集團(tuán)公司對外經(jīng)濟(jì)合同管理制度

1、集團(tuán)公司對外經(jīng)濟(jì)合同管理制度 集團(tuán)公司對外經(jīng)濟(jì)合同管理制度 1、目的 進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)公司對外經(jīng)濟(jì)合同管理,以降低經(jīng)營風(fēng)險,防止損失,保障集團(tuán)公司的合法權(quán)益不受侵害。 2、范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了合同訂立的規(guī)范要求、合同訂立前的審批、合同的履行與變更以及合同的管理。 本制度適用于集團(tuán)公司范圍內(nèi)各類合法有效的對外經(jīng)濟(jì)合同及協(xié)議(以下統(tǒng)稱合同),與合同事宜有關(guān)的往來信件、電報、電話記錄、圖表等。主要包括但不限于:產(chǎn)品銷售合同、廢舊物資出售合同、選購合同、工程施工合同、委托外加工合同、技術(shù)、勞務(wù)合同、對外投資、融資合同等,但不包括集團(tuán)公司內(nèi)部的勞動合同、保密協(xié)議、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制合同等。 3、規(guī)范性引用文件 下列

2、文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件,其隨后全部的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)。然而,鼓舞依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 q/jsg01192021法律事務(wù)管理實(shí)施細(xì)則 4、合同管理職責(zé) 4.1法定代表人職責(zé) 4.1.1解決合同管理工作中的重大問題。 4.1.2根據(jù)審批權(quán)限批準(zhǔn)對外訂立的合同,指導(dǎo)處理重大合同糾紛。 4.1.3授權(quán)委托人員對外簽訂合同。 4.1.4定期或不定期了解合同的簽訂、履行及管理狀況。 4.2法律事務(wù)部職責(zé) 4.2.1制訂合理有效的合同管理制度

3、。 4.2.2制訂集團(tuán)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。 4.2.3負(fù)責(zé)合同簽訂前的法律審核。 4.2.4定期或不定期監(jiān)督檢查各部門合同訂立和管理狀況。 4.2.5參與重大合同談判。 4.2.6參與處理重大合同糾紛。 4.3合同訂立單位職責(zé) 4.3.1起草合同并按程序報審批。 4.3.2依法簽訂、變更、解除屬本單位負(fù)責(zé)的合同。 4.3.3專心執(zhí)行合同條款,并定期自查合同履行狀況。 4.3.4做好合同的臺帳登記、統(tǒng)計、歸檔工作。 4.3.5發(fā)覺不符合法律規(guī)定的合同行為,準(zhǔn)時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。 4.3.6處理合同糾紛的協(xié)商、索賠、更改、調(diào)解,協(xié)助處理合同糾紛的仲裁、訴訟等。 4.3.7按期統(tǒng)計、匯總本單位合同簽訂、履

4、行以及合同糾紛處理狀況,并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。 4.4財務(wù)部門職責(zé) 4.4.1審核財務(wù)憑證的合法性、有效性。 4.4.2嚴(yán)格執(zhí)行合同中的付款、收款規(guī)定。 4.4.3加強(qiáng)與合同訂立單位的聯(lián)系,準(zhǔn)時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付狀況。 4.4.4做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析,提出處理建議。 4.5印章管理部門職責(zé) 4.5.1對經(jīng)過了審核、批準(zhǔn)的合同蓋章,對違反審核、批準(zhǔn)程序的合同一律不得蓋章。 4.5.2做好合同用印登記。 5、合同審批權(quán)限 5.1集團(tuán)本部各類對外經(jīng)濟(jì)合同根據(jù)附表規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行審批。 5.2依據(jù)公司章程需要報經(jīng)股東會、董事會批準(zhǔn)的根據(jù)公司章程規(guī)定的程序進(jìn)行。 5.3對于只有單價沒有總

5、額的合同,一律由集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)及以上領(lǐng)導(dǎo)審批。 5.4各審批權(quán)限者可依據(jù)詳細(xì)狀況將合同提交上級領(lǐng)導(dǎo)審核,但不是將自己的權(quán)限再向下授權(quán)。 5.5為規(guī)避審批而拆分合同金額的,依據(jù)集團(tuán)公司規(guī)定追究其責(zé)任。 5.6各子公司合同審批權(quán)限根據(jù)子公司總經(jīng)理工作細(xì)則的規(guī)定執(zhí)行。 5.7本規(guī)定明確的是合同簽定文本的審批權(quán)限,對于合同涉及的詳細(xì)業(yè)務(wù)是否開展、如何開展等事項仍按原相關(guān)制度執(zhí)行。 6、合同管理基本原則 6.1簽訂合同,必需遵守法律、法規(guī)及公司規(guī)章制度。 6.2集團(tuán)公司或子公司是簽訂合同的主體,業(yè)務(wù)部門(包括分公司、分廠、辦事處)不得以本部門名義簽訂合同。 6.3除下列業(yè)務(wù)外,必需簽訂書面合同,嚴(yán)格禁止不

6、簽書面合同就支付預(yù)付款: 6.3.1先收錢后發(fā)貨的銷售業(yè)務(wù),但該業(yè)務(wù)需經(jīng)審批權(quán)限者簽字審批同意。 6.3.2生產(chǎn)、辦公所需即時、零星選購(5000元人民幣以內(nèi))。 6.4書面合同必需加蓋公司合同專用章或公章,禁止合同上加蓋部門印章。 6.5禁止簽訂虛假業(yè)務(wù)內(nèi)容的合同。 7、合同訂立的規(guī)范要求 7.1對外簽訂合同必需是集團(tuán)公司、子公司的法定代表人,或法定代表人委托的代理人(一般由銷售、供應(yīng)、基建規(guī)劃部等單位的中層及以上領(lǐng)導(dǎo),或業(yè)務(wù)員作為代理人),委托代理人在授權(quán)范圍內(nèi)行使對外簽約權(quán)。無權(quán)或超越權(quán)限對外簽訂合同,作為違紀(jì)行為處理;造成集團(tuán)公司損失的,追究責(zé)任人經(jīng)濟(jì)責(zé)任,嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。 7.2

7、在對外經(jīng)濟(jì)合同簽訂前,經(jīng)辦人必需專心了解、審查對方當(dāng)事人的狀況,包括:對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力以及資信狀況、對方簽約人的簽約權(quán)限等。 7.3合同文本必需參照法律事務(wù)部制作的各類合同的范本起草。合同內(nèi)容由雙方商定,條款必需包括:合同雙方的名稱(或姓名)和住宅;標(biāo)的;數(shù)量;質(zhì)量、驗收標(biāo)準(zhǔn)、計量單位、付款方式;價款或報酬;履行期限、地點(diǎn)和方式;違約責(zé)任;解決爭議的方法。如對合同范本更改的內(nèi)容、補(bǔ)充協(xié)議的內(nèi)容涉及集團(tuán)公司責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)确娠L(fēng)險的,須由法律事務(wù)部審核確認(rèn)后執(zhí)行。 7.4集團(tuán)公司及所屬各單位的合同必需按順序編號,防止漏失。 7.5合同及其有關(guān)的書面材料,應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范,字跡(符號

8、)清楚,條款完整,內(nèi)容詳細(xì),用語精確、無歧義。 7.6訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同,必需要求對方當(dāng)事人依法供應(yīng)保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。 7.7對方當(dāng)事人供應(yīng)的保證人,必需是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力須參照本制度的規(guī)定進(jìn)行審查。 8、合同訂立前的審核、審批 8.1根據(jù)合同金額大小,集團(tuán)公司合同分為10萬元以下合同、10萬元以上合同兩類。 8.2合同金額10萬元以下(國內(nèi) 銷售合同金額50萬以下)合同的審批流程如下: 填寫合同 審批單 領(lǐng)導(dǎo)審批 審批 起草合同 8.3合同

9、金額10萬元以上(國內(nèi)銷售合同金額50萬以上)合同審批流程如下: 起草合同 填寫合同 審批單 法務(wù)審核 領(lǐng)導(dǎo)審批 10萬元以上合同假如使用集團(tuán)合同文本簽訂且對其內(nèi)容未進(jìn)行刪改的,也可不經(jīng)法務(wù)審核直接送領(lǐng)導(dǎo)審批。 8.4法律事務(wù)部主要對合同以下內(nèi)容進(jìn)行審核: 1)合同條款的完備性、精確性; 2)合同文本的標(biāo)準(zhǔn)化、違約條款及訴訟條款; 3)其它存在法律風(fēng)險的條款。 為了確保合同的審核質(zhì)量,業(yè)務(wù)員應(yīng)當(dāng)在正式簽約前報法務(wù)審核,不得將已蓋有對方印章的合同報審核。 8.5業(yè)務(wù)部門認(rèn)為合同不能根據(jù)法務(wù)審核意見修改的,由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要打算是否接受法務(wù)意見進(jìn)行修改。 9、合同簽署、用印

10、及歸檔 9.1合同代理人必需在合同尾部“委托代理人”處簽字。非經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),業(yè)務(wù)員不得攜帶空白蓋章合同書或公章(合同專用章)外出簽訂合同。 9.2合同憑審批后的合同審批單申請用印。 9.3合同簽訂后,我方必需至少持有1份合同原件。通過傳真簽訂的合同,原則上要求對方將合同原件郵寄給我方。年度合同必需用書面形式簽訂,嚴(yán)禁使用傳真、電子郵件等形式簽訂。 9.4業(yè)務(wù)部門應(yīng)確定一名專職或兼職合同管理員,負(fù)責(zé)合同的整理歸檔。合同管理員須收集和歸檔各種有關(guān)的合同資料,包括但不限于如下資料: 1)合同正副文本及附件; 2)合同文本的簽收記錄; 3)對方的名片、廠家介紹、產(chǎn)品介紹等資料、各類廣告、宣傳資料、各

11、類通訊工具號碼等; 4)與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。 5)合同履約狀況,除妥當(dāng)保存有關(guān)收付憑證外,還要做好履約記錄。 6)對方當(dāng)事人供應(yīng)的未經(jīng)我方合同承辦人見證而復(fù)制的或未與原件核對無異的復(fù)印資料。 7)變更、解除合同的協(xié)議(包括文書、函電)等,均應(yīng)準(zhǔn)時建檔,妥當(dāng)保管。 10、合同的履行與變更 10.1合同付款依據(jù)必需具備品質(zhì)確認(rèn),數(shù)量精確,付款憑證合法,驗收通過,使用單位無異證明。 10.2嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司有關(guān)設(shè)備驗收、入庫驗收、內(nèi)部項目驗收等制度及合同規(guī)定,做好有關(guān)驗收工作,無論是貨物貿(mào)易、服務(wù)、咨詢,還是工程竣工等均應(yīng)嚴(yán)格驗收手續(xù),同時以書面形式

12、保留驗收資料。 10.3合同執(zhí)行中,對方當(dāng)事人作為款、物接收人而要求變更接收人時,必需有書面變更協(xié)議(或當(dāng)事人出具有效的法律文件)。嚴(yán)禁未取得對方當(dāng)事人的書面材料而憑口頭商定向已變更的接收人發(fā)貨或付款。 10.4我方遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時收集有關(guān)證據(jù),并馬上以書面形式通知對方當(dāng)事人,同時積極采取補(bǔ)救措施,削減損失。 10.5合同過程中,我方發(fā)覺對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時,合同經(jīng)辦人(包括有關(guān)技術(shù)部門)應(yīng)當(dāng)督促對方當(dāng)事人采取有效補(bǔ)救措施,收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)并準(zhǔn)時向領(lǐng)導(dǎo)報告。 10.6我方因故變更或解除合同,應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時以書面形式通知對方當(dāng)事人,說明變更或解除合同的原因和懇求對方書面答復(fù)的期限,盡