄉(xiāng)、朋友等的長途電話，被私人使用是一筆很大支出。私用電話不但是費用的損失，對周圍的人也會構(gòu)成妨礙工作，所以絕對禁止。工作中原則上，朋友與戀人打來電話都要禁止。私用電話要休息時間打來。另外一種方法是，在公司內(nèi)裝設(shè)公用電話，供私用，多少也可以增加收入，一舉兩得。 第二十二條 每1盞燈，設(shè)置1個開關(guān) 通常在房間的進(jìn)出口集中設(shè)置開關(guān)。日光燈每1盞設(shè)置1個開關(guān)，可以節(jié)省電費。已經(jīng)有日光燈集中開關(guān),換成每1燈1開關(guān)的工程費, 編 號 fnc18 共 13 頁第 5 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法數(shù)年間就可以節(jié)省回來。對節(jié)

12、省有無觀念，只看是否用1盞燈1個開關(guān)就能判斷。 第二十三條 桌上放置臺燈 在桌上辦事，而光線從天花板照射是一種浪費，在各人桌上放置日光臺燈,可以節(jié)省電費。臺燈要準(zhǔn)備瓦以上為宜。比裝在天花板上的瓦雙管一盞的日光燈經(jīng)濟(jì)的多。白天稍微陰暗時，或室內(nèi)只有一、二人時天花板上的燈大放光明是非常浪費。 第二十四條 定期清掃日光燈管 日光燈如果不清掃，六個月就減低效率。希望盡可能每月都用干布擦試。又三個月六個月一次用清潔劑清除干凈。有的企業(yè)用到日光燈管壽命終了都沒有清掃過，這是沒有節(jié)省觀念。污濁的天花板及墻壁要細(xì)心去清掃，要有自發(fā)去清掃的想法。 第二十五條 窗戶不可放物品 在難得的窗戶旁邊放置物品，阻擋光線進(jìn)

13、入，反而需要照明這就失去了窗的作用。要養(yǎng)成將玻璃常常擦洗干干凈凈的習(xí)慣。 在德國的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜歡洗澡，但一提起擦洗玻璃就認(rèn)為是一件苦差事。 第二十六條 盡量使用日光燈 日光燈的電費是燈泡電費的三分之一。家庭與商店就當(dāng)別論，在公司內(nèi)盡量使用日光燈。同樣的日光燈白色比晨光色的功效強。在屋外要用比日光燈高壓的水銀燈，可得到相當(dāng)于燈泡78倍效果的照明。 第二十七條 日光燈管提早裝換 日光燈的換裝要在小時左右。日光燈管壽命終了前，盡早換裝。使用到最后會增加電費及失去效率。要計算使用時間較為困難，用到燈管出現(xiàn)黑影圈時訂為換裝時間，每月底定期檢查換裝。 第二十八條 適合場所的照明度 廁

14、所、洗水間、樓梯間,走廊等以150-200度為宜。辦事處用300-500度較為合適。會議室要配合氣候、白天、晚上的需要而裝置照明調(diào)節(jié)器比較合適。 度()的訂算是瓦燈泡光線離1米處的光度為 編 號 fnc18 共 13 頁第 6 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 65度。 照明度要用得合適。 第二十九條 暖氣器具的保養(yǎng) 暖氣器具的保養(yǎng)要在使用前進(jìn)行。是否完全燃燒會造成一個冬天下來燃料費物很大差別。反射式的暖氣用器，每天勤擦試，可提高熱效率。因為熱氣是向上升的，所以要安裝空氣循環(huán)器，也可以考慮在天窗附近安裝電風(fēng)扇。 第三十條 提前分關(guān)掉暖氣機(jī) 使用暖氣機(jī)的企業(yè)，下班前要有關(guān)機(jī)的習(xí)慣。加班也要在加班

15、下班前分鐘關(guān)機(jī)。依這個方法每年可節(jié)省很大的暖氣費用。 第三十一條 空調(diào)機(jī)裝設(shè)位置適當(dāng)嗎？ 空調(diào)機(jī)盡量裝在日光直射不到的位置，最好裝在朝北的方向。日光直射的窗戶使用濾光裝置，避免日光直射。或利用窗簾。在外面的空調(diào)機(jī)，在日光的照射下會影響效率，上面要裝設(shè)遮陽板以免日光直射。 第三十二條 空調(diào)機(jī)每月清理一次 冷卻裝置及空調(diào)機(jī)的蓄電座與濾壓器的清除，要有每月清除一次的習(xí)。一年都不清除據(jù)說會減少的熱效率?？諝庵杏泻芏辔廴疚铮^濾器很容易被污染。由于這些瑣事不被重視，又是污穢的工作，誰都不愿意做，因此浪費很多電費。 第三十三條 室內(nèi)冷氣不要開得過冷 為了不超過公司內(nèi)規(guī)定的冷度，派負(fù)責(zé)人，每1小時檢查溫度。

16、每超過1度就要多花約的電費支出。 太冷不只造成電費的浪費，也容易罹患冷氣病。而且與室外溫度太大，會導(dǎo)致體力消耗，依實際情況確實調(diào)節(jié)溫度是很重要的。 第三十四條 冷凍柜的省電擺設(shè) 商品冷凍柜的擺設(shè)如果超過一定的高度時，冷氣會外泄造成電費的浪費，還可能會降低質(zhì)量。冷氣的進(jìn)出口如被塞住亦是一種浪費，所以每天，由負(fù)責(zé)人定時巡查，擺設(shè)柜內(nèi)盡量不要有燈泡燈光、與太陽光的直射。在擺設(shè)柜附近因炊事而有熱源的事也要避免。冷凍柜的冷氣有一部分的外泄，可以利用其冷氣作室內(nèi)的冷氣用，可節(jié)省冷氣室的費用。零售店的冷凍柜、冷藏設(shè)備的電費實在太大。不深入研究的話，便無利可圖。溫度的調(diào)節(jié)分為，上午、中午、下午三次實行。除霜工

17、作要早一點做好，關(guān)店門后蓋上蓋子以節(jié)省電費，一個 編 號 fnc18 共 13 頁第 7 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法晚上可節(jié)省。 第三十五條 多利用樓梯 電梯的使用，耗用電力龐大。為了節(jié)省電費，上下三樓的梯應(yīng)禁止使用。也有在一定的時間，停電一部電梯的方法。 第三十六條 燒開水要有效率 煤氣熱水器比煤氣爐多三成至四成的熱效率。所以早上燒開水時，從熱水器取熱水，放在水壺?zé)_后，倒入熱水瓶使用是最經(jīng)濟(jì)的方法。燒開水的要訣是，燒開水不要讓它再變冷水。即不要燒多余的開水。所以要量好使用量再燒。 第三十七條 煤氣的母火不能忽略 煤氣熱水器的母火，一日小時連續(xù)點火,要浪費約元。煤氣爐的開水燒開后，很多

18、公司沒有即時把火關(guān)掉，在廚房發(fā)生很大的浪費。現(xiàn)在已到煮蛋都要計算時間的時代，燒開水是每日都要做的工作不可隨便，水量、爐火的大小與時間都要有標(biāo)準(zhǔn)化。 第三十八條 煤氣爐最好的使用方法 使用煤氣爐時，把開關(guān)開到最大火是很浪費的。用中火可以節(jié)省的燃料?；鹧鎰偤迷谒畨氐撞考纯桑灰尰鹧媾艹鏊畨赝?。水壺要選平底壺，可提高熱效率。裝水時底部不可弄濕，濕了要多花的煤氣。 第三十九條 規(guī)定熱水的溫度 熱水器的溫度，因使用的人不同，而沒有一定的標(biāo)準(zhǔn)，用于打掃與洗碗杯時，°為適中。飲水用時調(diào)到最高溫，待到水管燒開后，再倒入熱水瓶使用。最好在熱水器旁邊貼出紙條“打掃與洗碗用°溫水”。 第四十條

19、 水龍頭要關(guān)緊 自來水漏水的損失很大。例如，像線絲的漏水，流了二十四小時就足夠洗澡用水的份量。滴滴程度下的水二十四小時下來亦有桶的水。這只是一天就無妨，一年積下來的損失就很大。在水龍頭上面墻壁貼出“像線絲漏水下來可作洗澡用水。滴滴水漏是三桶水的損失”的標(biāo)語。第四十一條 廁所的水費亦要節(jié)省 編 號 fnc18共 13 頁第 8 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法女性進(jìn)廁所為了不要讓人聽到發(fā)出的聲音，小解也要把水打開使用；以節(jié)省費用的觀點，是一種浪費，有的公司利用水流的聲音裝置使用來解決問題。洗車時用水管直接沖洗亦是一種水的浪費。準(zhǔn)備水桶先洗掉污泥，再用小量的水清洗就夠用。第四十二條 建造節(jié)省能源的

20、建筑物以后建造房屋、或改造時要建成省能源的構(gòu)造。墻壁及天花板要使用隔熱材料。地板用地毯，窗戶用雙重玻璃，而且外側(cè)要用不透明玻璃。窗戶要用落地窗簾等等多加考慮，暖氣房有可能節(jié)省的燃料費。冷氣房亦可以節(jié)省的電費，數(shù)字實在可觀。第四十三條 對紙張流程有無浪費作一總檢查事務(wù)的工作和紙張有很大的關(guān)聯(lián)，紙的數(shù)量增加會導(dǎo)致全體的工作增加，因此公司內(nèi)部最好檢查看看紙張的流程。1、 是否有已不再使用帳簿類。2、 能否減少報告書類，例如把日報變成周報、把周報變成旬報、把旬報變成月報。3、 能否減少分類和項目。處理賬務(wù)工作的人所做的賬務(wù)傳票類，既復(fù)雜又難以了解，做的人麻煩，看的人也費神，所以賬簿如果不能井然有序，就

21、不具有任何意義。4、 能否減少賬票類的張數(shù)。盡可能依據(jù)簡化的內(nèi)容減少張數(shù)，即使是一張也好。5、 能否減少手寫的工作。字丑的人所寫的字，除了自己滿足之外，是相當(dāng)累人的，可以說是事倍功半。而且即使寫字漂亮的人慢慢地寫的話，成本也要增加。所以，若手寫是必要的話，要請字寫的漂亮的、寫的又快的人寫。或許現(xiàn)在應(yīng)是以文書處理極有效率地工作的時代。6、 是否不問內(nèi)容，只是蓋章了事。內(nèi)部牽制制度雖有必要，但是不問內(nèi)容， 只是蓋章又會形成別的問題。 與其抱著“大家的責(zé)任到頭來是誰也沒有責(zé)任”，不如以認(rèn)真地審查、負(fù)責(zé)地蓋章來的重要。7、 能否減少轉(zhuǎn)記的工作。轉(zhuǎn)記多的工作以其時間成本來看是虧損的，而且又可能轉(zhuǎn)記錯誤，

22、其中最具代表性是賬簿式會計。雖然努力規(guī)規(guī)矩矩記賬是值得欣賞的，遺憾的是它已經(jīng)落伍了。若現(xiàn)在尚且拘泥于賬簿式會計是很不經(jīng)濟(jì)的。8、 是否無端的謄稿。即使是一封信，從寫草稿到慢慢地謄稿就需要浪費不少的時間和紙張，而現(xiàn)在這個時代處理文件以文書處理是無須擬編 號 fnc18共 13 頁第 9 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法草稿的，而且能獲得更好的效果。 9、 能否減少散發(fā)資料的份數(shù)，出席的人數(shù)尚未確定就大量的影印資料，這樣做是很沒有成本觀念的。 10、 資料能否立即取出。例如在不動產(chǎn)公司，在晚間突然熄燈而命令職員帶資料集合，職員們就需在黑暗中用手摸索找出資料，并于三分鐘內(nèi)在會議室集合。我們不管這種訓(xùn)

23、練有無必要。但是必要的資料無法迅速地取出是個很大的問題。 第四十四條 適當(dāng)?shù)挠嗁徲∷⑵纷屑?xì)地調(diào)查公司過去印刷品的訂購及使用張數(shù)，而后注意適當(dāng)?shù)挠嗁?，雖然整批訂購較為便宜，但是要在好幾年才能用完的情況下，可就不知道那一邊更為便宜了。 最好把消耗品及商品庫存一年要增加公司成本的事牢記在心。因此若庫存兩年，就像增加購入價格的的成本一樣，所以當(dāng)印刷品使用張數(shù)較小時，用復(fù)印品會比較好。雖然想使用它好幾年，然而在現(xiàn)在日新月異的世界里，經(jīng)營構(gòu)架不斷地推陳出新，以符合時代潮流，這些印刷品有時也就顯得有些不符合實際。 第四十五條 復(fù)印時動些腦筋大多數(shù)的復(fù)印機(jī)依其租用契約，每一張的復(fù)印均有其成本，而公司內(nèi)部經(jīng)常不

24、注意這個問題， 若了解這種情況， 的資料就不要全用的紙影印,可僅僅影印一張的，其余的兩張合起來用的影印，之后用截紙機(jī)截斷, 就能降低成本。租用契約也依每家公司或許有些不同,但是用的印張與用的相互比較應(yīng)可省下一半的復(fù)印次數(shù)及費用。第四十六條 兩面復(fù)印用復(fù)印機(jī)復(fù)印時盡可能復(fù)印雙面，這樣做會降低紙張的費用，且在郵寄時郵票及信封費用也會降低，并且將這些復(fù)印件歸檔時，檔案用紙也會減少。使用單面的話，數(shù)量會相當(dāng)?shù)凝嫶蟆５谒氖邨l 讓復(fù)印機(jī)定時休息有許多的企業(yè)將復(fù)印機(jī)電源一打開就放置不管， 且又并非一整天都在使用。特別是午休時間幾乎不使用。因此休息時要將機(jī)器關(guān)掉。而使用頻率小的企業(yè),最好決定某時間才使用復(fù)印

25、機(jī)比較好。復(fù)印機(jī)電源一打開就放置不管，經(jīng)常要浪費掉3瓦左右的電力。 第四十八條 統(tǒng)一紙張的大小使用復(fù)印機(jī)時不經(jīng)思索就用大號的紙張印的人是神經(jīng)遲鈍的，因為電子復(fù)印機(jī)械性能提高之后，復(fù)印時具有放大、縮小的功能。我們雖可依資料的內(nèi)容不同而調(diào)整影印紙張的大小，然而各部門最好仍依其使用紙類盡可能進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。如果不這樣的 編 號 fnc18共 13 頁第 10 頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 話。將影響其文書及檔案的整理。第四十九條 廢棄的紙不要丟入垃圾箱重要的文書以碎紙機(jī)裁碎后，可以做為填充料或是賣給收破爛的回收。一向為人所困擾的紙類及報紙，最好也匯集起來當(dāng)做廢品回收。但是在許多的企業(yè)里，多數(shù)將這些丟

26、入垃圾箱；而寫壞的紙張通常撕掉或揉起一團(tuán)丟掉，但是最好把它當(dāng)做便條紙、稿紙等再充分利用。 第五十條 在文書上加上分類號碼在文書整理保存上，最好分門別類予以編號。分為“大分類”、“中分類”“小分類”三個等級似乎比較好。大分類是以各部門為主，中分類如果以營業(yè)部門為例的話，就是“采購”、“庫存”、“銷售”等等，小分類就是“售貨員別、月別銷售績產(chǎn)表”、“地區(qū)別績效表”、“顧客別績效表”等等。 第五十一條 確實規(guī)定文書保存期限超過保存期限的文書，不但占據(jù)了公司的文書柜，而且也妨礙了其他文書取放。因此，最好以一年為期，預(yù)先決定日期實施文書汰換工作。對于文書的保存期限，可參考以下所列舉的文書保存表。有的公司

27、把文書隨便塞入紙箱內(nèi)，收存取閱非常不便，而所需的資料無法立即找出，也無法分析資料，最重要的是為了取得所要的資料，而花費的翻箱倒柜的功夫，也是要算成本的?。?文書保存表： 、 永久保存: 有關(guān)儀式、典禮的重要文件。 建筑物的新建、改建及增建的文件。 有關(guān)土地取得及處分的重要文件。 有關(guān)建筑物取得及處分的重要文件。 、 保存年 有關(guān)股份名義重寫的文件。 有關(guān)新股票的發(fā)行及股票廢除的文件。 有關(guān)繳納股款的文件。 有關(guān)加薪、資金及主管津貼的文件。 有關(guān)工資籌措及運用的文件。 有關(guān)年度及每月的決算文件。 有關(guān)賬目的決算紀(jì)錄及整理的重要文件（總決算表、現(xiàn)金收支表）。編 號 fnc18共 13 頁第 11

28、頁辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 有關(guān)賬目傳票的紀(jì)錄。有關(guān)收入、支出的原始憑證。有關(guān)賬產(chǎn)的評估及折舊的文件。有關(guān)地方稅的文件。有關(guān)投資公司監(jiān)查報告的文件。有關(guān)股東息利的文件。有關(guān)股票授受的文件。有關(guān)員工身份保證的文件。有關(guān)員工宿舍的籌設(shè)及管理的文件。 、 保存年有關(guān)醫(yī)療補助費、房屋津貼及結(jié)婚補助的文件。有關(guān)營業(yè)成績月報的文件。有關(guān)傳票統(tǒng)計的文件。有關(guān)個人所得稅的文件。有關(guān)稅捐的文件。有關(guān)和投資公司聯(lián)絡(luò)的重要文件。有關(guān)取得投資公司的股份及處分的重要文件。會議記錄、干部名冊、干部會議決議錄。有關(guān)干部異動的重要文件。有關(guān)法令的文件。有關(guān)訴訟、訴愿的文件。有關(guān)章程制訂及改廢的文件。規(guī)程類集。有關(guān)政府機(jī)關(guān)重要的許可申請及報告文件。有關(guān)政府機(jī)關(guān)的指示及各種命令傳達(dá)書。有關(guān)專利及商標(biāo)的文件。有關(guān)重要的契約、協(xié)定及備忘錄的文件。有關(guān)業(yè)務(wù)組織的規(guī)定及改廢的文件。有關(guān)公司圖章、董事長圖章、其他干部的圖章及改廢的文件。有