印章管理、使用流程及管理制度

1、印章管理、使用流程及管理制度印章管理制度第一條 目的 公司印章是企業(yè)合法存在的標志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴肅性，有效地維護公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，加強公司各類、各種公章的管理，便于公章的刻制、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)的工作，減少和避免因公章疏于管理給公司造成的損失，特制定本管理制度。第二條 適用范圍公司的印章主要包括公司行政章、專項業(yè)務章（業(yè)務專用章、財務章）、法人專用個人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。一、公司行政章的使用范圍主要為：1、公司對外合同類文件；2、公司對外簽發(fā)的文件；3、由公司出具的證明及有關(guān)材料；4、公司對外提供的財

2、務報告；5、公司章程、制度等正式公文；6、員工調(diào)動、員工的任免聘用等相關(guān)文書；7、協(xié)議（合同）資金擔保承諾書；8、以及其他必須加蓋行政章的文書與文件。二、公司業(yè)務專用章的使用范圍主要為：對外合作協(xié)議、各類經(jīng)濟合同等。三、法定代表人個人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財務及報表等各類文件。四、財務專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務。第三條 內(nèi)容1.公司印章的管理 公司行政章、業(yè)務專用章由公司安排專人負責管理。 專項業(yè)務章（財務章、發(fā)票專用章等）由財務部指定專人負責管理。 法人個人名章，由公司指定財務部專人負責管理。各部門須將印章管理員名單報行政部備案。印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或

3、轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可由部門負責人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫印章移交登記表。（印章移交登記表）印章移交登記表移交印章名稱：印章戳記：移交人簽字：移交時間:接收人簽字：接受時間：部門經(jīng)理意見：部門經(jīng)理簽字： 年 月 日為保證資金的絕對安全，財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。2.公司印章的使用印章的使用必須嚴格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。行政章使用申請表年 月 日申請部門:經(jīng)辦人:部門領(lǐng)導審核：用印事由：總經(jīng)理審批：一） 行政章的使用：必須由使用部門負責人

4、向總經(jīng)理書面申請（或者oa系統(tǒng)確認），批準后，使用人持書面審批到印章管理員加蓋行政章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請示作為依據(jù)。后要求使用人必須在7日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請手續(xù)的補辦工作。二） 業(yè)務專用章的使用：經(jīng)辦部門憑相關(guān)部門負責人會簽完畢且總經(jīng)理簽字批準后的業(yè)務專用章使用申請表，到印章管理員加蓋章。遇特殊情況，可以微信或者短信形式請示作為依據(jù)。后要求使用部門人必須在7日（含節(jié)假日）內(nèi)完成申請手續(xù)的補辦工作。業(yè)務專用章使用申請表 年 月 日申請部門:經(jīng)辦人:部門領(lǐng)導審核：用印事由：總經(jīng)理審批：三） 公司法人個人名章使用：由法人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。四） 財務專用章、發(fā)票專用章由

5、財務部門按崗位職責權(quán)限使用。印章的使用由各管理員設立使用登記臺帳，嚴格審批和登記制度。（印章使用登記表）印章使用登記表序號使用時間用途用章數(shù)量使用人審核人嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確須將公司印章（含行政章與業(yè)務專用章）帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表后，由分管領(lǐng)導及總經(jīng)理簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章的使用后果承擔一切責任。（攜帶印章外出申請表）攜帶印章外出申請表申請部門:用章人:監(jiān)督使用人:使用時間：印章名稱：使用理由和使用范圍：部門主管審核：總經(jīng)理審核注：印章必須在使用期限內(nèi)歸還。明細項目移交人簽字:接收人簽字：日期：借出:歸

6、還：以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導批準后方可蓋章。（對加蓋印章的材料，應注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時，由行政部嚴格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。對已調(diào)出、解除、終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政部經(jīng)理審批后，方可蓋章。上述須總經(jīng)理進行審批的使用手續(xù)，在極特殊急需用章且總經(jīng)理不能及時現(xiàn)場審批情況下，可用短信、微信申請方式執(zhí)

7、行，總經(jīng)理回復同意后，在申請單上注明申請、同意回復時間，即可執(zhí)行。但要求在印章使用后七日（含各類節(jié)假日）內(nèi)必須由使用部門負責人完成書面審批的后補手續(xù)。上述規(guī)定內(nèi)容，如有違反，公司擁有追訴責任人因違規(guī)造成的其他不良后果的權(quán)利。3 公司印章的保管印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。印章管理員如因工作變動，應及時上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。印章應及時維護、確保其清晰、端正。印章保管有異?，F(xiàn)象或

8、遺失，應保護現(xiàn)場，管理員應及時向行政部經(jīng)理報告，并備案，配合查處。4公司印章的停用有下列情況，印章須停用：a、公司名稱變動。b、印章使用損壞。c、印章遺失或被竊，聲明作廢。印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準，及時將停用印章送行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（印章停用申請表）印章停用申請表申請部門：印章戳記：停用原因部門經(jīng)理: 日期： 停用印章處理意見：封存，移交行政部保管。封存日期： ，期滿后交相關(guān)人員辦理銷毀手續(xù)。銷毀，交行政部相關(guān)人員辦理銷毀手續(xù)。行政部經(jīng)理: 日期： 總經(jīng)理: 日期： 注：印章辦理銷毀手續(xù)后，把銷毀回執(zhí)原件交行政部。5. 本規(guī)定自公布之日起正式執(zhí)行，自生效之日

9、起，凡不符合本制度的相關(guān)規(guī)定即行廢止或重新修訂。第四條 相關(guān)表單表單1印章移交登記表移交印章名稱：印章戳記：移交人簽字：移交時間:接收人簽字：接受時間：部門經(jīng)理意見：部門經(jīng)理簽字： 年 月 日表單2行政章使用申請表年 月 日申請部門:經(jīng)辦人:部門領(lǐng)導審核：用印事由：總經(jīng)理審批：表單3業(yè)務專用章使用申請表年 月 日申請部門:經(jīng)辦人:部門領(lǐng)導審核：用印事由：總經(jīng)理審批：表單4印章使用登記表序號使用時間用途用章數(shù)量使用人審核人表單5攜帶印章外出申請表申請部門:用章人:監(jiān)督使用人:使用時間：印章名稱：使用理由和使用范圍：部門主管審核：總經(jīng)理審核表單6 印章歸還交接表明細項目移交人簽字:接收人簽字：日期：借出:歸還：表單7