食品實驗室技術成果及資料檔案管理制度

1、食品實驗室技術成果及資料檔案管理制度一、目的為規(guī)范實驗室技術成果及資料檔案的管理，確保技術成果、資料檔案的安全， 促進技術成果的廣泛應用和檔案信息化建設，制定本制度。二、適用范圍對實驗室技術成果及資料檔案的管理適用于本管理制度。三、職責實驗室技術成果檔案資料的管理，實行領導負責制，由單位分管領導負責，技術成果檔案資料管理的部門 （檔案館、檔案室、檔案部、辦公室等）具體負責實施，并指定專人負責檔案管理工作。四、基本規(guī)定（一）業(yè)務規(guī)定1、實驗室技術成果及資料檔案必須按要求歸檔；歸檔的資料應當齊全、完整，分類整理立卷，案卷標題簡明確切，案卷質量符合有關規(guī)范、標準。2、實驗室技術成果及資料檔案應當根據

2、公司要求，制定歸檔范圍及保管限期表。3、不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。4、永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用蘭黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。5、實驗室技術成果及資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續(xù)。6、數據載體每年輪流抽取不少于10% 讀取檢查，發(fā)現問題及時更換載體或恢復搶救。7、接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。8、所有檔案必須登記，詳細到文件級，盡量用電子檔案信息化系統進行登記。9、做好保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質檔案資料及時上報領導并

3、提出處理意見。（二）檔案借閱規(guī)定1、建立實驗室技術成果及資料檔案借閱利用登記制度，借閱者均須填寫借閱登記表。2、對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用，查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經實驗室主任批準。3、實驗室工作人員借閱本人職能范圍內的檔案，辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱； 借閱本人職能范圍外的檔案須經實驗室主任批準，方可借閱。4、如摘抄、拍照、復制所查檔案內容，需經檔案管理人員同意，其中內容需抄錄、復制，要經實驗室主任批準，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對內容要負責保密。5、借閱機密、絕密檔案材料，需經保

4、密責任人簽署意見，實驗室主任批準。6、實驗室技術成果及資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關人員泄露檔案內容。7、借閱公司技術成果，不得擅自復制。確因工作需要復制的，須經公司技術成果提供部門批準，并按原進行管理。8、借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。9、利用人員應將利用效果及時間向實驗室提供反饋，為總結規(guī)律、擴大檔案宣傳積累素材 , 以更好地提供利用。（三）檔案室管理規(guī)定1、檔案室是檔案資料保護和貯存的

5、重要基地，是提供利用實驗室技術成果和檔案資料的重要場所，除經單位領導批準外， 非檔案管理部門的工作人員不得入內。2、保管檔案必須有專用檔案室，并設專人負責管理。檔案室內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。3、檔案進出檔案室，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。4、檔案室應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防” 的設備和措施。光盤或磁介質檔案應用防磁檔案柜存放。6、檔案室內應當安置溫濕度計。環(huán)境的溫濕度應相對穩(wěn)定，檔案室的溫度應控制在 14-24之間，相對濕度應控制在40-60之間。7、檔案室內應保持整潔、衛(wèi)生，不得堆放與檔案無關

6、的物品。8、嚴禁在檔案室區(qū)范圍內吸煙。9、每天下班前，應關閉檔案室門窗，切斷水、電源，確保檔案室安全。10、定期打掃檔案室衛(wèi)生，保持檔案室與檔案的清潔。（四）檔案室防火規(guī)定1、宣傳貫徹上級有關安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識。2、要經常檢查檔案室有無火災隱患，發(fā)現問題及時向領導報告，以便采取有效措施，防患于未然。3、檔案室周圍及內部要杜絕火源跡象，嚴禁吸煙。4、檔案室內必須依法配備消防器材和滅火裝置，不準堆放易燃易爆物品。5、不準擅自安裝電器開關和其他電器設備，嚴禁亂接、亂搭臨時線。6、定期檢查消防器材并定點放置，管理人員要了解其性能并能熟練使用。7、每天下班前，管理人員要做一次責任片區(qū)的安全

7、檢查，切斷電源。（五）檔案工作人員要求1、 認真學習、貫徹檔案管理制度，嚴格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。2、忠于職守，負責完成實驗室技術成果及資料檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計等各項具體工作。3、積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產、科研等各項工作服務。4、負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。5、負責檔案檔案室的管理，做好“八防”工作，確保檔案的完整與安全。6、熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提供服務。7、積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業(yè)務素質和崗位工作質量。8、加強團結協作，遵守工作紀律，嚴格執(zhí)行各項

8、工作制度。（六）檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定1、建立健全檔案鑒定、銷毀工作的組織機構，由單位分管領導主持，成立檔案鑒定工作小組，其成員由有關部門人員組成。2、鑒定工作要根據公司有關檔案鑒定工作的原則和標準，用全面、歷史、發(fā)展的觀點考查分析檔案價值，確定保管期限，切忌隨意性。3、對鑒定結果要寫書面報告。需延長保管期限的案卷，要在有關目錄及案卷備考表中注明。 對應銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份，報實驗室主任批準后予以銷毀。4、對保管期滿但屬公司重大工程項目的技術檔案，要根據需要適當延長保管期限。5、應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。6、銷毀公司圖紙或技術成果，必須經技術行政管理部門批準。7、銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準人、鑒定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。8、鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，應存檔保存。（七）檔案統計工作規(guī)定1、檔案統計包括檔案數量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統計， 檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進行統計分析。2、各類檔案的統計由分管的檔案人員負責統計，檔案統計工作的匯總表，由單位分管領導指定專人負責填報。3、要保證統計資料的準確