辦公設(shè)備使用與維護(hù)管理制度

1、辦公設(shè)備使用與維護(hù)管理制度辦公設(shè)備使用與維護(hù)管理制度 一、總則 第一條為規(guī)范公司辦公設(shè)備與辦公用品的使用與管理，防止鋪張浪費(fèi)，特制定本規(guī)定。 第二條 本辦法所指“辦公設(shè)備”包括公司所有用于辦公的電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、音響設(shè)備、打印機(jī)、投影儀、相機(jī)、攝像機(jī)、碎紙機(jī)、保險(xiǎn)柜、傳真機(jī)、掃描儀、電話機(jī)、鐳射筆及冰箱、空調(diào)、微波爐、飲水機(jī)、吸塵器及辦公家具等。 第三條 本辦法所指“辦公用品”包括辦公用文具用品、印刷單據(jù)、辦公設(shè)備耗材、計(jì)算機(jī)軟件及相關(guān)用品、清潔用品等。 第四條 公共辦公設(shè)備及辦公用品的采購、維護(hù)、保管等事項(xiàng)由辦公室負(fù)責(zé)，費(fèi)用控制在預(yù)算額度內(nèi)。 第五條 各部門專用辦公設(shè)備的采購、維護(hù)、保管等

2、事項(xiàng)由各部門負(fù)責(zé)，費(fèi)用控制在預(yù)算額度內(nèi)。 二、 辦公設(shè)備管理 （一） 辦公設(shè)備的購置 1、屬于固定資產(chǎn)范疇的辦公設(shè)備的購置：在批準(zhǔn)的固定資產(chǎn)年度預(yù)算范圍內(nèi)的，由辦公室匯總各部門辦公設(shè)備需求并提出申請（附件一：辦公設(shè)備采購申請單），報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后方可購置；預(yù)算外固定資產(chǎn)購置，由辦公設(shè)備需求部門向辦公室提出申請（附件一：辦公設(shè)備采購申請單），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后由辦公室統(tǒng)一購置； 2、不屬于固定資產(chǎn)范疇的辦公設(shè)備的購置由辦公設(shè)備需求部門向辦公室提出申請（附件一：辦公設(shè)備采購申請單），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后由辦公室統(tǒng)一購置。 3、部門專用辦公設(shè)備的購置：由辦公設(shè)備

3、需求部門向辦公室提出申請（附件一：辦公設(shè)備采購申請單），經(jīng)辦公室審核后報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后由辦公室統(tǒng)一購置。 （二） 辦公設(shè)備的管理 1、 辦公設(shè)備實(shí)行專人使用專人管理與集中使用統(tǒng)一管理相結(jié)合的辦法。屬于專人使用專人管理的辦公設(shè)備如辦公家具、電腦、掃描儀、保險(xiǎn)箱、財(cái)務(wù)專用打印機(jī)、照相機(jī)等，在設(shè)備上張貼辦公設(shè)備標(biāo)識卡作為標(biāo)識，標(biāo)明該設(shè)備名稱、設(shè)備編號、設(shè)備購置時(shí)間、使用及維護(hù)責(zé)任人；屬于集中使用統(tǒng)一管理的辦公設(shè)備如攝影機(jī)、投影儀、打印機(jī)、大型裝訂/打孔機(jī)、電話機(jī)等，由辦公室負(fù)責(zé)日常維護(hù)管理。辦公室設(shè)立專門的（附件二辦公設(shè)備維修/保養(yǎng)記錄表），記載需維修設(shè)備的維護(hù)/維修時(shí)間、更換的零部件、維護(hù)維修

4、費(fèi)用以及經(jīng)辦人等信息； 、員工使用辦公設(shè)備應(yīng)熟悉設(shè)備性能、愛護(hù)設(shè)備，避免2辦公設(shè)備的疲勞使用，降低設(shè)備損耗； 3、 嚴(yán)禁員工私自更換計(jì)算機(jī)硬件、更改電腦操作程序。若有特殊需要，須報(bào)辦公室批準(zhǔn)由專人更換安裝； 4、 如果電腦設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)不能解決的故障，應(yīng)及時(shí)通知辦公室安排維修； 5、 為保證辦公系統(tǒng)安全工作，員工應(yīng)對所使用電腦定期殺毒；員工使用移動存儲設(shè)備前必須查毒殺毒，如因使用未經(jīng)殺毒的移動存儲設(shè)備導(dǎo)致辦公系統(tǒng)感染病毒，由其承擔(dān)相應(yīng)維護(hù)費(fèi)用； 6、嚴(yán)禁私自改動局域網(wǎng)內(nèi)其他員工電腦硬盤共享文件； 7、嚴(yán)禁使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)印制與工作無關(guān)的資料； 8、下班時(shí)應(yīng)關(guān)閉辦公設(shè)備電源，必要時(shí)切斷電源；

5、9、員工外出借用辦公設(shè)備，借用人在借用完畢后應(yīng)及時(shí)歸還，并應(yīng)確保借出設(shè)備外觀及性能的完整無損，如出現(xiàn)遺失或損壞等情況，由借用人承擔(dān)賠償責(zé)任； 10、其他辦公設(shè)備的使用、管理由辦公室具體安排。 （三） 辦公設(shè)備的報(bào)廢處置 1、報(bào)廢、廢棄的辦公設(shè)備經(jīng)公司相關(guān)部門甄別確認(rèn)不再具有使用價(jià)值的，由設(shè)備使用部門填制（附件三辦公設(shè)備處置申請單），辦公室、財(cái)務(wù)資金部審核后簽署意見，報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后由辦公室統(tǒng)一處置，同時(shí)須報(bào)財(cái)務(wù)資金部 備案。2、 辦公室對所處置的報(bào)廢/廢棄的辦公設(shè)備必須登記在冊（附件四辦公設(shè)備處置登記表）。辦公設(shè)備處置申請表保管期限為10年。 三、 辦公用品管理 (一) 辦公用品的界定 1

6、、低值易耗品：鉛筆、橡皮、簽字筆、原珠筆、膠棒、膠帶、大頭針、圖釘、回形針、訂書釘、打印紙、筆記本、燕尾夾、印泥、檔案袋、透明文件袋、自粘性標(biāo)貼、自粘性便條紙、信封、垃圾袋。 2、管制消耗品：剪刀、美工刀、訂書機(jī)、打孔機(jī)、鋼筆、打碼機(jī)、日期戳、計(jì)算器、起釘器、筆筒、尺子、垃圾桶、文件夾、檔案盒、簽約本。 （二） 辦公用品的采購入庫 1、根據(jù)各部門所報(bào)低值易耗辦公用品需求，由辦公室指定辦公用品保管人員于每季度的第一個(gè)月15號前將本季度所需要用品計(jì)劃進(jìn)行匯總，并填報(bào)（附件五辦公用品采購計(jì)劃表），經(jīng)辦公室審核后報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后按計(jì)劃進(jìn)行采購。非低值辦公用品或臨時(shí)增加采購的，由需求部門單獨(dú)申請，經(jīng)

7、辦公室審核后報(bào)總經(jīng)理審批，批準(zhǔn)后交辦公室統(tǒng)一辦理。 2、辦公室須按計(jì)劃購置辦公用品，通過比質(zhì)、比價(jià)到相關(guān)單位、商場購物。在采購時(shí)，盡可能地采用集中購買方式，實(shí)行公開詢價(jià)，嚴(yán)禁索要回扣及弄虛作假。 3、 采購人員購買辦公用品后要將發(fā)票及購買明細(xì)單交至辦公室辦公用品保管人員處，貨到第一時(shí)間由辦公用品保管人員憑票清點(diǎn)驗(yàn)收入庫入賬，并填寫（附件六辦公用品庫存登記表）。 2、印刷品（如信箋紙、紅頭文件紙、各類單據(jù)等）由辦公室統(tǒng)一辦理。 4、憑發(fā)票、明細(xì)單等到財(cái)務(wù)資金部報(bào)銷。 (三) 辦公用品的保管 1、 所有辦公用品由辦公室安排辦公用品保管人員統(tǒng)一管理。 2、 辦公用品保管人員在采購人員采購?fù)戤吶霂鞎r(shí)，

8、要認(rèn)真核對單據(jù)和實(shí)物，確保單、物一致。 3、購入的辦公用品由辦公用品保管人員驗(yàn)收、登記、保管，每季度進(jìn)行核查盤點(diǎn)并做到帳物相符。 4、對入庫物品要按性質(zhì)和材質(zhì)合理分類存放。避免物品霉變、蟲蛀、燃燒情況發(fā)生。 5、未經(jīng)保管員允許，禁止任何人私拿辦公用品。 （四）辦公用品的發(fā)放 1、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn) （1）低值易耗品的發(fā)放：每月30號各部門填報(bào)（附件）至辦公室，辦公室辦公用品保七辦公用品領(lǐng)用申請單管員根據(jù)各部門需求，按照每人每月 ￥15元標(biāo)準(zhǔn)（參照辦 公用品入庫單價(jià)）執(zhí)行發(fā)放，總額不得超支，若有結(jié)余，可以跨月調(diào)劑使用。 （2）管制消耗品的發(fā)放：管制消耗品已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，若破損、殘

9、舊需更換的必須以舊換新。人為損壞或者遺失不再補(bǔ)領(lǐng)，員工離職時(shí)須照折舊價(jià)賠償。新員工領(lǐng)用管制消耗品需辦理填寫辦公用品領(lǐng)用申請單，由部門負(fù)責(zé)人簽批后，憑單到辦公室領(lǐng)取，領(lǐng)取標(biāo)準(zhǔn)按規(guī)定發(fā)放。 2、辦公用品保管員要對發(fā)放的辦公用品建立臺帳（附件七辦公用品出庫登記表），每季度核對一次，如有超支，辦公用品保管員有權(quán)禁止繼續(xù)領(lǐng)用。 3、 員工在領(lǐng)完物品后，應(yīng)在辦公用品出庫登記表上確認(rèn)簽字。凡領(lǐng)取單件價(jià)值50元以上的應(yīng)登記備案；單件價(jià)值200元以上的，實(shí)行使用人保管、維護(hù)責(zé)任制：凡損壞、丟失或被盜的器具，要及時(shí)書面報(bào)告辦公室。員工調(diào)離公司時(shí)，要將原領(lǐng)用屬于個(gè)人使用的物品交還辦公室后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。 4、 辦公用品保管員將物品領(lǐng)用單整理存檔，以備核實(shí)。 5、 對公司物品要公私分明，不得將公物挪為私用，應(yīng)愛護(hù)公司的一切物品。 復(fù)印文件資料后的廢紙要取回，重要的要用碎紙機(jī) 、6處理打碎，不得復(fù)印與工作無關(guān)的資料。