公司文件管理規(guī)定流程及相關(guān)表格

1、公司文件管理規(guī)定流程一、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、 準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。三、術(shù)語(yǔ)和定義1、 檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、 企業(yè)管理、宣傳等 活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、 圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、 電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2、 檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)1、 行政中心：1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，

2、并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案 管理。2)建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3)收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司 檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。5)提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。2、 其他各部門(mén)相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政中心；2）向行政中心移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、 歸檔；4）財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國(guó)家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立

3、建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；3、 各部門(mén)主管人員1）批準(zhǔn)對(duì)自己部門(mén)資料或合同復(fù)印件的處置。4、 各中心總監(jiān)/副總1）負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理監(jiān)督檢查報(bào)告的審批。五、工作程序1、 檔案資料的收集1）各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)文件（合同）管理記錄目錄。2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制移 交目錄每季度向行政中心移交。a）歸檔范圍及移交時(shí)間b）檔案資料的標(biāo)識(shí)行政中心及各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)公司檔案管理規(guī)定。c）檔案資料的日常管理： 電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件， 應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán) 內(nèi)或 制作

4、專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。d）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)檔案借閱審批單。借閱檔案原件只限在 公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件， 需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 借閱的檔案交還時(shí)， 必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào) 換、摘抄、翻

5、印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；e）檔案銷(xiāo)毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄， 報(bào)部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報(bào)總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷(xiāo)毀。執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政中心人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo) 毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、 部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件， 一并存檔永久保存。2、 檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；公司收到的公文， 如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、 規(guī)定、命令、 決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、

6、指示等；重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；本公司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；(11)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像?(12)外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料；(13)財(cái)務(wù)檔案資料；

7、)各種實(shí)物檔案；(15)其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和 附件等必須齊全。 一般資料按一份原件歸檔， 重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要， 按二份原 件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng) 辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備 信息的備份工作。各種實(shí)物檔

8、案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件 歸檔，并保持其完好無(wú)損。4、檔案資料的歸檔時(shí)間即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：a)公司規(guī)定的密級(jí)文件；b)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；e)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。定期歸檔a)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政中心；b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政中心；電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期

9、完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。c)每年3月底前必須向行政中心移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集， 行政 中心核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員(兼)工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)檔案移交清單，由部 門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政中心見(jiàn)證。6、檔案移交公司的流程a)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；b)行政中心根據(jù)移交清單， 查收案卷與文件， 并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字， 雙方各保存一份；7、檔案保管檔案編號(hào)a)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)， 其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要， 以

10、充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為 原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照檔案分類(lèi)編號(hào)表，將所有分類(lèi)各級(jí)名 稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。c)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔， 以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)， 隨時(shí)增補(bǔ) 之用。d）檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、 修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門(mén)要求， 組織實(shí)施修 訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政中心制定并負(fù)責(zé)解釋。公司圖書(shū)資料管理制度（備用）1、工具資料書(shū)籍的購(gòu)買(mǎi)，由員工提出，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理匯總后報(bào)總經(jīng)理審批，然后由行政中心統(tǒng)一訂購(gòu)。2、期刊、雜志等的訂

11、閱，由行政中心匯總各部門(mén)征定清單，報(bào)總經(jīng)理審批后向有關(guān) 發(fā)行部門(mén)訂購(gòu)。3、購(gòu)回的圖書(shū)等資料由行政中心專(zhuān)人負(fù)責(zé)登記、蓋章、分類(lèi)編號(hào)，統(tǒng)一保管。4、凡需借用圖書(shū)資料的員工須辦理借閱手續(xù)。5、期刊、雜志等圖書(shū)資料由行政中心安排專(zhuān)人管理，用完收存。6、 員工離開(kāi)本公司時(shí)，應(yīng)歸還所借用的圖書(shū)資料。六、 相關(guān)記錄1、文件（合同）管理記錄目錄2、文件檔案移交目錄3、檔案移交清單表4、檔案借閱審批單5、檔案分類(lèi)編號(hào)表6、受控文件清單表7、 檔案目錄文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào)日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收原/復(fù)接收人備注部門(mén)移交目錄記錄編號(hào)日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱(chēng)頁(yè)數(shù)原/復(fù)備

12、注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào)日期：移交性質(zhì)檔離職調(diào)崗歸檔案所屬年度檔案類(lèi)別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期合計(jì)移交說(shuō)明移交人：接收意見(jiàn)?接收人：移交人（部門(mén)）接收人（部門(mén)）?經(jīng)辦人：?經(jīng)辦人：移交日期：年 月日接收日期：年 月日見(jiàn)證人：日期：年 月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份檔案借閱審批單記錄編號(hào):日期:借閱部門(mén)借閱人借閱部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理副總行政中心部門(mén)經(jīng)理使用目的序號(hào)借閱 內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號(hào)：目錄號(hào)：部門(mén)：日期:案卷順序 號(hào)立卷類(lèi)目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案分類(lèi)編號(hào)表FLS+部門(mén)+類(lèi)別+年份+編號(hào)文件部門(mén) 類(lèi)別市場(chǎng) 部SC行政XZ財(cái)務(wù)CW佔(zhàn)口 貨口口HP直營(yíng)ZY電子商務(wù)DS營(yíng)銷(xiāo)中心華北HB東南DN大北DB外發(fā)公文WFXZWFZYWF收到公文SDXZSDZYSD會(huì)議資料HYSCH YXZH YCWHYHPH YZYHYD