基本會(huì)計(jì)電算化中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之建立

1、基本會(huì)計(jì)電算化中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之建立中圖分類(lèi)號(hào)：f270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：a文章編號(hào)：1009-4202(2013) 09-000-02摘 要 信息時(shí)代會(huì)計(jì)電算化的推廣，給中小企業(yè)內(nèi)部控 制制度帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為了在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境中建立中小企業(yè) 的內(nèi)部控制制度，本文筆者在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，從會(huì)計(jì)電 算化與內(nèi)部控制管理制度的結(jié)合、規(guī)范會(huì)計(jì)電算化之管理制 度和創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部控制制度這三方面探討基本會(huì)計(jì)電算化 的中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之建立。關(guān)鍵詞會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制審計(jì)內(nèi)部控制是企業(yè)為了保護(hù)資產(chǎn)的安全、維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的 真實(shí)可靠，提髙會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效性和財(cái) 產(chǎn)的完整性、促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的一系列

2、控制程序、措 施和控制方法。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng) 域的應(yīng)用，會(huì)計(jì)由傳統(tǒng)的手工操作模式向電算化模式轉(zhuǎn)變。 會(huì)計(jì)電算化的推廣，在提高中小企業(yè)會(huì)計(jì)工作效率，也給廣 大中小企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來(lái)了變化。中小企業(yè)只有不斷創(chuàng) 新內(nèi)部控制制度，適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的要求，才能不斷完善內(nèi) 部控制制度，保障企業(yè)資金財(cái)產(chǎn)的安全，為廣大中小企業(yè)帶 來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。因此本文筆者在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，探索廣大中 小企業(yè)在電算化環(huán)境中，如何制定有效的內(nèi)部控制制度，提 高企業(yè)電算化的管理水平。一、會(huì)計(jì)電算化與內(nèi)部控制管理制度的結(jié)合會(huì)計(jì)電算化要求中小企業(yè)推廣與普及電算化軟件。電算化軟件，是運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工的

3、會(huì)計(jì)核算 工作。電算化軟件工作末班的核心，是財(cái)務(wù)處理，除此之外 還有賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)核算、報(bào)表處理、工資核算等工作 模板。中小企業(yè)為了在會(huì)計(jì)電算化中，加強(qiáng)內(nèi)部控制制度， 則首先需要電算化軟件和內(nèi)部審批權(quán)限的結(jié)合。通過(guò)電算化 軟件和內(nèi)部審批權(quán)限的融合，能加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部 控制，使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)根據(jù)正確、規(guī)范化的流程運(yùn)作，避免 非法拷貝、修改和錯(cuò)誤輸入、輸出等錯(cuò)誤地操作現(xiàn)象發(fā)生。此外，廣大中小企業(yè)還應(yīng)該建立財(cái)務(wù)收支審批制度，這是會(huì) 計(jì)電算化與內(nèi)部審批權(quán)限結(jié)合重點(diǎn)和關(guān)鍵；并在此基礎(chǔ)上明 確財(cái)務(wù)收支審批人員的審批權(quán)限，規(guī)范財(cái)務(wù)收支審批的流 程，并且強(qiáng)化審批人員的責(zé)任。為了加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)工作流程的控

4、制，防止會(huì)計(jì)人員弄虛作假、徇私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生，中小企業(yè)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化和 內(nèi)部控制崗位的結(jié)合，這樣才能提髙會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。如中小 企業(yè)可以設(shè)置電算化主管，主要職責(zé)是負(fù)責(zé)電算化軟件的額 運(yùn)作工作，同時(shí)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)開(kāi)展審核工作，確 保記賬憑證和原始憑證的正確性、合法性與完整性。并對(duì)打 印輸出的報(bào)表、賬簿進(jìn)行確認(rèn)。同時(shí)，也可以安排人員，專(zhuān) 門(mén)負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)審核工作，負(fù)責(zé)對(duì)電算化軟件系統(tǒng)的運(yùn)行 情況進(jìn)行監(jiān)督，防止任何人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行徇私舞弊。負(fù)責(zé) 電算化核算的審查人員，應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)知識(shí)， 并且會(huì)計(jì)電算化達(dá)到中級(jí)的水平。審查人員在電算化審核工 作中，必需承擔(dān)誰(shuí)輸入憑證、誰(shuí)編制憑證、

5、誰(shuí)復(fù)核憑證、誰(shuí) 編制報(bào)表、誰(shuí)最終確認(rèn)帳表正確性的責(zé)任，避免會(huì)計(jì)人員徇 私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生。電算化核算工作的開(kāi)展，帶來(lái)的是會(huì)計(jì)核算工作內(nèi)容和 方式的變革。因此，中小企業(yè)應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)核算方法進(jìn)行調(diào)整 和審核，改變手工核算過(guò)于粗糙的核算方法。如在傳統(tǒng)手工 會(huì)計(jì)核算中，對(duì)固定資產(chǎn)的核算通常采用的是分類(lèi)折舊率。 在會(huì)計(jì)電算化下，則應(yīng)該采用代數(shù)分配法。為了規(guī)范電算化 核算過(guò)程的過(guò)程，加強(qiáng)對(duì)電算化核算工作的控制，中小企業(yè) 應(yīng)該對(duì)電算化會(huì)計(jì)的財(cái)務(wù)處理過(guò)程進(jìn)行規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)電算化 的定額管理制度、原始記錄管理、財(cái)產(chǎn)清查和計(jì)量驗(yàn)收制度、 會(huì)計(jì)電算化的成本核算過(guò)程進(jìn)行規(guī)范管理。二、規(guī)范會(huì)計(jì)電算化之管理制度我國(guó)目前中小企業(yè)

6、法規(guī)制度的不健全，造成了難以控制 財(cái)務(wù)犯罪的現(xiàn)象。如一些人在不經(jīng)過(guò)允許的情況下，擅自接 觸電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)盜竊數(shù)據(jù)以權(quán)謀私，這造成了中小企 業(yè)財(cái)務(wù)流失的現(xiàn)象發(fā)生，但在法律上依然沒(méi)有定位偷竊，這 是中小企業(yè)內(nèi)部控制制度之缺陷。所以，我們看到，為了避 免非法分子利用電算化的高科技技術(shù)干違法犯罪的事情，不 能僅僅依靠現(xiàn)有的企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、會(huì)計(jì)法等這些法規(guī), 應(yīng)該不斷完善專(zhuān)門(mén)的法律法規(guī)，為企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制創(chuàng)造良 好的制度環(huán)境。在制定防止電算化會(huì)計(jì)犯罪的法律上，應(yīng)在 法律上明確規(guī)定那些行為屬于徇私舞弊的行為，并且制定相 應(yīng)的懲罰措施。同時(shí)建立保護(hù)電算化會(huì)計(jì)的法律制度，明確 規(guī)定電算化會(huì)計(jì)那些硬件、軟件和

7、數(shù)據(jù)庫(kù)是應(yīng)該受到法律保 護(hù)。為了加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)人員的操作人員的管理，中小企業(yè) 應(yīng)該制定規(guī)范會(huì)計(jì)電算化操作的管理制度。在制定操作管理 制度上，應(yīng)規(guī)范每一個(gè)會(huì)計(jì)操作人員的職責(zé)和行為。從整體 上來(lái)說(shuō)，中小企業(yè)操作管理制度應(yīng)包含這幾方面的內(nèi)容：第 一，是明確企業(yè)操作人員的工作權(quán)限和工作職責(zé)。盡管現(xiàn)在 中小企業(yè)使用的電算化軟件，都有用戶(hù)管理功能，但都是人 工設(shè)置用戶(hù)管理的權(quán)限。為了加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)的操作管 理，需要從制度上對(duì)電算化會(huì)計(jì)操作人員的權(quán)限和職責(zé)進(jìn)行 規(guī)定，并且在用戶(hù)管理的設(shè)置與操作過(guò)程中執(zhí)行，避免擅自 利用電算化系統(tǒng)徇私舞弊的現(xiàn)象發(fā)生。第二，是中小企業(yè)有 關(guān)審核人員加強(qiáng)對(duì)記賬憑證和原始憑證的審

8、核工作，預(yù)防未 經(jīng)審核的記賬憑證和原始憑證輸入計(jì)算機(jī)的現(xiàn)象發(fā)生。審 核人員對(duì)原始憑證進(jìn)行簽字蓋章審核之后，才能輸入計(jì)算 機(jī)。同時(shí)為了預(yù)防一些末經(jīng)過(guò)審核而輸入計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)賬簿的 原始憑證、記賬憑證現(xiàn)象發(fā)生，審核人員應(yīng)該對(duì)已輸入計(jì)算 機(jī)的憑證進(jìn)行簽字蓋章之后才能登記到機(jī)內(nèi)賬簿，這樣能加 強(qiáng)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)資金的控制。第三，中小企業(yè)應(yīng)建立上機(jī)操作 記錄制度。如規(guī)定會(huì)計(jì)人員用操作日記的方式，對(duì)每天上機(jī) 操作內(nèi)容進(jìn)行記錄，這樣能加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的管理。中小企 業(yè)還應(yīng)制定相關(guān)的軟件管理制度。企業(yè)的計(jì)算機(jī)無(wú)論是用來(lái) 會(huì)計(jì)核算還是其他工作，應(yīng)該制定加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件、軟 件管理的制度。計(jì)算機(jī)管理制度應(yīng)該包括保證機(jī)房設(shè)備

9、安 全，如制定機(jī)房防火措施的規(guī)定；一些機(jī)房防潮、恒溫和防 磁等保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行的措施；會(huì)計(jì)軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安 全保密措施，如在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不允許擅自在電 腦上玩游戲，防止病毒的侵犯造成數(shù)據(jù)的丟失；規(guī)定修改會(huì) 計(jì)核算軟件必需經(jīng)過(guò)企業(yè)的總會(huì)計(jì)師的允許、批準(zhǔn)才能進(jìn) 行，這樣能加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的監(jiān)督管理制度。第四，必 需規(guī)范有關(guān)會(huì)計(jì)檔案制度，才能加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制。在開(kāi)展 會(huì)計(jì)電算化工作之后，因?yàn)樾畔⒋鎯?chǔ)載體的變化，對(duì)會(huì)計(jì)檔 案也提出了新要求。在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境中，除了打印賬本、 憑證之后，在開(kāi)發(fā)電算化系統(tǒng)中所產(chǎn)生的圈套文件資料屬于 會(huì)計(jì)檔案的，這些都是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制制度所必需注意 的。

10、三、創(chuàng)新企業(yè)內(nèi)部控制制度會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，也給企業(yè)內(nèi)部控制制度帶來(lái)了 全新的變化。為了適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展要求，中小企業(yè)應(yīng) 不斷創(chuàng)新內(nèi)部控制制度嗎，這樣才能保障企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全， 為企業(yè)管理決策提供全面的信息。中小企業(yè)為了創(chuàng)新內(nèi)部控制制度，首先應(yīng)該不斷開(kāi)發(fā)電 算化系統(tǒng)，防止非法程序進(jìn)入電算化系統(tǒng)。這就需要中小企 業(yè)加強(qiáng)對(duì)電算化系統(tǒng)的可行性、資本預(yù)算、經(jīng)濟(jì)效益的研究 工作，并且對(duì)現(xiàn)有電算化系統(tǒng)發(fā)展需求的評(píng)估，以及電算化 系統(tǒng)可行性的研究。其次，中小企業(yè)還應(yīng)該創(chuàng)新人員職能控制制度。電算化 會(huì)計(jì)工作中的犯罪現(xiàn)象，大多數(shù)是企業(yè)程序員兼計(jì)算機(jī)操作 員所干的。為了避免這現(xiàn)象，中小企業(yè)應(yīng)該明確員工在崗位 上的職責(zé)，把企業(yè)的程序設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)輸入、文件 程序管理等工作崗位職責(zé)給予分離，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作人 員、維護(hù)人員和管理人員這三個(gè)崗位互相分離，盡可能減少 舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，并且在實(shí)踐工作中不斷探索加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人 員職能的控制制度。再次，中小企業(yè)應(yīng)不斷創(chuàng)新數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和檢索的控制制 度。中小企業(yè)為了確保電算化系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息和數(shù)據(jù)能夠 被存貯，能夠隨時(shí)更新、檢