X公司檔案管理制度

1、x公司檔案管理制度 檔案管理制度 一、為規(guī)范公司檔案管理,增加公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。 二、歸檔范圍 公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營狀況、人事檔案、會議記錄、打算、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。 三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。 四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用便利。 五、資料的收集與整理 1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。 2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分

2、別向各主管部門收集應(yīng)當(dāng)歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極協(xié)作與支持。 3.凡應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)準(zhǔn)時歸檔。 4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必需把原件放入檔案室。 5.檔案管理員依據(jù)公司的文書立卷歸檔管理制度實施檔案歸檔整理。 六、資料的分類與歸檔 1.公司檔案資料的分類依據(jù)文書立卷歸檔管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平常立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。 七、檔案的借閱 1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。 2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔

3、案時,由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請表送總經(jīng)理辦公室主任核批。 3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、隱秘三個級別,絕密級檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;隱秘級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。隱秘級檔案的借閱必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,詳細(xì)按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。 4.檔案借閱者必需做到: 愛惜檔案,保持干凈,嚴(yán)禁涂改。 留意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 八、檔案的銷毀 1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。 2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 3.凡屬于密級的檔案資料必需由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案,檔案管理員須專心核對,將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。 5.在銷毀公司檔案資料時,必需由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。