談新時期人事檔案整理策略

1、    談新時期人事檔案整理策略    趙麗娜摘 要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案管理工作顯得日益重要，人事檔案記錄著每一個人的工作經(jīng)歷，怎樣做好人事檔案管理的問題，無論是對職工個人本身，還是對企事業(yè)單位開展人事管理工作，都有著十分重要的意義。關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案整理;管理策略doi：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.034隨著我國人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。人事檔案管理作為國家社會公共信息管理的重要組成部分，是國家選拔培養(yǎng)干部、評審公務(wù)員、調(diào)節(jié)人員編制、擬定人才流動計劃與政策的關(guān)鍵依據(jù)，只有

2、創(chuàng)新工作機制，完善檔案管理的制度，解決人事檔案管理工作中遇到的問題，才能夠為各項工作的順利開展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。1 人事檔案管理內(nèi)容1.1 檔案的收集確保檔案管理工作能夠順利開展的前提就是檔案的收集工作，檔案管理工作可以總結(jié)為“收集、管理、運用”三個環(huán)節(jié)，而檔案的收集工作則是其中最基本也是最重要的一個環(huán)節(jié)，要求其具有一定的規(guī)范性。對于那些分散于其他不同地方的檔案資料來說，通過建立并健全相關(guān)的收集方式以及接收制度，可以更加科學(xué)有效地將相關(guān)檔案進行收集，并歸到檔案室或者檔案館中。對于檔案管理工作的整個流程來說，檔案收集工作可以說是整個工作的起點。人事檔案的完整性對于干部職工的考核、培養(yǎng)以及晉升任用等

3、方面有直接的關(guān)系。1.2 檔案的管理從檔案整理整體工作來看，對檔案進行管理是一項尤為重要的工作環(huán)節(jié)，干部人事檔案管理就是科學(xué)合理擺放已收集的檔案資料，以免檔案出現(xiàn)破損、丟失等意外情況，從而使檔案能夠長久保存下去。檔案保存服務(wù)質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的安全、保密以及完整性，同時也和人事部門干部的任職有著直接關(guān)系，尤其會影響干部職工的切身利益。如果因檔案管理的安全措施不完善而導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)丟失，那么就會嚴重威脅到檔案的安全、保密、完整性，對于管理層來說，也將會面臨嚴峻的問題。由此可見，干部人事檔案管理過程中確保其保密性尤為重要。1.3 檔案的運用當(dāng)個人檔案資料需要調(diào)閱時，必須由具有相關(guān)資質(zhì)的團體

4、或者個人，首先提出查閱或者調(diào)閱檔案的相關(guān)申請，填寫相關(guān)申請表后交由檔案室。然后再由檔案管理相關(guān)部門驗明身份后，提供其所需查閱或調(diào)閱的檔案。因為人事檔案是將干部職工個人成長的過程全部詳細記錄其中，因此具有很強的真實性和獨特性。其不僅具有很大的歷史價值，而且還需要長期完好保存下去，為以后的人員選拔考核管理提供一定的參考價值。2 人事檔案整理方法在檔案的整理中一般有兩種方法，就是立卷整理法和歸檔整理法。立卷整理法是較為傳統(tǒng)的檔案整理方法，就是把一些相互關(guān)聯(lián)的文件組合立卷并裝訂起來的整理方法，是按照組卷、編制卷內(nèi)文件目錄、案卷號、案卷標(biāo)題、案卷目錄等一系列較為復(fù)雜的過程進行整理，這種方法按問題將同類內(nèi)

5、容的文件進行集中，便于手工檢索利用;歸檔整理法是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)普及應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新的整理方法，主要以計算機和檔案管理軟件的應(yīng)用為前提條件，以單件文件為單位，保持文件形成的原貌，逐件歸檔，這種整理方法操作較為簡單，檢索方便，使用效率高，主要依靠計算機和檔案管理軟件進行管理。相比較以上兩種檔案整理方法，前者組合方法復(fù)雜繁瑣，案卷分類主觀隨意性大，且案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)很難統(tǒng)一，對于檔案管理人員工作量較大;后者則化繁為簡，降低了整理方法的復(fù)雜性，減少了立卷分類的主觀性，并且保持了文件的原本原貌，是現(xiàn)階段應(yīng)用較廣泛的整理法。3 人事檔案整理策略3.1 提高單位管理意識一個單位要想做好人事檔案管理工作，必須

6、要對人事檔案管理工作有一個良好的認識，理解人事檔案管理工作對于單位和個人的重要性。單位在管理人事檔案的時候，應(yīng)該單獨分配專門的管理人員對檔案進行管理，切不可為了方便或是節(jié)省資金而讓一人身兼多職。當(dāng)然，各單位也需要結(jié)自身實際，順應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展要求，為人事檔案管理尋找一種新的方式。各單位必須讓工作人員時刻牢記干部人事檔案管理的重要性，對人事檔案管理工作的材料收集要仔細認真，對于材料的歸檔要做到心中有數(shù)。當(dāng)然，單位應(yīng)該注重對人事檔案管理工作人員的培養(yǎng)，組織檔案管理工作人員學(xué)好檔案管理技術(shù)，管理好所有員工的人事檔案。人事檔案管理工作的意義十分重大，不僅各用人單位需要加強重視，各個相關(guān)部門也應(yīng)該給予一

7、定的支持和幫助。從單位到個人，只有每一個人都正確認識檔案管理工作的重要性，才能管理好人事檔案。3.2 提升管理人員業(yè)務(wù)能力而在人事檔案的管理中管理人員的業(yè)務(wù)能力非常重要。檔案管理是一項專業(yè)性較強的工作，而且還具有一定的機密性，這就要求人事檔案管理人員具有很強的責(zé)任意識，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻的工作態(tài)度以及扎實的專業(yè)知識。所以對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)非常關(guān)鍵，首先應(yīng)保證培訓(xùn)的經(jīng)費支出，單位要加大力度投入精力，安排檔案管理人員參加各種關(guān)于檔案管理方面的知識培訓(xùn)。同時倡導(dǎo)管理人員自主學(xué)習(xí)，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)人事檔案管理的發(fā)展趨勢，及時掌握人事檔案管理最新的相關(guān)規(guī)定及整理的方法，使檔案管理工作緊跟時

8、代發(fā)展的需要。3.3 完善檔案管理水平隨著人事制度改革的不斷推進，對人事檔案管理的方式也提出了新的要求，完善的管理體系和科學(xué)管理方法成為檔案管理工作的重要課題。這就需要單位結(jié)合自身具體情況加大資金投入數(shù)量，完善硬軟件設(shè)備，建立符合自身發(fā)展的信息化管理系統(tǒng)，推行人事檔案的全動態(tài)管理，并且要利用現(xiàn)代信息技術(shù)做到人事檔案的同步共享，對人事檔案進行及時跟蹤，健全檔案函閱讀規(guī)范及各種管理制度，科學(xué)規(guī)范的管理好人事檔案，保證檔案的完整性。3.4 檔案管理的改革與創(chuàng)新創(chuàng)新人事檔案管理理念，加強人事檔案工作的知識宣傳，使全體干部職工從思想上充分意識到人事檔案管理的重要性，做好人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料收集、匯總

9、、分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置和企事業(yè)單位發(fā)展方面的作用。同時，要改善管理人員的工資待遇，改善管理人員的工作環(huán)境，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，加快促進檔案管理的信息化。加強人事檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，將信息化培訓(xùn)納入單位發(fā)展的長遠規(guī)劃中，培養(yǎng)人事檔案管理人員的求實和敬業(yè)精神，以提高單位人事檔案的使用價值及檔案管理人員的工作效率，積極搭建各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的使用，提高管理人員對檔案信息的采集、著錄、檢索、傳輸、服務(wù)等環(huán)節(jié)的工作能力，引進專業(yè)化的信息技術(shù)人才，提高人事檔案管理的專業(yè)水平。總之，隨著時代的不斷進步，人事檔案管理工作已經(jīng)成為新時期單位人事管理工作的重要組成部分，我們要創(chuàng)新檔案管理工作理念，不斷汲取經(jīng)驗，提人事高檔案管理的信息化水平，使人事檔案管理工作緊跟時代，以科學(xué)發(fā)展為中心使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于干部職工。參考文獻1關(guān)麗萍.淺談檔案的收集與整理j.蘭臺世界，2017（s1）：50.2肖曉麗.人事檔案管理存在問題與發(fā)展策略探析j.湖南人文科技學(xué)