物流單證填寫采購

1、單元一：物品采購單證填制實訓任務一：采購業(yè)務作業(yè)流程流程圖知識點簡析相關(guān)單證制定采購計劃詢價報價 a比價議價貨品申購 £L發(fā)出訂單交期控制記錄物料米購制定采購計劃：采購員根據(jù)生產(chǎn)部門等各部門的 物料需求，以及市場供需狀況，制定采購計劃， 內(nèi)容包括采購物料、采購數(shù)量、需求日期等。米購計劃表詢價：采購員通過電話詢價、上網(wǎng)查詢、市場調(diào)查等方式向物料供應商或者冋行競爭對手咨詢物料價格，以獲得市場最精準的價格信息。詢價表報價：供應商接到米購員的詢價要求后，綜合考 慮自己產(chǎn)品的成本，利潤，市場競爭力等因素， 報岀的可行的價格。報價單比價議價：米購員將供應商的報價單按物料 類別匯總成比議價記錄單，

2、比較物料的價格， 找岀有競爭力的價格。比議價記錄單貨品申購：采購員綜合考慮采購成本、產(chǎn)品利潤、供應商實力等因素，選擇合理的供應商，向采購經(jīng)理申請進行采購。貨品申購表發(fā)岀訂單：采購經(jīng)理審批之后，采購員根據(jù)貨品申購表制定采購訂單，包括物料規(guī)格、價格、 數(shù)量、交貨期、向供應商發(fā)岀采購訂單。訂購單交期控制：供應商會發(fā)生缺貨、斷貨、物流等問 題，所以采購員需要嚴格、實時控制交貨期在合 理范圍內(nèi)。交期控制表記錄物料米購：米購員定期匯總米購單，記錄米購歷史，并得岀當期采購量、采購金額、供應商 表現(xiàn)、物料品質(zhì)等數(shù)據(jù)，便于分析、改進采購工 作。物料米購記錄表實訓任務二：采購業(yè)務主要單證的填制米購計劃表1、米購計

3、劃表采購計劃(Procurement Plan )，是指企業(yè)采購人員在了解市場供求情況，企業(yè)內(nèi)部需求，并掌握物料消耗規(guī) 律的基礎上對計劃期內(nèi)物料采購活動所做的預見性的安排和部署。采購計劃表是采購部根據(jù)物料使用部門的物料需求進行采購計劃時所制定的單據(jù)。它的內(nèi)容主要包括采購物 料、米購數(shù)量、米購金額、需求日期等。按計劃周期的長短來分類，可以把采購計劃分為年度物料采購計劃、季度物料采購計劃、月度物料采 購計劃等。2、采購計劃的作用(1) 有效地，減少損失： 提前預計采購物料所需的時間，防止供應中斷，影響產(chǎn)銷活動。 合理安排采購周期，使庫存合理，避免庫存占用過多及存儲空間。(2) 配合企業(yè)與資金調(diào)度：

4、為企業(yè)采購提供了依據(jù)。(3) 更好地進行的合理配置，以取得最佳的： 確定物料耗用標準，以便管制物料采購數(shù)量與。 提前計劃有利于采購部門事先準備，選擇有利時機(價格、供求狀況)購入物料。3、采購計劃表樣本米購計劃表編號：項目名稱：編制依據(jù)：序號物料名 稱型號質(zhì)量標準數(shù)量單位預估單 價預估金額需求時間備注12345678910編制：生產(chǎn)經(jīng)理審批：采購經(jīng)理審批：財務經(jīng)理審批：日期：日期：日期：日期：4、米購計劃表的填制填制采購計劃表，特別要注意物料的名稱、型號、數(shù)量、單價和需求時間不得有誤，否則影響重大，并且所 列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）項目名稱：根據(jù)最終產(chǎn)品的項目來填寫。（2）編

5、號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，是便于文件的追溯和管理。（3）編制依據(jù)：填寫編制采購計劃的依據(jù)，通常是：計劃采購、特殊申購、項目采購等等。（4）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（5）物料型號：用字符來表示物料的通用詳細描述，如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等。（6）質(zhì)量標準：填寫對物料特殊、重要的質(zhì)量要求。（7）數(shù)量：按需求部門的申請?zhí)顚?。?）單位：按物料的常用計量單位填寫。（9）預估單價：按歷史采購單價或大致市場行情填寫，準確單價要詢價后得到。（10） 預估金額：按“預估單價X單位=預估金額”填寫。（11）需求日期：按物料需求本門的申請日期填寫。（12）審批流程：

6、在表格尾端從“編制”到“財務部經(jīng)理”逐步審批，并以財務經(jīng)理簽字為流程結(jié)束。二、詢價表1、詢價表（1） 詢價的含義（in quire ），指買方向賣方詢問商品價格，或者同行競爭對手之間詢問商品產(chǎn)品在市場上 的價格。詢價表：是采購員（買方）向賣方發(fā)岀的詢價文件，內(nèi)容與采購計劃表對應，主要包括：物料名稱、型號、 詳細的規(guī)格描述、數(shù)量、價格、交貨要求、付款條件等（交貨條件、相關(guān)說明）。（2）詢價的作用 采購通過詢價充分了解物料的品名、規(guī)格及產(chǎn)品的最新發(fā)展趨勢。 詢價能獲得產(chǎn)品最新的價格信息、供求狀況、以便在采購中能對物料、設備進行及時、正確的定價。 詢價是了解市場的過程，廣泛的詢價能了解到是否有性價比

7、高的替代品或?qū)蛊贰?通過詢價能掌握供應商情況，幫助采購控制商品供應渠道、節(jié)省投資資金和時間、降低成本。2、詢價的方法詢價的方法有：電話詢價、上網(wǎng)查詢、市場調(diào)查、廠家報價等。詢價時應該盡可能多的向銷售人員提供預購的產(chǎn)品信息、項目名稱，需求數(shù)量等，可以獲得更優(yōu)惠的價格、 付款等交易條件！3、詢價表樣本詢價表編號：項目名稱：供應商名稱：銷售：電話：傳真：地址：客戶名稱：采購：電話：傳真：地址：序號物料名稱物料型號單價（是否含稅）數(shù)量單位備注（運費、包裝）123付款方式：月結(jié)天口貨到付款 口款到發(fā)貨 口其它交貨方式：口 送貨上門親自提貨 托運其它售后服務：口 保換口保退口保修安裝其它交貨周期：報價有

8、效期：詢價人：（需蓋章簽名確認）詢價日期：4、詢價表的填制詢價表是重要的商業(yè)文件，并具有法律效力，所列各項必須完整、準確、清晰、并不得涂改。詢價人需 在表格末端簽字蓋章。（1）編號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，便于文件的追溯和管理。（2）項目名稱：按客戶內(nèi)部產(chǎn)品的項目填寫。（3）供應商資料：按實際填寫供應商名稱、銷售聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）。（4）物料型號：用字符來表示物料的通用詳細描述，如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等。（5）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（6）客戶資料：按實際填寫客戶名稱、聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）（7）單價：供應商在

9、報價表中給岀，詢價表中不用填寫。（8）單位：按物料的常用計量單位填寫。（9）數(shù)量：按需求部門的申請?zhí)顚?。?0）報價有效期：指供應商報價的有效期限，由供應商填寫。（11）付款方式：有月結(jié)、貨到付款等方式，可由詢價人制定或供應商填寫。（12）交貨方式：有供應商送貨上門、采購提貨等方式，可由詢價人制定或供應商填寫。（13）交貨周期：指從下訂單直至到貨的時間，由供應商填寫。（14）詢價人/日期：由詢價人簽名，并簽字蓋章。三、報價單1、報價單（1）報價（quote），報價是賣方通過考慮自己產(chǎn)品的成本，利潤，市場競爭力等因素，公開向買方報岀的 可行的價格。分為證券報價、投標報價、產(chǎn)品報價。最常用的是產(chǎn)品

10、報價。報價單（Quotation ）則是供應商向客戶報價時所制作的單據(jù)，是重要的商業(yè)文件，具有法律效力。(2) 報價的作用：報價是買賣雙方交易的前提對買方來說，可以通過報價了解最新的產(chǎn)品趨勢、供求狀況、準確價格，并參考競爭者采購價格、替代品價 格用以定位最終的采購價格、供應商，從而保證準確控制商品供應渠道、節(jié)省投資資金和時間、降低成本。對賣方來說，合理的報價是達成交易的重要前提，只有為客戶提供詳細、可靠、有競爭力的報價及隨附的交 貨條件、結(jié)款條件等信息，才有可能打動客戶，獲得訂單。2、報價單樣本報價單編號：項目名稱：供應商名稱：銷售：電話：傳真：詳細地址：客戶名稱：采購：電話：傳真：詳細地址：

11、序號物料名稱物料型號單價數(shù)量單位最小訂單量交貨周期備注(運費、包裝)123付款方式：月結(jié)天口貨到付款 款到發(fā)貨 口其它交貨方式：口 送貨上門親自提貨 托運其它售后服務：口 保換口保退口保修上門安裝口其他銷售：銷售經(jīng)理：(需簽名簽名確認生效)報價日期：有效期：3、報價單的填制報價單是重要的商業(yè)文件，報價人需在報價單上簽字蓋章即可生效，并具有法律效力，所列各項必須完整、 準確、清晰、并不得涂改。(1) 編號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，便于文件的追溯和管理。(2) 項目名稱：按客戶產(chǎn)品的項目名稱填寫。(3) 供應商資料：按實際填寫供應商名稱、銷售聯(lián)系人、及聯(lián)系方式(電話、傳真、地址)。(4)

12、 物料名稱：客戶所詢價的物料詳細名稱、中英文都可。(5) 物料型號：用字符來表示物料的通用詳細描述，如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等。(6) 客戶資料：按實際填寫客戶名稱、聯(lián)系人、及聯(lián)系方式(電話、傳真、地址)。(7) 單價：供應商按物料、按其需求量的不同填寫價格信息。(8) 單位：按物料的常用計量單位填寫。(9) 數(shù)量：按客戶詢價是提供的物料需求信息的填寫。(10) 最小訂單量：按供應商所能接收客戶的最少訂單數(shù)量填寫。(11) 交貨周期：指從下訂單直至到貨的時間，由供應商填寫。(12) 付款方式：有月結(jié)、貨到付款、款到發(fā)貨等方式，由供應商按自身實際或客戶要求填寫。(13) 交貨方式

13、：有供應商送貨上門、采購提貨、托運等方式，由供應商按自身實際或客戶要求填寫。(14) 售后服務：有保換、保退、保修、上門安裝等服務方式，由供應商按自身實際或客戶要求填寫。報價 有效期：指供應商報價的有效期限，由供應商填寫。(15) 審批流程：由供應商的銷售人員填寫，銷售經(jīng)理簽字，并蓋章生效。(16) 報價日期：按報價單生效的日期填寫。(17) 報價有效期：供應商按根據(jù)市場行情及自身實際填寫報價的有效期限。四、物料米購記錄表1、物料米購記錄表物料采購記錄(material purchase record ):采購員定期匯總采購單，記錄采購歷史，并可得岀當期采購量、 采購金額、供應商表現(xiàn)、物料品質(zhì)

14、等數(shù)據(jù)，便于分析、改進采購工作。物料采購記錄表是采購部進行采購訂單等數(shù)據(jù)記錄時所制定的單據(jù)，是采購部的重要文件。物料采購記錄表的作用：通過記錄訂單，采購單價、售后服務、物料品質(zhì)進行橫向和縱向比較，幫助采購員了解供應商的表現(xiàn)，并據(jù)此對供應商進行分類、分級，采取相應的激勵措施從而獲得更好的采購單價、更短的交貨周期、及更過硬的物料質(zhì)量，管理供應商，降低采購成本、降低庫存、提高采購效率。3、物料米購記錄表的樣本物料米購記錄表填表日期：年 月 日序號訂單編號物料名稱物料規(guī)格單價數(shù)量&單位申購日期訂購日期交貨周期質(zhì)量記錄供應商備注12345總結(jié)：記錄人：采購經(jīng)理：4、物料米購記錄表的填制填制物料采

15、購記錄表，特別要注意與每筆訂單內(nèi)容對應，物料的名稱、型號、數(shù)量、單價、交貨周期和質(zhì)量 記錄不得有誤，并且所列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。(1) 物料規(guī)格：用字符來表示物料的詳細描述、比如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等等。(2) 物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（3）（ 3）供應商資料：按實際填寫供應商名稱、銷售聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）（4）單價：按采購訂單中的單價填寫，需注明是否含稅以及幣種。（5）單位：按材料的常用計量單位填寫。（6）數(shù)量：按訂單的采購數(shù)量填寫。（7）訂單編號：按訂單的編號填寫，一般在訂單的頂頭體現(xiàn)，須符合企業(yè)的編號規(guī)則。（8）申購

16、日期：查此物料的申購單，按財務經(jīng)理的批準日期填寫。（9）交貨周期：指從采購下訂單直至貨物入倉的時間，按天數(shù)計。（10）質(zhì)量記錄：按質(zhì)量部對此材料的質(zhì)量評估來填寫，一般常用的重要指標有原材料合格率、返修率、廢 品率、售后服務及時率、及時率等。（11）供應商：按此訂單中實際購買的供應商填寫。五、貨品申購表1、貨品申購表申購（apply to purchase ），它區(qū)別于按生產(chǎn)計劃采購，申購的物料不屬于生產(chǎn)計劃的范圍，是由市場部、質(zhì) 量部、技術(shù)研發(fā)部門等物料需求部門單獨提岀的采購申請。目的主要有新材料試用、客戶推薦材料購買、新設 備購買或更換等等。貨品申購表（purchase applicatio

17、n ）是除生產(chǎn)部外其他物料需求部門進行物料采購申請，所制定的單據(jù)，對于 申購部門和采購部門都是非常重要的文件，是進行采購的依據(jù)，與采購計劃表有同等效用。貨品申購表的生效：只有在物料需求部門經(jīng)理、采購經(jīng)理、財務部經(jīng)理逐級審批之后，貨品申購表才能正式 生效，否則不能作為下達訂單的依據(jù)，嚴格控制貨品申購表的審批流程也就是嚴格執(zhí)行企業(yè)的采購制度，避免 了采購的越權(quán)操作，規(guī)范采購流程。2、貨品申購表的樣本申購單項目名稱：計劃編號：編制依據(jù)：填表日期：年月日序號物料名稱物料規(guī)格預估單價數(shù)量&單位預估金額質(zhì)量標準推薦供應ytV； / 口 l.rh商/品牌交貨期用途備注12345合計：¥（人

18、民幣大寫：萬千佰元角）申購部門：申購人：部門經(jīng)理；日期：采購：采購主管：采購經(jīng)理；日期：財務經(jīng)理；日期：（加蓋財務章確認）3、貨品申購表的填制填制貨品申購表，特別要注意物料的名稱、型號、數(shù)量、預估單價和需求時間不得有誤，否則影響重大，并 且所列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）項目名稱：根據(jù)最終產(chǎn)品的項目來填寫。（2）計劃編號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，是便于文件的追溯和管理。（3）編制依據(jù)：填寫編制采購計劃的依據(jù)，通常是：常規(guī)采購、緊急采購、特殊申購等等（4）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（5）物料規(guī)格：用字符來表示物料的詳細描述、比如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級

19、、用途、品牌等等。（6）質(zhì)量標準：填寫對物料特殊、重要的質(zhì)量要求。（7）預估數(shù)量：按需求部門的申請?zhí)顚?。?）單位：按物料的常用計量單位填寫。（9）預估單價：按歷史采購單價或大致市場行情填寫，準確單價要詢價后得到。（10） 預估金額：按“預估單價X單位=預估金額”填寫。（11）推薦供應商：按符合申購部門質(zhì)量要求、交貨要求的供應商填寫（12） 交貨期：按對物料的最晚交貨時間填寫。（13）用途：簡短說明該物料的主要用途。（14）保管方式：申購單為一式三聯(lián)，一聯(lián)為申購部門留底用，一聯(lián)交給庫管員，在倉庫收貨時作為憑證， 一聯(lián)交采購部作為采購物品的清單依據(jù)。（15）審批流程：在表格尾端從生產(chǎn)計劃人員“編

20、制”到“采購經(jīng)理”逐步審批，以采購經(jīng)理簽字為審批流 程結(jié)束六、比議價記錄單1、比議價記錄單比價議價，是采購與銷售簽訂采購合同的最后一環(huán)，對于客戶和供應商來說，都至關(guān)重要，因此采購員 與供應商在這個環(huán)節(jié)上要花費相當多的人時間與精力。比議價記錄單就是采購員與供應商在進行比價議價是所指定的單據(jù)。2、比價議價的流程對于買方來說，（1） 貨比三家：要多渠道獲得報價， 至少要對三家以上的供應商進行詢價，無論是新老供應商都要詢價, 這樣才能了解最新的市場行情。（2）仔細比價：將不同供應商報價單中的條件（最小訂單量、附加成本）轉(zhuǎn)化一致后進行比較，這樣才能得到真實可信的比較結(jié)果(3) 耐心議價：比價后，選出價格

21、最合理、付款、供應能力、產(chǎn)品質(zhì)量等交易條件最合適的二至三個供應商進入議價環(huán)節(jié)。此時可將詳細的采購要求傳達給供應商，并且可進一步殺價”，直至得岀買賣雙方均可接受的價格作為日后的正式采購價格。對于賣方來說：一定要配合買方的比價議價流程，并為客戶提供有競爭力的價格等交易條件，盡快進入議 價階段，并促成交易。3、比價議價單的樣本比價議價單編號：項目名稱：日期：序號物料名稱物料型號供應 商初始報價議價 后單價最小訂單數(shù)量&單 位交貨 時間付款 條件交貨方式售后服務備注12345采購員總結(jié)：日期：采購經(jīng)理審批：日期：4、比價議價單的填制填制比價議價單，特別要注意物料名稱、型號、初始報價、議價后單價

22、、以及提供價格的供應商不得有誤, 否則會嚴重影響采購業(yè)務，并且所列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。(1) 編號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，是便于文件的追溯和管理。(2) 項目名稱：根據(jù)最終產(chǎn)品的項目來填寫。(3) 物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。(4) 物料型號：用字符來表示物料的詳細描述、比如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等等。(5) 供應商：指提供物料報價的供應商。(6) 初始報價：按第一次供應商提供的報價單中物料單價填寫。(7) 議價后報價：按采購員與供應商議價后，供應商的更新報價填寫。(8) 交貨周期：按供應商的預計交貨時間長短填寫。(9) 付款條件：按

23、供應商提供的付款條件填寫，有月結(jié)、提前付款、貨到付款、分批付款等方式。(10) 交貨方式：按供應商提供的交貨方式填寫，有送貨上門、客戶提貨、托運等方式。(11) 售后服務：按供應商提供的售后服務填寫，一般有保修、包換、技術(shù)支持等方式再由(12) 審批流程：在表格尾端由采購員對比議價情況進行總結(jié)，從表單中選岀一家供應商，推薦采購,采購經(jīng)理審批，決定采購對象，以采購經(jīng)理簽字為審批流程結(jié)束。七、交期控制表1、交期控制表交期控制（delivery control ），是采購員管理物料交貨期的一種方法，是采購的最后一個階段。采購在每個 工作日都要進行物料交貨期的核對，并且要設定一個交貨的提前期，比如為一

24、天，若有物料在交貨期前一天未 到貨，采購或跟單員要進行催交，并逐級上報，逾期未交的物料，更要啟動應急處理程序，讓供應商及時交貨， 避免對生產(chǎn)造成更大影響。交期控制表就采購部對物料交貨期控制進度時所制作的表格。安排好采購計劃，在時間上要預留空間市場信息調(diào)研和行情分析簽約時爭取合適的條款以控制風險科學測定合理真實的交貨期強調(diào)延遲交貨的違約責任，體現(xiàn)按期交貨的重要性規(guī)定賣方提供網(wǎng)絡計劃和進度報 告等節(jié)點控制資料。2、交期控制表的樣本交期控制表編號：日期：序號訂單編物料名稱物料 規(guī)格物品 名稱供應商訂單數(shù)量缺貨數(shù)量訂單 交貨期到貨數(shù)量&日期延遲天數(shù)處理措施備注12345說明；跟單員：日期：總結(jié)

25、：采購：日期：審批；采購經(jīng)理；日期：3、交期控制表的填制填制交期控制表，重點在缺貨數(shù)量、訂單交貨期、延遲天數(shù)交貨期幾個數(shù)據(jù)，一定要真實、準確，并且所列 各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）訂單編號：按該物料的采購訂單編號填寫。（2）物料規(guī)格：用字符來表示物料的詳細描述、比如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等等。（3）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（4）供應商：按訂單中該物料的供應商填寫。(5) 訂單數(shù)量：按訂單中該物料的采購數(shù)量填寫。(6) 缺貨數(shù)量：按“訂單數(shù)量 -到貨數(shù)量=缺貨數(shù)量”填寫(7) 訂單交貨期：按訂單中該物料的計劃交貨期填寫。(8) 到貨數(shù)量/日期：按

26、供應商對物料的實際送貨數(shù)量和日期填寫。(9) 延遲天數(shù)：按物料到貨日期與交貨日期的差額填寫。(10) 處理措施：由采購填寫，對外是處理遲交的物料和供應商，有專人前去到工廠催交、督促其改變生產(chǎn)計劃、改變運輸方式、罰款、逐步減少采購額等措施；對內(nèi)是與生產(chǎn)計劃及市場部做積極的協(xié)調(diào)，將交貨延遲 對客戶的損失減少到最小。(11) 說明：由跟單員填寫，延遲交貨的詳細原因、供應商的補救措施，貨物延遲交貨的影響。(12) 總結(jié)：由采購填寫，對延遲交貨的處理措施建議，申請得到采購經(jīng)理批準執(zhí)行。(13) 審批：由采購經(jīng)理填寫，評價交期控制表中的重點追蹤物料交貨情況，評估采購做岀的補救措施，并作岀指示。八、訂購單1

27、、訂購單采購(purchasing)，是指企業(yè)在一定的條件下從供應市場獲取產(chǎn)品或服務作為企業(yè)資源，以保證企業(yè)生產(chǎn)及經(jīng)營活動正常開展的一項企業(yè)經(jīng)營活動。采購是一個商業(yè)性質(zhì)的有機體為維持正常運轉(zhuǎn)而尋求從體外 攝入的過程。分為戰(zhàn)略采購(sourcing )和日常采購(procurement )兩部分。商品采購是指為實現(xiàn)企業(yè)銷售目標，在充分了解市場要求的情況下，根據(jù)，運用適當?shù)牟少彶呗院头椒ǎㄟ^，取得的的經(jīng)濟活動過程。它包括兩方面的內(nèi)容，一方面采購人員必須主動地對用戶需求作岀反應，另一方面還要保持與之間的互利關(guān)系。訂購單則是企業(yè)進行采購時所制作的單據(jù)。2、采購原則采購是企業(yè)獲得原材料，生產(chǎn)產(chǎn)品的開始

28、，并且如何在采購環(huán)節(jié)合理運用資金、獲得性價比高、的物料、與生產(chǎn)計劃良好銜接，使是企業(yè)非常重要的課題，所以不能盲目過急的向供應商下達采購單，在采購中必須要遵循"5R"原則。(1) 適價(Right Price )價格永遠是采購活動中的敏感焦點，企業(yè)在采購中最關(guān)心的要點之一就是采購能節(jié)省多少采購資金。采購人員必須要了解市場行情，多渠道獲得報價，仔細地比價，最后選取幾個合適的價格，與供應商進行議價。(2) 適質(zhì)(Right Quality )采購的物品品質(zhì)達不到使用要求的后果是顯而易見的：增加大量的管理費用、檢驗費用增加；導致生產(chǎn)線采購員在日常的采購工作中要注返工增多，降低產(chǎn)品質(zhì)

29、量、生產(chǎn)效率；引起客戶退貨，嚴重的還會丟失客戶意篩選岀品質(zhì)過硬、穩(wěn)定的產(chǎn)品。(3) 適時(Right Time )對企業(yè)來講，交貨時機很重要。原材料缺貨不能滿足生產(chǎn)計劃，弓I起停工待料，當產(chǎn)品不能按計劃岀貨時, 會引起客戶強烈不滿。若原材料超前購買又會造成庫存過多，大量積壓采購資金。采購員一定要促使供應商按 預定時間交貨。(4) 是適量(Right Quantity )批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，故合理確定采購數(shù)量相 當關(guān)鍵，一般按經(jīng)濟訂購量采購，采購人員不僅要監(jiān)督供應商準時交貨，還要強調(diào)按訂單數(shù)量交貨。(5) 適地(Right Place )企業(yè)在

30、選擇試點供應商時最好選擇近距離供應商來實施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便， 處理事務更快捷，亦可降低采購物流成本。在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供應商，對企業(yè)長期的發(fā)展有著不可估量的作用。3、訂購單的樣本訂購單訂單編號：日期：供應商：客戶：聯(lián)系人：聯(lián)系人：傳真：傳真：電話：電話：備注：(送貨區(qū)域、幣種、付款方式 )序號物料名 稱物料規(guī)格單位數(shù)量單價金額交貨日期備注12345合計：Y(人民幣大寫：萬千佰元角)備注說明：1、收到訂單后請當天確認價格與交貨期后簽字蓋章回傳！2、 驗收要求：驗收標準順序：a.供需雙方簽訂的驗收協(xié)議b.相關(guān)行業(yè)標準或國家標準c.產(chǎn)品岀廠標準3、交貨要求：交

31、貨時必須提供產(chǎn)品檢驗報告包裝完好4、詳細送貨地址：略編制：審核：審批：(蓋章)供應商簽字并蓋章確認：3、訂購單的填制填制訂購單，應加蓋采購部公章，并以供應商簽字蓋章回傳才能生效，并準確填寫所列各項，必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）訂單編號：按該物料的采購訂單編號填寫。（2）供應商資料：按實際填寫供應商名稱、銷售聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）。（3）客戶資料：按實際填寫客戶名稱、采購聯(lián)系人、及聯(lián)系方式（電話、傳真、地址）。（4）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（5）物料規(guī)格：用字符來表示物料的詳細描述、比如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等等。（6）數(shù)量：按生產(chǎn)計

32、劃或申購部門的需求數(shù)量填寫。（6）單價：按與供應商的最終定價填寫，需注明是否含稅以及幣種。（7）金額：按“金額=單價*數(shù)量“填寫（8）交貨日期：按物料的計劃需求日期填寫。（9）單位：按材料的常用計量單位填寫。（10）審批：由采購員填寫，評價交期控制表中的重點追蹤物料交貨情況，評估采購做出的補救措施，并作 出指示。實訓任務三：物品采購單證填寫實訓【實訓目的】掌握物品采購流程中主要單證的實際操作。【實訓用具】采購計劃表、詢價表、比議價記錄單、訂購單、交期控制表【實訓時間】12課時【評價標準】評分等級考核標準優(yōu)能在規(guī)定時間內(nèi)，將模擬情景中的各項數(shù)據(jù)完整、準確的填入相應表格。獨立完成、填寫清晰，正確率

33、為95%100%良能在規(guī)定時間內(nèi)，將模擬情景中的各項數(shù)據(jù)較為完整、準確的填入相應表格。 獨立完成、填寫清晰，正確率為70%95%不合格不能在規(guī)定時間內(nèi)，將模擬情景中的各項數(shù)據(jù)填入相應表格。完成過程中需要 教師或同學的幫助，正確率為70%以下?！緦嵱杻?nèi)容】CKW 公司是全球知名的汽車生產(chǎn)企業(yè)，2010年3月在政府的招標采購中，得到了200輛公務轎車的訂單，要求在2011年1月交貨，在CKW的產(chǎn)品系列中，只有一種公務型轎車：ck-r03型轎車，故CKW決定采用ck-r03 進行交貨，請根據(jù)實訓任務一中中的采購業(yè)務作業(yè)流程，以及實訓任務二當中，采購單證的填寫規(guī)則，制定采CKW公司盡快完成原材料的采購

34、，按期完成購計劃表、詢價表、比議價記錄單、訂購單及交期控制表，幫助交貨。備注：將CKW需要的部分原材料數(shù)量及交貨時間列舉如下:原材料需求表編號：項目名稱：編制依據(jù)：序號物料名稱型號質(zhì)量標準數(shù)量單位需求時間備注1剎車盤H-250一級300個2010-4-12輪芯軸承（外）NSK-20一級500顆2010-4-53輪芯軸承（內(nèi)）NSK-25一級500顆2010-4-104打氣泵DLB-3一級300個2010-4-205ABS油管KES-320一級300個2010-5-106前剎車分泵DIS-23一級350個2010-5-127剎車片D-423一級300片2010-6-108液壓桿載比例閥LCK-2

35、09一級300個2010-6-129備胎罩DIC-9一級369個2010-6-2010四輪電機DPLE-4一級240臺2010-7-10單元二：倉儲作業(yè)單證填制實訓任務一：商品入庫作業(yè)項目一：商品入庫作業(yè)流程接收入庫通知入庫準備倉庫點收和檢驗質(zhì)量檢驗接收入庫通知：倉庫部門入庫組根據(jù)上級主管部 門發(fā)出的到貨信息，制定貨物入庫單，內(nèi)容 一般有貨物名稱、 數(shù)量、供貨商、到貨時間等等。貨物入庫單入庫準備：倉庫管理員根據(jù)入庫信息，進行貨位準備、裝卸設備準備，入庫時間安排等。貨物入庫單合J17V格不合格17L倉庫點收和檢驗：倉庫管理員根據(jù)入庫信息對貨物進行點收和檢驗，重點對貨物數(shù)量、重量、外 包裝質(zhì)量等進

36、行檢驗。貨物入庫單、發(fā)貨明細表、貨物檢驗單貨物交接貨物拒收登記入賬建立貨物檔案質(zhì)量檢驗：倉庫檢驗數(shù)量、包裝合格之后 ，由質(zhì) 量部門負責對材料的質(zhì)量進行驗收， 并將檢驗情 況進行記錄。貨物檢驗單貨物拒收：數(shù)量、質(zhì)量檢驗不合格的貨物，倉庫 管理員均有權(quán)米取拒收，填寫并在供應商的送 貨單上注明拒收及拒收原因。貨物拒收單發(fā)貨明細表辦理貨物交接：倉庫與質(zhì)量部檢驗合格之后，倉 庫管理員和供貨方代表就貨物交接情況在供應 商的送貨單上簽字交接。發(fā)貨明細表登記入賬：倉庫管理員對貨物進行入庫登記，并 錄入企業(yè)的倉庫管理系統(tǒng)，建立貨物的電子明細賬。電子貨物明細賬建立貨物檔案：倉庫管理員對入庫貨物建立資料 卡，包括貨

37、物的基本信息如名稱、數(shù)量、規(guī)格以 及入庫日期等，以確保對貨物的實施跟蹤管理。貨物資料卡項目二：商品入庫主要單證的填制一、貨物入庫單1、貨物入庫單貨物入庫（warehousing）,指企業(yè)所采購的物料被送到倉庫后，倉庫驗收與質(zhì)量驗收合格之后，由倉庫辦理 貨物的入庫手續(xù)，通過紙質(zhì)入庫單和錄入庫存管理電子信息系統(tǒng)的形式，將貨物正式接受為倉庫的庫存， 所以說貨物入庫是采購流程的結(jié)束、倉庫流程的起點。2、貨物入庫的流程（1）預訂入庫：倉庫事先按照上級主管部門的貨物入庫通知，核對采購訂單與入庫通知上的預訂入庫 日期、入庫貨物品種、入庫數(shù)量等，并做好入庫準備。（2） 實際入庫：廠商交貨之后：然后由倉庫保管人

38、員指定卸貨地點及擺放方式，并將貨物疊于托盤上,倉庫保管人員驗收后將按入庫單上的數(shù)據(jù)錄入倉庫的數(shù)據(jù)庫。3、貨物入庫單的作用貨物入庫單（warehousing note ）就是倉庫在進行入庫操作時所制作的單據(jù)。（1）入庫單是收貨的憑證，采購與供應商結(jié)算的依據(jù)，入庫單是根據(jù)實際入庫產(chǎn)品數(shù)量填制的原始單據(jù)，所以 在采購員與供應商結(jié)賬時，需要入庫單進行核算。（2）入庫單是對采購實物入庫數(shù)量的確認，對采購人員和供應商是一種監(jiān)控，缺乏實物入庫的控制，就會造成 采購人員與供應商串通舞弊，虛報采購量、實物短少的風險。（3）入庫單是財務記賬的憑證，財務依據(jù)入庫單編制憑證，到月底與倉庫或者供應部門對賬。從會計角度上

39、來 說，入庫單是非常重要的會計憑證。4、貨物入庫單的樣本貨物入庫單編號：入庫依據(jù)：入庫日期：序號訂單編號物料名 稱物料編碼物料型號入庫數(shù)量單位供應商驗貨要求備注12345678910采購編制：倉庫管理員確認：日期：5、貨物入庫單的填制填制貨物入庫單，重點在訂單編號、物料名稱、入庫數(shù)量、供應商幾個數(shù)據(jù)，一定要真實、準確，并且所列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）編號：按采購部對文件的編號規(guī)則進行編號，便于文件的追溯和管理。（2）入庫依據(jù)：按物料入庫的原因填寫，主要有：半成品入庫、原材料入庫、產(chǎn)品入庫、采購入庫、委外加 工入庫等。（3）入庫時間：按物料的計劃入庫時間填寫。（4）訂單編號：按

40、物料所屬的訂單填寫，編號的制定遵循采購部的文件編號規(guī)則。（5）物料名稱：需采購的物料詳細名稱、中英文都可。（6）物料編碼：按該物料的企業(yè)內(nèi)部編碼填寫，此編碼的編制遵循采購部的編碼原則。（7）物料型號：用字符來表示物料的通用詳細描述，如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等。（8）入庫數(shù)量：按供應商實際送貨數(shù)量填寫，應與發(fā)貨明細表中的“發(fā)貨數(shù)量” 一致。（9）單位：按物料的常用計量單位填寫。（10）供應商：按該物料的供應商填寫（11 ）驗貨要求：按采購員對該物料的驗收要求填寫，一般有數(shù)量要求，包裝要求：外包裝完好、包裝材 料、規(guī)格、工藝、標志、方式符合訂單要求等。（12）貨物入庫單一般為一式三

41、聯(lián)，第一聯(lián)為倉庫記賬保存聯(lián)，第二聯(lián)交采購員辦理付款并作為財務記賬聯(lián), 第三聯(lián)作為驗收單據(jù)保存。（13）審批流程：在表格尾端從“采購編制”到“倉庫管理員”逐步審批，并以倉庫管理員簽字為流程結(jié)束。二、發(fā)貨明細表1、發(fā)貨明細表對于供應商發(fā)貨，（delivery ）指存貨的領用，消耗或交運至客戶并過賬。發(fā)貨導致倉庫存貨的減少。來說，發(fā)貨是為客戶提供最終產(chǎn)品，完成交易的最后一步，如果發(fā)貨順利，能拿到客戶蓋章確認的收貨 單據(jù)，就能與客戶結(jié)算貨款，使企業(yè)的現(xiàn)金回流，可以進行擴大再生產(chǎn)。發(fā)貨明細表(delivery detail list )就是供應商在對客戶送貨時，所制作的單據(jù)。2、商品發(fā)貨的一般程序(1)

42、 驗單。審核貨物出庫憑證，應注意審核客戶的商品提貨單內(nèi)容，特別要注意是否有被涂改過的痕 跡。發(fā)貨明細表,(2) 登賬。對于審核無誤的出庫貨物，倉庫貨物會計即可憑證所列項目進行登記，核銷存儲量，并在 發(fā)貨憑證上標注發(fā)貨貨物存放的貨區(qū)、庫房、貨位編號及發(fā)貨后的結(jié)余數(shù)等；同時，轉(zhuǎn)開連同貨主開制的商品提貨單一并交倉庫保管員查對配貨。(3) 配貨。倉庫管理員對發(fā)貨明細表進行復核，在確認無誤后，按所列項目和標注進行配貨。配貨時 應按 先進先出”、易壞先出”、已壞不出”的原則進行。(4) 包裝。對貨物進行拼裝、加固或換裝等工作，這均涉及貨物的包裝。要求是：封頂緊密，捆扎牢 固，襯墊適當，標記正確。(5) 復

43、核。復核貨物岀庫憑證的抬頭、印鑒、日期是否符合要求，經(jīng)復核不符合要求的貨物應停止發(fā) 貨。對貨物儲存的結(jié)余數(shù)進行復核，查看是否與保管賬目、貨物保管卡上的結(jié)余數(shù)相符。對于不符的情 況應及時查明原因。(6) 待運。包裝完畢，經(jīng)復核員復核后的庫貨物均需集中到理貨場所，與理貨員辦理交接手續(xù)，理貨 員復核后，在出庫單上簽字或蓋章；然后填制貨物運單，并通知運輸部門提貨發(fā)運。(7) 交付。倉庫發(fā)貨人員在備齊商品，并經(jīng)復核無誤后，必須當面向提貨人或運輸人按單列貨物逐件點交，明確責任，辦理交接手續(xù)。在貨物裝車時，發(fā)貨人員應在現(xiàn)場進行監(jiān)裝，直到貨物裝運出庫。發(fā) 貨結(jié)束后，應在出庫憑證的發(fā)貨聯(lián)上加蓋發(fā)訖”印戳，并留據(jù)

44、存查。(8) 銷賬。上述發(fā)貨作業(yè)完成后，需核銷保管賬、卡上的存量，以保證賬、卡、貨一致。3、商品發(fā)貨的要求無論托運、提貨、取樣、過戶等何種發(fā)貨方式，均應按以下要求進行。(1) 準確。發(fā)貨準確與否關(guān)系到倉儲服務的質(zhì)量。在短促的發(fā)貨時間里做到準確無誤，這要求在發(fā) 貨工作中做好復核工作，要認真核對提貨單、發(fā)貨明細表，從配貨、包裝直到交提貨人或運輸人的過程中，要注意環(huán)環(huán)復核。(2) 及時。無故拖延發(fā)貨是違約行為，這將造成經(jīng)濟上的損失。應加強與運輸公司的聯(lián)系，預約承 運時間。在發(fā)貨的整個過程中，各崗位的責任人員應密切配合，認真負責，這樣便能保證發(fā)貨的及時性。(3) 安全。在貨物出庫作業(yè)中，要注意安全操作

45、，防止作業(yè)過程中損壞包裝，或震壞、壓壞、摔壞 貨物；同時，應保證貨物的質(zhì)量。在同種貨物中，應做到先進先岀。對于已發(fā)生變質(zhì)的貨物應禁止發(fā)貨。3、發(fā)貨明細表的樣本發(fā)貨明細表編號：供應商：客戶：發(fā)貨時間：序號訂單編號物料名稱物料型號物料編碼訂單數(shù)量發(fā)貨數(shù)量單位備注12345678910送貨人：倉庫管理員：日期：6、發(fā)貨明細表的填制填制發(fā)貨明細表，重點在訂單編號、物料名稱、發(fā)貨數(shù)量、客戶幾個數(shù)據(jù)，一定要真實、準確，并且所列各項必須完整、準確、清晰、不得涂改。（1）編號：按市場部對文件的編號規(guī)則進行編號，便于文件的追溯和管理。（2）供應商：按發(fā)貨明細表中物料的供應商填寫。（3）客戶：按物料的發(fā)貨對象填寫

46、。（4）發(fā)貨時間：按物料的計劃入庫時間填寫。（5）訂單編號：按物料所屬的客戶訂單號填寫，不得有誤。（5）物料名稱：按客戶訂單中的物料名稱填寫，必須詳細、清楚。（6）物料編碼：按該物料的客戶內(nèi)部編碼填寫，方便倉庫管理員按本企業(yè)物料編碼進行操作。（7）物料型號：用字符來表示物料的通用詳細描述，如物料的特性、技術(shù)規(guī)格、等級、用途、品牌等。（8）訂單數(shù)量：按訂單中該物料的采購數(shù)量填寫。（9）發(fā)貨數(shù)量：按供應商實際送貨數(shù)量填寫，應與貨物入庫單中的“入庫數(shù)量” 一致。（10）單位：按物料的常用計量單位填寫。（11）交接流程：在表格尾端從“送貨人”到“倉庫管理員”逐步交接，以倉庫管理員簽字為交接結(jié)束。三、貨

47、物檢驗單1、貨物檢驗貨物檢驗（inspection ），它是商品成功交易的重要環(huán)節(jié)，只要驗收合格的商品，才能進行使用權(quán)和所有權(quán)的轉(zhuǎn)移，最終能達成交易，讓商品發(fā)揮應有的價值。貨物的驗收由倉庫與質(zhì)量部完成，它們分工細致，缺一 不可，在質(zhì)量部門對商品的質(zhì)量驗收合格后，商品才可入庫貨物檢驗表(in spection form)則表示企業(yè)對商品進行驗收情況的表格。2、貨物驗收的內(nèi)容(1) 倉庫驗收數(shù)量驗收。入庫數(shù)量準確與否直接關(guān)系到倉庫的庫存數(shù)量控制，是進貨作業(yè)中非常重要的內(nèi)容。進行檢 驗時依據(jù)供應商的發(fā)貨明細表和有關(guān)訂單，逐一對商品的品名、規(guī)格、等級、產(chǎn)地、牌號、數(shù)量進行核對, 以保證入庫貨物準確無誤

48、。常用的數(shù)量檢驗的方法有計件和計重兩種方法。對于計件商品，一般依據(jù)科學的驗 收比率抽樣調(diào)查的方式進行檢驗。計重商品一般采取過磅的方式進行檢驗。包裝檢驗。首先檢驗產(chǎn)品的外包裝是否受損來判斷貨物是否受損。其次看包裝是否符合有關(guān)標準，主要 是看包裝使用的材料、規(guī)格、制作工藝、標志、打包方式等。當需要對貨物拆包檢驗時，一般應有兩人以上在 場同時操作，以明確責任。(2) 質(zhì)量部驗收數(shù)量與包裝驗收合格后，由質(zhì)量部對貨物進行質(zhì)量檢驗，質(zhì)量驗收有感官檢驗法和儀器檢驗法兩種。感官檢 驗法主要是借助于驗收人員豐富的商品知識和實踐經(jīng)驗，通過視、聽、味、觸、嗅覺來判斷商品的質(zhì)量。儀器 檢驗法則是利用各種儀器設備，對商品的規(guī)格、成分、技術(shù)要求標準進行物理、化學、生物的分析、測定。2、貨物驗收的標準為了及時準確地驗收貨物，首先必須明確驗收的標準，常用的驗收標準有：(1) 依據(jù)采購合同或訂單中的具體交貨要求和條件，如包裝要求、數(shù)量、重量要求；(2) 依據(jù)談判時的樣品；(3) 依據(jù)采購合同中的規(guī)格和圖紙中的相關(guān)參數(shù)；(4) 依據(jù)各類產(chǎn)品的國家品質(zhì)標準或國際標準。通常，采購合同會明確規(guī)定驗收的標準，若合同中沒有規(guī) 定則按照國家標準或行業(yè)標準。3、貨物檢驗表的樣本貨物檢驗表編號：岀貨明細表編號：供應商：檢驗時間：序號訂單編號物料名稱物料