Y公司印章管理辦法

1、y公司印章管理辦法 公司印章管理方法 *公司印章管理方法 第一章總則 一、印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具,印章的管理,關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展,甚至影響到公司的生存和發(fā)展,為防止不必要事件的發(fā)生,維護(hù)公司的利益,制定本方法。此方法適用于百利集團(tuán)的印章管理。本方法未盡事宜或界定不清的呈請(qǐng)集團(tuán)總經(jīng)理或集團(tuán)董事長(zhǎng)裁決。 二、集團(tuán)董事會(huì)授權(quán)由財(cái)務(wù)部全面負(fù)責(zé)公司總部的印章(各類印章共計(jì)20枚)管理工作,發(fā)放、回收印章,監(jiān)督印章的保管和使用。銷售管理部經(jīng)理處存放公司總部公章、合同章、董事長(zhǎng)簽名章各一枚,以供非正常上班時(shí)間備用,使用流程同第九條,全部單據(jù)由銷售管理部經(jīng)理事后轉(zhuǎn)交集

2、團(tuán)財(cái)務(wù)部。 第二章印章的雕刻 三、印章雕刻的申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn):由需刻印部門負(fù)責(zé)人據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請(qǐng),經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核,集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可雕刻。 四、印章雕刻:經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后的雕刻申請(qǐng),統(tǒng)一由選購(gòu)部辦理。 第三章印章的領(lǐng)取和保管 五、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 六、印章必需由各保管人妥當(dāng)保管,不得轉(zhuǎn)借他人。 七、公司建立印章管理表,專人領(lǐng)取和歸還印章?tīng)顩r在表上予以記錄。 八、印章持有狀況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分,如員工持有公司印章的,須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。 第四章印章的使用 九、公司各級(jí)人員每次需使用印章須按要求填寫印

3、章使用單(見(jiàn)附件1),將其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào),經(jīng)公司有關(guān)人員審核。各類印章使用應(yīng)具備的條件及審核權(quán)限應(yīng)為: (一)、集團(tuán)總部: 1.各類行政章僅限于與之相對(duì)應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋。(業(yè)務(wù)業(yè)務(wù),合同合同) 2.合同章(含y市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司x市分公司合同專用章;x市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司合同專用章;y市白云韋卓辦公家具廠合同專用章;y市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司合同專用章)的使用:經(jīng)銷單合同經(jīng)部門經(jīng)理、分管系統(tǒng)總監(jiān)/副總審核批準(zhǔn)后蓋章;直銷單合同(含系統(tǒng)銷售單等直接與甲方簽署的)一律需評(píng)審(經(jīng)法務(wù)專人評(píng)審條款,財(cái)務(wù)經(jīng)理評(píng)審價(jià)格及付款方式,制造副總評(píng)審貨期,銷售總監(jiān)綜合評(píng)審),最終經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)

4、后,將合同遞財(cái)務(wù),由財(cái)務(wù)指定專人蓋章。市場(chǎng)部全部對(duì)外行為均需蓋章。 銷售合同蓋章時(shí),須有訂貨產(chǎn)品清單,且報(bào)價(jià)審核后的附件(單價(jià)、金額等)需體現(xiàn)審核過(guò)程,即要有審定人的簽名,否則不予以蓋章。 3.公章(含y市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司x市分公司;x市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司;y市白云韋卓辦公家具廠;y市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司;百利文儀集團(tuán)(中國(guó))有限公司)的使用:適用于以公司名義發(fā)文狀況下,經(jīng)總經(jīng)辦審核,集團(tuán)總經(jīng)理簽署,由財(cái)務(wù)指定專人蓋章(部分合同需加蓋公章?tīng)顩r下,公章使用權(quán)限等同合同章)。 4.私章(含“甄玉嬋”兩枚;“梁納新”兩枚;“梁敏寧”兩枚)的使用:適用于簽發(fā)支票、文件等,須經(jīng)過(guò)其本人或其授權(quán)人確

5、認(rèn),方可蓋章。如合同中需使用私章,征得同意后也可辦理。 5.董事長(zhǎng)簽名章(大、小各一枚):適用于需其簽名的文件以及對(duì)外財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表等;原則上須經(jīng)其書面確認(rèn)(使用印章使用單)后方可蓋章,特別狀況下可通過(guò)電話確認(rèn)(應(yīng)有記錄),事后補(bǔ)簽單。 (二)、各下屬公司: 1.各類行政章僅限于與之相對(duì)應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋(業(yè)務(wù)業(yè)務(wù),合同合同,財(cái)務(wù)財(cái)務(wù))。 2.合同章(含總部及各分公司名義合同章)的使用:銷售人員簽訂合同、訂購(gòu)單,須有各部門總監(jiān)的簽名方可蓋章;選購(gòu)部使用合同章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名,基建、設(shè)備須經(jīng)董事長(zhǎng)簽名后方可蓋章。 3.公章(含總部及各分公司名義的公章)的使用:公司之間各類證明文件需

6、有各部門總監(jiān)簽名方可蓋章,投標(biāo)書的加蓋章需各分公司總經(jīng)理簽名后方可蓋章,選購(gòu)部使用公章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名,基建、設(shè)備須經(jīng)董事長(zhǎng)簽名后方可蓋章。 4.人力資源用章、行政章的使用:由人力資源部經(jīng)理簽名后蓋章。 十、經(jīng)有關(guān)人員審核,并最終由具有該印章使用打算權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。通過(guò)審批后的銷售訂單遞至財(cái)務(wù)蓋章,無(wú)特別狀況一般規(guī)定五分鐘內(nèi)賜予落實(shí)。 十一、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署狀況予以核對(duì),經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的方可蓋章。 十二、在逐級(jí)審核過(guò)程中被拒絕的,該文件予以退回。 十三、集團(tuán)總經(jīng)理對(duì)公司全部的印章的使用擁有肯定的打算權(quán)。 十四、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的,須

7、依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。 十五、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無(wú)須經(jīng)上述程序。 十六、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存,定期進(jìn)行整理后交財(cái)務(wù)部歸檔。 十七、印章原則上不許帶出公司,確因工作需要將印章帶出訪用的,應(yīng)事先填寫印章借用申請(qǐng)單(見(jiàn)附件2),注明事項(xiàng),經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可由區(qū)域經(jīng)理級(jí)以上(含)人員攜帶使用。 十八、公章的使用打算權(quán)歸集團(tuán)總經(jīng)理,其他各印章的使用打算權(quán)由集團(tuán)總經(jīng)理依據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 第五章印章的作廢和銷毀 十九、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。 二十、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門提出銷毀申請(qǐng),填寫印章銷毀申請(qǐng)(見(jiàn)附件3)經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核,集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷毀。 第六章責(zé)任 二十一、印章保管人必需妥當(dāng)保管印章,如有遺失,必需準(zhǔn)時(shí)向公司總經(jīng)辦報(bào)告。 二十二、任何人員必需嚴(yán)格依照本方法規(guī)定程序使用印章,未經(jīng)本方法規(guī)定的程序,不得擅自使用。