西南師范大學(xué)教學(xué)檔案工作規(guī)范

1、附件6西南大學(xué)教學(xué)類檔案工作規(guī)范為了提高學(xué)校教學(xué)類檔案（以下簡(jiǎn)稱教學(xué)檔案）的質(zhì)量和管理水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校管理和社會(huì)活動(dòng)中的重要作用，并為考核學(xué)校教學(xué)檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)西南大學(xué)檔案管理辦法高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍等有關(guān)法規(guī)制度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本規(guī)范。一、教學(xué)檔案工作的基本原則（一）凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像載體均屬教學(xué)檔案。（二）教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。對(duì)教學(xué)檔案中的少數(shù)不屬于永久保存的類目，如畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)報(bào)告等可由院系保存。（三）教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，應(yīng)實(shí)行“三納入”

2、、“四同步”，即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)范，納入教學(xué)管理制度，納入各級(jí)管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步；上報(bào)評(píng)審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。（四）各教學(xué)管理和教學(xué)業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確一名分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和配備相應(yīng)專（兼）職檔案干部，統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件材料，并按期向檔案館辦理移交。（五）努力實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，分散管理向集中統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，逐

3、步參與教學(xué)管理，成為教學(xué)管理和教改的參謀，成為教學(xué)業(yè)務(wù)工作的信息咨詢部門之一。（六）逐步建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并納入全校信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理和開(kāi)發(fā)利用。二、教學(xué)檔案歸檔原則、范圍（一） 確定的原則1、歸檔的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。2、歸檔的教學(xué)文件，必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、歸檔的教學(xué)文件，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)成套性的特點(diǎn)。（二）歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)1、主要內(nèi)容包括綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、畢業(yè)生工作、教材等

4、方面，具體范圍見(jiàn)西南大學(xué)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。2、歸檔的重點(diǎn)是本校在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同載體的文件。（三）不歸檔的文件材料1、上級(jí)有關(guān)教學(xué)的普發(fā)的（非專指高校）、不辦的文件；2、上級(jí)有關(guān)教學(xué)的未定稿文件；3、重份文件；4、無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；5、非隸屬單位抄送的不需辦理、也無(wú)參考價(jià)值的文件；6、校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件；7、與校外單位交換來(lái)的材料；以上不歸檔材料如認(rèn)為必要，也可由歸檔單位自行作資料暫存。三、教學(xué)文件材料的部門立卷與歸檔流程：（一）形成與積累1、每年新學(xué)年開(kāi)始后，教務(wù)部門（招生類檔案由招就處提供，其他各類教學(xué)檔案由教務(wù)處提供）

5、向各院、所及有關(guān)部門布置形成積累教學(xué)文件的任務(wù)。2、各教學(xué)科、院及有關(guān)部門兼職檔案員按文件分類表分別積累教學(xué)文件，并定期進(jìn)行整理。電子檔案參照紙質(zhì)材料的歸檔范圍與整理同步歸檔。3、檔案館隨時(shí)了解、督促、檢查、指導(dǎo)各專（兼）職檔案員做好文件的積累工作。4、歸檔的教學(xué)文件必須字跡工整（手工書(shū)寫應(yīng)用不退色的黑、蘭黑鋼筆或鉛字筆）、格式統(tǒng)一（a4規(guī)格大?。?，簽字手續(xù)完備。( 特別說(shuō)明：凡屬歸檔的教學(xué)文件制成材料為壓感紙、復(fù)寫紙、傳真件等不能長(zhǎng)期存放和利用的，應(yīng)將文件復(fù)印并蓋上鮮章后與原件一并交檔案館保存。)5、所有教學(xué)檔案管理文件歸檔為一份。（二）整理組卷1、堅(jiān)持由教學(xué)文件形成部門立卷的原則，由各院、

6、所或教學(xué)管理部門的專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)將積累的文件整理組卷后，向檔案館移交。2、根據(jù)教學(xué)文件材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的原則進(jìn)行組卷。原則上相同內(nèi)容的文件組成一卷，便于利用，同一內(nèi)容的文件數(shù)量多時(shí)可分別組成若干卷；對(duì)不同問(wèn)題、文件較少者也可組成一卷，當(dāng)然必須在同一類目?jī)?nèi)。3、在不影響卷內(nèi)文件自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系的前提下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列。4、卷內(nèi)密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后的要求排列。5、卷內(nèi)文件一律拆掉金屬物，分別用線或不銹鋼釘裝訂，對(duì)破損的文件材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。6、凡文件未注明標(biāo)題的應(yīng)加制封面

7、，注明題名、責(zé)任者和時(shí)間。7、各種材料大小均為a4標(biāo)準(zhǔn)，超出件按此規(guī)格疊成手風(fēng)琴式。（請(qǐng)留出裝訂位置）8、文中密不可分的插圖、照片應(yīng)貼入文字材料內(nèi)；所附圖冊(cè)、表冊(cè)、照片應(yīng)貼上標(biāo)簽，填寫件號(hào)及檔號(hào)附在文字材料之后共同組成保管單位。（學(xué)籍表（袋）上的照片要用原件）9、按順序號(hào)編排頁(yè)號(hào)，無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫文字，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。不裝訂的以件為單位者，應(yīng)在右上角加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐件填寫。10、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。11、文件形成部門提出每個(gè)案卷的密級(jí)并會(huì)同檔案館共同確定。12、 填寫好案卷封面各欄目，要求標(biāo)題簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）歸檔驗(yàn)收1、

8、移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整齊全，所用紙張是否符合要求，文件排列、書(shū)寫是否符合要求，標(biāo)題是否確切，凡不符合規(guī)定要求者，檔案館拒絕接收，并限期改正后補(bǔ)交。2、移交時(shí)填寫移交目錄。目錄一式二份，雙方各執(zhí)一份。3、教學(xué)綜合管理文件于次年6月底以前歸檔，其它各類材料完成一個(gè)培養(yǎng)周期（即一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)）當(dāng)年的寒假前一次性歸檔。四、教學(xué)檔案的管理（一）檔案的補(bǔ)充與修改1、相關(guān)教學(xué)單位可定期將收集到的教學(xué)文件經(jīng)整理后向檔案館補(bǔ)充歸檔，檔案館負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的人員應(yīng)及時(shí)將補(bǔ)充材料插入卷內(nèi)相應(yīng)的位置，并在卷內(nèi)目錄上補(bǔ)充填寫。2、已歸檔立卷的文件需要修改時(shí)，必須經(jīng)所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得修改任何檔案文件。（二）教學(xué)檔案的利用1、按西南大學(xué)檔案借閱利用制度執(zhí)行。2、凡屬個(gè)人利用教學(xué)檔案的，只限于檔案館內(nèi)查閱和復(fù)印，一律不得外借。3、教學(xué)檔案的利用接受電話咨詢，一般不出具文字證明（特殊情況另行處理）。4、借出檔案要從嚴(yán)掌握，